Nhiều người thường cho rằng viết nhanh dễ làm giảm chất lượng nội dung do không suy nghĩ thấu đáo trong quá trình viết. Ta viết nhanh thì… dễ ẩu, để rồi sau khi hoàn thành lại mất nhiều thời gian cho biên tập câu cú, bổ sung ý tưởng còn thiếu. Áp lực công việc khiến chúng ta đôi khi phải bỏ qua chất lượng mà chạy theo yêu cầu về số lượng để đảm bảo chỉ tiêu. Giữa bài toán viết nhanh nhưng nội dung bình bình [đôi khi dở tệ] và viết chậm mà bài “chất như nước cất”, nhiều cây viết vẫn chưa tìm được lời giải thỏa đáng cho mình.
Nhưng tôi biết có những người, tốc độ viết của họ nhanh đến ấn tượng mà nội dung vẫn giữ được độ “chất lừ”. Ví dụ như chị Linh Phan – tác giả sách và là coach về viết chuyên nghiệp. Chị từng chia sẻ trước đây mình mất từ hai đến ba tiếng đồng hồ cho một bài viết 1000 từ thì bây giờ, chị đã viết được 3000 từ chỉ trong 50 phút. Nghĩa là khoảng 20 phút, chị viết được 1000 từ, chưa tính thời gian hoàn thiện.
Như vậy, chúng ta hoàn toàn có thể viết nhanh mà vẫn giữ được chất lượng nội dung. Và bài viết dưới đây sẽ chia sẻ chi tiết 9 cách giúp bạn làm được điều đó.
1. Tăng tốc độ đánh máy
Tăng tốc độ đánh máy là bước đầu tiên để bạn có thể viết nhanh hơn. Dù cho bạn có thể duy trì sự tập trung tốt đến đâu trong thời gian dài và ý tưởng tuôn trào nhiều thế nào, nếu tốc độ đánh máy của bạn còn chậm, bạn sẽ không bao giờ viết nhanh được.
Trước hết, bạn nên kiểm tra tốc độ đánh máy hiện tại ở trang Key Hero. Nếu tốc độ của bạn dưới 60 WPM [gõ 60 từ trong một phút], bạn nên luyện tập để đạt đến con số này. Vì trong điều kiện lý tưởng, nếu bạn có thể gõ với tốc độ ấy trong một giờ liên tục thì bạn có thể viết được 3600 từ. Có thể bạn sẽ thấy cái đích này khó đạt được nhưng quan trọng là trong quá trình luyện tập, bạn đã cải thiện tốc độ gõ nhanh hơn trước. Như vậy cũng đã là một thành công lớn.
Về cách tăng tốc độ đánh máy, bạn có thể xem bài viết chi tiết tại đây: Cách tăng năng suất viết với kỹ năng sử dụng bàn phím [keyboard skills]
2. Hãy lập danh sách mỗi khi có ý tưởng
Bạn đã và đang lãng phí bao nhiêu thời gian để tìm ý tưởng cho một bài viết? Lên ý tưởng khi lập kế hoạch theo tháng/quý/năm hoặc theo yêu cầu [brief] với nhiều cây viết trong thời gian có hạn là một nhiệm vụ không hề dễ dàng.
Bạn chẳng thể ngồi xuống rồi tự nói chính mình rằng “Ê não, trong 30 phút nghĩ giúp ta 30 ý tưởng hay ho đi”. Ý tưởng là một thứ mà chúng ta khó lòng kiểm soát, nó đến và đi cực kỳ ngẫu hứng. Bản thân tôi từng mất cả buổi để tìm ý tưởng cho một bài viết, rồi cố gắng viết thật nhanh cho kịp deadline. Kết quả, bài viết bị phản hồi khá tệ về chất lượng.
