BÀI 4: CẤU TRÚC BẢNG
1. Các khái niệm chính
- Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các bảng, gồm có các cột và các hàng. Bảng là thành phần cơ sở tạo nên CSDL. Các bảng chứa toàn bộ dữ liệu mà người dùng cần để khai thác.
- Trường [Field]: Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính chủ thể cần quản lí. Ví dụ: trong bảng HOC_SINH có các trường: Ten, NgSinh, DiaChi, GT,…
- Bản ghi [Record]: Mỗi bản ghi là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí. Ví dụ: trong bảng HOC_SINH bản ghi thứ 5 có bộ dữ liệu là: {5, Phạm Kim, Anh, Nữ, 5/12/1991, không là đoàn viên, 12 Lê Lợi, 2}.
- Kiểu dữ liệu [Data Type]: Là kiểu của dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu.
- Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access.
| Kiểu dữ liệu | Mô tả | Kích thước lưu trữ |
| Text | Dữ liệu kiểu văn bản gồm các kí tự | 0-255 kí tự |
| Number | Dữ liệu kiểu số | 1, 2, 4 hoặc 8 byte |
| Date/Time | Dữ liệu kiểu ngày / giờ | 8 byte |
| Currency | Dữ liệu kiểu tiền tệ | 8 byte |
| AutoNumber | Dữ liệu kiểu số đếm, tăng tự động cho bản ghi mới và thường có bước tăng là 1 | 4 hoặc 16 byte |
| Yes/No | Dữ liệu kiểu Boolean [hay Lôgic] | 1 bit |
| Memo | Dữ liệu kiểu văn bản | 0-65536 kí tự |
2. Tạo và sửa cấu trúc bảng
a. Tạo cấu trúc bảng
- Để tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế, thực hiện một trong các cách sau:
- Cách 1: Nháy đúp Create table in Design view.
- Cách 2: Nháy nút lệnh , rồi nháy đúp Design View.
=> Xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảng Table Design và cửa sổ cấu trúc bảng:
- Trong cửa số thiết kế gồm 2 phần: Định nghĩa trường và các tính chất của trường. Phần định nghĩa trường gồm:
- Field name: cho ta gõ tên trường cần tạo.
- Data type: cho ta chọn kiểu dữ liệu tương ứng của trường.
- Description: Cho ta mô tả trường.
- Cách tạo một trường:
- Bước 1: Gõ tên trường vào cột Field Name
- Bước 2: Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type bằng cách nháy chuột vào mũi tên xuống ở bên phải ô thuộc cột Data Type của một trường rồi chọn một kiểu trong danh sách mở ra.
- Bước 3: Mô tả nội dung trường trong cột Description [không nhất thiết phải có].
- Bước 4: Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.
- Để thay đổi tính chất của một trường:
- Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường.
- Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties ở nửa dưới của cửa sổ cấu trúc bảng.
- Chỉ định khoá chính:
- Một CSDL trong Access có thiết kế tốt là CSDL mà mỗi bản ghi trong một bảng phải là duy nhất, không có hai hàng dữ liệu giống hệt nhau.
- Khi xây dựng bảng trong Access, người dùng cần chỉ ra trường mà giá trị của nó xác định duy nhất mỗi hàng của bảng.
- Trường đó tạo thành khóa chính [Primary Key] của bảng.
- Để chỉ định khoá chính, ta thực hiện:
- Chọn trường làm khoá chính.
- Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit → Primary Key.
- Lưu cấu trúc bảng
- Chọn lệnh File → Save hoặc nháy nút lệnh
- Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As
- Nháy nút OK hoặc nhấn phím Enter.
b. Thay đổi cấu trúc bảng
- Để thay đổi cấu trúc bảng, ta hiển thị bảng ở chế độ thiết kế
- Thay đổi thứ tự các trường:
- Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nhấn chuột và giữ. Khi đó Access sẽ hiển thị một đường nhỏ nằm ngang ngay trên trường được chọn.
- Di chuyển chuột, đường nằm ngang đó sẽ cho biết vị trí mới của trường.
- Thả chuột khi đã di chuyển trường đến vị trí mong muốn.
- Thêm trường:
- Để thêm một trường vào bên trên [trái] trường hiện tại, thực hiện:
- Chọn Insert → Rows hoặc nháy nút
- Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả và xác định các tính chất của trường.
