Kiểm kê hàng tồn kho định kì là việc cần làm đối với mọi cửa hàng bán lẻ. Nhưng kiểm kê hàng tồn kho là gì? Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho? Kiểm kê hàng tồn kho như thế nào?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế và số lượng được lưu trong sổ sách.
Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho?
Trong quá trình kinh doanh, bán hàng, khó có thể tránh khỏi việc nhầm lẫn hoặc thất thoát hàng hóa do nhiều lý do khác nhau [hỏng, trộm cắp, bán nhầm…]. Vì vậy, chủ cửa hàng cần phải kiểm kê hàng hóa định kì. Mục đích là để điều chỉnh số lượng trong sổ sách cho khớp với thực tế, tìm ra nguyên nhân chênh lệch và đưa ra biện pháp giải quyết.
Các hình thức kiểm kê hàng tồn kho
Thông thường ta có 3 hình thức kiểm kê chính:
Kiểm kê khi phát hiện chênh lệch:
Chủ hoặc nhân viên cửa hàng điều chỉnh sổ sách ngay khi phát hiện sai sót, chênh lệch.
Kiểm kê theo nhóm hàng:
Kiểm kê một hoặc vài nhóm hàng trong cửa hàng. Cách này tốn ít thời gian nên ta có thể thực hiện thường xuyên [hàng ngày/ hàng tuần]. Việc kiểm kê định kỳ này sẽ giúp dữ liệu về tồn kho của bạn luôn luôn sát với thực tế nhất.
Kiểm kê toàn bộ cửa hàng:
Kiểm kê toàn bộ mặt hàng trong cửa hàng. Cách này tốn rất nhiều thời gian, đối với cửa hàng lớn có thể mất đến vài ngày để hoàn thành. Chủ cửa hàng nên lên kế hoạch kiểm kê hàng quý hoặc hàng năm. Khi kiểm kê cần phải đóng toàn bộ cửa hàng. Mục đích là để tránh phát sinh tăng/giảm do bán hàng gây nhầm lẫn cho quá trình kiểm kê. Nên xem xét, lên kế hoạch kiểm kê vào ngày nghĩ hoặc mùa ít khách để tránh việc mất doanh thu.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho bao gồm các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Xuất dữ liệu sổ sách
Xuất toàn bộ dữ liệu tồn kho trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho. Lập một danh sách bao gồm tên hàng hóa và số lượng theo sổ sách.
- Đọc thêm: Cách tạo phiếu kiểm kê trên phần mềm bán hàng SUNO.vn
Bước 2: Kiểm tra chênh lệch
Đếm lại từng mặt hàng trong kho, so sánh số lượng tồn kho thực tế với tồn kho sổ sách, liệt kê số lượng chênh lệch của mỗi mặt hàng vào danh sách ở bước 1.
Bước 3: Điều chỉnh
Điều chỉnh lại số lượng trên sổ sách hoặc phần mềm bán hàng cho khớp với số lượng tồn kho thực tế.
Bước 4: Tìm nguyên nhân
Ngoài mục đích kiểm soát số lượng hàng tồn, chúng ta kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra những tổn thất [nếu có] trong cửa hàng đồng thời tìm ra nguyên nhân và phương án giải quyết cho tương lai.
Những điều cần lưu ý
Khi kiểm kê hàng tồn kho cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:
- Chọn thời gian kiểm kê tổng thể vào mùa ít khách.
- Tránh đếm nhầm hàng hóa.
- Kiểm tra từng sản phẩm và ghi lại số liệu rõ ràng.
- Đảm bảo dữ liệu trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng đã được cập nhật trước khi kiểm kê.
- Cố gắng tìm ra những thất thoát bất thường.
- Tìm giải pháp cho thất thoát.
- Luôn nắm được lượng hàng tồn kho trong cửa hàng.
Phần mềm quản lý kho SUNO.vn giúp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, đồng bộ với dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, hạn chế thất thoát trong cửa hàng.
Trước khi thực hiện kiểm kê hàng hóa, các doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch trước để đảm bảo quá trình diễn ra chính xác và hiệu quả nhất. Chủ động gửi thông báo đến các bộ phận có liên quan để điều động nhân sự chuẩn bị. Ngoài ra, vào ngày thực hiện kiểm kê, doanh nghiệp có thể thông báo cho bên cung cấp và phía khách hàng nếu cần.
Phân công nhân và phải có người chịu trách nhiệm việc quản lý, tham gia kiểm kê. Thông thường sẽ do thủ kho và kế toán kho phối hợp với nhau để cùng nhau thực hiện công việc. Đưa kế hoạch cụ thể về việc kiểm kê hàng hoá theo thứ tự khu vực, xếp loại mã mặt hàng ưu tiên và kiểm kê trong thời gian nào.
6 quy định cụ thể, rõ ràng về kiểm kê hàng tồn kho
Phân loại sản phẩm tồn kho: Lời khuyên cho các doanh nghiệp là nên chia khu vực và số lượng tồn kho thành nhiều nhóm. Nhóm A bao gồm các mặt hàng có giá trị cao, số lượng tồn kho ít. Nhóm B bao gồm các mặt hàng giá trị trung bình. Nhóm C bao gồm các mặt hàng nhập giá trị thấp, khả năng bán nhanh, số lượng lớn. Việc phân chia hàng hóa theo nhóm sẽ giúp doanh nghiệp có giải pháp phù hợp. Việc kiểm kê sẽ có kế hoạch ưu tiên nm nào trước, giảm chi phí lưu kho, bảo quản hàng hóa. Theo dõi thông tin sản phẩm: Doanh nghiệp cần lưu lại tất cả thông tin sản phẩm: Mã vạch, SKU, xuất xứ, số lô, nhà cung cấp,... Theo dõi để tối ưu chi phí quản lý hàng hóa trong kho.
Nhất quán trong phong cách làm việc: Để tránh những vấn đề số liệu sai, không khớp, quy trình kiểm kê cần đảm bảo sự hợp tác giữa nhân viên nhập hàng và nhân viên kho để thống nhất công việc. Khi có sự phối hợp, quá trình làm việc sẽ diễn ra hiệu quả, tránh những sai sót không đáng có.
Ứng dụng công nghệ vào kiểm kê hàng hóa: Ngày nay, việc ứng dụng các phương pháp để hỗ trợ quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhanh gọn, hiệu suất, chính xác khá phổ biến và đem lại nhiều lợi ích. Sử dụng bảng tính hoặc ghi chép thủ công không còn phù hợp và làm giảm năng suất công việc, đặc biệt là thời đại ứng dụng công nghệ thông minh 4.0 ngày nay.
Vì vậy, để cạnh tranh với các doanh nghiệp, các doanh nghiệp nên ứng dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho vào hoạt động công ty. Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp quản lý tồn kho doanh nghiệp nhanh chóng, đơn giản, dễ sử dụng và đảm bảo tính chính xác cao hơn so với cách làm truyền thống. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên tìm hiểu và nghiên cứu, chọn lựa phần mềm quản lý kho hàng phù hợp với nhu cầu.
Tham khảo: 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2024
4. Lưu ý quan trọng để kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Khi kiểm kê hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp, cần lưu ý một số vấn đề:
Chọn thời gian kiểm kê vào thời điểm ít khách. Tránh kiểm tra, đong đếm nhầm hàng hóa. Kiểm tra thông tin sản phẩm và ghi lại số liệu chính xác để đối chiếu Đảm bảo dữ liệu trong phần mềm quản lý đã được cập nhật trước khi tiến hành kiểm kê. Tìm nguyên nhân xảy ra thất thoát bất thường. Tìm giải pháp, đề xuất phương án khắc phục.- Nắm thông tin số lượng tồn kho trong cửa hàng.
Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, đơn giản nhất là ưu tiên các sản phẩm tồn trong kho. Sắp xếp hàng tồn kho theo các nhóm ưu tiên sẽ hỗ trợ người quản lý xác định sản phẩm nào cần đặt thường xuyên, sản phẩm nào bán nhanh. Việc phân loại sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt những mặt hàng quan trọng.
Lưu ý quan trọng để kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được tích hợp với công nghệ thông minh sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề, khó khăn của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý hàng tồn kho vừa lưu được thông tin, truy xuất dễ dàng, phân loại hàng hóa và cập nhật dữ liệu đơn giản.
Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các công cụ thông minh như: Hệ thống máy POS, Barcode, máy quét di động, … để hỗ trợ tăng hiệu quả kiểm kê hàng hóa tồn kho. Ngày nay có nhiều ứng dụng, giải pháp công nghệ thông minh hỗ trợ con người làm việc cực kỳ hiệu quả và mang lại độ chính xác cao, tối ưu hiệu suất.
Lưu ý là doanh nghiệp nên ưu tiên hệ thống phần mềm trên cùng một nền tảng để dễ dàng quản lý. Hệ thống máy POS không thể tương tác, liên kết với phần mềm quản lý tồn kho thì sẽ rất mất thời gian để làm việc. Khi đó, nhân viên cần thời gian để chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, dễ dẫn đến việc số lượng hàng tồn kho không chính xác.
Trên đây là bài viết chia sẻ phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất 2024. Hy vọng những thông tin mà Nhanh.vn cung cấp sẽ giúp ích cho mọi người. Cảm ơn các bạn đã đọc!