Bạn cũng có thể thực hiện để chuyển dữ liệu sang Microsoft 365, Yahoo,.v.v…. theo bài viết hướng dẫn này

Ví dụ cụ thể là chuyển dữ liệu email từ địa chỉ mail Gmail sang địa chỉ mail mới tại Mắt Bão.

Lấy dữ liệu địa chỉ mail cũ

Trong ứng dụng Outlook , hãy chọn File > Open & Export > Import/Export.

Chọn Export to a file, rồi chọn Next

Chọn Outlook Data File (.pst), rồi chọn Next

Chọn tài khoản Email cũ bạn muốn xuất dữ liệu bằng cách chọn tên hoặc địa chỉ email của tài khoản đó và chọn Include subfolders (điều này đảm bảo tất cả email của bạn được sao chép), sau đó chọn Next.

Nhấp vào Browse để chọn nơi lưu Outlook Data File (.pst) và nhập tên tệp. Theo mặc định nó có tên là “backup”, bạn hãy chọn một tên khác dễ nhớ hơn như Gmail. Nếu bạn đang xuất sang Outlook Data File (.pst) hiện có, trong Options, hãy chỉ định những việc cần làm khi xuất các mục đã tồn tại trong tệp. Chọn Finish để kết thúc.

Trong hộp thoại Add an optional password, hãy thêm mật khẩu nếu bạn muốn. Chọn OK để lưu tệp dữ liệu ngay cả khi bạn để trống các ô mật khẩu. Không cần thông báo thêm, Outlook bắt đầu xuất dữ liệu ngay lập tức. Nó cũng không cung cấp cho bạn một tin nhắn khi hoàn tất.

Đi tới vị trí bạn đã lưu tệp .pst để xác nhận nó có được lưu ở đó hay không.

Khi bàn làm xong bước này, bảo sao các Gmail sẽ được lưu trữ trong tệp mà Outlook tạo trên màn hình của bạn. Tệp này có tên là Outlook Data File (.pst).

Di chuyển dữ liệu địa chỉ mail cũ vào hộp thư mới của bạn

Khi bạn hoàn thành bước này, email trong tệp .pst sẽ có sẵn trong hộp thư Microsoft 365 của bạn.

Trong ứng dụng Outlook, chọn File > Open & Export > Import/Export để khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

Chọn Import from another program or file > Next như hình bên dưới.

Chọn Outlook Data File (.pst) > Next.

Vào Browse và đến tệp .pst mà bạn đã tạo ở Bước 3. Trong mục Options, hãy chọn cách bạn muốn thiết lập với các bản sao. Chọn Next.

Nếu bạn đã gán mật khẩu cho Outlook Data File (.pst), hãy nhập mật khẩu> OK.

Chọn nhập email vào hộp thư Microsoft 365 của bạn (trong ví dụ: hộp thư Mắt Bão có tên là [email protected] ) . Chọn Finish.

Outlook bắt đầu sao chép thông tin từ tệp .pst vào hộp thư Microsoft 365 của bạn. Nếu bạn có nhiều dữ liệu, quá trình này có thể mất vài giờ. Nếu bạn tắt Outlook hoặc ngắt kết nối Internet trước khi quá trình nhập hoàn tất, nó sẽ tiếp tục vào lần kết nối lại tiếp theo.

MOBackup – Giải pháp sao lưu (có trả phí) để lưu trữ email, địa chỉ liên lạc, cuộc hẹn, quy tắc Outlook, chữ ký cũng như các mục yêu thích và dấu trang của nhiều trình duyệt internet. Nó hoạt động với tất cả các phiên bản của Outlook 2016 đến 2000.

Chọn OK. Nhập mật khẩu vào cả hai hộp văn bản Mật khẩu và Xác minh Mật khẩu, rồi chọn OK một lần nữa.

Nếu bạn đặt mật khẩu, bạn phải nhập nó mỗi lần mở tệp dữ liệu — ví dụ: khi Outlook khởi động hoặc khi bạn mở tệp dữ liệu trong Outlook.

Giới thiệu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst và .ost)

Khi bạn chạy Outlook lần đầu tiên, các tệp dữ liệu cần thiết sẽ được tạo tự động.

Thỉnh thoảng cần có thêm tệp dữ liệu. Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) được lưu trên máy tính của bạn trong thư mục Tài liệu\Tệp Outlook .

• Các thư và mục cũ hơn mà bạn không sử dụng thường xuyên có thể được lưu trữ vào một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy xem mục Tự động lưu trữ các mục cũ hơn.
• Nếu hộp thư trực tuyến của bạn gần đầy, bạn có thể xuất một số mục vào Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Bạn cũng có thể sử dụng các tệp này để tạo bản lưu trữ, tệp dự án hoặc bản sao lưu từ bất kỳ tài khoản Outlook nào. Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy xem mục Xuất hoặc sao lưu email, danh bạ và lịch sang tệp .pst của Outlook.
• Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) được sử dụng cho tài POP3 email của bạn

Mẹo: Nếu tệp của Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) trở nên lớn, tệp có thể làm chậm quá trình đồng bộ OneDrive và có thể hiển thị "Đang xử lý thay đổi" hoặc "Tệp đang được sử dụng". Tìm hiểu Cách loại bỏ tệp dữ liệu Outlook .pst khỏi OneDrive.

