Hàng tồn kho [Inventory] là thuật ngữ dùng để chỉ những tài sản dự trữ của doanh nghiệp được lưu lại trong kho nhằm mục đích phục vụ cho việc sản xuất hay buôn bán về sau.
Tùy theo vai trò cụ thể mà Inventory- hàng tồn kho được chia thành 3 loại khác nhau như sau:
- Nguyên vật liệu: Là những vật đầu tư tồn kho nhằm mục đích phục vụ cho sản xuất sau này.
- Bán thành phẩm: Là những vật phẩm lưu kho đang trong quá trình sản xuất nhằm chuẩn bị bán ra thị trường.
- Sản phẩm: Là những mặt hàng đã được hoàn thiện, sẵn sàng phục vụ cho mục đích kinh doanh tuy nhiên vẫn đang được lưu kho chưa bán ra thị trường.
Lý do công ty cần có giải pháp quản lý hàng tồn kho
Có 5 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho.
- Thời gian: Có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng [gọi thời gian thực hiện – tiếng Anh: lead time], từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua.
- Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu thay đổi theo chu kỳ, nhưng năng lực sản xuất là cố định. Điều này có thể dẫn đến tích trữ hàng tồn kho, như ví dụ về hàng hóa tiêu thụ chỉ trong các ngày lễ có thể dẫn đến sự tích trữ hàng tồn kho lớn với dự đoán tiêu thụ trong tương lai.
- Tính bất định: Có những bất trắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng. Trong trường hợp này, hàng tồn kho giống như một cái giảm sốc.
- Tính kinh tế nhờ quy mô: Để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô. Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động logistics để nhận hay giao hàng. Điều này khiến cho chi phí logistics tăng lên. Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí logistics.
- Tăng giá trị: Trong một số trường hợp, một số hàng tồn kho đạt được giá trị yêu cầu khi nó được giữ trong một khoảng thời gian để cho phép nó đạt được tiêu chuẩn mong muốn để tiêu thụ hoặc sản xuất. Ví dụ bia trong ngành công nghiệp sản xuất bia.
Những lợi ích của quản lý hàng tồn kho
Cân bằng lượng hàng tồn kho
Quản lý tốt số lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn biết chính xác lượng hàng mà bạn cần, tránh việc để lượng hàng quá ít hoặc quá nhiều so với yêu cầu thực tế.
Quay vòng tồn kho
Nắm được lượng hàng tồn kho, bạn có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng / quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu.
Giữ chân khách hàng
Bạn muốn khách hàng sẽ tiếp tục quay lại cửa hàng của bạn? Hãy giữ chân khách hàng bằng cách luôn đáp ứng các sản phẩm mà khách hàng cần. Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng’, khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn.
Lập kế hoạch chính xác
Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.
Đặt hàng
Khi có thể quản lý chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại, bạn có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp với chức năng quản lý tồn kho đơn giản giúp bạn nhanh chóng hoàn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách nhanh chóng.
Theo dõi tồn kho
Nếu doanh nghiệp, cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi bạn cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng.
Tiết kiệm thời gian
Quản lý tồn kho của doanh nghiệp trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiêu thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán.
Tiết kiệm chi phí
Căn cứ trên các số liệu tồn kho, bạn có thể biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa này đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách của bạn, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.
Dự đoán nhu cầu thị trường trong tương lai gần
Các doanh nghiệp dựa trên các thông tin về hàng tồn kho để đưa ra các chiến lược kinh doanh trong tương lai, đồng thời dùng nó để đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Các phương pháp quản lí hàng tồn kho
Giai đoạn 2021 và những biến động do Covid 19 gây ra đã thay đồi phần nào các quy trình các phương pháp quản lí hàng tồn kho. Tuy nhiên, dưới góc nhìn của các chuyên gia, các phương pháp sau đây vẫn rất hữu ích.
Kiểm tra hàng tồn kho thực tế
Hàng năm nhà bán lẻ nên thực hiện việc kiểm kê hàng hóa thực tế từ 1 đến 2 lần nhằm so sánh, đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế và hàng trong kho. Quá trình này tốn khá nhiều thời gian, công sức, tuy nhiên lợi ích mà nó mang đến lại vô cùng tốt. Tránh được tình trạng thất thoát hoặc sai lệch hàng hóa thực tế và hàng tồn trong kho.
Kiểm tra điểm
Kiểm tra điểm hay còn gọi là kiểm tra tại chỗ, với hình thức này nhà bán lẻ sẽ chọn 1 vài mặt hàng trong kho, sau đó đếm xem số lượng có khớp với ghi chép hay không. Trong trường hợp số liệu có sự chênh lệch dù chỉ là biên độ nhỏ, nhà quản lý cần sửa cho đến khi chúng khớp. Còn nếu số liệu sai lệch quá nhiều cần kiểm tra lại và tìm ra nguyên nhân.
FIFO và LIFO
FIFO là phương pháp hàng nhập trước xuất bán trước được áp dụng cho tất cả các loại hàng hoá. LIFO là phương pháp hàng nhập sau, xuất bán trước, thường được áp dụng đối với hàng hóa không có hạn sử dụng, trong khi nhà bán lẻ không có kho, không đủ thời gian xoay lô trong kho.
Lên kế hoạch trước
Nhà bán lẻ cần lên kế hoạch cụ thể mặt hàng nào cần bán trước. Ví dụ các loại hàng hóa cận date hoặc date ngắn cần bán ra trước. Hoặc các mặt hàng thời trang hiện đang là xu hướng cần bán nhanh hơn những mẫu thông thường. Nhà bán lẻ cần lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm dựa trên thị hiếu của thị trường.
