Theo dự thảo, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử gồm: Thu thập tài liệu; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ.
Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 30 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.
Sử dụng dữ liệu thủ tục hành chính điện tử
Dự thảo cũng nêu rõ quy định sử dụng dữ liệu thủ tục hành chính điện tử. Theo đó, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử sau khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan tiếp tục được lưu giữ 01 bộ trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh để phục vụ khai thác, tái sử dụng.
Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan được sử dụng theo quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản dưới Luật.
Hệ thống thông tin một cửa điện tử phải bảo đảm tính năng cho phép trích xuất dữ liệu thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản điện tử theo định dạng quy định hoặc dưới dạng văn bản in ra giấy theo quy định về sao văn bản tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Thông tin trích xuất từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản phải có xác thực của cơ quan, tổ chức thực hiện trích xuất tại thời điểm trích xuất có giá trị pháp lý.
Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng cơ sở dữ liệu thủ tục hành chính điện tử.
Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.
Người làm lưu trữ giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu, viên chức Phòng đọc trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử phê duyệt hoặc để thẩm định:
- Trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt;
- Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
Ghi chú: Đối với tài liệu đã được duyệt cho phép sử dụng thì bỏ qua giai đoạn trình hồ sơ phê duyệt tại bước này.
Bước 3: Sau khi hồ sơ đề nghị cấp bản sao tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc ghi vào Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu, sau đó trả bản sao tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.
Ghi chú: Độc giả được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình:
- Văn bản ủy quyền [nộp lại cho viên chức Phòng đọc];
- Một trong 03 giấy tờ tuỳ thân để đối chiếu, sau đó trả lại: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
Cách thức thực hiện
Nộp hồ sơ
Thời hạn giải quyết
Phí, lệ phí
Trực tiếp tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
- Tối đa 02 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu hợp lệ, đối với tài liệu lưu trữ:
+ Thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử;
+ Thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ [hoặc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh] nhưng trước đó đã được Giám đốc Sở Nội vụ [hoặc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh] phê duyệt cho phép sử dụng.
- Tối đa 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu hợp lệ, đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ.
- Tối đa 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu hợp lệ, đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép sử dụng của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
- Phô tô đen trắng [tài liệu giấy]: 3.000 đồng/trang A4
- In đen trắng [tài liệu giấy đã số hóa]: 2.000 đồng/trang A4
Thành phần hồ sơ
Tên giấy tờ
Số lượng
Phiếu yêu cầu sao tài liệu - [Tải mẫu phiếu Tại đây]
Bản chính: 01
Bản lưu bản sao tài liệu
Bản chính: 01
Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi độc giả công tác [nếu có]
Bản chính: 01
Một trong 03 giấy tờ tuỳ thân [Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu]
Đối chiếu, trả lại
Đối tượng thực hiện
Độc giả [Các cá nhân, cơ quan và tổ chức có nhu cầu]
Cơ quan thực hiện
Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Địa chỉ tiếp nhận hồ sơ
Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Địa chỉ: Số 19, đường Trần Hưng Đạo, phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình
Kết quả thực hiện
Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao
Căn cứ pháp lý
Số ký hiệu
Trích yếu
Ngày ban hành
Cơ quan ban hành
01/2011/QH13
Luật Lưu trữ
11/11/2011
Quốc hội
01/2013/NĐ-CP
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
03/01/2013
Chính phủ
10/2014/TT-BNV
Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử
01/10/2014
Bộ Nội vụ
275/2016/TT-BTC
Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ
14/11/2016
Bộ Tài chính
909/QĐ-BNV
Về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực văn thư - lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ
27/8/2021
Bộ Nội vụ
840/QĐ-UBND
Phê duyệt Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ, thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình