Có nội dung hướng dẫn kềm theo năm 2024
Thể thức văn bản hành chính hiện được quy định cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Bài viết này hướng dẫn chi tiết các trình bày thể thức văn bản chuẩn nhất theo Nghị định 30. Show
1. Thể thức văn bản là gì?Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành nên văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng với tất cả các loại văn bản và thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc trong một số loại văn bản nhất định. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần như sau: Sơ đồ cách trình bày thể thức văn bản (Ảnh minh họa)Ô số Thành phần thể thức văn bản 1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 Số, ký hiệu của văn bản 4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b Trích yếu nội dung công văn 6 Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức 9a, 9b Nơi nhận 10a Dấu chỉ độ mật 10b Dấu chỉ mức độ khẩn 11 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. 14 Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử Thể thức văn bản: Hướng dẫn chuẩn theo Nghị định 30 (Ảnh minh họa)2. Quy định về thể thức văn bản theo Nghị định 30Nghị định 30 quy định cụ thể về thể thức văn bản như sau: 2.1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ- Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 - 13, chữ in đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. - Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn. 2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản- Tên cơ quan, tổ chức ban hành là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài từ 1/3 - 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 - 13. Tên cơ quan, tổ chức ban hành và tên cơ quan, tổ chức chủ quản được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành, tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài thì có thể trình bày thành nhiều dòng. 2.3. Số, ký hiệu của văn bản- Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong 01 năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. - Ký hiệu của văn bản Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. - Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
2.4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản- Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan Nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan Nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Đối với đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. - Thời gian ban hành văn bản: là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành, phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước. - Địa danh và thời gian ban hành trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ nghiêng. Các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Hướng dẫn về thể thức văn bản chuẩn theo Nghị định 30 (Ảnh minh họa)2.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. - Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. - Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. - Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 - 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Đối với công văn, trích yếu nội dung sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản. 2.6. Nội dung văn bản- Căn cứ ban hành văn bản:
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành và trích yếu nội dung (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); Trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. - Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. - Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. - Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm
- Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 13 - 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 01 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. 2.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền- Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử. - Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký. 2.8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. - Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo. Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. 2.9. Nơi nhận- Nơi nhận văn bản gồm:
- Đối với Tờ trình, Báo cáo và Công văn, nơi nhận bao gồm:
- Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. 2.10. Các thành phần thể thức khác2.10.1. Phụ lục- Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. - Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. - Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm:
- Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục. - Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục. 2.10.2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành- Dấu chỉ độ mật
- Dấu chỉ mức độ khẩn
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
2.10.3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hànhKý hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. 2.10.4. Địa chỉ, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số FaxCác thành phần này được trình bày ở trang thứ nhất của văn ản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 - 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. 3. Một số mẫu văn bản chuẩn thể thức theo Nghị định 303.1. Mẫu Công vănTÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /...3...-...4... V/v..........6....... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ...5..., ngày... tháng... năm... Kính gửi: - .................................................................................................................................... |