Một số tài khoản (IMAP, Microsoft Exchange Server và Outlook.com) sử dụng Tệp Dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost). Đây là bản sao đã đồng bộ của các thư được lưu trên máy chủ. Nó có thể được truy cập từ nhiều thiết bị và ứng dụng như Outlook.

Tệp Dữ liệu Outlook ngoại tuyến được lưu trong thư mục ổ đĩa:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Mẹo: Không cần sao lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.ost) ngoại tuyến, vì nó đã là bản sao của thông tin trực tiếp trên máy chủ. Nếu bạn thiết lập lại tài khoản hoặc trên một máy tính hay thiết bị khác, một bản sao đã đồng bộ của thư của bạn sẽ được tải xuống.

Quan trọng: Office 2007 không còn được hỗ trợ. Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục nhận được hỗ trợ.

Nâng cấp ngay

Giới thiệu về tệp dữ liệu Outlook

Outlook sử dụng tệp dữ liệu để lưu các mục trên máy tính của bạn, tệp Thư mục Cá nhân Outlook (.pst). Với tài khoản Microsoft Exchange, các mục của bạn thường được chuyển phát đến và lưu trên máy chủ email.

Để cho phép bạn làm việc với thư của mình mà không cần kết nối với máy chủ email, Outlook cung cấp các thư mục ngoại tuyến, được lưu trong tệp Thư mục Ngoại tuyến (.ost) trên máy tính của bạn.

• Tệp .ost của Outlook chỉ được sử dụng khi bạn có tài khoản Exchange và chọn làm việc ngoại tuyến hoặc bạn sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange.
• Tệp .pst của Outlook được sử dụng cho POP3 tài khoản

  x0, IMAP và HTTP. Để tạo lưu trữ, tệp dự án hoặc tệp sao lưu của các thư mục Outlook và các mục trên máy tính của bạn, bao gồm các tài khoản Exchange, bạn phải tạo và sử dụng các tệp .pst bổ sung.

Khi bạn chạy Outlook lần đầu tiên, các tệp dữ liệu cần thiết sẽ được tạo tự động.

Tạo tệp .pst ở định dạng Outlook 2003/Office Outlook 2007 khác

Theo mặc định, Outlook sẽ tạo một tệp .pst ở định dạng tệp mới nhất, tệp này hỗ trợ các tệp lớn hơn và tập ký tự Unicode. Không thể đọc định dạng tệp này với Microsoft Outlook 97, 98, 2000 hoặc 2002.

1. Trên menu Tệp , trỏ đến Mới, rồi chọn Tệp Dữ liệu Outlook.
2. Bấm Tệp Thư mục Cá nhân Office Outlook (.pst),rồi chọn OK.
3. Trong hộp thoại Tạo hoặc Mở Tệp Dữ liệu Outlook, trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp, rồi chọn OK.
4. Trong hộp thoại Tạo Thư mục Cá nhân Microsoft , trong hộp Tên , nhập tên hiển thị cho thư mục .pst. Lưu ý: Việc xác định tên hiển thị sẽ giúp bạn phân biệt giữa các tệp dữ liệu Outlook khác nhau khi bạn làm việc với nhiều tệp .pst. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn một tên có ý nghĩa với bạn.
5. Nếu bạn muốn bảo vệ tệp dữ liệu của mình bằng mật khẩu, bên dưới Mật khẩu, hãy nhập mật khẩu của bạn vào hộp văn bản Mật khẩu và Xác minh Mật khẩu. Lưu ý: Để tăng cường bảo mật, chỉ có dấu chấm xuất hiện khi bạn nhập.
   Mẹo về mật khẩu:
6. Chọn tên có ý nghĩa.
7. Nếu bạn muốn, hãy chọn mật khẩu cho tệp dữ liệu này. Chọn hộp kiểm Lưu mật khẩu này trong danh sách mật khẩu của bạn nếu bạn không muốn được nhắc nhập mật khẩu tệp dữ liệu mỗi lần mở tệp.
8. Mật khẩu của bạn có thể có tối đa 15 ký tự.
9. Hãy dùng những mật khẩu mạnh, có chứa cả chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Mật khẩu yếu không chứa tất cả những yếu tố này. Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27.
10. Mật khẩu phải có từ 8 ký tự trở lên. Một cụm mật khẩu có 14 ký tự trở lên sẽ tốt hơn.
11. Điều quan trọng là bạn cần nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu của mình, Microsoft không thể truy xuất lại mật khẩu đó. Hãy lưu giữ mật khẩu mà bạn viết ra ở một nơi an toàn, cách xa thông tin mà mật khẩu đó bảo vệ.
12. Nếu bạn chọn hộp kiểm Lưu mật khẩu này trong danh sách mật khẩu của mình, hãy ghi lại mật khẩu phòng trường hợp bạn cần mở .pst trên một máy tính khác. Chỉ chọn hộp kiểm này nếu tài khoản người dùng Microsoft Windows của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu và không ai khác có quyền truy nhập vào tài khoản máy tính của bạn. Quan trọng: Microsoft, nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) của bạn và người quản trị email của bạn không có quyền truy nhập vào mật khẩu của bạn, họ cũng không thể hỗ trợ bạn khôi phục nội dung của tệp .pst nếu bạn quên mật khẩu.

Tên của thư mục liên kết với tệp dữ liệu đã lưu sẽ xuất hiện trong Danh sách Thư mục. Để xem Danh sách Thư mục, trên menu Đi , bấm vào Danh sách Thư mục. Theo mặc định, thư mục được đặt tên là Thư mục Riêng.