Giải pháp ở đây là bạn cần phát triển “cơ bắp ý tưởng” để có thể nảy ra nhiều ý tưởng ngẫu hứng khi cần. Khái niệm “cơ bắp ý tưởng” [idea muscle] do James Altucher nghĩ ra. Anh cho rằng khi bạn thực hành đưa ra nhiều ý tưởng mỗi ngày, bạn sẽ dễ dàng nghĩ ra ý tưởng trong mọi tình huống bạn cần mà không phải mất quá nhiều thời gian. Để bắt đầu, bạn hãy tập đưa ra ít nhất 10 ý tưởng mỗi ngày.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên tạo thói quen ghi chép lại ý tưởng. Không phải tất cả ý tưởng bạn nghĩ ra đều hay ho, nhưng sẽ có một số ý tưởng làm cầu nối đưa bạn đến những ý tưởng khác thú vị hơn. Vì vậy, bạn đừng vội vứt bỏ các ý tưởng mà bạn cho là vô dụng hoặc dở tệ, có thể chúng sẽ hữu ích trong tương lai [biết đâu được].
Bằng cách cắt giảm thời gian lên ý tưởng, bạn có thể tập trung thời gian và năng lượng để viết bài chất lượng hơn.
3. Loại bỏ phiền nhiễu
Sự sao nhãng luôn ở khắp mọi nơi, đặc biệt là trên máy tính và điện thoại. Tin nhắn từ khách hàng, thông báo có email mới, chương trình khuyến mãi giảm 50% khi gọi món vào khung giờ 14h – 16h từ ứng dụng giao đồ ăn… Chúng khiến bạn bị mất tập trung, làm giảm năng suất viết của bạn.
Nếu bạn làm việc tại nhà trong tình hình dịch Covid phức tạp như hiện nay thì còn nhiều phiền nhiễu hơn. Ví dụ như trẻ em la hét xung quanh, mọi người nói chuyện điện thoại hoặc xem tivi…
Bạn không thể loại bỏ tất cả phiền nhiễu xung quanh nhưng nếu cái nào loại bỏ được, bạn hãy làm để thúc đẩy tốc độ viết của bạn nhanh hơn.
Ví dụ, nếu làm việc tại nhà quá ồn ào, bạn hãy đóng cửa phòng và mua tai nghe chống ồn, hoặc đến quán café yên tĩnh để làm việc. Với các thông báo email, tin nhắn, app, bạn hãy tắt thông báo và đặt ra khung thời gian cố định trong ngày để kiểm tra.
4. Lập dàn ý trước cho bài viết
Về vấn đề lập dàn ý cho bài viết thì hiện trong giới viết lách chia thành hai trường phái: một là nghĩ đến đâu viết đến đó chứ không lập dàn ý, hai là lập dàn ý trước rồi mới viết. Mỗi bên có ưu và nhược điểm riêng. Nhưng nếu bạn muốn tăng tốc độ viết mà vẫn giữ được chất lượng nội dung thì theo tôi, bạn nên tập thói quen lập dàn ý trước khi viết.
Khi bạn phác thảo phần khung xương, bạn luôn rõ ràng trong đầu rằng mình sẽ đưa ra những quan điểm nào, theo thứ tự ra sao, hoặc cần dẫn chứng, nghiên cứu nào để nội dung có sức thuyết phục nhất. Bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất kỳ phần quan trọng nào khi viết. Bạn cũng không phải mất thời gian dừng lại giữa chừng để tự hỏi, à tiếp theo thì mình nên viết cái gì, tìm thêm thông tin ở đâu. Việc lập dàn ý sẽ thúc đẩy tốc độ viết của bạn nhanh hơn.
5. Nghiên cứu kỹ về chủ đề trước khi viết
Nếu bạn hỏi tôi giữa bóng đá và giáo dục giới tính, tôi sẽ dễ viết về chủ đề nào hơn thì câu trả lời là giáo dục giới tính. Vì đó là chủ đề mà tôi đang dành nhiều thời gian nghiên cứu và viết về nó.
Vì vậy, một cách để bạn có thể viết nhanh hơn mà vẫn giữ được chất lượng nội dung là trở thành chuyên gia về chủ đề bạn đang viết. Khi kiến thức và kinh nghiệm đã được tích lũy nhiều trong trí óc, bạn không phải mất nhiều thời gian để nghĩ ý tưởng hay tra cứu thông tin. Bạn chỉ việc đặt bút xuống và viết.
