Tại sao phải thiết kế lại công việc

Như vậy, thiết kế công việc đề cập đến việc tổ chức các công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm trong một bộ phận công việc, bao gồm nội dung công việc và tác động của công việc trên nhân viên.

Thiết kế công việc tác động rõ ràng đến thành quả, đặc biệt đối với các công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt rõ ràng. Giảm chi phí thông qua quá trình giảm sự luân chuyển và sự vắng mặt của nhân viên cũng liên quan đến thiết kế công việc.

Thiết kế công việc có thể tạo ra sự thỏa mãn trong công việc, bởi vì con người có thể thỏa mãn với cách thức bố trí công việc này hơn cách thức khác, điều quan trọng là có thể xác định điều gì làm nên một công việc mà họ cảm thất là "tốt". Tuy nhiên, thiết kế công việc cũng có thể ảnh hưởng đến cả tình trạng vật lý và tâm trí của nhân viên.

Các cách thức thiết kế công việc

Thiết kế hoặc tái thiết kế công việc bao gồm nhiều nhân tố, và các nhà quản trị có thể sử dụng một số kỹ thuật để thực hiện. Xác định các thành phần của một công việc là một phần của hoạt động này. Một hình thức phổ biến trong thiết kế công việc là mở rộng công việc [job enlargement] và làm phong phú công việc [job enrichment].

Mở rộng công việc bao gồm mở rộng phạm vi của một công việc bằng cách tăng thêm trách nhiệm về hoạch định, tổ chức, kiểm soát và đánh giá công việc. Mặt khác, nhà quản trị có thể làm phong phú hóa một công việc bằng cách nâng cao sự đa dạng, đòi hỏi thêm kỹ năng và trách nhiệm, đem đến sự tự chủ nhiều hơn, tăng thêm cơ hội phát triển cá nhân.

Một số hoạt động phong phú hóa công việc thường gặp là giao cho nhân viên toàn bộ công việc thay vì chỉ một phần, giao thêm quyền tự do và thẩm quyền để nhân viên có thể thực hiện công việc theo cách phù hợp, hoặc tăng thêm trách nhiệm trong công việc bằng cách giảm sự kiểm soát từ bên ngoài. Ngoài ra, nhà quản trị có thể mở rộng các bộ phận để nhân viên học cách thực hiện các nhiệm vụ mới và phát triển các lĩnh vực chuyên môn mới, cũng như báo cáo phản hồi trực tiếp cho nhân viên thay vì thông qua giới quản trị trung gian.

Luân chuyển công việc [job rotation] là một hình thức khác của quá trình thiết kế công việc. Đây là cách thức phá bỏ sự đơn điệu của một công việc có phạm vi hẹp thường nhật, bằng cách luân chuyển nhân viên từ công việc này sang công việc khác.

Link bài viết

Điểm lợi của cách thức này là các nhân viên có khả năng làm nhiều việc khác nhau, có thể bổ sung hoặc hỗ trợ lẫn nhau trong những trường hợp cần thiết, bớt đi sự nhàm chán trong công việc. Luân chuyển công việc đặc biệt quan trọng và cần thiết trong quá trình triển khai hoạch định kế tục quản trị, tức là chuẩn bị đội ngũ quản trị kế cận cho tổ chức.

Tái thiết kế công việc

Thiết kế công việc để tận dụng lợi thế của các đặc điểm công việc sẽ có khả năng được nhân viên đón nhận tích cực. Các đặc điểm như ý nghĩa của công việc, mức độ yêu cầu sự tự chủ hoặc đa dạng kỹ năng, sự phản hồi... giúp phân biệt giữa công việc đáng làm hay không. Vì tác động của thiết kế công việc trên thành quả, sự thỏa mãn của nhân viên, sức khỏe và nhiều yếu tố khác, nhiều tổ chức đang quan tâm thay đổi hoạt động này. Một cách tiếp cận tổng quát là tái thiết kế công việc.

Tái thiết kế là tư duy lại và thiết kế lại công việc để cải thiện chi phí, dịch vụ và tốc độ. Tái thiết kế công việc không phải là giảm quy mô [downsizing] hay tái cấu trúc tổ chức, chỉ tập trung trên dòng công việc và cách thức công việc cần thay đổi để cải thiện các quá trình liên kết với công việc.

Quá trình tái thiết kế có thể bao gồm các kỹ thuật như tạo các nhóm công việc, đào tạo đa kỹ năng [multiple skills] cho nhân viên để họ có thể đảm nhận các công việc phức tạp, giao việc ra quyết định cho các cấp bậc thấp của tổ chức, cũng như tái tổ chức các hoạt động và văn phòng để đơn giản hóa và tăng tốc công việc. Tái thiết kế thường gắn trọng tâm phục vụ khách hàng và nhắm đến việc cải thiện đáng kể về năng suất, chất lượng và dịch vụ của tổ chức.

Hiện nay, việc tổ chức công việc và phân công lao động trong các doanh nghiệp có những thay đổi lớn theo hướng nhấn mạnh đến quá trình làm việc theo nhóm. Một số doanh nghiệp còn không dùng từ công nhân hay nhân viên, và thay bằng thành viên nhóm [teammates], thành viên đội [crew members] hay thành viên tổ [cast members]. Trong điều kiện đó, nhà quản trị cần quan tâm tái thiết kế công việc cho các nhóm, làm cho công việc nhiều ý nghĩa hơn, tạo lợi thế năng suất và tăng cường sự cam kết.

A. MỞ ĐẦUCó nhiều yếu tố tạo nên một nhà lãnh đạo giỏi, trong đó khả năng “ dụng người” không phải là duy nhất nhưng lại rất quan trọng mà bất cứ ai muốn thành công trong việc lãnh đạo cũng cần phải có.Trong các môn thể thao đồng đội, điển hình như bóng đá thì việc lựa chọn người sao cho phù hợp với từng vị trí luôn khiến các huân luyện viên đau đầu. Dựa trên những kỹ thuật, phong độ hiện tại của từng cá nhân cũng như những đánh giá kỹ lưỡng về đối thủ mà huấn luyện viên có thể sắp xếp vị trí các cầu thủ sao cho hợp lý nhất.Không chỉ đúng trong lĩnh vực thể thao, điều này còn đúng trong rất nhiều lĩnh vực khác. Một người lãnh đạo giỏi luôn biết cách chiêu dụng người tài và có khả năng tổ chức nhân lực tuyệt vời. Họ luôn biết cách sắp xếp nhiệm vụ phù hợp với năng lực và thế mạnh riêng của từng người.Để trở thành “nhà cầm quân” thành công, như một huấn luyện viên, bạn cần phải tìm hiểu rõ luật chơi, các kỹ năng cũng như năng lực cần có trong môn thể thao đó. Nếu bắt một cầu thủ làm tiện đạo xuống làm thủ môn thì chằng khác nào đầu hàng trận đấu đó. Do vậy việc bố trí đúng người đúng việc sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của tổ chức.Bố trí đúng người đúng việc chính là nội dung của thiết kế công việc, là một trong những vấn đề quan trọng của Quản trị nguồn nhân lực. Thiết kế có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ nhiều giác độ. Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là những nhìn nhận trong thiết kế công việc. Sự bỏ qua một trong những khía cạnh đó đều có thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của tổ chức cũng như sự thỏa mãn của người lao động [1].Mục tiêu khi nghiên cứu thiết kế công việc trong Quản trị nguồn nhân lực là để hiểu sâu sắc vai trò và lợi ích của thiết kế công việc, từ đó có thể xây dựng quy trình thiết kế công việc cho doanh nghiệp, đồng thời ứng dụng thiết kế cộng việc vào việc tổ chức, bố trí công việc một cách có hiệu quả nhất.[1] PGS.TS Nguyễn Đức Quân - Giáo trình quản trị nhân lực - Tr 45 - NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân1B. NỘI DUNGI. Khái niệmThiết kế công việc là quá trình xác định các nhiênm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi những người lao động trong tổ chức như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó[2]Thiết kế công việc là cách mà một loạt các công việc, hoặc một công việc trọn vẹn được thiết lập. Thiết kế công việc giúp bạn quyết định về:1. Những việc gì phải được thực hiện2. Việc đó được thực hiện như thế nào3. Bao nhiêu việc được thực hiện4. Các công việc được thực hiện theo trật tự gìNên cân nhắc cẩn thận tất cả những yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc, và sắp xếp nội dung và nhiệm vụ để toàn bộ công việc sẽ ít có khả năng là rủi ro cho người lao động. Thiết kế công việc liên quan đến các lĩnh vực hành chính như:1. Sự luân phiên của công việc2. Sự mở rộng của công việc3. Tiến độ công việc/tốc độ máy móc4. Giờ làm việcViệc thiết kế công việc tốt sẽ khuyến khích sự đa dạng hoạt động của các vị trí trên cơ thể, sắp xếp hợp lý các yêu cầu về sức mạnh, yêu cầu hoạt động trí óc và khuyến khích cảm giác đạt được thành quả và lòng tự trọng[3].II. Quy trình thiết kế công việc:1. Các yếu tố thuộc về công việc:[2] PGS.TS Nguyễn Đức Quân - Giáo trình quản trị nhân lực - Tr 46 - NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân[3] //www.graduatecareers.com.au/content/view/full/31442Khi thiết kế công việc trước tiên cần phải xác định ba yếu tố thuộc về công việc:- Nội dung công việc: đây là yếu tố chủ yếu của công việc và yếu tố trung tâm của thiết kế công việc, nó bao gồm các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm vụ, các trách nhiệm thuộc công việc phải thực hiện. Có năm đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung công việc:• Tập hợp các kỹ năng: là mức độ yêu cầu của công việc về một tập hợp các hoạt động khác nhau cần được thực hiện để hoàn thành công việc, đòi hỏi sử dụng một loạt các kỹ năng và sự khéo léo của con người.• Tính xác định của nhiệm vụ: là mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn thành toàn bộ hay một phần xác định các hoạt đông lao động để thực hiện công việc từ bắt đầu cho đến khi kết thúc.• Tầm quan trọng của nhiệm vụ: là mức độ ảnh hưởng của công việc tới những người khác, tới tổ chức nói chung hay tới toàn bộ xã hội.• Mức độ tự quản: là mức độ tự do và làm việc độc lập của người lao động khi thực hiện công việc.• Sự phản hồi: là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động được đòi hỏi bởi việc cung cấp cho người lao động các thông tin về tính hiệu quả của các hoạt động của họ.- Các trách nhiệm đối với tổ chức: bao gồm tổng thể các trách nhiệm có liên quan tới tổ chức nói chung mà mỗi người lao động phải thực hiện.- Các điều kiện lao động: bao gồm một tập hợp các yếu tố thuộc môi trường vật chất như nhiệt độ, chiếu sáng, các điều kiện an toàn…2. Quy trình cơ bản để thiết kế công việc:Dựa tên những yếu tố thuộc về công việc có nhiều cách khác nhau để thiết kế công việc, xong quy trình thiết kế công việc gồm những bước cơ bản sau đây:- Đánh giá công việc hiện tại: Thiết kế công việc là có cần thiết không hay khả thi? Thảo luận về quá trình với các nhân viên và người giám sát có liên quan và cần phải có hiểu biết rõ ràng về quá trình, những thay đổi hoặc các buổi tập huấn mà họ có liên quan.3- Phân tích nhiệm vụ: Kiểm tra công việc và quyết định chính xác xem nhiệm vụ là gì. Hãy cân nhắc xem loại thiết bị nào hoặc địa điểm hợp lý để có thể hoàn thành được công việc. Xác định những rắc rối, rủi ro.- Thiết kế công việc: Xác định các phương pháp để tiến hành công việc, kế hoạch làm việc, các buổi tập huấn cần thiết, các thiết bị cần sử dụng và những thay đổi trong địa điểm làm việc. Kết hợp những nhiệm vụ công việc khác nhau để mỗi công việc bao gồm nhiều hoạt động khác nhau. Phải cẩn thận để không bị quá tải hoặc nhẹ nhàng qua.*Làm cách nào để đạt hiệu quả cao trong thiết kế công việc:- Nên chia nhỏ mục tiêu của tổ chức thật chi tiết và cụ thể. Lên danh sách các kế hoạch công việc và sắp xếp thứ tự theo tầm quan trọng của từng việc.- Trước mỗi vấn đề hay nhiệm vụ đặt ra, cần có sự phân tích và xác định rõ những yếu tố năng lực cần thiết để hoàn thành.- Liệt kê từng thế mạnh của mỗi thành viên trong tổ chức.- Bổ nhiệm mỗi cá nhân vào vị trí hợp lý dựa trên năng lực của từng người và tính chất đặc thù của từng công việc.- Một điều luôn được các nhà quản lý, lãnh đạo uy tín đánh giá cao đó là: "Không bao giờ được đánh giá thấp sức mạnh của tính đồng đội, động lực và sự chăm chỉ. Cũng đừng bao giờ đánh giá quá cao kiến thức và tầm hiểu biết của một người"[4].- Quan tâm chi tiết đến từng thành viên.- Sau khi đã bổ nhiệm từng người vào từng vị trí thích hợp, bạn cần đề xuất quyết định trước các nhân viên trong tổ chức của mình.- Mỗi một nhân viên cần phải hiểu rõ vai trò và vị trí của mình. Vai trò của mỗi thành viên cần được phân biệt rạch ròi, đến từng trách nhiệm, thẩm quyền và nghĩa vụ của từng cá nhân.- Có thể đưa ra những lời gợi ý nho nhỏ cho các nhân viên của bạn suy nghĩ. Ví dụ như: • Chúng ta ở đây để làm gì ?• Chức trách của chúng ta là gì ?[4] Warren Bennis [2007] - On becomining a leader - Tr 98 - NXB Trẻ tp.Hồ Chí Minh - 4• Lĩnh vực nào cá nhân tôi có thể tham gia ?- Chú ý rằng bạn phải luôn tạo sự đoàn kết trong tổ chức, tuy nhiên cần "nhắm trước người thay thế" cho những vị trí quan trọng. Có một số người giỏi sẽ tốt hơn là có quá nhiều người.C. KẾT LUẬN:Tóm lại, thiết kế công việc là một công việc đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có khả năng nhìn người, dụng người, đặt nhân viên của mình vào đúng vị trí để họ có thể phát huy hết khả năng. Chúng ta đã tìm hiểu về thiết kế công việc và quy trình thiết kế công việc sao cho có hiệu quả. Dưới đây là một số lời khuyên cần tránh mà các nhà lãnh đạo hay vấp phải khi bố trí nhân viên:1. Không biết đòi hỏi cần thiết để làm việc thành côngĐó là những điều mà một người cụ thể cần phải làm để thành công. Vạch ra những phẩm chất đó. Sau đó, bạn mới có thể tìm những người có khả năng đáp ứng những đòi hỏi đó của mình. 2. Không biết các kỹ năng và năng khiếu của một ngườiĐôi khi chúng ta biết khả năng và kỹ năng đòi hỏi để thành công trong một công việc cụ thể, nhưng chúng ta lại kém cỏi trong việc đánh giá năng khiếu của một người chúng ta đặt vào nhân viên vào vị trí đó. Có thể chúng ta biết một công việc cụ thể cần một người chi tiết, tỉ mỉ nhưng chúng ta lại không hoặc it khi xm xét rằng người mà chúng ta đặt vào vị trí đó lại làm hỏng việc khi bị ngập vào các chi tiết.3. Thất bại trong việc chuyển nhân lực khi công việc hoặc con người thay đổiTrong khi thăng tiến cho một người thực sự phù hợp với kỹ năng của họ là cần thiết, việc bạn giữ họ ở vị trí đó quá có thể làm cho họ làm không tốt công việc đó nữa. Là một nhà lãnh đạo, bạn có thể đặt ai đó vào một vị trí mà phù hợp với những khả năng duy nhất của người đó, rồi sau đó nhận ra rằng hiệu quả của người đó đã sụt giảm nhanh chóng. Có thể công việc thay đổi. Có thể tổ chức thay đổi. Có thể con người thay đổi. Có thể chính bạn thay đổi. Có thể mọi thứ đã thay đổi.5