Bạn có thể dùng tính năng thụt đầu dòng văn bản với tham số âm để cho văn bản ở ngoài cùng của lề trái sau đó tiếp tục di chuyển vào bên trong của tài liệu. Dưới đây sẽ là ba cách để chèn văn bản ngoài lề trang bằng cách sử dụng các công cụ có sẵn trong Word.
Dùng tính năng thụt đầu dòng:
Phương pháp đầu tiên dùng cho việc hiển thị văn bản ngoài lề trang là dễ nhất – bạn chỉ cần áp dụng tính năng thụt đầu dòng với tham số âm như các bước sau :
Chọn văn bản.
Trong nhóm Paragraph ở thẻ Home, nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải để khởi động hộp thoại Paragraph. Trong Word 2003, chọn Format -> Paragraph.
Nếu cần thiết, nhấn vào thẻ Indents and Spacing.
Trong vùng Indention, gõ một giá trị âm cho mục Left, chẳng hạn như -2.3 cm. Lưu ý là giá trị này phải âm và tùy thuộc vào thiết lập đơn vị sử dụng trong tài liệu là cm hay inch mà chọn con số cho thích hợp.
Nhấn OK.
Nếu áp dụng định dạng này thường xuyên, bạn có thể tạo Style riêng cho tài liệu. Phương pháp này dễ thực hiện, tuy nhiên chỉ áp dụng cho văn bản có độ dài ngắn. Nếu sử dụng trên văn bản dài, nó sẽ tràn sang bên phải của lề trang vào trong tài liệu. Do đó nó không còn giới hạn ở ngoài lề trang được nữa. Để khắc phục, bạn có thể dùng Text Box như dưới đây.
Sử dụng Text Box:
Khi muốn chèn văn bản ngoài lề và thêm các định dạng hay các tùy chỉnh đặc biệt, thì tính năng thụt đầu dòng sẽ không làm được. Tuy nhiên, nếu sử dụng Text Box, bạn có thể dễ dàng chèn, định dạng và di chuyển vị trí. Trước khi thực hiện, hãy vô hiệu hóa tính năng khung hình [Drawing Canvas] trong Word như hướng dẫn sau :
Nhấn chọn thẻ File và chọn Options [dưới Help]. Trong Word 2007, nhấn chọn nút Office và chọn Word Options.
Đối với Word 2003, chọn Options từ thực đơn Tools.
Nhấn thẻ Advanced ở khung bên trái. Trong Word 2003, chọn thẻ General.
Trong vùng Editing Options, bỏ dấu chọn trước tùy chọn Automatically Create Drawing Canvas When Inserting AutoShapes. Đối với Word 2003, nó nằm trong vùng General Options.
Nhấn OK.
Khi vô hiệu hóa tính năng trên, bạn có thể sử dụng mọi loại công cụ vẽ, và sẽ không phải khó chịu khi thấy các khung hình giữ chỗ cho hình vẽ. Bây giờ, chúng ta sẽ thêm dòng chữ “Sử dụng Text Box” bên ngoài lề trang bên trái theo các bước sau :
Nhấn chọn Insert và chọn Text Box ở trong nhóm Text. Sau đó, chọn Draw Text Box từ danh sách các tùy chọn thư viện cho Text Box đổ xuống. Trong Word 2003, chọn Text Box từ thanh công cụ Drawing. Nếu không thấy thanh công cụ này, hãy chọn View -> Toolbars -> Drawing.
Sử dụng chuột để di chuyển và vẽ Text Box có kích thước xấp xỉ tương tự ở ngoài lề trang. Lưu ý là bạn hãy chèn Text Box có độ cao tương tự như văn bản mà bạn muốn chèn để có thể canh giữa sau.
Gõ dòng chữ “Sử dụng Text Box” trong hộp Text Box vừa tạo.
Trong thẻ Format [khi bạn chọn Text Box vừa tạo], chọn No Outline từ thanh đổ xuống Shape Outline trong nhóm Shape Styles [đối với Word 2007, nằm ở nhóm Text Box Styles]. Trong Word 2003, nhấn chuột phải vàoText Box và chọn Format Text Box. Ở hộp thoại hiện ra, chọn thẻ Colors and Lines. Trong danh sách đổ xuống Color, chọn No Line.
Kế tiếp, hãy định dạng chữ trong Text Box theo ý của riêng bạn, chẳng hạn in nghiêng và canh giữa, với cho dòng chữ xuất hiện màu xanh.
Trong chế độ xem Print Layout, Word sẽ hiển thị văn bản rõ ràng hơn. Bạn có thể di chuyển Text Box hay áp dụng hầu hết mọi định dạng mà bạn thích.
Dùng Header:
Bạn có thể chèn văn bản ở ngoài lề trang bằng cách dùng Header. Word sẽ hiển thị văn bản ở bên ngoài lề trên mỗi trang. Trước tiên, hãy nhấn đôi chuột vào phần Header [ở đỉnh đầu mỗi trang] để mở vùng chỉnh sửa Header. Đối với Word 2003, chọn View -> Header and Footer.
Với Header ở trong chế độ chỉnh sửa và con trỏ nháy đang ở trong Header, lặp lại các bước ở cách 2 để thêm Text Box, và định dạng cho nó. Sau đó với Header còn đang ở trong chế độ chỉnh sửa, chuyển Text Box về bên ngoài phía lề phải. Khi hoàn thành xong, đóng Header.
Trong trường hợp này, có thể bạn sẽ không muốn hiển thị Text Box này trên tất cả các trang, nhưng cách này sử dụng Header cho nên nó phải thực hiện như vậy. Để chỉnh sửa nội dung Text Box, bạn sẽ phải mở lại vùng chỉnh sửa Header và thực hiện thao tác - hãy nhớ, hộp văn bản thực sự thuộc Header, không phân biệt nơi bạn đặt nó.
Trước khi học cách làm sơ đồ trong word, chúng ta cần tìm hiểu sơ đồ là gì nhé. Sơ đồ hay còn gọi là lưu đồ, sơ đồ khối và riêng tiếng anh là Flowchart. Chúng biểu diễn một quá trình các bước dưới dạng các loại hình hộp khác nhau theo thứ tự các mũi tên. Theo đó Frank Gibreth chính là vị kỹ sư đầu tiên tạo ra “Process Flow Charts” – Biểu đồ quy trình vào năm 1921.
Sơ đồ được dùng phổ biến trong trong thiết kế và dẫn chứng những công việc hoặc chương trình phức tạp. Chúng giúp hình ảnh hóa các vấn đề giúp người xem dễ hình dung việc gì đang diễn ra. Sau đó họ có thể tìm được nút thắc, điểm yếu của những vấn đề chưa rõ ràng khác trong vấn đề đó. Không những thế trong quá trình vẽ sơ đồ trong Microsoft word bạn sẽ hiểu logic vấn đề và cung cấp thông tin chi tiết để mọi thứ hoàn hảo hơn.
Chung quy lại việc vẽ sơ đồ có những công dụng cụ thể như sau: Kiểm tra tất cả các quá trình; Truyền đạt các bước trong quá trình một cách dễ hiểu; hệ thống lại toàn bộ vấn đề, kiến thức; Hoàn thiện quy trình bằng các loại bỏ các bước dư thừa; Tìm ra và khắc phục sự cố tiềm ẩn; Cải thiện quy trình.
2. Hai cách làm sơ đồ trong word cơ bản mà đẹp, không bị nhảy
Trong cuộc sống bất cứ ai bất cứ công việc, ngành nghề nào cũng có thể sử dụng sơ đồ. Chỉ với một chút kỹ năng năng, trí tưởng tượng người dùng có thể đơn giản hóa cuộc sống và công việc của mình bằng sơ đồ. Trong đó công cụ đơn giản có sẵn và phổ biến nhất để tạo sơ đồ nhanh chóng là Microsoft Word. Vì vậy dưới đây hãy cùng tìm hiểu cách làm sơ đồ trong word đơn giản nhé!
2.1. Cách làm sơ đồ trong word bằng Smart Art
2.1.1. Chọn sơ đồ mặc định phù hợp với hệ dung
- Bước 1: Bạn hãy mở word lên nhấp chuột vào chọn Insert => Smart Art. Lưu ý đối với word 2007, 2010, 2016 nút Smart Art sẽ nằm kế bên nút Shapes.
Còn đối với Word 2013 thì nút Smart Art sẽ nằm ở vị trí phía trên Chart khi nhấn vào Insert.
- Bước 2: Khi bạn vào hộp Smart Art sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn trong danh sách sơ đồ phù hợp với nội dung yêu cầu của mình nhất. Khi chọn được sơ đồ thích hợp bạn hãy nhấn nút “OK”. Một số sơ đồ gợi ý như:
List [Kiểu sơ đồ danh sách]
Process [kiểu sơ đồ quá trình]
Cycle [kiểu sơ đồ tổ chức]
Hierarchy [kiểu sơ đồ tổ chức]
Relationship [kiểu sơ đồ quan hệ]
Matrix [kiểu sơ đồ ma trận]
Pyramid [kiểu sơ đồ kim tự tháp]
Picture [mẫu sơ đồ có thể chèn thêm ảnh từ bên ngoài]
2.1.2. Cách chỉnh sửa và bổ sung sơ đồ trong word
- Bước 3: Sau khi đã chọn được loại sơ đồ phù hợp bạn hãy bắt đầu điền nội dung phần text để hiển thị bên trong sơ đồ.
Ví dụ: nếu bạn chọn cách làm sơ đồ trong word là Hierarchy [kiểu sơ đồ tổ chức]. Bạn hãy nhập dòng chữ “Giám đốc” vào ô text đầu tiên và trên cùng. Điền theo thứ tự chức danh giảm dần ở các ô còn lại.
Lưu ý: Nếu bạn muốn xóa hoặc bổ sung thêm bất kỳ ô nào trong mẫu sơ đồ bạn có thể dùng cách:
Nếu muốn thêm: Nhấp chọn ô vị trí muốn thêm sau đó chọn Design => Add shapes chúng sẽ xuất hiện các vị trí chèn ô như:
Add Shape After – Chèn ô ở phía sau => Xuất hiện ở bên phải
Add Shape Before – Chèn ô ở phía trước => Xuất hiện ở bên trái
Add Shape Above – Chèn ô ở phía trên một mức
Add Shape Below – Chèn ô ở phía dưới một mức
Ví dụ như nếu bạn muốn chèn thêm một ô phía trên ô “Giám đốc” để thêm chức vụ “Tổng giám đốc” thì bạn hãy nhấn chọn vào ô “Giám đốc”. Tiếp theo di chuyển chuột đến Design chọn Add shapes chọn Add Shape Above. Lúc này phía trên sẽ xuất hiện ô mới trên ô “Giám đốc”. Lúc này bạn có thể nhập text dữ liệu chức vụ vào ô phía trên.
2.1.3. Cách vẽ trang trí sơ đồ tự làm trong word
- Bước 4: Nếu bạn cảm thấy đơn điệu với màu sắc cùng loại đơn giản của sơ đồ bạn có thể thay đổi màu ô của chúng. Lúc này bạn hãy nhấp vào Design => Change Color. Sau đó chọn biểu tượng được gợi ý màu sắc có sẵn.
Chỉ các bước đơn giản bạn đã có thể hoàn thành cách làm sơ đồ trong word bằng Smart Art. Các sơ đồ hệ thống sẵn này sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Đặc biệt là bạn không phải sử dụng nhiều thao tác phức tạp, khó nhớ để biểu thị sơ đồ.
2.2. Cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes
2.2.1. Vẽ sơ đồ thủ công
Cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes sẽ tốn nhiều thời gian hơn so với cách vẽ bằng Smart Art. Chính vì thế muốn thực hiện nhanh hơn ở cách này bạn cần liệt kê những ý chính, lượt bớt những ý không cần thiết. Điều này sẽ tinh gọn và biểu đồ được làm nhanh hơn.
- Bước 1: Bạn hãy vào word sau đó nhấn chọn Insert => sau đó chọn bất kỳ hình khối nào phù hợp và hài hòa.
- Bước 2: Bạn chọn vị trí muốn vẽ trên trang, tiếp theo nhấn chuột trái và kéo thả để tạo ra khung hình đã chọn. Dựa vào các ý chính của vấn đề muốn thể hiện bạn hãy vẽ thêm số lượng hình khối tương ứng. Theo đó bạn hãy tiếp tục nhấn phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái [Khi con trỏ xuất hiện dấu thap]. Sau đó hãy tiến hành kéo thả hình ở các vị trí khác.
Một cách khác nếu bạn thấy khó với thao tác kéo thả chuột thì có thể bạn có thể tiến hành sao chép và dán hình bằng tổ hợp Ctrl + C và Ctrl + V.
- Bước 3: Bạn hãy điều chỉnh style theo sở thích. Vào chọn Format => trong đó khung Shape Style sẽ có các chức năng như sau:
Shape Fill – Màu hình nền bên trong khung hình
Shape Outline – Màu viền, độ dày của viền, kiểu viền nét đứt, nét liền…
Shape Effects – Hiệu ứng 3D, đổ bóng…
2.2.2. Tạo sự liên kết trong sơ đồ
- Bước 4: Hãy tiến hành vẽ thêm các đường thẳng hoặc các đường mũi tên để tạo sự liên kết. Lúc này bạn hãy vào Insert => Shapes => chọn đường mũi tên hoặc đường thẳng tùy thích.
Khi bạn muốn tăng độ dày của các đường bạn hãy chọn Format => Shape Outline => Weight => độ dày tùy thích.
2.2.3. Trang trí và hoàn thiện sơ đồ
Khi vẽ sơ đồ trong word có nhiều hình [ đối tượng vẽ bằng shape], hãy nhóm chúng lại để tránh tình trạng xô lệch. Thay đổi bố cục được thực hiện bằng cách:
Nhấn phím Ctrl sau đó dùng chuột click vào chọn hết sơ đồ. Sau đó nhấp chuột phải để chọn Group.
- Bước 5: Hãy tiến hành điền nội dung text vào các hình hộp. Bước này thực hiện khá dễ bạn chỉ cần nhấp chọn hình, nhấp chuột phải chọn Add text sau đó nhập text vào.
- Bước 6: Sau khi nhập dữ liệu xong là bạn đã hoàn thành cách làm sơ đồ trong word bằng Shapes.
Hai cách làm sơ đồ trong word được hướng dẫn trên đây hy vọng sẽ cung cấp cho bạn kiến thức hữu ích. Sơ đồ sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, khoa học và ghi được điểm cộng trong lòng sếp. Đặc biệt trong học tập, các thủ thuật word này cũng giúp ích rất nhiều cho việc hệ thống kiến thức. Chúc các bạn thực hiện sơ đồ thành công và hài lòng nhé!
Ngọc Hân