Điều này không có nghĩa là bạn phải trở thành chuyên gia ngay từ đầu. Nhưng ít nhất, bạn cần dành kha khá thời gian để tìm hiểu kỹ về chủ đề trước khi viết.
Nếu không, việc chuyển đổi nhiệm vụ sẽ giết chết tốc độ viết của bạn. Chuyển đổi nhiệm vụ [task switching] là gì? Đó là một khái niệm đề cập đến việc phải chuyển đổi giữa các hoạt động khác nhau. Ví dụ, bạn phải chuyển từ chế độ viết sang chế độ nghiên cứu vì bạn không hiểu khái niệm bạn cần khi viết cho một bài đăng trên báo.
Mặc dù một số người có thể làm việc đa nhiệm nhưng chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Tiến sĩ David Meyer và các đồng nghiệp đã thực hiện một nghiên cứu vào năm 2001 để đo lường tác động của việc chuyển đổi nhiệm vụ. Ông cho các tình nguyện viên cố gắng chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau như giải toán và đặt tên cho các đối tượng hình học.
Khi cả hai nhiệm vụ đều đơn giản, các tình nguyện viên không mất nhiều thời gian để chuyển đổi qua lại. Nhưng lúc các nhiệm vụ trở nên phức tạp, họ ngày càng mất nhiều thời gian hơn cho mỗi lần chuyển.
Meyer ước tính một người có thể tiêu tốn tới 40% năng suất cho các nhiệm vụ phức tạp. Viết và nghiên cứu chính là những công việc phức tạp. Mỗi lần chuyển đổi, bạn không chỉ mất thời gian để lấy lại mạch tư duy mà còn khiến bạn mệt về tâm trí. Như cá nhân tôi, đang trong mạch viết mà bắt gặp một khái niệm lạ lẫm hoặc có thông tin cần tra cứu thêm thì lại tạm dừng viết, chuyển sang đọc tài liệu, rồi lại viết tiếp, quá trình này khiến tôi vô cùng mệt mỏi.
Vì vậy, bạn cần tìm hiểu mọi thứ cần biết về chủ đề bạn sẽ viết. Số liệu thống kê, nguồn tài nguyên, kho ý tưởng hoặc bất kỳ phát hiện nào, bạn cũng cần lưu trữ lại.
6. Viết trước, chỉnh sửa sau
Nhà văn nổi tiếng Ernest Hemingway có câu nói thế này, “Bản thảo đầu tiên của bất cứ thứ gì đều là rác” [The first draft of anything is garbage].
Về cơ bản, bạn có hai lựa chọn nếu muốn viết một nội dung chất lượng. Thứ nhất, bạn vừa viết vừa liên tục chỉnh sửa từng câu, từng đoạn cho đến khi đặt dấu chấm cuối cùng. Thứ hai, bạn viết một mạch từ đầu đến cuối, sau đó mới quay lại chỉnh sửa.
Cả hai đều có thể tạo ra một nội dung chất lượng, nhưng tôi sẽ cho bạn biết vì sao lựa chọn thứ hai cho đến nay vẫn là lựa chọn tốt nhất.
Nếu bạn liên tục chuyển đổi giữa việc viết và chỉnh sửa, bạn sẽ gặp một vấn đề mà tôi đã nói ở phần trên: chuyển đổi nhiệm vụ. Bạn đang yêu cầu bộ não của mình chuyển từ nhiệm vụ cố gắng viết sang nhiệm vụ cố gắng chỉnh sửa. Điều này sẽ giết chết bất kỳ cảm hứng và mạch viết mà bạn đang có, khiến bạn phải bắt đầu lại từ đầu cho mỗi câu hoặc đoạn văn. Tốc độ viết cũng theo đó bị kéo chậm lại.
Khi bạn viết – chỉ tập trung vào viết, tâm trí bạn dễ trôi theo một mạch chảy đều từ trên xuống. Bạn sẽ biết mình đang viết những gì, ý nào sẽ đến tiếp theo. Tương tự như vậy, khi bạn đang chỉnh sửa, tất cả những gì bạn tập trung vào là “Làm cách nào để mình có thể sửa câu này chính xác hơn, mạch lạc hơn?” thay vì cố gắng nghĩ mình cần viết gì tiếp theo.
