Hướng dẫn vẽ biểu đồ phức tạp trong excel 2023

Sử dụng mẫu sơ đồ Gantt bằng excel là một trong những phương pháp được các nhà quản lý dùng để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án bởi tính dễ tùy chỉnh và dễ theo dõi.

Tại bài viết này, FastWork sẽ cung cấp những mẫu sơ đồ Gantt excel miễn phí mới nhất để bạn tham khảo. Đồng thời hướng dẫn chi tiết cách tạo nhanh một Gantt Chart trên excel. Tuy nhiên, mẫu excel chỉ phù hợp với các dự án nhỏ, còn những dự án nhiều hạng mục công việc phức tạp, chúng tôi khuyến nghị nên sử dụng các phần mềm quản lý dự án để xử lý dữ liệu luôn được chính xác, real-time.

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt hay còn gọi là Gantt Chart hay biểu đồ ngang Gantt là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để biểu diễn lịch trình các công việc, nhiệm vụ dưới dạng biểu đồ thanh thời gian. Gantt Chart hỗ trợ các nhà quản lý lập kế hoạch, lên timeline thực hiện, theo dõi & báo cáo tiến độ dự án được trực quan, hiệu quả hơn.

Ví dụ mẫu sơ đồ Gantt excel

Ứng dụng sơ đồ Gantt hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế được các vấn đề phát sinh trong quản lý dự án như chậm tiến độ, vượt phạm vi hay bội chi ngân sách,… Đồng thời góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc nhân sự.

Gantt Chart được Henry Gantt – một kỹ sư cơ khí và cố vấn quản lý dự án người Mỹ phát minh vào năm 1910. Ban đầu Gantt Chart được vẽ và điều chỉnh trên giấy. Sau hơn 100 năm tồn tại, ngày nay người dùng có thể khởi tạo và theo dõi biểu đồ Gantt dễ dàng nhờ các công cụ kỹ thuật số như phần mềm quản lý dự án, Excel hoặc Google Sheet.

Nội dung mẫu sơ đồ Gantt excel

Mẫu sơ đồ Gantt excel thường có các thành phần quan trọng sau:

• Danh sách công việc/ nhiệm vụ [Task List]: Sơ đồ Gantt thể hiện rõ danh sách các công việc cần thực hiện trong dự án. Mỗi công việc sẽ được đặt tên và mô tả ngắn gọn.
• Biểu đồ thanh Gantt [Gantt Chart]: Sơ đồ Gantt thường được hiển thị dưới dạng các thanh ngang tương ứng với các nhiệm vụ/ công việc trong một dự án. Độ dài của thanh ngang thể hiện thời gian cần thiết để thực hiện công việc. Trong đó điểm đầu và điểm cuối của mỗi thanh ngang gắn với ngày bắt đầu và ngày kết thúc từng công việc.
• Thời gian [Timeline]: Trục thời gian thường nằm phía trên hoặc dưới sơ đồ Gantt, biểu thị khoảng thời gian để hoàn thành công việc, dự án. Thường được đo bằng ngày, tuần, tháng,…
• Thanh tiến độ [Progress Bars]: Được sử dụng để so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch
• Ký hiệu hoặc mã màu: Các ký hiệu hoặc mã màu có thể được sử dụng để đánh dấu các công việc quan trọng hoặc thể hiện trạng thái công việc
• Phân bố nguồn lực [Resource Allocation]: Sơ đồ Gantt có thể bao gồm các thông tin về nguồn lực [nhân lực, máy móc, vật tư,…] được phân bổ cho từng công việc.

