Dđầu vào và đầu ra của hàng hóa là gì năm 2024

Hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng để các doanh nghiệp ghi nhận hầu hết các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ. Vậy hãy cũng Safebooks đi tìm hiểu xem Hóa đơn đầu vào là gì? Và có những lưu ý gì cho doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn nhé!

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là gì? Hóa đơn đầu vào được hiểu là loại hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được khi mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sử dụng dịch vụ để phục vụ cho mục đích sản xuất và kinh doanh.

Hay nói cách khác, hóa đơn, chứng từ đầu vào ghi nhận các khoản chi ra trong kế toán của doanh nghiệp.

Về cơ bản, hóa đơn đầu vào có hình thức, nội dung tương tự như các hóa đơn thông thường.

Những chứng từ thường đi kèm với hóa đơn đầu vào như:

• Các hợp đồng mua, bán hàng hóa: Hợp đồng cần bổ sung phụ lục kèm theo việc ghi chép chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào;
• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào;
• Các loại phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau;
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

Phân biệt hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Phân biệt hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Chúng ta đã nắm được hóa đơn đầu vào là gì, vậy hóa đơn đầu ra được hiểu như thế nào mới đúng?

Hóa đơn đầu ra được hiểu là hóa đơn mà bên bán phát hành cho bên mua. Loại hóa đơn này được dùng để ghi nhận doanh thu đạt được của doanh nghiệp. Trong khi hóa đơn đầu vào chỉ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra.

Sau khi đã hiểu rõ khái niệm hóa đơn đầu vào là gì, hãy cùng Safebooks đến với phần tiếp theo về quy định hóa đơn, chứng từ mà ta cần phải biết.

Quy định về hóa đơn đầu vào cần phải biết

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu vào

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu vào

Theo Thông tư số 39/2014 của Bộ Tài chính có quy định cụ thể về nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào;
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn đầu vào;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua;
• Trên hóa đơn đầu vào phải có các thông tin về hàng hóa, dịch vụ như: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua);
• Thời điểm lập hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử đầu vào có mã của cơ quan thuế theo quy định;

Bên cạnh các quy định về nội dung phải có trên hóa đơn đầu vào cần phải biết được ban hành hiện nay, để có thể lập và quản lý hóa đơn đầu vào một cách chính xác nhất.

Chúng ta hãy cùng đến với phần tiếp theo để tìm hiểu những lưu ý quan trọng đối với hóa đơn đầu vào nhé.

Các tiêu thức buộc phải có trên hóa đơn đầu vào

• Với các hóa đơn đầu vào phải ghi nhận và thể hiện đầy đủ, chính xác thông tin liên quan đến ngày, tháng, năm, tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán của cả bên mua và bên bán;
• Trong hóa đơn phải ghi rõ hình thức thanh toán đã được thỏa thuận: Tiền mặt hay chuyển khoản;
• Đối với thông tin hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải có thêm thuế suất áp dụng là gì, chẳng hạn như thuế giá trị gia tăng.
• Cả bên bán lẫn bên mua phải ký vào hóa đơn đầu vào. Nếu người ký hóa đơn không phải giám đốc thì phải có giấy ủy quyền hợp lý.
• Bên bán buộc phải đóng dấu vào hóa đơn.

Các tiêu thức buộc phải có trên hóa đơn đầu vào

Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào

Đối với việc xuất hóa đơn đầu vào, nếu thời điểm xuất không chính xác, pháp luật sẽ xem đó là một hóa đơn khống và không được sử dụng vào việc kê khai hạch toán thuế.

Theo quy định của pháp luật về thời điểm xuất hóa đơn đầu vào như sau:

• Đối với các hóa đơn bán hàng hóa: Thời điểm xuất hóa đơn chính là thời điểm bên bán chuyển giao quyền sở hữu cho bên mua dù vẫn chưa thu được tiền.
• Đối với các hóa đơn dịch vụ: Việc phát hành hóa đơn sẽ được tính ngay khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ.
• Đối với hình thức bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhiều lần: Mỗi lần thực hiện giao dịch đều phải xuất hóa đơn đầu vào.
• Đối với các hóa đơn đầu vào không có mã số thuế: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử tính theo thời điểm bên bán ký lên hóa đơn.
• Đối với các hóa đơn dịch vụ điện nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, viễn thông: Hóa đơn phải được phát hành chậm nhất bảy (07) ngày kể từ ngày ghi nhận chỉ số điện, nước hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước.

Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào

Những lưu ý quan trọng đối với hóa đơn đầu vào

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn đầu vào

Điều kiện để ghi nhận chi phí được trừ và được khấu trừ thuế GTGT

Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT khi kê khai theo phương pháp khấu trừ và hóa đơn đầu vào là hóa đơn GTGT

Với các hóa đơn có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt thì mới được ghi nhận vào chi phí được trừ và được khấu trừ thuế GTGT

Hóa đơn có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, nhưng thanh toán một phần bằng tiền mặt, thì phần thanh toán bằng tiền mặt sẽ bị loại khi xác định chi phí được trừ và không được khấu trừ thuế GTGT

Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn đầu vào nhưng chưa thanh toán, thì doanh nghiệp vẫn được kê khai vào chi phí được trừ và được khấu trừ thuế GTGT như bình thường.

Nếu tới thời điểm thanh toán hóa đơn mà doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, thì phải kê khai được khấu trừ thuế GTGT đã khấu trừ và phần chi phí được trừ tương ứng với phần thanh toán tiền mặt.

Điều kiện để ghi nhận chi phí được trừ và được khấu trừ thuế GTGT

Không được sử dụng hóa đơn đầu vào giả, hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn

Hóa đơn đầu vào giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Sử dụng hóa đơn đầu vào, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; sử dụng hóa đơn đầu vào bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn; sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Chi tiết xem tại Khoản 9, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với trường hợp sử dụng hóa đơn giả

Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng: Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả.

Để tránh những rủi ro sử dụng nhầm hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp thì khi nhận hóa đơn đầu vào, kế toán viên cần phải kiểm tra kỹ các tiêu thức trên hóa đơn, tình trạng hoạt động của doanh nghiệp phát hành hóa đơn.

Hiện nay, với hóa đơn điện tử, kế toán viên có thể check ngay các hóa đơn này trên phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào hoặc trên trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế.

Tham khảo thêm thông tin về phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Safebooks dưới đây

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào

Giới thiệu khái quát về phần mềm quản lý hóa đơn Safebooks

Safe-invoice là phần mềm quản lý hóa đơn giúp kế toán thiết lập email nhận hóa đơn, sau đó cung cấp email cho người bán gửi trực tiếp hóa đơn vào email.

Tại hộp mail này có thể xem chi tiết nội dung email và tải các file PDF, XML khi cần thiết.

Phần mềm kế toán doanh nghiệp Safebooks cho phép lưu trữ hóa đơn đầu vào trong vòng 10 năm theo quy định của thuế, ngoài ra có thể tải các hóa đơn trước đó vào phần mềm để theo dõi.

Phần mềm giúp các doanh nghiệp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào hoàn toàn tự động ngay tại giao diện quản lý hóa đơn.

Với mỗi hóa đơn được kiểm duyệt, phần mềm cho biết thông tin hợp lệ về mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, tình trạng hoạt động, chữ ký số của nhà cung cấp xuất hóa đơn.

Đồng thời thông báo tồn tại hóa đơn trùng nếu ncc gửi hóa đơn 2 hoặc nhiều lần.

Đặc biệt phần mềm có kết nối với tổng cục thuế để có thể lấy về tất cả các hóa đơn mà nhà cung cấp khác đã xuất cho công ty tránh tình trạng kê khai sót và thiếu hóa đơn.

Đối với công ty có nhiều chi nhánh và các đơn vị kế toán dịch vụ làm cho nhiều công ty có thể quản lý cùng lúc một cách nhanh chóng.

Trên một giao diện sẽ hiển thị tất cả các công ty cần thực hiện, số lượng chứng từ đã tra cứu và nhập liệu thành công.

Tự động nhập thông tin chứng từ hóa đơn lên Phần mềm kế toán Safebooks ngay trên giao diện Hóa đơn đầu vào hoặc giao diện phần mềm kế toán.

Nếu anh chị đang sử dụng nhà cung cấp phần mềm kế toán khác như: Misa, smart pro… đều có thể xuất excel theo file mẫu để nhập khẩu vào phần mềm kế toán một cách nhanh chóng.

Phần mềm giúp phát hiện và tự động nhập liệu danh mục NCC chưa có trong hệ thống. Phần mềm sẽ dựa vào tên hàng hóa để kiểm tra và tự động lên thông tin mã hàng nếu đã có phát sinh trong danh mục và thêm nhanh hoặc chọn lại mặt hàng tương ứng trong danh mục. Giúp kế toán tiết kiệm thời gian, nhập liệu chính xác. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và hạn chế rủi ro về sai phạm hóa đơn.

Một số đánh giá về phần mềm quản lý hóa đơn Safeinvoice

Chị Lan đang điều hành một công ty về chuyên cung cấp dịch vụ kế toán cho biết:

"Chúng tôi hiện đang cung cấp dịch vụ cho 100 công ty, công việc nhập liệu, kiểm tra đối chiếu xem hóa đơn có hợp lệ hay không khiến năng suất làm việc thấp. Chúng tôi thường xuyên phải tăng ca và tốn thêm các chi phí liên quan đến tuyển dụng nhân sự nhập liệu.

Kể từ ngày dùng Safeinvoice, chúng tôi đã giảm thiểu được 80% thời gian nhập liệu, tiết kiệm chi phí nhân sự và nhận thêm nhiều công ty mới để thực hiện."

Hầu hết tất cả các khách hàng đều rất hài lòng về sự tiện lợi trong việc hỗ trợ trong công tác nhập liệu, kết nối trực tiếp với tổng cục thuế để lấy toàn bộ hóa đơn về khai báo. Giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng giúp chúng tôi nhanh chóng nắm bắt và sử dụng thành thạo.

Kết luận

Trên đây là một số các nội dung cơ bản về hóa đơn đầu vào là gì và những điều mà các anh/chị kế toán cần lưu ý khi tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp. Để tham khảo thêm các nội dung khác về hóa đơn, anh chị vui lòng xem Tại đây. Chúc các anh/chị đạt nhiều thành công trong công việc.