- Xoá trường:
- Chọn trường muốn xoá
- Chọn Edit → Delete Row hoặc nháy nút
- Thay đổi khoá chính:
- Chọn trường muốn chỉ định là khoá chính.
- Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit → Primary Key.
c. Xoá và đổi tên bảng
- Xoá bảng:
- Chọn tên bảng trong trang bảng.
- Nháy nút lệnh [Delete] hoặc chọn lệnh Edit → Delete.
*Chú ý: Khi nhận được lệnh xoá, Access mở hộp thoại để ta khẳng định lại có xoá hay không. Mặc dù Access cho phép khôi phục lại bảng bị xoá nhầm, song cần phải hết sức cẩn thận khi quyết định xoá một bảng, nếu không có thể bị mất dữ liệu.
- Đổi tên bảng:
- Chọn bảng.
- Chọn lệnh Edit → Rename.
- Khi tên bảng có viền khung là đường nét liền [ví dụ ], gõ tên mới cho bảng, rồi nhấn Enter.
Trong phần này sẽ tìm hiểu chi tiết hơn về các bảng dữ liệu MS Access, các kiểu dữ liệu và sự liên kết giữa các bảng.
Một số khái niệm liên quan đến bảng [table] trong Access
Bảng [Table] là nơi lưu trữ thông tin dữ liệu các đối tượng quản lý. Bảng có cấu trúc hai chiều gồm các dòng [Record - bản ghi - hàng] và các cột [Field - trường dữ liệu]
Ví dụ, bảng HOCSINH lưu trữ thông tin về đối tượng học sinh gồm các trường dữ liệu [field]: HOCSINHID, Ho, Ten, Ngaysinh, Dantoc, Noisinh, Diachi
Mỗi đối tượng học sinh được biểu diễn trong một bản ghi [Record, dòng] dữ liệu. Bảng có thể có nhiều, một hoặc không có record nào.
Trong một CSDL thường có nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ dữ liệu của một đối tượng nào đó, các đối tường này có thể có quan hệ với nhau.
Ví dụ, bảng LOP và bảng HOCSINH có liên hệ một - nhiều. Mỗi lớp có nhiều học sinh, mỗi học sinh thuộc về một lớp
Khóa chính [primary key] là trường dữ liệu [cột] có giá trị duy nhất giữa các hàng [record]. Khóa chính để xác định chính xác Record nào đó trong bảng, nên khi ứng dụng hãy chọn một loại dữ liệu chuyên biệt nào đó làm khóa chính, ví dụ như bảng về sản phẩm thì chọn mã sản phẩm, bảng về nhân viên thì là mã nhân viên [hoặc số CMT] ... Ví dụ bảng HOCSINH có một cột - trường dữ liệu là HOCSINHID làm khóa chính, nó thiết kế là một con số duy nhất - dành cho mỗi học sinh - biết khóa chính sau này sẽ nhanh chóng tìm đến Record chứa khóa chính đó. Trong sơ đồ quan hệ ở trên, trường có ký hiệu chìa khóa là khóa chính của bảng. Cách thiết lập khóa chính cho bảng ở phần sau.
Khóa ngoại - Foreign key
Khóa ngoại là trường [cột] dữ liệu chứa các giá trị tham chiếu [trỏ đến] một khóa chính của bảng khác. Việc tạo ra các cột [trường] là khóa ngoại sẽ hình thành nên mối quan hệ giữa các bảng.
Như sơ đồ trên, bảng DIEM có trường HOCSINHID là khóa ngoại, nó tham chiếu đến khóa chính HOCSINHID của bảng HOCSINH, từ đó mỗi điểm xác định được của học sinh nào, tương tự có trường MONHOCID là khóa ngoại tham chiếu đến bảng MONHOC
Tạo bảng trong Access
Khi đã định hướng được cần tạo một bảng, bảng gồm các trường dữ liệu gì thì bắt đầu tạo bảng bằng cách chọn mục Create trên Menu Ribbon.
Bạn có thể chọn Table - để tạo bảng và vào ngày chế độ Datasheet View để thiết kế bảng, ở chế độ này bạng đang quan sát bảng dạng như bảng tính - từ đó thêm các cột
Chọn menu Table Design để tạo bảng mới và vào ngay chế độ Design View - Ta sẽ sử dụng chế độ tổng quát này khi tạo, thiết kế bảng
Thiết kế bảng ta phải định nghĩa các thành phần:
- Field Name - Định nghĩa cột [trường dữ liệu trong bảng]
- Data Type - Chọn kiểu dữ liệu của trường [xem các kiểu dữ liệu ở dưới]
- Description - Mô tả thông tin thêm về trường, chứa các thông tin để đọc lại biết được mục đích dữ liệu
- Fiel Properties - Thiết lập các thuộc tính cho trường dữ liệu, nó gồm có hai nhóm
- General - thông tin chung, tùy thuộc vào kiểu dữ liệu của trường mà thông tin chung có các mục khác nhau như định dạng hiện thị dữ liệu, kích thước dữ liệu, giá trị mặc định ...
- Lookup - xác định các nguồn dữ liệu và định dạng hiện thị nếu cần thiết
Các kiểu dữ liệu
Khi tạo các trường cho bảng, chọn kiểu dữ liệu phù hợp rất quan trọng, nó đảm bảo CSDL vận hành hiểu quả:
| Short Text | Nó còn là Text ở bản 2007 - 2010, biểu diễn dữ liệu dạng chữ [tên người, tên sản phẩm, tiêu đề ...] | Tối đa 255 ký tự. |
| Long Text | Còn là kiểu Memo [2007 - 2010]. Để biểu diễn cả câu văn, đoạn văn dài. | Đến 1GB |
| Number | Các dữ liệu dạng số | 1, 2, 4, 8, or 16 byte |
| Date/Time | Biểu diễn ngày và tháng | 8 bytes. |
| Currency | Dữ liệu số, dạng tiền tệ, biểu diễn số chính xác 4 số sau dấu chấm. | 8 bytes. |
| AutoNumber | Dạng số duy nhất, tự động sinh ra bởi Access | 4 bytes. |
| Yes/No | Kiểu logic Boolean [true/false]; Access lưu nó dưới dạng số, 0 là false và -1 là true | 1 byte. |
| Attachment | Lưu các loại dữ liệu file như các file hình ảnh, tài liệu, bảng tính ... | Tới 2 GB. |
Thực hành tạo các bảng dữ liệu
Phần này tiến hành tạo ra các bảng cho một ứng dụng quản lý học sinh đơn giản. Trước tiên nó gồm các bảng có mối quan hệ với sơ đồ ở phần trên.
Bảng NIENKHOA
Cấu trúc bảng
| KHOAID | AutoNumber | Khóa chính, số tự động tăng. Để thiết bật/tắt là khóa chính, chọn dòng có tên trường rồi bấm chọn Primary Key hoặc phải chuột vào tên trường và chọn Primary Key |
| NamNH | Date/Time | Năm nhập học, kiểu ngày - giờ. Định dạng trường này hiện thị năm học [không hiện thị ngày, thánh].
Định dạng hiện thị ngày tháng điền các dòng định dạng phù hợp vào mục Format, các ký hiệu có thể kết hợp gồm:
Ở trường này chỉ muốn hiện thị năm, nên nhập vào Format là yyyy |
| TenKhoa | Short Text | Kiểu Text, chọn kích thước 10 ký tự [Field Size], có đánh chỉ mục, không được trùng giá trị, dòng chữ có chiều dài khác 0 Chọn kiểu dữ liệu là Text [Short Text], sau đó ở mục thuộc tính, nhóm General chọn: Field Size là 10 - để thiết lập dài tối đa 10 ký tự, mục Allow Zezo length chọn là No để không cho phép bỏ trống dữ liệu này. Tại mục Indexed chọn Yes [No Duplicates] cho biết dữ liệu này được chỉ mục, không cho phép trùng dữ liệu. |
Sau khi tạo bảng, lưu lại với tên NIENKHOA tiến hành nhập dữ liệu trực tiếp mẫu
Bảng NGANH
Bảng trình bày về các ngành học: tên ngành học, mã ngành, số năm học. Cấu trúc tạo bảng như hình dưới
Đối với trường nào cần thiết lập giá trị mặc định thì điền giá trị mặc định ở mục Default Value của thuộc tính trường
Sau khi tạo bảng nhập dữ liệu mẫu sau:
Bảng LOP
Bảng này quản lý danh sách các lớp học, mỗi lớp có tên lớp, và có khóa ngoại tham chiếu đến bảng NIENKHOA và NGANH, phần này vẫn chưa thiết lập các liên kết bảng nên sẽ tạo bảng này với cấu trúc như sau:
Thiết lập Lookup cho trường NGANHID
Một trường dữ liệu có thể thiết lập thuộc tính Lookup cho nó, thuộc tính này giúp tham chiếu đến một nguồn dữ liệu khác trong quá trình nhập liệu [có thể thiết lập một ComboBox, ListBox để nhập liệu]. Ví dụ cột NGANHID sẽ tham chiếu đến bảng NGANH và trường NGANHID của bảng đó để hiện thị một danh sách các giá trị, chọn được khi soạn thảo. Từng bước thiết lập như sau:
- Chọn Display Control là Combo Box : loại này hiện thị một hộp danh sách đổ xuống để chọn
- Chọn Row Source Type là Table/Query - có nghĩa là nguồn dữ liệu từ bảng, hoặc các Query
- Row Source là các truy vấn lấy ra dữ liệu - cách viết các truy vấn sẽ trình bày sau. Ở đây muốn tham chiếu đến bảng nào, hãy điền tên bảng đó vào. Điền là NGANH, nó sẽ tham khảo các dòng dữ liệu của bảng ngành
- Bound Column là thứ tự cột cần liên kết dữ liệu, ở đây cột NGANHID của bảng NGANH là giá trị tham chiếu, cột này có vị trí số 1 - nên điền 1
- Column Count là số cột - tính từ cột 1 cần lấy dữ liệu đưa vào Combo Box. Cần lấy cột 1 và 2 [tức cột NGANHID và TENGANH]
Làm tương tự cho cột NIENKHOAID tham chiếu đến bảng NIENKHOA
Lúc này khi soạn thảo dữ liệu bảng, nó xuất hiện Combo Box có thể chọn giá trị, những giá trị này tham chiếu từ dữ liệu bảng khác.
Để ý, nếu muốn ẩn đi cột thứ nhất chỉ hiện thị cột thứ hai [tên ngành] để nhìn dữ liệu trực quan hơn. Thì có thể thiết lập độ rộng cột cần ẩn là 0cm vào thuộc tính Colunm Widths. Ví dụ 0cm;2cm có nghĩa cột 1 0cm, cột 2 rộng 2cm [nhớ là cột trong Combo Box]. Kết quả sẽ là:
Dữ liệu mẫu
Bảng HOCSINH
Bảng này quản lý danh sách học sinh các lớp, nó có các trường dữ liệu như sau:
LookUp nguồn Value List
Trong trường giới tính GT nhận giá trị logic YES/NO, ấn định nếu là YES thì là NAM, và NO là Nữ. Mặc định thì dữ liệu là checkbox [hộp kiểm để lựa chọn]. Nếu muốn thay hộp kiểm này bằng Combo Box để có một danh sách đổ xuống chọn NAM/NỮ thì dùng Lookup với thiết lập như sau:
- Display Control chọn Combo Box
- Row Source Type chọn Value List
- Row Source liệt kê các giá trị của bảng nguồn, mỗi giá trị cách nhau bởi dấu ;, chuỗi thì đặt trong dấu "" như bảng -1 NAM 0 NỮ thì điền vào -1;"Nam";0;"Nữ"
- Bound Column chọn là 1, nghĩa là cột 1 là nguồn gán giá trị
- Colunm Widths chọn là 0cm;2cm; để ẩn -1, 0 giữ hiện thị Nam, Nữ
Dữ liệu mẫu:
Bảng MONHOC
Bảng này để quản lý các môn học, cấu trúc như sau
Dữ liệu mẫu:
Bảng DIEM
Bảng này lưu trữ điểm của các môn học, cấu trúc như sau:
Nạp dữ liệu vào MS Access từ file Excel
Có thể nạp dữ liệu từ một Worksheet vào một bảng của MS Access. Ví dụ file Excel, có worksheet tên HOCSINH như sau: có có dòng đầu tiên giống tên các cột của bảng HOCSINH trong Access.
Ví dụ, để nạp dữ liệu vào bảng HOCSINH, nhấn phải chuột vào đối tượng bảng, chọn import từ excel như hình dưới:
Trong cửa số hiện ra, chọn file excel đúng cấu trúc, và thiết lập như hình để nạp:
File dữ liệu mẫu Excel cho bảng HOCSINH: Download
Trên đây là tạo một số bảng mẫu, bài tiếp theo sẽ tiếp tục thiết lập các quan hệ và một số thao tác nâng cao trên các bảng này.