Kỹ năng đào tạo và huấn luyện nhân viên là một trong những kỹ năng cần thiết của giảng viên nội bộ. Ngoài việc giúp họ có thêm những kiến thức mới, kỹ năng này của họ còn giúp cho nhân viên phát triển bản thân hơn và làm việc ngày càng hiệu quả hơn. Thông qua bài viết này, Train The Trainer sẽ mang đến cho bạn cái nhìn mới hơn về kỹ năng này với các cấp độ đào tạo nhân viên cũng như những bước đào tạo nhân viên hiệu quả.
Các cấp độ đào tạo và huấn luyện nhân viên
Cấp độ 1: Novices – Người mới
Người mới là những người đang trong giai đoạn học hỏi công việc. Họ cần nhận được nhiều chỉ dẫn và và hỗ trợ mang tính hệ thống để họ có thể dựa vào đó làm tốt tốt công việc được giao. Nếu nhân viên của bạn có năng lực, thì có lẽ họ sẽ không cần phải ở lại giai đoạn này quá lâu.
Cấp độ 2: Doers – Người thực hiện
Khi người mới đã hiểu và bắt đầu thực hiện công việc , họ chuyển sang giai đoạn Doer . Họ vẫn chưa thành thạo công việc, vì vậy nhà quản lý cần phát huy năng lực huấn luyện và kèm cặp nhân viên ở cấp độ này. Tuy nhiên ở giai đoạn này, nhân viên đã có thể làm việc hiệu quả được ở một số công việc cơ bản. Vì vậy, nhà quản lý cần khuyến khích và khen ngợi, bên cạnh đó giúp họ phát triển một số kỹ năng mới để có thể làm những công việc mới.
Cấp độ 3: Performers – Người biểu diễn
Khi Doers bắt đầu hoàn thành một nhiệm vụ theo tiêu chuẩn, họ trở thành Performers. Giờ đây, họ đang thực sự và gánh vác toàn bộ công việc của mình. Với Performers, việc huấn luyện và kèm cặp sẽ ít hơn nhiều. Nhưng vẫn có những phản hồi, chủ yếu tập trung vào việc ghi nhận những kết quả tốt và cải thiện những kết quả không đạt như mong đợi.
Cấp độ 4: Masters – Bậc thầy
Một số Performers có thể tiếp tục phát triển trong công việc và đạt được Masters. Tại thời điểm này, họ không chỉ có thể hoàn thành nhiệm vụ theo tiêu chuẩn, họ có thể làm điều đó một cách nhanh chóng và hiệu quả. Thêm vào đó, họ có hiểu biết đủ sâu về những việc nên làm để có thể dạy và huấn luyện những người khác trong công việc.
Cấp độ 5: Experts – Chuyên gia
Các chuyên gia là những thành viên có giá trị trong công ty và có thể trở thành trưởng nhóm. Các chuyên gia không cần nhiều hướng dẫn bởi họ rất tự tin. Nếu bất cứ điều gì, họ có thể cung cấp hướng dẫn cho những người khác. Các chuyên gia không nhất thiết phải yêu cầu nhiều sự công nhận và khen ngợi để duy trì động lực, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không muốn bất kỳ điều gì.
Xem thêm: Khóa kỹ năng huấn luyện kèm cặp nhân viên
Các bước đào tạo và huấn luyện nhân viên hiệu quả
Bước 1: Xây dựng quan hệ
Quy trình đào tạo hiệu quả thì cần phải có sự tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau giữa người giảng viên nội bộ và nhân viên. Đây là bước quan trọng đòi hỏi giảng viên nội bộ phải dành nhiều thời gian và công sức để họ và nhân viên có thể hiểu nhau hơn. Bởi mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý rất quan trọng trong quá trình đào tạo, nếu không xây dựng được mối quan hệ này thì việc đào tạo sẽ trở nên rất khó khăn.
Bước 2: Xác định mục tiêu
Đối với kỹ năng đào tạo và huấn luyện nhân viên, trước khi triển khai chương trình đào tạo, giảng viên nội bộ cần xác định mục tiêu rõ ràng cũng như những lý do thực hiện chương trình đào tạo.
Bước 3: Điều chỉnh hành vi
Sau khi đã xác định mục tiêu, nhà quản lý cần phân tích và đề cập đến hành vi của nhân viên, để họ thấy được những điểm sai, chưa hiệu quả, từ đó đưa ra những giải pháp để điều chỉnh hành vi của nhân viên.
Ở bước này, nhà quản lý cần thẳng thắn đứa ra vấn đề mà nhân viên cần khắc phục. Điều này không phải để chỉ trích mà giúp họ điều chỉnh hành vi để làm việc hiệu quả hơn.
Bước 4: Đề xuất giải pháp
Ở bước này, nhà quản lý cần tìm ra nhiều nhất các giải pháp để nhân viên có thể thực hiện.
Sau khi đưa ra các giải pháp, nhà quản lý nên để nhân viên lựa chọn giải pháp phù hợp để họ có thể khắc phục bởi chính họ là người hiểu bản thân họ nhất.
Bước 5: Cam kết hành động
Đây chính là lúc mà nhà quản lý giúp nhân viên chọn ra một giải pháp hiệu quả nhất để thay thế. Người quản lý cần yêu cầu đưa ra cam kết về những việc cần phải thực hiện để hoàn thành. Đừng lựa chọn thay cho nhân mà hãy khuyến khích họ hành động và khen ngợi khi họ thành công.
Bước 6: Phân tích biện minh
Trong quá trình xây dựng kỹ năng đào tạo và huấn luyện nhân viên, nhà quản lý sẽ đưa ra các lý do để biện minh cho hành động của mình.
Nhà quản lý hãy khéo léo trình bày mục tiêu mà quy trình đào tạo, huấn luyện để khích lệ tinh thần, cũng như để cải thiện chất lượng của công việc, không nhằm mục đích hiềm khích cá nhân mà cần có thái độ cởi mở, thẳng thắn và công bằng.
Bên cạnh đó, hãy tích cực ghi nhận những lý do mà nhân viên bào chữa và bày tỏ sự cảm thông và thấu hiểu đối với lý do đó.
Bước 7: Phản hồi – khen thưởng
Nhà quản lý cần thường xuyên phản hồi với nhân viên để khắc phục lỗi mà họ mắc phải và khen thưởng khi họ làm tốt.
Việc phản hồi kích thích tăng cường hiệu quả công việc. Nhân viên không cảm thấy gò bó khi thay đổi, họ cảm thấy được công nhận và được đánh giá cao sau quá trình đào tạo, huấn luyện. Việc phản hồi mang tính chất xử lý kém sẽ dẫn đến xung đột giữa nhân viên và nhà quản lý, ngược lại khi phản hồi được xử lý tốt, nhân viên sẽ được ảnh hưởng tích cực từ người quản lý và nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công việc.
Tạm kết về kỹ năng đào tạo và huấn luyện nhân viên
Trong quá trình đào tạo giảng viên nội bộ, kỹ năng đào tạo và huấn luyện nhân viên luôn là điều kiện tiên quyết để Trainer đánh giá. Vì vậy bạn cần phải luôn trau dồi và phát triển kỹ năng này. Để tham khảo thêm những bài viết hay về những kỹ năng của giảng viên nội bộ, truy cập tại đây.