7. Viết trong khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất
Mỗi người có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau. Có người chỉ tập trung được vào buổi tối, người thì đầu óc minh mẩn nhất là vào sáng sớm. Và chúng ta có thể đẩy nhanh tốc độ viết khi ở thời điểm dạt dào năng lượng.
Vì vậy, bạn cần xác định đâu là thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Sau đó, bạn tập trung viết những nội dung quan trọng và khẩn cấp trước, còn những việc “râu ria”, kém quan trọng hơn thì để cho khoảng thời gian còn lại trong ngày.
8. Sử dụng từ ngữ đơn giản
Bạn có bao giờ đang viết mà dừng lại giữa chừng để suy nghĩ một từ thật phức tạp chưa? Nếu như vậy, bạn đang lãng phí thời gian.
Khi đang viết bài đăng trên website, blog, bạn nên dùng từ thật đơn giản. Người đọc hiện nay có khoảng chú ý rất hạn chế và thích đọc lướt. Jakob Nielson đã thu thập dữ liệu cho thấy, một khách truy cập vào website trung bình chỉ đọc từ 20% đến 28% số từ trong một bài đăng. Nếu gặp từ quá khó hiểu hoặc phức tạp khiến họ không thể đọc lướt, họ sẽ bỏ qua luôn. Điều đó có nghĩa là, cái từ bạn đang mất thời gian suy nghĩ sẽ không được hầu hết độc giả “ngó” tới.
Ngoài ra, khi đọc những từ phức tạp, bạn cũng mất nhiều thời gian để hiểu nghĩa. Một phần là do chúng ta không thường xuyên nhìn thấy chúng. Vì vậy, không chỉ các từ và câu phức tạp gây nhầm lẫn và ngăn cản người đọc mà chúng còn làm chậm quá trình viết của bạn.
Thay vì dừng lại giữa chừng và suy nghĩ nên sử dụng từ nào, bạn nên chọn phương án thay thế đơn giản nhất mà bạn nghĩ đến.
9. Cuối cùng là bạn cần luyện tập thường xuyên
Hiện tại, tôi đã cung cấp 8 cách giúp bạn có thể viết nhanh hơn mà không cần vội vàng để rồi hy sinh chất lượng nội dung.
Nhưng ngay cả khi bạn áp dụng tất cả cách này trong một đêm, bạn vẫn sẽ không viết nhanh hơn ở tốc độ 1000 từ trong vòng 20 phút vào ngày mai.
Để viết nhanh, bạn cần luyện tập và luyện tập thật nhiều.
Malcolm Gladwell ước tính chúng ta cần khoảng 10.000 giờ luyện tập để thành thạo một kỹ năng. Nếu bạn viết năm tiếng mỗi ngày, năm ngày một tuần, thì bạn mất khoảng tám năm để thành thạo.
Dù bây giờ bạn chưa ở gần con số tám năm nhưng bạn sẽ rút ngắn dần khoảng cách nếu chăm chỉ tiến lên từng ngày. Vì vậy, bạn đừng nản lòng nếu hiện tại chỉ có thể viết 300 từ mỗi giờ. Theo thời gian, nếu bạn luyện tập chăm chỉ theo hướng dẫn 8 cách trên để viết nhanh hơn, con số ấy sẽ tăng lên là 310 từ, 320 từ, rồi 350 từ…
Chỉ trong một hoặc hai năm, bạn có thể viết 1000 từ mỗi giờ - sẽ sớm hơn nếu bạn là người học nhanh.
Bạn hãy tưởng tượng viễn cảnh mình có thể tăng gấp đôi hoặc gấp ba năng suất viết so với hiện tại. Điều này sẽ mang đến cho bạn hiệu quả công việc tốt hơn cùng thu nhập cũng cao hơn nếu bạn làm freelancer.
Nguồn thông tin: How to Double Your Writing Speed Without Lowering Quality [quicksprout.com]