Ngày xuất hóa đơn và ngày thu hồi hóa đơn

Bạn đang thắc mắc trường hợp hủy hóa đơn được quy định như thế nào? Thủ tục hủy hóa đơn ra sao? Hay mẫu hủy hóa đơn nào là mới nhất, đúng pháp luật? Vậy thì đừng bỏ qua bài viết này, hóa đơn điện tử einvoice.vn sẽ giúp bạn giải đáp tất cả thắc mắc đó.

1. Các trường hợp hủy hóa đơn

Các trường hợp hủy hóa đơn theo quy định.

Theo Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, các trường hợp sau đây phải tiến hành hủy hóa đơn:

• Các hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
• Tổ chức, hộ, cá nhân đã được quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế). Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 19 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán thì sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Ngoài ra, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Lưu ý rằng, các hóa đơn dù được quy định trong trường hợp phải hủy nhưng nếu là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật. Còn đối với hóa đơn viết sai:

• Nếu hóa đơn chưa kê khai thì chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai và không cần làm thủ tục hủy hóa đơn.
• Nếu hóa đơn đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn mới chứ không cần hủy hóa đơn.

2.Thủ tục tiến hành hủy hóa đơn

Thủ tục tiến hành với các trường hợp hủy hóa đơn đã được quy định rất rõ trong Khoản 3, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC. (Căn cứ vào Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ) Hiện nay, hóa đơn sai thông tin sẽ được xử lý theo quy định tại thông tư 39/2014/TT-BTC và thông tin 25/2015/TT-BTC. Các thông tin về ngày/tháng cũng vậy. Vậy trong trường hợp Hóa đơn ghi sai ngày có điều chỉnh được không?

Căn cứ vào các văn bản trên, hóa đơn ghi sai ngày tháng có thể sửa được. Tùy từng trường hợp cụ thể mà cách xử lý cũng sẽ khác nhau. Trong đó:

- Trường hợp 1: hóa đơn ghi sai ngày, tháng như chưa giao đến tay người mua

Trong trường hợp này, kế toán sẽ sửa lại bằng cách gạch chéo các liên viết sai, đồng thời lưu lại cuống của hóa đơn đó. Sau đó kế toán tiến hành xuất hóa đơn mới cho người mua theo đúng ngày tháng xuất lại hóa đơn.

- Trường hợp 2: hóa đơn ghi sai ngày tháng, đã tiến hành giao cho người mua nhưng chưa tiến hành kê khai thuế GTGT

Khi đã giao hóa đơn cho người mua nhưng chưa kê khai thuế giá trị gia tăng, kế toán cần lập biên bản thu hồi hóa đơn. Biên bản này cần được lập theo mẫu có sẵn. Sau khi thu hồi thành công, kế toán sẽ tiến hành xuất hóa đơn mới thay thế, thông tin ngày tháng là ngày xuất hóa đơn mới.

- Trường hợp 3: hóa đơn sai ngày tháng nhưng đã giao cho người mua và đã kê khai thuế.

Đối với trường hợp này, kế toán cần lập biên bản điều chính, sau đó xuất hóa đơn điều chỉnh.

Tùy từng trường hợp cụ thể mà cách xử lý hóa đơn sai ngày cũng khác nhau

2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh thông tin ngày tháng theo quy định pháp luật

Sau khi đã tìm hiểu hóa đơn ghi sai ngày có điều chỉnh được không, nhiều người sẽ thắc mắc cách lập hóa đơn điều chỉnh. Để lập hóa đơn điều chính, kế toán cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: lập biên bản điều chỉnh

Trước tiên, để điều chỉnh các thông tin bị sai về ngày, tháng, kế toán cần lập một biên bản điều chỉnh hóa đơn. Biên bản phải có nội dung, thể hiện lý do vì sao hóa đơn bị sai/vì sao phải điều chỉnh thông tin ngày tháng trong hóa đơn.

Biên bản hợp lệ là biên bản có chữ ký xác nhận của cả bên bán và bên mua. Đơn vị có thể sử dụng chữ ký số để xác nhận. Ngày lập biên bản sẽ là ngày hiện tại.

Bước 2: lập hóa đơn điều chỉnh

Sau khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có đủ chữ ký của 2 bên, kế toán sẽ tiến hành xuất một hóa đơn mới. Hóa đơn này là hóa đơn điều chỉnh ngày tháng cho hóa đơn đã viết sai, trong đó ghi rõ các thông tin như:

- Giá trị và số lượng hàng hóa

- Thuế xuất thues giá trị gia tăng và tiền thuế phải nộp

- Số hóa đơn, ký hiệu…

Sau đó, cả bên bán và bên mua tiến hành kê khai thuế giá trị gia tăng điều chính các thông tin theo hóa đơn mới. Việc điều chỉnh phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về quản lý thuế.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

3. Một số lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai ngày tháng

Hóa đơn ghi sai ngày có điều chỉnh được không? Câu trả lời là có. Tuy nhiên, để việc lập hóa đơn điều chỉnh thuận lợi, bạn cần lưu ý:

- Hóa đơn điều chỉnh phải ghi số dương, không ghi số âm

- Trong trường hợp bên mua không có chữ ký số/không phải là doanh nghiệp thì hai bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận bằng giấy.

- Trong trường hợp hóa đơn điện tử sai thông tin ngày tháng như đúng mã số thuế, các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh mới.

- Người bán có thể lựa chọn một trong 2 cách lập hóa đơn mới để điều chỉnh thông tin ngày, tháng đều được.

Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi: Hóa đơn ghi sai ngày có điều chỉnh được không