Trong Excel nhiều khi người soạn thường để họ và tên chung 1 cột. Tuy nhiên khi chúng ta làm việc thì lại cần tách họ tên ra thành cột họ tên đệm và tên. Nếu làm thủ công từng hàng một thì sẽ rất mất thời gian nếu như danh sách dài đến hàng chục hay thậm chí hàng trăm. Vậy làm thế nào để tách họ và tên thành hai cột riêng biệt trong Excel?
Bạn đang xem: Cách tách họ và tên trong wordNhư các bạn đã biết, phiên bản Excel 2013 trở lên được thiết kế thêm công cụ Flashfill nhằm giúp người sử dụng thuận tiện hơn trong việc tách họ và tên đệm trong khi thao tác. Xem đầy đủ hướng dẫn tại bài viết này nhé:
Tuy nhiên, nếu như chúng ta đang sử dụng hệ Excel 2010 hay 2007 và chưa thể cài đặt Excel 2013 thì phải làm như thế nào?
Trong bài viết này, colonyinvest.net sẽ hướng dẫn các bạn một cách khác để thực hiện tách họ đệm và tên trong Excel, đặc biệt với phiên bản Excel 2010 hay 2007.
Các bước tách họ tên trong Excel bằng hàm LEFT và LEN
Đầu tiên, giả sử ta có bảng Excel như sau:
Bạn đang xem: Cách tách họ và tên trong word
Bước 1: Tách “Tên” khỏi cột “Họ và tên”:
Copy toàn bộ cột “Họ và tên” sang cột “Tên” như sau:
Xem thêm: 26 Key Visual Design Ideas, 9 Key Visual Design Principles You Should Know
Bước 2: Chọn toàn bộ cột “Tên” [ Cột C] sau đó ấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace
Kết luận
Như vậy, chỉ cần một vài thao tác cực đơn giản, các bạn đã có thể dễ dàng tách họ và tên trong Excel rồi phải không nào? Tuy nhiên không phải lúc nào người dùng Excel cũng nhớ được chi tiết các bước thực hiện. Vì vậy, hãy truy cập website của Tin học MOS thường xuyên để nắm được các thủ thuật xử lý dữ liệu Excel cực hay nhé.
Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Excel nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS Excel online và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!
Thông tin liên hệ
Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương
Khi nhập liệu trong Excel các bạn đã nhập họ và tên đầy đủ của mọi người trong cùng một ô, nhưng sau đó lại cần tách riêng họ tên đệm và tên ra hai ô khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý. Làm sao để tách cột Họ và Tên thành 2 cột Họ và cột Tên riêng biệt? Việc này tưởng chừng như đơn giản nhưng cũng có nhiều người chưa biết cách làm. Hãy tham khảo cách làm bên dưới của Quản Trị Mạng nhé.
1. Tách cột họ và tên trong Excel nhanh nhất
Để tách cột họ và tên trong Excel chuẩn xác nhất bạn làm như sau:
Bước 1: Tại ô C3, bạn nhập công thức =TRIM[B3] > Enter, sau đó kéo công thức xuống hết ô C7. Thao tác này để xóa dấu cách thừa trong họ và tên ban đầu [nếu có].
Bước 2: Bôi đen ô C3 đến ô C7, nhấn Ctrl+C, sang ô B2 nhấn Ctrl+V và V thêm lần nữa [để loại bỏ công thức, chỉ giữ lại họ tên chuẩn]. Xóa dữ liệu ở ô C3 đến ô C7 đi.
Bước 3: Sao chép toàn bộ cột họ và tên [cột B] sang cột mới [cột D], cột này sẽ là cột tên sau khi tách.
Bước 4: Bôi đen để chọn toàn bộ phần họ và tên trong cột D.
Bước 5: Nhấn Ctrl + H, nhập * [dấu sao và phím cách] vào ô Find What rồi nhấn Replace All.
Bước 6: Trong ô C3 bạn nhập công thức: =LEFT[B3,LEN[B3]-LEN[D3]], bạn thay ô B3 này bằng ô đầu tiên chứa họ và tên ban đầu, D3 là ô đầu tiên chứa tên vừa tách.