Như vậy, khi nhìn vào một sơ đồ Gantt hoàn chỉnh, nhà quản lý có thể nắm bắt được:

• Tất cả hạng mục công việc, nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án
• Ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các mốc quan trọng của từng nhiệm vụ
• Sự phụ thuộc giữa các đầu việc, nhiệm vụ
• Các thành viên chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ

Lợi ích khi dùng mẫu sơ đồ Gantt excel quản lý dự án

Sử dụng các mẫu sơ đồ Gantt trong excel mang lại cho nhiều lợi ích cho các nhà quản lý trong quá trình lập lịch, theo dõi tiến độ dự án, cụ thể:

• Trực quan hóa lịch trình: Sơ đồ Gantt giúp biểu diễn lịch trình dự án trực quan và dễ hiểu. Với các mẫu Excel, bạn có thể tạo và tùy chỉnh công việc, thời gian là có thể tái sử dụng để quản lý các dự án.
• Quản lý thời gian hiệu quả: Mẫu sơ đồ Gantt trong excel giúp xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc. Từ đó bạn có thể lên kế hoạch & quản lý thời gian dự án hiệu quả, tránh trùng lặp, chồng chéo công việc & đảm bảo tuân thủ lịch trình.
• Phân bổ nguồn lực: Gantt Chart là căn cứ giúp nhà quản lý phân bổ nguồn lực phù hợp để triển khai từng công việc/ nhiệm vụ trong dự án
• Theo dõi tiến độ dự án: Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi mức độ tiến triển của dự án trên sơ đồ Gantt. Từ đó biết được dự án đang diễn ra đúng theo kế hoạch hay chậm tiến độ để điều chỉnh kịp thời.
• Chia sẻ thông tin: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ mẫu sơ đồ Gantt excel tới các thành viên trong nhóm dự án hoặc các bên liên quan. Từ đó giúp mọi người nắm rõ thông tin dự án, công việc & trách nhiệm để phối hợp thực hiện.

Excel là công cụ thiết yếu để doanh nghiệp tạo sơ đồ Gantt quản lý tiến độ dự án dễ dàng. Tuy nhiên, việc quản lý dự án bằng mẫu Gantt Chart trên excel không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả. Nhất là với các dự án lớn & phức tạp, đòi hỏi tốc độ hoàn thiện nhanh, trao đổi thông tin xuyên suốt & phải cập nhật tiến độ triển khai liên tục, thì việc dùng excel là không tối ưu.

Đó là lý do nhiều doanh nghiệp có xu hướng áp dụng phần mềm quản lý dự án thay thế excel để việc khởi tạo, lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ, nguồn lực dự án trên sơ đồ Gantt được hiệu quả hơn.

6 Mẫu sơ đồ Gantt excel quản lý dự án [tải miễn phí]

Chúng tôi đã chọn lọc và tổng hợp sẵn 6 mẫu sơ đồ Gantt excel miễn phí mới nhất, đáp ứng nhu cầu theo dõi & quản lý tiến độ nhiều loại dự án. Để bắt đầu sử dụng các template này, bạn chỉ cần tải về và điều chỉnh, bổ sung các trường thông tin phù hợp với tính chất các dự án đang quản lý.

• Mẫu sơ đồ Gantt excel 01: tải miễn phí tại đây
• Mẫu sơ đồ Gantt excel 02: tải miễn phí tại đây
• Mẫu sơ đồ Gantt excel 03: tải miễn phí tại đây
• Mẫu sơ đồ Gantt excel 04: tải miễn phí tại đây
• Mẫu sơ đồ Gantt excel 05: tải miễn phí tại đây
• Mẫu sơ đồ Gantt excel quản lý dự án xây dựng: tải miễn phí tại đây

Mời bạn tham khảo thêm

5 Bước tạo nhanh sơ đồ Gantt trên excel

Ngoài việc dùng các mẫu sơ đồ Gantt sẵn có, các nhà quản lý có thể dễ dàng tạo nhanh Gantt chart trên excel với 5 bước dưới đây.

Bước 1: Lập bảng dữ liệu dự án

Bạn cần chuẩn bị dữ liệu đầu vào cho biểu đồ Gantt. Bao gồm các trường thông tin như danh sách nhiệm vụ hoặc công việc, mốc thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và tổng số ngày hoàn thành các công việc đó.

Bước 2: Tạo mới 1 biểu đồ

Chọn vùng cột ngày bắt đầu – Start [Date] trên bảng dữ liệu -> Click vào Insert trên thanh công cụ và chọn phần Bar chart trong mục Biểu đồ như hình bên dưới đây.

Bước 3: Thêm dữ liệu vào biểu đồ Gantt

• Click chuột phải vào biểu đồ và chọn Select Data. Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, bạn nhấn chọn Add trong phần “Legend Entries [Series]”.
• Cửa sổ Edit Series xuất hiện -> trong phần Series name bạn nhập text “khoảng thời gian hoàn thành” hoặc chọn ô tiêu đề Duration [Days] trên bảng dữ liệu. Còn phần Series values thì click chuột vào biểu tượng như hình dưới.

Phần Edit Series, thực hiện nhấn giữ và kéo chuột chọn vùng dữ liệu trong cột Thời gian hoàn thành – Duration [Days].

Bước 4: Điều chỉnh trục ngang của biểu đồ Gantt

• Click chuột phải vào biểu đồ để mở lại cửa sổ Select Data Source, sau đó chọn Select Data
• Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, nhấn chọn Edit trong phần Horizontal
• Trên hộp thoại Axis Labels, nhấn chọn vùng dữ liệu trong cột Công việc thực hiện – Task name -> nhấn OK để đóng hộp thoại

Hình ảnh danh sách công việc sau khi được liên kết lên biểu đồ

![Hình ảnh danh sách công việc sau khi được liên kết lên biểu đồ ][////i0.wp.com/fastwork.vn/wp-content/uploads/2023/10/mau-so-do-Gantt-excel-0.png]

Bước 5: Định dạng biểu đồ Gantt excel

Chọn 1 thanh ngang màu xanh bất kỳ trên biểu đồ, sau đó bạn nhấn chuột phải và chọn Format Data Series. Hộp thoại xuất hiện, trong phần Fill & Line chọn No fill và No line.

Sau khi thực hiện đủ các bước, ta có biểu đồ Gantt hoàn chỉnh như hình bên dưới.

6 Lưu ý để sử dụng sơ đồ Gantt excel hiệu quả

Khi quản lý dự án bằng sơ đồ Gantt trên excel, bạn cần lưu ý 6 nguyên tắc dưới đây để đạt được hiệu quả.

1. Sắp xếp công việc theo thứ tự: Đảm bảo rằng sắp xếp các công việc theo thứ tự thời gian, từ trước đến sau. Biểu đồ Gantt nên thể hiện rõ ràng thứ tự tiến hành thực hiện các công việc.
2. Xác định rõ thời gian: Xác định chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc. Thời gian này nên được nhập dưới định dạng ngày/tháng/năm để Excel có thể hiểu và xử lý chúng đúng cách.
3. Tính thời gian thực hiện: Biểu đồ Gantt thường sử dụng thời gian thực hiện [duration] thay vì thời gian kết thúc. Do vậy, cần đảm bảo cột thời gian thực hiện được tính toán chính xác.
4. Sử dụng biểu đồ cột phân tầng [Stacked Bar Chart]: Sử dụng loại biểu đồ này để hiển thị liên kết công việc và thời gian thực hiện.
5. Tùy chỉnh biểu đồ: Điều chỉnh để Gantt chart phản ánh đúng yêu cầu của dự án. Bạn có thể thay đổi màu sắc, hiển thị tiêu đề, thêm ghi chú, hoặc điều chỉnh các chi tiết khác để biểu đồ trở nên dễ đọc, dễ hiểu hơn.
6. Cập nhật thường xuyên: Gantt chart excel nên được cập nhật thời gian thực hiện thực tế của từng hạng mục công việc thường xuyên để nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ dự án.

