Có những phương pháp khảo sát hệ thống nào

Chương I: Khảo sát hệ thống cũ

- Việc quản lý tác vụ cũ khi không có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý

phải cần khá nhiều nhiều thời gian mới có thể quản lý như : quản lý

danh sách công việc- tác vụ trong 1 ngày , quản lý thời gian để tính

toán và sắp xếp công việc sao cho phù hợp, lưu trữ những nội dung

quan trong(như hình ảnh, nhật ký) ,… Các công việc này đòi hỏi chúng

ta phải bỏ nhiều thời gian và công sức để sắp xếp cũng như lưu giữ

thông tin, mà sự chính xác và hiệu quả không cao,. Nếu làm bằng thủ

công không mang tính tự động.

Ngoài ra còn một số khó khăn về việc lưu trữ dữ liệu, dễ bị thất lạc, tốn

kém.

- Khi có 1 nội dung,công việc cần được ghi chú là sắp xếp lịch làm việc,

chúng ta thường không thể tự mình ghi nhớ được hết những nội dung

đó, phải mở sổ để ghi lại hoặc nhờ người khác ghi nhớ giúp. Những

việc này quá bất tiện,mất quá nhiều thời gian và công sức.Nhưng nội

dung lại không được sắp xếp gọn gàng có quy tắc gây khó khăn trong

việc quản lý và tìm kiếm.

- Việc quản lý các tác vụ theo cách này như đã nói ở trên dễ thất lạc ,

khó quản lý, khi cần báo cáo thì phải mở sổ để lấy thông tin. Đặc biệt là

việc kiểm tra thời gian để lên lịch làm việc cũng vô cùng bất tiện nếu

không có các phương tiện thông tin hỗ trợ khác như lịch hay điện thoại...

- Người dùng còn có các nhu cầu lưu dữ nội dung dữ liệu bằng hình

ảnh, âm thanh , hệ thống quản lý cũ sẽ càng không thể đáp ứng được.

Vì vậy việc ứng dụng tin học vào quản lý mà cụ thể là xây dựng nên

phần mềm quản lý tác vụ cho cá nhân để thay thế cách thức quản lý

hiện tại đã lỗi thời sẽ là hướng đi đúng đắn để cải thiện việc quản lý và

làm việc trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay.

Vậy có ai đã từng thắc mắc: Một hệ thống thông tin (HTTT) được phát triển qua những giai đoạn nào? Bài viết sau sẽ một phần giải đáp các thắc mắc đó.

Giai đoạn 1: Khảo sát dự án

Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin. Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án. Giai đoạn khảo sát được chia làm hai bước:

Bước 1:

• Khảo sát sơ bộ: tìm hiểu các yếu tố cơ bản (tổ chức, văn hóa, đặc trưng, con người,...) tạo tiền đề để phát triển HTTT phù hợp với dự án và doanh nghiệp.
• Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống (chức năng xử lý, thông tin được phép nhập và xuất khỏi hệ thống, ràng buộc, giao diện cơ bản, nghiệp vụ) phục vụ cho việc phân tích và thiết kế.

Bước 2: Đặt ra các vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, như:

• Thông tin đưa vào hệ thống phải như thế nào?
• Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào?
• Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần xây được dựng ra sao?
• Chức năng và quy trình xử lý của hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu nào?
• Cần sử dụng những giải pháp nào? Tính khả thi của từng giải pháp ra sao?

Từ những thông tin thu thập được và vấn đề đã đặt ra trong giai đoạn khảo sát, nhà quản trị và các chuyên gia sẽ chọn lọc những yếu tố cần thiết để cấu thành hệ thống thông tin riêng cho doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống, cụ thể như sau:

• Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính - phụ; nghiệp vụ cần phải xử lý đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai.
• Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ BFD (Business Flow Diagram), từ mô hình BFD sẽ tiếp tục được xây dựng thành mô hình luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) thông qua quá trình phân rã chức năng theo các mức 0, 1, 2 ở từng ô xử lý.
• Phân tích bảng dữ liệu. Cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field) nào? Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) dữ liệu cần thiết.

Ở giai đoạn này, các chuyên gia sẽ đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu trên giấy để có cái nhìn khách quan. Qua đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảo đúng các yêu cầu đã khảo sát trước khi thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng.

Giai đoạn 3: Thiết kế

Thông qua thông tin được thu thập từ quá trình khảo sát và phân tích, các chuyên gia sẽ chuyển hóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết. Giai đoạn này được chia làm hai bước sau:

Bước 1: Thiết kế tổng thể

Trên cơ sở các bảng dữ liệu đã phân tích và đặc tả trên giấy sẽ được thiết kế dưới dạng mô hình mức ý niệm bằng phần mềm chuyên dụng như Sybase PowerDesigner, CA ERwin Data Modeler. Bằng mô hình mức ý niệm sẽ cho các chuyên gia có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệ giữa các đối tượng trước khi chuyển đổi thành mô hình mức vật lý.

Bước 2: Thiết kế chi tiết

• Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database): Với mô hình mức vật lý hoàn chỉnh ở giai đoạn thiết kế đại thể sẽ được kết sinh mã thành file sql.
• Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: thu thập, xử lý thông tin nhập và đưa ra thông tin chuẩn xác theo đúng nghiệp vụ.
• Thiết kế giao diện chương trình đảm bảo phù hợp với môi trường, văn hóa và yêu cầu của doanh nghiệp thực hiện dự án.
• Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong quá trình nhập liệu và xử lý cho người dùng.
• Thiết kế báo cáo. Dựa trên các yêu cầu của mỗi doanh nghiệp và quy định hiện hành sẽ thiết kế các mẫu báo cáo phù hợp hoặc cho phép doanh nghiệp tư tạo mẫu báo cáo ngay trên hệ thống.
• Thiết kế các kiểm soát bằng hình thức đưa ra các thông báo, cảnh báo hoặc lỗi cụ thể tạo tiện lợi và kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập liệu với mục tiêu tăng độ chính xác cho dữ liệu.

Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng nó tồn tại thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.

Giai đoạn 4: Thực hiện

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định. Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

• Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL, …) và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống.
• Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống (Microsoft Visual Studio, PHP Designer,...).
• Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar,...).

Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu kỹ thuật hoặc clip hướng dẫn.

Giai đoạn 5: Kiểm thử

• Trước hết phải lựa chọn công cụ kiểm thử.
• Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm).
• Thử nghiệm hệ thống thông tin.
• Cuối cùng là khắc phục các lỗi (nếu có).
• Viết test case theo yêu cầu.

Kết quả cuối cùng là một hệ thống thông tin đạt yêu cầu đặt ra.

Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì

• Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
• Cài đặt phần mềm.

Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì.