Lập hóa đơn điều chỉnh giảm [tăng] là việc mà bên bán và bên mua cần phải tiến hành khi phát hiện sai sót đối với những hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. Điều này đã được quy định rất rõ tại Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành. Bài viết này hóa đơn điện tử einvoice.vn sẽ hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm đúng và chi tiết nhất.
Hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm cực chi tiết
1. Khi nào thì viết hóa đơn điều chỉnh giảm?
Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối với các trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh giảm [tăng] hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
\>> Hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice
Như vậy, hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ được lập với các trường hợp cụ thể sau:
- Khi viết sai hóa đơn: Hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua hay người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện ra sai sót: Số lượng hàng hóa, giá bán,... cao hơn thực tế thì cần điều chỉnh sai sót.
- Khi thực hiện giảm giá bán hàng hóa: Trường hợp bên bán chất thuận giá sau khi đã bán hàng và phát hành hóa đơn [giảm giá ngoài hóa đơn] do hàng bán kém chất lượng, hàng lỗi,...
- Thực hiện chiết khấu thương mại: Trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình [kỳ] chiết khấu hàng bán thì được lập hóa đơn điều chỉnh giảm kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.
- Điều chỉnh doanh thu giảm: Khi quyết toán giá trị công trình xây dựng, lắp đặt.
Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng..., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không cần thiết phải lập hóa đơn điều chỉnh. Lưu ý rằng:
- Hóa đơn đã lập trước đó bị sai chỉ tiêu nào thì điều chỉnh chỉ tiêu đó.
- Chỉ ghi giá trị chênh lệch cần điều chỉnh lên hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
- Khi lập hóa điều chỉnh, người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót hay lý do phải điều chỉnh hóa đơn.
2. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm
Căn cứ Công văn 3430/TCT-KK, việc kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, giảm thuế sẽ tiến hành như sau:
- Đối với bên bán hàng thì thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm vào Bảng kê mẫu 01-1/GTGT và ghi giá trị âm.
- Đối với bên mua thì thực hiện kê khai mẫu 01-2/GTGT và ghi giá trị âm.
Mẫu kê khai số 01-2/GTGT
Mẫu kê khai số 01-2/GTGT
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh giảm phát sinh kỳ nào thì kê khai kỳ vào kỳ đó.
3. Hướng dẫn viết hóa đơn điều chỉnh giảm
Để viết hóa đơn điều chỉnh giảm, bạn sẽ tiến hành theo các bước sau:
- Bước 1: Cả hai bên phải lập biên bản ghi nhận sai sót hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Bước 2: Bên bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn giảm vào Bảng kê mẫu 01-1/GTGT. Đồng thời bên mua tiến hành kê khai vào mẫu 01-2/GTGT.
Như vậy, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh thì nội dung điều chỉnh giảm được ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Lập hóa đơn điều chỉnh giảm thì nội dung hóa đơn có được ghi số âm không? Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thế nào?
Lập mẫu 04/SS-HĐĐT khi xử lý hóa đơn có sai sót theo hình thức điều chỉnh giảm như thế nào?
Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hướng dẫn điều chỉnh đối với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, phải cấp lại mã của Cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế:
Với trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của Cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn có sai sót, và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào. Nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Trong đó, mẫu 04/SS-HĐĐT tải Thông báo hóa đơn điện tử được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có dạng như sau:
Để lập biểu mẫu, cần lưu ý các thông tin, nội dung điền như sau:
- Kính gửi: Ghi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị;
- Tên người nộp thuế: Tên đơn vị theo Giấy phép đăng ký kinh doanh
- MST: Ghi MST của đơn vị;
- [2] Mã CQT cấp: Chỉ ghi mã cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế;
- [3] Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ghi theo quy định tại Thông tư 78;
- [4] Số hóa đơn điện tử: Ghi số hóa đơn điện tử cần điều chỉnh, bổ sung;
- [5] Ngày lập hóa đơn;
- [6] Loại áp dụng hóa đơn điện tử;
- [7] Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình: Ghi “Điều chỉnh”;
- [8] Lý do: Ghi lý do điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC như thế nào?
Việc xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm thực hiện theo Thông tư 78/2021/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 như sau:
Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm và điền đầy đủ thông tin nội dung trên hóa đơn điều chỉnh.
Thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng [bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế].
Bước 2: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
Xuất hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế] hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế].
Lưu ý:
Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì không xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ [theo khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/NĐ-CP].