Khi nào nên dùng mẫu sơ đồ Gantt excel

Ngày nay, mẫu sơ đồ Gantt excel được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như lập kế hoạch triển khai dự án, ước tính & theo dõi các vấn đề về nguồn lực và tiến độ. Hoặc dùng để trình bày báo cáo tiến độ công việc cho các bên liên quan như ban lãnh đạo, khách hàng,…

Tuy nhiên, nếu dự án của bạn phức tạp, đòi hỏi phải theo dõi và cập nhật tiến độ realtime, hãy xem xét sử dụng phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp. Như đã đề cập, dù Excel là một công cụ hữu ích nhưng còn tồn tại nhiều hạn chế như: Tính bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa & xóa. Trường hợp mất dữ liệu rất khó hoặc không thể khôi phục lại được. Và đòi hỏi người dùng phải thành thạo excel nâng cao nếu muốn quản lý dự án có nhiều hạng mục công việc phức tạp hơn,…

Ngược lại, sử dụng Gantt chart trên phần mềm quản lý dự án, việc theo dõi và báo cáo tiến độ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ khi một công việc trong dự án thay đổi thời gian,… thì những công việc liên quan & phụ thuộc khác cũng tự động thay đổi theo. Lúc này hệ thống phần mềm sẽ ngay lập tức gửi thông báo cho nhà quản lý, nhân viên phụ trách để dễ theo dõi và thực hiện công việc.

Thay thế excel, ứng dụng Gantt chart trong phần mềm quản lý dự án

Cho phép tạo biểu đồ Gantt dễ dàng, nhanh chóng cùng với nhiều tính năng tự động thông minh hỗ trợ kiểm soát tiến độ công việc realtime, phần mềm quản lý dự án FastWork Project là lựa chọn tối ưu được nhiều nhà quản lý lựa chọn thay thế excel.

Biểu đồ Gantt trực quan kết hợp với bảng phân rã công việc WBS trên phần mềm giúp Ban lãnh đạo nhanh chóng nắm được tổng quan tình hình thực hiện & kiểm soát hiệu quả hơn các khía cạnh quan trọng của dự án. Ứng dụng FastWork, các nhà quản lý dễ dàng lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, kiểm soát chi phí, theo sát tiến độ từng hạng mục dự án. Từ đó tăng hiệu suất làm việc, tối ưu chi phí, nguồn lực & cải thiện lợi nhuận doanh nghiệp.

Giao diện quản lý dự án theo mô hình Gantt chart kết hợp WBS trên FastWork

Phần mềm quản lý dự án Fastwork project rất phù hợp với những doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực B2B, sản xuất, thương mại & dịch vụ,… Với doanh nghiệp xây dựng, bạn có thể tham khảo ứng dụng FastCons, hỗ trợ quản lý chuyên sâu các dự án thi công, chuyên dùng cho các nhà thầu thi công, xây lắp, công trình.

FastCons sử dụng sơ đồ Gantt chart mở rộng với nhiều hơn các trường thông tin quan trọng gồm: hạng mục thi công, công việc thi công, thanh tiến độ, timeline hạng mục, biểu diễn sự phụ thuộc [mối quan hệ cha-con] giữa các hạng mục thi công, và biểu diễn khối lượng dự toán [BoQ] tại từng hạng mục.

Gantt chart trên phần mềm FastCons cũng có nhiều tiện ích phụ và tính năng nâng cao giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn như:

• Tạo thêm công việc con dưới các hạng mục lớn
• Kéo thả thanh timeline để điều chỉnh tiến độ
• Tự động chỉnh tiến độ các hạng mục phía sau khi điều chỉnh tiến độ 1 hạng mục
• Theo dõi tỷ lệ [%] hoàn thành các hạng mục thi công tính đến thời điểm hiện tại

Gantt chart theo dõi tiến độ dự án xây dựng trên FastCons

Ngoài sở hữu tính năng Gantt chart chuyên sâu để theo dõi tiến độ xây dựng, FastCons còn tập trung xử lý vấn đề kiểm soát tiến độ thi công ngoài công trường, bảng khối lượng, tình hình sử dụng vật tư và tài chính dự án real-time.

Phần mềm hiện đang được hơn 3500 doanh nghiệp Việt tin tưởng ứng dụng thành công, tiêu biểu như: CMC Telecom, VNpost, Mobifone, Cát Tường Group, Giao thông Sóc Trăng, Xây dựng Quê Hương, Xcons,…

Để nhận tư vấn Miễn phí hoặc Demo 1-1 về Giải pháp Quản lý dự án FastWork, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!