Ứng dụng excel trong quản lý văn bản

PHẦN A. ĐẶT VẤN ĐỀ

1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng, được coi là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước. Trong quá trình hoạt động, mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ký ban hành, quản lý và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trước đây, công tác quản lý văn bản được thực hiện chủ yếu theo phương pháp thủ công dưới hình thức ghi chép, truyền đạt bằng văn bản, tài liệu giấy việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp. Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin [CNTT], các tổ chức, đơn vị đã có thể dễ dàng quản lý văn bản của đơn vị mình với những phần mềm ưu việt. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, là một xu thế tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0. Do CNTT là một ngành khoa học xử lý thông tin bằng công cụ là máy tính, với các chức năng nhận thông tin, xử lý thông tin, đưa thông tin ra… nên việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản sẽ đem lại hiệu quả, bởi nó không chỉ cập nhật thông tin tạo thành hệ thống cơ sở dữ liệu, mà còn cho phép tổng hợp, tra tìm văn bản theo các thuộc tính khác nhau [theo tác giả, theo thời gian, tên loại, trích yếu…]. Từ đó, nâng cao hiệu quả lao động của cơ quan, góp phần vào cải cách nền hành chính nước nhà, tiết kiệm kinh phí do hạn chế việc sử dụng các loại văn bản giấy Đối với trường THPT Quỳ Hợp có thể khẳng định việc ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý và lưu trữ văn bản, là một việc hết sức cần thiết và có ý nghĩa, việc tìm dữ liệu nhanh chóng, lưu trữ dữ liệu gọn gàng, lâu dài và an toàn sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của đơn vị. Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn thư lưu trữ, cùng với những kinh nghiệm làm việc lâu năm tại trường THPT Quỳ Hợp, tôi đã chọn đề tài “ỨNG DỤNG VBA TRONG EXCEL TẠO PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG THPT QUỲ HỢP”. Tôi mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp những kinh nghiệm thực tiễn về công tác văn thư lưu trữ đến các đồng nghiệp cùng nghiên cứu và hoàn thiện đề tài để công việc văn thư ngày càng khoa học, hiện đại và hiệu quả. trở nên hiệu quả hơn. II. MỤC TIÊU, PHƯƠNG PHÁP VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1. Mục tiêu của đề tài – Tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại trường THPT Quỳ Hợp trong những năm gần đây như: lưu trữ công văn, quản lý các công văn đi và công văn đến, tìm kiếm văn bản,… – Đánh giá những ưu, nhược điểm của công việc ứng dụng CNTT hiện tại của đơn vị, phân tích rồi đưa ra những giải pháp mới nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại, góp phần tăng cường hiện đại hoá công tác văn thư lưu trữ của trường THPT Quỳ Hợp trong thời gian tới. 2. Phương pháp nghiên cứu của đề tài Đề tài vận dụng các phương pháp sau: – Phương pháp tổng hợp: Thu thập về công tác văn phòng, tổng hợp, rà soát các chương trình CNTT hiện đang được sử dụng – Phương pháp phân tích, so sánh: Từ số liệu tổng hợp, đề tài phân tích, đánh giá thực trạng của công việc văn phòng tại đơn vị, từ đó nêu ra những ưu và nhược điểm của đơn vị tại thời điểm hiện tại, từ đó phân tích và đưa ra các giải pháp mới. 3. Đối tượng nghiên cứu – Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại trường THPT Quỳ Hợp 4. Phạm vi nghiên cứu – Phạm vi nghiên cứu của đề tài là việc ứng CNTT vào trong công tác quản lý và lưu trữ văn bản, nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. PHẦN B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

