- nếu số liệu bạn nhiều thì phải giải quyết 3 vấn đề: một là số thập phân [ví dụ bạn muốn có số thập phân là5,5 tức là có một số sau dấu phẩy]; hai là định dạng chữ [thông thường được số sẽ lỗi chữ], ba là lỗi khi các ô trống mà khi merge vẫn ra số hoặc lỗi [thông thường do dùng hàm text mà ra] để giải quyết thì rất đơn giản là làm theo 3 bước:
- Copy sheet của bạn [ví dụ sheet bạn là A] thành 3 file sheet hệt nhau gồm A, A1, A2 [trên cùng một wordbook]
- vào A2 dùng hàm text để giải quyết vấn đề thập phân tại ô dữ liệu đầu tiên...sau đó kéo cho hết bảng số liệu.
công thức hàm text nếu các bạn chưa rành hàm text: =IF['A'!G2="";"";TEXT['A'!G2;"0,0"]] trong đó: A là ô dữ liệu gốc. G2 là ô dữ liệu số đầu tiên của mình. "0,0" là định dạng mình mong muốn [như ý ban đầu giả thiết nêu!!!] lưu ý thêm: khi bạn kéo hàm ở bước 2 thì các định dạng màu nền của ô sẽ đều giống như ô dữ liệu đầu, nhưng bạn yên tâm, nó sẽ không bị mất đi ở file dữ liệu đầu và file merge cuối; hàm if là mình dùng thêm vì file của mình có nhiều ô trống.
- bôi đen [chọn] khối dữ liệu của bạn [ có thể trừ các ô tiêu đề bên trên và bên trái [kéo hết cũng được, không sao cả] cho nhanh]
Để cá nhân hóa cho các hợp đồng và văn bản thì tính năng Mail Merge của Word là công cụ được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên các trường dữ liệu dạng số đôi lúc thể hiện không đúng định dạng mà chúng ta mong muốn. Lucid Gen đã soạn ra một bộ công thức 2024 để giúp bạn định dạng số trong Mail Merge đúng ý hơn, bên cạnh đó mình cũng hướng dẫn cách lấy theo định dạng số trên Excel.
Để can thiệp vào định dạng số của một trường thông tin đang hiển thị trên Mail Merge thì chúng ta phải xem ở chế độ Field Codes. Bạn hãy làm quen với các bước cơ bản này trước nhé.
Bước 1: Nhấp chuột phải vào trường thông tin và chọn Toggle Field Codes. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt bằng cách nhấp chuột trái vào trường thông tin và nhấn tổ hợp phím Shift F9.
Bước 2: Chế độ Field Codes mặc định sẽ là {MERGEFIELD field_name}, để thêm định dạng số cho trường thông tin đó thì chúng ta cần thêm một mã định dạng vào phía sau field_name. Ví dụ cụ thể hơn, mình sẽ có một file Excel có tên cột như sau.
DateNumberPercent x 100Percent14/02/2021500000.78996.690.9669
Trên Mail Merge, để định dạng số cho 500000.789 thành 500,001 thì mình sẻ sửa Field Codes thành `{MERGEFIELD field_name # #,
0}`.
Như vậy chúng ta đã biết cách thay đổi định dạng số trong Mail Merge cơ bản. Tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu những kiểu định dạng khác như ngày, phần trăm, thập phân.
Sử dụng công thức định dạng số Mail Merge
Bảng dưới đây là các công thức phổ biến để định dạng số trong Mail Merge. Bạn hãy sử dụng chúng một cách linh hoạt tùy theo mục tiêu của bạn nhé.
Mục tiêuCông thứcHiển thịNgày / tháng / năm\@ dd/MM/yyyy14/02/2021Ngày\@ dd14Tháng\@ MM02Năm\@ yyyy2021Giờ và phút\@ HH:mm17:30Giờ phút và giây\@ HH:mm:ss17:30:15Số hàng nghìn\# #,
0500,001Số hàng nghìn có thập phân [3 số]\# #,
0.000500,000.789Tiền tệ Việt Nam\# #,
0₫500,001₫Tiền tệ đô la\# $#,
0.00$500,000.79Phần trăm [có nhân 100 trong Excel]\# 0%97%Phần trăm [có nhân 100 trong Excel] có thập phân [2 số]\# 0.00%96.69%Phần trăm [không nhân 100 trong Excel]{={MERGEFIELD field_name}*100 # 0%}97%Phần trăm [không nhân 100 trong Excel] có thập phân [2 số]{={MERGEFIELD field_name}*100 \# 0.00%}96.69%
Nếu như bạn gặp lỗi với công thức Phần trăm [không nhân 100 trong Excel] thì tốt nhất bạn nên nhân 100 sẵn trong Excel rồi sử dụng công thức khác, miễn là chúng ta có được định dạng số đúng ý trên Mail Merge là được. Quay lại với ví dụ ban đầu, Lucid Gen sẽ chèn công thức định dạng số vào Field Codes cho toàn bộ trường thông tin như thế này.
Sử dụng định dạng số từ Excel
Cài đặt Confirm Data Source
Đối với máy tính Windows thì sau khi bạn chọn nguồn dữ liệu xong, ở hộp thoại Confirm Data Source bạn hãy chọn MS Excel Worksheets via DDE [*.xls].
Đối với máy tính macOS thì Mail Merge trong bộ Office cho MacBook sẽ mặc định tự động lấy định dạng số có sẵn trong Excel rồi.
Thêm dòng văn bản bên dưới tên trường
Nếu bạn gặp nhiều khó khăn với việc định dạng số trong Mail Merge bằng công thức thì bạn có thể vượt qua bằng cách này. Hãy chèn một dòng trắng ngay bên dưới dòng tên trường, sau đó điền một văn bản bất kỳ vào những cột số. Điều này làm cho Mail Merge nhận diện rằng đây là cột văn bản và nó sẽ lấy đúng định dạng như trên Excel.
Lời kết
Với những cách làm trên đây, Lucid Gen hy vọng rằng chúng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc với Mail Merge một cách thuận lợi. Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết này về kết quả hoặc thắc mắc của bạn. Chúc bạn thành công!
Bài viết liên quan
Mình hiện đang làm Data Analyst, trước đó từng làm Digital Marketing. Viết blog là một niềm vui của mình, giúp mình chia sẻ lại những kiến thức và trải nghiệm từ cuộc sống và công việc. Bạn có thể donate cho mình tại đây.