Trong đó:
- Left là hàm cắt chuỗi từ trái qua, cú pháp =LEFT[ô chứa chuỗi cần cắt từ trái qua, số ký tự sẽ cắt]
- Len là hàm lấy độ dài của chuỗi, cú pháp =LEN[ô chứa chuỗi cần lấy độ dài]
Bước 7: Kéo toàn bộ công thức từ ô C3 xuống hết các ô còn lại.
Lưu ý:
Nếu bạn bị lỗi ở bước 3, không lọc ra được tên, hãy kiểm tra lại cột họ tên ban đầu, chắc chắn rằng dữ liệu nhập vào không có ký tự gì lạ [dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm phẩy,...], xóa dấu cách thừa lẫn trong tên.
2. Cách tách họ và tên trong Excel bằng cách kết hợp nhiều hàm
Ta sử dụng lại bảng tính ở phía trên nhé.
Bước 1: Tại ô D3 bạn nhập công thức loằng ngoằng sau rồi nhấn Enter:
=RIGHT[B3,LEN[B3]-FIND["@",SUBSTITUTE[B3," ","@",LEN[B3]-LEN[SUBSTITUTE[B3," ",""]]]]]
Nếu không rành về các hàm cơ bản trong Excel như: Right, Len, Find, Substitute thì bạn chỉ cần copy nguyên công thức trên, thay ô B3 của mình bằng ô chứa họ và tên bạn cần tách để dán vào là được nhé.
Bước 2: Kéo công thức xuống các ô còn lại trong cột D3.
Bước 3: Bước này giống bước 4 của cách 1, bạn nhập vào ô C3 công thức: =LEFT[B3,LEN[B3]-LEN[D3]], rồi kéo xuống hết các ô là được nhé.
Khi kéo công thức xuống hết các ô trong cột C3 ta sẽ tách thành công cột Họ và tên như sau:
Sau khi tách xong mà bạn cần phải xóa cột B đi thì bôi đen từ C2 đến hết D5, nhấn Ctrl + C rồi Ctrl+V, nhấn vào tùy chọn dán xuất hiện sau khi dán, nhấn tiếp V hoặc chọn biểu tượng bảng có số 123 để chỉ dán giá trị của cột Họ và cột Tên, giờ thì xóa cột B đi là được nhé. Nếu cần gộp cột Họ và Tên thì đừng quên hướng dẫn trước đó của Quantrimang.com bạn nha.
Video hướng dẫn tách cột họ tên theo 2 cách trên
Xem thêm
3. Tách họ và tên trong Excel bằng lệnh Text to Columns
Tất nhiên việc phải nhớ lệnh đối với chúng ta thật đúng là cơn ác mộng. Nhất là những câu lệnh dài lê thê, loằng ngoằng chứ không đơn giản như phần 1 trên. Do vậy, Quản Trị Mạng sẽ tiếp tục hướng dẫn các bạn cách dùng lệnh tự động để tách thông tin họ và tên này ra.
Bôi đen phần cột thông tin cần tách, ở ví dụ này là C3 - C12, chọn tab Data > dùng chức năng Text to Columns như hình dưới:
Step 1 hiện ra, các bạn chọn ô Delimited rồi Next:
Đến Step 2, các bạn chọn phần Space thay vì Tab như ban đầu nhé:
Đến bước 3, các bạn chọn Text hay vì General. Phần Destination là ô sẽ chứa thông tin sau khi tách ra, ở đây tôi chọn ô E3, tức là cột Họ muốn tách ra. Rồi nhấn Finish:
Tuy nhiên, khi áp dụng công thức này thì đối với những tên dài [có từ 3 chữ trở lên] thì sẽ chỉ lấy được Họ và Tên theo 2 chữ đầu. Đối với những tên theo kiểu Việt Nam như Lê Văn A thì phần tên [A] sẽ bị tách riêng ra thành 1 cột khác. Các bạn nên lưu ý và cân nhắc vấn đề này:
Trên đây là 3 cách đơn giản và phổ biến để tách thông tin Họ và Tên trong Excel mà không cần phải dùng đến phần mềm hỗ trợ khác.
Chúc các bạn thành công!