Phần mềm quản lý bán lẻ
Cuối cùng để giải tỏa áp lực công việc cũng như thách thức hàng tồn kho, các doanh nghiệp bán lẻ cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Thông qua công cụ này số lượng hàng hóa bán ra mỗi ngày, tuần, tháng,… sẽ được tổng hợp một cách nhanh chóng. Từ đó cung cấp thông tin về hàng hóa tồn trong kho mà không cần kiểm kê mất thời gian.
Quản lý hàng tồn kho là bài toán nan giải mà bất cứ nhà bán lẻ thành công nào cũng phải vượt qua. Các phần mềm và giải pháp quản lý mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ giúp các doanh nghiệp SME hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ có thêm kinh nghiệm và kiến thức hữu ích.
Quản lý tồn kho luôn bị dán mác công việc “buồn chán” và “không quan trọng”. Nhưng sự thực thì nó đúng như vậy không thì mời các bạn độc giả cùng tìm ra câu trả lời sau khi đọc bài viết này nhé.
Nếu công ty của bạn yêu cầu bạn phải duy trì lượng hàng tồn kho, đôi lúc bạn sẽ cảm thấy công việc của mình vô cùng khó khăn giống như đang đứng ở ngã tư đường và không tìm được hướng đi. Bởi bạn phải duy trì lượng hàng tồn kho ở mức vừa phải.
Nếu lượng hàng trong kho quá thấp, điều đó đồng nghĩa với việc bạn có nguy cơ là nguyên nhân chính khiến công ty mất đi lợi nhuận từ Sales vì không có hàng để bán. Ngược lại, nếu bạn dự trữ hàng quá nhiều thì lại gây ra nhiều chi phí phát sinh như tiền thuê pallet, công nhân kho hay tăng chi phí cố định…
Đó là lý do tại sao Hệ thống quản lý kho hàng lại đóng một vai trò quan trọng đến như vậy trong doanh nghiệp.
1. Tránh được việc hết hàng
Một trong những việc tồi tệ nhất mà bạn có thể làm đó chính là quay lưng lại với chính khách hàng của bạn – những người đã sẵn sàng chi tiền cho sản phẩm của bạn – Một trong những nguyên do chính là vì kho của bạn hiện tại đang không còn hàng. Việc “hết hàng” không chỉ khiến bạn mất đi doanh thu đáng ra bạn phải nhận được mà còn khiến bạn mất đi khách hàng đó mãi mãi bởi vì họ đã mất niềm tin và họ muốn nhu cầu của họ luôn được đáp ứng đầy đủ.
Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả sẽ theo sát xem có bao nhiêu sản phẩm đang tồn và dự đoán hàng sẽ hết trong bao lâu dựa vào hoạt động của phòng Mua hàng. Điều này cho phép bạn đặt hàng với số lượng đủ để không bị hết hàng trong kho.
2. Nguy cơ tồn đọng hàng
Khi kho hàng không được quản lý tốt, bạn cũng có thể bị tồn đọng hàng quá nhiều ở một số mặt hàng cụ thể. Tồn hàng cũng gây ra nhiều vấn đề khác. Hàng càng để trong kho càng lâu, càng có nguy cơ bị ế và không bán được, khiến cho bạn phải giảm giá nó hoặc tệ hơn là tiêu hủy hàng. Sản phẩm sẽ bị lỗi thời và hết hạn hoặc hư hỏng.
Chưa kể hàng để trong kho quá lâu cũng dễ xảy ra tình trạng hư hại do môi trường hoặc bị mất cắp. Những chi phí phát sinh khác như cơ sở vật chất trong kho cần phải được duy trì nếu như kho hoạt động công suất cao, hay là công nhân kho phải làm việc ngoài giờ nếu cần thiết.
3. Vấn đề về lưu động vốn
Lưu kho là một hoạt động vô cùng quan trọng và khó khăn. Khi bạn thanh toán $15 cho một sản phẩm từ nhà cung cấp với hy vọng sẽ bán được hàng để bù lại chi phí và kiếm được lợi nhuận. Cho dù sản phẩm đó luôn sẵn sàng để lên kệ, tuy nhiên giá trị của nó lại bị khóa trong kho. $15 đó bạn không thể dùng vào một nơi khác để đầu tư hoặc làm ăn được. Vì vậy kiểm soát hàng tồn kho không chỉ là về quản lý “những gì” vào và ra kho; Nó còn là về quản lý vốn lưu động của doanh nghiệp, giữ cho bạn không chi quá nhiều tiền vào việc vận hành kho.
4. Về góc độ của nhà sản xuất
Quản lý hàng tồn kho không chỉ là mối bận tâm của những công ty buôn bán hàng thành phẩm, giống như nhà bán lẻ và bán buôn [sỉ]. Đây cũng là vấn đề vô cùng quan trọng đối với các công ty sản xuất.
Những công ty này duy trì ba lại hàng tồn kho: nguyên vật liệu thô, quy trình sản xuất và kho thành phẩm. Nếu kho nguyên vật liệu thô của doanh nghiệp bạn hết hàng, sản xuất bắt buộc dừng lại và việc đình trệ sẽ tốn rất nhiều chi phí. Nếu bạn không có đủ trong kho thành phẩm để đáp ứng các đơn hàng khi họ tới, bạn có nguy cơ mất khách hàng.
Đặt việc quản lý tồn kho lên hàng đầu là vô cùng quan trọng nếu bạn muốn giữ các máy sản xuất chạy đều và giữ cho sản phẩm luôn bán chạy.
Phương Giang
Nâng cao năng lực chuyên môn của mảng Kho hàng – Vận tải – Phân phối