1. CƠ SỞ KHOA HỌC Công tác văn thư trường học bao gồm nhiều nội dung công việc nhằm đảm bảo các thông tin văn bản kịp thời, phục vụ cho quá trình dạy và học, quản lý và điều hành của BGH. Việc số hoá văn bản, hồ sơ, tài liệu được quản lý trên phần mềm điện tử tạo thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm được kịp thời và nhanh chóng, công tác khai thác và sử dụng tài liệu được lâu dài. Từ đó góp phần nâng cao chất lượng dạy và học của cán bộ giáo viên, học sinh đồng thời nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo của BGH nhà trường. Nếu làm tốt công việc văn thư, mọi công việc của nhà trường đều được văn bản hoá, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp và lưu trữ tại văn phòng, phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu về lâu dài. II. CƠ SỞ THỰC TIỄN 1. Khảo sát về vấn đề ứng dụng CNTT trong nhà trường Đối tượng khảo sát: Khảo sát các công việc liên quan đến việc tìm kiếm, lưu trữ các công văn đi và công văn đến tại trường THPT Quỳ Hợp. 2. Thực trạng của vấn đề Từ kết quả khảo sát, phân tích để rút ra các kết luận về thực trạng ứng dụng CNTT tại đơn vị: – Việc quản lý văn bản đến và đi thực hiện thủ công thông qua sổ ghi chép, số lượng hồ sơ, tài liệu giấy nhiều nên công tác bảo quản, lưu trữ gặp nhiều khó khăn [đòi hỏi phải có phòng lưu trữ với diện tích lớn, không gian khô ráo, thoáng khí để đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, tài liệu lữu trữ…]. – Việc tìm kiếm và phân loại văn bản còn nhiều bất cập: phải tra cứu trên các sổ đăng ký để tìm văn bản do đó tốn nhiều thời gian, công sức, hiệu quả và độ chính xác không cao. – Với việc ứng dụng CNTT thì những hạn chế nêu trên đã được khắc phục và nâng cao hiệu quả trong quá trình xử lý thông tin. III. ỨNG DỤNG VBA VÀO TRONG EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN 1. Cơ sở kiến thức 1.1. Tìm hiểu về công tác văn thư Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến các loại văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu được xác nhận kể từ khi soạn thảo văn bản cho đến khi tiếp nhận. Sau cùng là đến khi giải quyết xong công việc, lên kế hoạch và hoàn thiện quá trình lập hồ sơ, lưu hồ sơ. Công tác này là chức năng cơ bản để các trường học lưu trữ, đảm bảo thông tin, hỗ trợ ban giám hiệu nhà trường vận hành bộ máy hành chính hoạt động một cách hiệu quả. Đối với trường học, công tác văn thư lưu trữ sẽ là nơi tiếp nhận xử lý hồ sơ, tài liệu, đề ra các chế độ hoạt động của nhân viên, giáo viên và học sinh trong nhà trường. Góp phần xây dựng và phát triển trường học, xử lý các vấn đề thông thường như: báo cáo định kỳ, thống kê tổng hợp về các hoạt động của nhà trường theo quy định. Trong trường học, văn bản có thể chia làm 3 loại chính: – Công văn đến: Là tất cả các loại văn bản do các cơ quan khác như: Bộ GD&ĐT, SGD&ĐT, các cấp chính quyền,… gửi đến cho trường. – Công văn đi: Là tất cả các loại văn bản do nhà nhà trường ban hành và gửi cho các đối tượng bên ngoài. – Văn bản nội bộ: Là tất cả các văn bản do nhà trường ban hành và được sử dụng trong nội bộ trường học, các đối tượng trong phạm vi trường học. 1.2. Tìm hiểu về VBA VBA viết tắt từ Visual Basic For Applications hay còn gọi là một ngôn ngữ lập trình và thường được lập trình trên ứng dụng văn phòng như Word, Excel, PowerPoint,… Có thể hiểu rằng tất cả những ngôn ngữ được sử dụng trong Excel đều sử dụng ngôn ngữ VBA. Trong kỹ thuật thì ngôn ngữ VBA là ngôn ngữ lập trình hướng vào những sự kiện của riêng Microsoft. Người ta thường biết VBA là ngôn ngữ lập trình mở rộng được tạo bởi tập hợp những lệnh cốt lõi và dần mở rộng trên cơ sở hình thành của những ứng dụng, từ đó làm việc trực tiếp với những đối tượng có trong ứng dụng. Lập trình VBA trong Excel là việc viết ra các dòng/ câu lệnh để máy tự động thực hiện những thao tác người dùng muốn làm trong Excel. Vì vậy, khi muốn thực hiện một chức năng nào đó, ta chỉ cần gọi câu lệnh đã được lập trình sẵn bằng VBA thì Excel tự động thực hiện các thao tác đó một cách nhanh chóng và tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc thao tác thủ công bằng tay trên Ecxel. Ngoài ra, VBA trong Excel còn cho phép người dùng tạo các nút lệnh, các trường nhập liệu cơ bản để người sử dụng dễ dàng và thuận tiện khi thực hiện các thao tác. Chính vì vậy, VBA trong Excel là một trong những công cụ cực kỳ hữu hiệu nâng cao năng suất làm việc của người đi làm trong thời buổi công nghệ ngày nay. Với xu hướng tăng trưởng thần tốc của công nghệ, phần lớn những công việc đơn giản thủ công, mang tính chất tổng hợp, lặp đi lặp lại sẽ dần bị thay thế bởi tự động hóa để tập trung thời gian và trí lực hơn vào khía cạnh phân tích – khía cạnh mang lại nhiều hiệu quả trong công tác quản lý. Điều này đòi hỏi ngày càng cấp thiết hơn nguồn nhân lực có kỹ năng tự động hóa, hiểu nguyên tắc và thiết kế được các hệ thống tự động hóa cơ bản nhằm đáp ứng các yêu cầu báo cáo hiệu quả, thông tin chính xác và kịp thời. Trong đó, đối với văn thư và lưu trữ thì VBA trong Excel là một kỹ năng quan trọng không thể thiếu. Bằng cách sử dụng ngôn ngữ VBA [Visual Basic for Application] tích hợp sẵn trong Excel ta có thể tạo ra các chương trình quản lý rất hữu ích, giúp cho con người giải quyết được những công việc đơn giản. 1.3. Tìm hiểu về VB.NET Visual Basic.Net [VB.NET] là ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng [Object Orented Programming Language] do Microsoft thiết kế lại từ con số không. Visual Basic.Net [VB.NET] không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 mà là một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới trên nền Microsoft’s.Net Framework. 2. Sơ lược về đề tài Đề tài nghiên cứu gồm 3 nhiệm vụ chính: – Nhiệm vụ 1: Thiết kế giao diện quản lý văn bản – Nhiệm vụ 2: Thiết kế Sheet thêm văn bản vào trong thư mục quản lý văn bản, bao gồm các chức năng sau: • Thêm mới • Lưu trữ • Đính kèm tệp tin [file Word, file Excel và file PDF] – Nhiệm vụ 3: Thiết kế sheet tìm kiếm văn bản: với mục đích tìm kiếm văn bản theo một số tiêu chí như: Loại văn bản, số văn bản, nội dung văn bản… 2.1. Nghiên cứu thực hiện nhiệm vụ 1 Để thiết kế giao diện cũng như lập trình VBA trong Excel, chúng ta cần thêm thanh Developer vào trong Excel. Để thêm thanh Developer vào trong Excel [2013 trở lên] ta thực hiện như sau: Bước 1: Chọn thẻ file:

Bước 2: Trong giao diện file chọn mục More -> Option Bước 3: Trong giao diện Excel Options chọn Customize Ribbon > Chọn Developer > Nhấn OK là xong. Để chèn các đối tượng như: Combobox, listbox, Label, Button vào trong sheet Excel tạo giao diện, ta thực hiện như sau: Nhấp Developer > Insert, dưới Form Controls ta lựa chọn các đối tượng cần chèn, sau đó kéo thả chuột để di chuyển tới vị trí cụ thể. Với việc sử dụng các đối tượng Button và Label, ta tạo được giao diện chính của phần mềm như hình sau:

Hình 1. Giao diện chính của phần mềm Nút lệnh “cập nhật dữ liệu”: dùng để mởi sheet “Data” Nút lệnh “Tìm kiếm dữ liệu”: dùng để mở sheet “Find” Ta phải xây dựng 2 đoạn code mở 2 sheet Data và find sau đó gán vào 2 nút lệnh trên, với code macro như sau: Đoạn code mở sheet Data: Sub opensheet1[] ThisWorkbook.Sheets[“Data”].Activate End Sub Đoạn code mở sheet find: Sub opensheet2[] ThisWorkbook.Sheets[“find”].Activate End Sub Tất cả các công văn đều được lưu trữ trong thư mục Data, do đó trước khi bắt đầu chương trình sẽ có một đoạn code kiểm tra sự tồn tại của thư mục Data, nếu không tồn tại, chương trình sẽ tự tạo ra thư mục Data. Đoạn code được thiết kế như sau: Sub checkfolder[] Dim fdObj As Object Dim path_folder As String Dim sDFolder As String path_folder = ThisWorkbook.Path sDFolder = path_folder & “\Data” Application.ScreenUpdating = False Set fdObj = CreateObject[“Scripting.FileSystemObject”] If fdObj.FolderExists[sDFolder] = False Then fdObj.CreateFolder [sDFolder] End If Application.ScreenUpdating = True End Sub