Hướng dẫn cách chấm công theo giờ năm 2024
giúp các nhà quản lý nhân sự theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chặt chẽ. Vậy, một bảng chấm công Excel theo giờ hoàn chỉnh và đầy đủ cần những nội dung gì và cách lập như thế nào? Hay việc lập bảng chấm công chi tiết có ưu nhược điểm ra sao? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay bên dưới. Show
Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. Cùng chủ đề:
Chấm công theo giờ thường được áp dụng với các nhân viên làm việc bán thời gian, lương được tính theo giờ. Hoặc các công việc xoay ca hay làm ca gãy. Hiện nay có rất nhiều mẫu chấm công theo giờ được làm sẵn trên internet. Điều này giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự. Dưới đây là 2 mẫu phổ biến: Mẫu bảng chấm công Excel theo giờ số 1Mẫu bảng chấm công theo giờ số 1 là mẫu cơ bản và dễ dùng nhất. Bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin như tên nhân viên, giờ vào và giờ ra dựa trên hai cột giờ vào, hai cột giờ ra và tổng giờ trong ngày. Đây là mẫu bảng chấm công tự động thích hợp cho các nhân sự làm part-time, ca gãy. Thời gian ra vào được lặp lại hai lần biểu thị cho ca sáng và ca chiều hoặc nhân viên xin nghỉ giữa giờ vì có việc đột xuất. Mẫu bảng chấm công đơn giản và cơ bảnMẫu bảng chấm công số 2Ở bảng chấm công excel theo giờ số 2, phía trái cuối cùng của bảng có bổ sung thêm số phút đi muộn và số phút về sớm. Không những vậy, ngày làm việc và thứ cũng được ghi chú rõ ràng. Điều này giúp các nhà quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc cụ thể của nhân viên. Trong đó giá trị số phút đi muộn và số phút về sớm đã được thiết lập hàm công thức sẵn. Và giờ làm việc quy chuẩn được sử dụng trong hàm là 8 giờ sáng đến 17 giờ chiều. Mẫu bảng chấm công chi tiết có số thời gian đi muộn về sớmTẢI NGAY MẪU BẢNG CHẤM CÔNG THEO GIỜ BẰNG EXCEL CHI TIẾT, CHUẨN NHẤT 2. Bảng chấm công theo giờ cần có những nội dung nào?Để có một bảng chấm công hoàn chỉnh, bạn cần đảm bảo nội dung và thông tin trong bảng phải được điền vào đầy đủ và chính xác. Đầu tiên, phải kể đến là những thông tin của nhân viên. Những thông tin liên quan đến nhân viên cần có bao gồm:
Ngoài ra, bảng chấm công theo giờ cũng cần có các nội dung cơ bản như:
Trên đây là những nội dung cơ bản cần có. Tuy nhiên, tùy vào yêu cầu và đặc thù của doanh nghiệp mà bảng chấm công có thể thêm một số điều khoản khác phù hợp hơn. 3. Cách lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel chi tiếtExcel là một công cụ rất quen thuộc mà bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng nên thành thạo. Khi sử dụng Excel để lập bảng chấm công theo giờ, ta cần chú ý 3 bước sau đây:
Bước 1: Lập bảng chấm côngĐiều đầu tiên cần lưu ý khi lập bảng chấm công chính là nội dung của bảng. Bạn cần biết rõ những nội dung đó sẽ hiển thị và sắp xếp ở hàng nào và cột nào. Từ đó hình dung được số lượng cột, số lượng hàng và tiến hành điền các đề mục trong hàng, tại cột đầu tiên. Ở bước này, thông tin nhân viên cần được sắp xếp theo thứ tự alphabet và đảm bảo đúng chính tả. Bước 2: Điền số giờ ra & vào lên cột tương ứngKhi doanh nghiệp thực hiện công tác chấm công bằng phần mềm, các dữ liệu về thời gian ra vào của nhân viên sẽ được tự động trích xuất. Lúc này, bạn cần thực hiện một số thao tác như sau:
Ngược lại, nếu doanh nghiệp thực hiện công tác chấm công truyền thống thì điền thẳng số giờ ra vào của nhân viên trong cột ngày tương ứng. Bước 3: Tính số giờ công làm việcCông thức để tính số giờ công làm việc thực tế như sau: Số giờ công = Số giờ ra (Check-in) – Số giờ vào (Check-out) 4. Ưu và nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excelBất cứ một công cụ hay phần mềm nào đều có những ưu, nhược điểm riêng dựa theo trình độ và khả năng của người sử dụng. Khi dùng Excel để làm bảng chấm công, có thể nhìn thấy những ưu, nhược điểm chung như sau. Những ưu nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng ExcelƯu điểm
Nhược điểm
5. Đơn giản hóa công tác chấm công với Phần mềm chấm công CoDXPHẦN MỀM CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN - CODX CHECKIN CoDX Checkin là phần mềm chấm công tự động giúp người dùng quản lý giờ công, ngày công thực tế của nhân viên. Thông qua dữ liệu từ máy chấm công và quy trình xử lý dữ liệu thô từ các máy chấm công, phần mềm có thể tự động tính toán và xuất ra các báo cáo phù hợp phục vụ cho công tác tính lương. |