Quan hệ công chúng [tiếng Anh: Public Relations, viết tắt: PR] là công cụ để truyền thông cho sản phẩm, con người, địa điểm, ý tưởng, hoạt động, tổ chức, và thậm chí là cả quốc gia.
Hình minh họa [Nguồn: Marketing Admicro]
Quan hệ công chúng [Public Relations]
Khái niệm
Quan hệ công chúng trong tiếng Anh gọi là Public Relations, viết tắt là PR.
Quan hệ công chúng [PR] là công cụ dùng để truyền thông cho sản phẩm, con người, địa điểm, ý tưởng, hoạt động, tổ chức, và thậm chí là cả quốc gia. Người ta sử dụng PR để xây dựng những mối quan hệ tốt với khách hàng, nhà đầu tư, giới truyền thông và cộng đồng nơi doanh nghiệp hoạt động.
Thực hiện hoạt động quan hệ công chúng
Công cụ quan hệ công chúng
Các công cụ chủ yếu của quan hệ công chúng [PR] là: [1] Bản tin, bài nói chuyện, thông cáo báo chí; [2] Tổ chức sự kiện; [3] Tài liệu in ấn, tài liệu nghe nhìn; [4] Hoạt động tài trợ cho các hoạt động xã hội, văn hóa, thể thao; [5] Các phương tiện nhận diện thương hiệu và doanh nghiệp; [6] Website. .
Bản tin, bài nói chuyện, thông cáo báo chí
Công cụ quan trọng nhất của PR chính là bản tin, tin tức. Các chuyên gia PR tìm kiếm hoặc tạo ra những tin tức có lợi về doanh nghiệp, về sản phẩm hoặc con người của doanh nghiệp. Tin tức đó có thể xuất hiện một cách ngẫu nhiên nhưng đôi khi là do người làm PR tô chức các sự kiện hoặc các hoạt động để tạo ra tin tức.
Những bài nói chuyện cũng có thể tạo ra sự truyền thông về sản phẩm hoặc doanh nghiệp. Tổ chức họp báo để trả lời những câu hỏi của các phóng viên, đưa ra lời phát ngôn trong các hội thảo hoặc các hội nghị bán hàng. Những sự kiện như vậy có thể xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện
Một công cụ khác của PR là tổ chức các sự kiện đặc biệt từ họp báo, hội nghị, khai trương lớn nhằm thu hút sự chú ý của công chúng mục tiêu.
Tài liệu in ấn, tài liệu nghe nhìn
Người làm PR cũng cần chuẩn bị tài liệu viết để tiếp cận ảnh hưởng tới thị trường mục tiêu của họ. Những tài liệu này báo cáo hàng năm, sách quảng cáo, bài báo và bản tin báo chí và tạp chí. Các tài liệu nghe nhìn như phóng sự trên truyền hình để truyền cho sản phẩm và doanh nghiệp đang được sử dụng ngày càng nhiêu.
Các phương tiện nhận diện thương hiệu và doanh nghiệp
Tài liệu nhận diện doanh nghiệp cũng có thể giúp công chúng thể ngay lập tức nhận biết doanh nghiệp. Logo, văn phòng phẩm, các quảng cáo, dấu hiệu, đồng phục doanh nghiệp, card của doanh nghiệp, hình ảnh toà nhà và xe cộ của doanh nghiệp... tất cả đều trở thành công cụ marketing khi chúng hấp dẫn, lôi cuốn, phân biệt và dễ ghi nhớ.
Hoạt động tài trợ cho các hoạt động xã hội, văn hóa, thể thao
Doanh nghiệp cũng cần cải thiện thiện chí của công chúng bằng việc tài trợ cho các hoạt động xã hội, văn hóa hoặc dịch vụ công.
Website
Website của doanh nghiệp cũng có thể trở thành phương tiện PR hữu hiệu. Khách hàng và công chúng khác có thể truy nhập website để tìm kiếm thông tin hoặc giải trí.
Khi sự lan tỏa của cộng đồng mạng ngày càng nhanh và mạnh, việc tạo nên các câu chuyện hay dư luận tốt đẹp cho thương hiệu và doanh nghiệp lan truyền trên mạng internet sẽ nhanh chóng tạo nên hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp trong cộng đồng xã hội.
Cách thức thực hiện
Cũng như quản trị các công cụ xúc tiến khác, PR được sử dụng khi nào và sử dụng như thế nào đòi hỏi người quản trị phải căn cứ vào mục tiêu của PR để lựa chọn thông điệp, phương tiện và để lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá kết quả hoạt động PR.
Các doanh nghiệp cần phải kết hợp mềm dẻo và hợp lí giữa PR với các công cụ xúc tiến hỗn hợp khác trong nỗ lực truyền thông marketing tích hợp của toàn doanh nghiệp.
[Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Marketing, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân]
Bên cạnh các hoạt động digital PR [hay PR hiện đại], PR truyền thống vẫn có chỗ đứng riêng của nó, và được nhiều doanh nghiệp duy trì trong hoạt động marketing tổng thể cho doanh nghiệp. Vậy PR truyền thống và Digital PR có gì khác nhau, và doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức PR nào cho phù hợp?
PR hình thành với hoạt động điều phối các nguồn thông tin giữa doanh nghiệp và các cá thể liên quan như khách hàng, công chúng, nhà đầu tư, cơ quan truyền thông,.. Các nhà quản trị ngày càng ưa chuộng PR hơn bởi sự khách quan và tin cậy nhiều hơn một vài công cụ marketing khác.
Chính vì vậy, PR phát triển mạnh và dần phân hóa thành hai loại hình chính: PR truyền thống và digital PR [hay PR hiện đại] Dù là hình thức nào đi nữa, thì mục đích chung của PR là xây dựng một hình ảnh đẹp về doanh nghiệp trong mắt mọi người, điểm khác nhau giữa chúng là cách thức tác động tới đối tượng. PR truyền thống chủ yếu nhắm vào hoạt động offline, thông qua các phương tiện thông tin đại chúng trong khi Digital PR lại dựa trên nền tảng Internet hay các web 2.0 như blog, diễn đàn,…
>>> Đọc thêm: PR là gì?
Sự khác nhau giữa PR truyền thống và Digital PR
PR truyền thống
Các doanh nghiệp thường tập trung chủ yếu vào một vài hoạt động PR chính mang lại hiệu quả cao như tổ chức sự kiện – lễ kỉ niệm, hội nghị khách hàng,.. hoạt động tài trợ và truyền thông trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài truyền hình.
Công chúng có lẽ đã quen thuộc với lễ ra mắt iPhone của Apple, sự kiện Nick Vujicic đến Việt Nam của Tôn Hoa Sen, tủ sách “Nền tảng đổi đời” do Cà phê Trung Nguyên tổ chức hay các lễ hội âm nhạc gần đây của Vinaphone. Đây là những ví dụ điển hình cho hoạt động PR truyền thống.
[Ảnh: htv.com.vn]
Những hoạt động này thường mang lại hình ảnh đẹp và độ tin cậy cao cho doanh nghiệp tuy nhiên đi cùng với đó sẽ gặp một vài bất lợi. Rõ ràng, chi phí bỏ ra cho những hoạt động này không hề nhỏ, quy mô cũng thường bị giới hạn về mặt không gian, thời gian. Hơn nữa, các nhà quản trị khó đo lường được hiệu quả thực sự của chiến dịch.
>>> Đọc thêm: Các bước xây dựng kế hoạch PR khi ra mắt sản phẩm mới
Digital PR
Với sự bùng nổ của Internet, PR phát triển hướng đi mới dựa trên nền tảng này là một điều hoàn toàn hiển nhiên. Digital PR tập trung chính vào một số kênh mạng xã hội, blog, diễn dàn, video hay báo điện tử. Nếu như blog, website, hay diễn đàn là kênh để tiếp cận tới nhóm công chúng có hành vi, sở thích cụ thể, đặc thù hơn thì mạng xã hội như Facebook, Twitter, Instagram,.. lại phù hợp để lan tỏa tới nhóm người ở độ tuổi nhất định.
[Ảnh: velue4brand.com]
Với digital PR, doanh nghiệp có thể tiếp cận mọi đối tượng mà không bị giới hạn về không gian hay thời gian, chi phí bỏ ra hoàn toàn tùy thuộc vào ngân sách và đặc biệt khuyến khích tương tác thường xuyên và nhanh chóng giữa hai bên.
Ví dụ điển hình cho digital PR có thể kể tới chiến dịch “Vươn cao Việt Nam” của Vinamilk với độ phủ sóng rộng khắp các kênh truyền thông trên Internet từ mạng xã hội, báo điện tử cho tới TVC trên Internet. Bên cạnh đó, những khủng hoảng truyền thông như vụ con ruồi của Tân Hiệp Phát hay Vietjet có thể coi là hình thức digital PR.
Lựa chọn nào cho các nhà quản trị?
Có thể thấy PR truyền thống là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp có khả năng và dám đầu tư chi phí cho hoạt động marketing. Kể cả quy mô lớn hay nhỏ, hoạt động PR đều có tác động nhất định tới tệp khách hàng, công chúng. Thông qua việc tương tác một cách trực tiếp, doanh nghiệp dễ dàng tạo được sự tin cậy. Sử dụng PR truyền thống, nhà quản trị có cơ hội tiếp cận mọi công chúng với những đặc điểm khác nhau. Tính chất, phương thức của hoạt động thay đổi linh hoạt dựa trên đối tượng hướng tới.
Cái khó của PR truyền thống là thực hiện tương đối phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian, sức lực cũng như chi phí.
Ngược lại, digital PR phù hợp với hầu hết mọi doanh nghiệp. Thay vì phải bỏ ra chi phí lớn cùng một thời điểm, digital PR được áp dụng linh hoạt tùy theo ngân sách. Mạng xã hội, diễn đàn, website hay các trang báo điện tử có một lượng công chúng đông đảo ở mọi khu vực lãnh thổ cũng như khả năng tiếp cận nhanh chóng và thu hút tương tác cao hơn nhiều. Đó là lí do khiến PR online được yêu thích và ngày càng trở nên phổ biến.
Nhưng đây là con dao hai lưỡi, sức lan tỏa nhanh chóng trên Internet là bài toán khó cho các nhà quản trị trong việc kiểm soát luồng dư luận, nếu không cẩn thận, thương hiệu sẽ bị ảnh hưởng hình ảnh nghiêm trọng. Bên cạnh đó, không phải đối tượng công chúng nào nhà quản trị có thể hướng tới với digital PR.
[Ảnh: blog.trustpilot.com]
Việc quyết định sử dụng hình thức PR nào phụ thuộc nhiều vào thời điểm cũng như mục đích doanh nghiệp đặt ra. Trong khi digital PR thích hợp để tạo ra sự lan tỏa và nhanh chóng thì PR truyền thống là lựa chọn tốt trong việc tác động sâu tới đối tượng. Những giai đoạn đầu, thử nghiệm là môi trường để sử dụng digital PR trong khi PR truyền thông đem tới sự phát triển có tính bền vững hơn.
Nhìn chung, với xu hướng hiện nay, kết hợp giữa truyền thống và hiện đại là lựa chọn tối ưu nhất. Dung hòa giữa PR truyền thống và Digital PR sẽ giúp doanh nghiệp có một chiến dịch xuyên suốt, lan tỏa, hiệu quả mà chi phí tiết kiệm trong phương thức tiếp cận lẫn truyền tải thông tin. Hầu hết các hoạt động PR của doanh nghiệp lớn trên thị trường đều đang kết hợp PR truyền thống với Digital PR và mang lại hiệu quả cao.
Minh Phương – Marketing AI