Hướng dẫn archive outlook 2022

Theo mặc định, Outlook sử dụng Tự lưu trữ để định kỳ lưu trữ các mục. Để tìm hiểu thêm, hãy xem mục Tự động lưu trữ mục cũ hơn.

Bạn cũng có thể lưu trữ các mục theo cách thủ công bất kỳ khi nào bạn muốn. Theo cách đó, bạn có thể kiểm soát mục nào cần lưu trữ, địa điểm lưu trữ và những mục cũ đến mức nào thì sẽ được lưu trữ.

1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Trong Outlook 2013: Bấm Tệp để > Công cụ > Dọn dẹp Thiết > lưu trữ.

     
     

   • Trong Outlook 2016: Bấm Tệp > Thông tin > Công cụ > Dọn sạch mục cũ

   Mẹo: Tính năng Lưu trữ và Tự động Lưu trữ có thể không sẵn dùng nếu hồ sơ thư của bạn kết nối với một Máy chủ Exchange. Cũng có thể tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư mà chính sách đó ghi đè tính năng Tự động Lưu trữ. Hãy hỏi người quản trị hệ thống của bạn để biết thêm thông tin.

2. Bấm tùy chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con, rồi chọn thư mục bạn muốn lưu trữ.

3. Dưới Lưu trữ những mục đã tồn tại lâu hơn, hãy nhập ngày.

4. Bạn có thể tạo nhiều tệp .pst nếu bạn muốn lưu trữ một vài thư mục theo các thiết đặt khác nhau. Ví dụ, bạn có thể muốn giữ các mục trong thư mục Thư đã gửi lâu hơn các mục trong thư mục Hộp thư đến.

5. Hãy chọn hộp kiểm Bao gồm các mục được đánh dấu là "Không Tự động Lưu trữ" để lưu trữ các mục riêng rẽ mà trước đó đã bị loại trừ khi lưu trữ tự động. Tùy chọn này không loại bỏ đặc điểm loại trừ đó ra khỏi những mục này, thay vào đó nó bỏ qua thiết đặt Không Tự động Lưu trữ chỉ riêng đối với thao tác lưu trữ này.

6. Bấm OK.

Quan trọng:  Office 2010 không còn được hỗ trợ. Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục nhận được hỗ trợ.

Nâng cấp ngay

Theo mặc định, các mục Outlook được lưu trữ tự động theo khoảng định kỳ. Để tìm hiểu thêm về tính năng Tự Lưu lượng, hãy xem mục Sử dụng tính năng Tự Lưu lượng để sao lưu hoặc xóa các mục.

Ngoài mục Tự Lưu trữ hoặc thay thế, bạn còn có thể sao lưu và lưu trữ các mục theo cách thủ công. Lưu trữ thủ công cung cấp khả năng linh hoạt và cho phép bạn xác định chính xác những thư mục được bao gồm trong lưu trữ và thư mục Outlook sử dụng Tệp Dữ liệu [.pst].

Để lưu trữ thủ công Outlook các mục, hãy làm như sau:

1. Bấm vào tab Tệp

2. Bấm Công cụ Dọn dẹp.

3. Bấm vào Lưu trữ.

4. Bấm vào tùy chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con, rồi bấm vào thư mục bạn muốn lưu trữ. Mọi thư mục con của thư mục bạn chọn đều được đưa vào lưu trữ thủ công này.

5. Dưới Lưu trữ những mục đã tồn tại lâu hơn, hãy nhập ngày.

6. Nếu bạn không muốn sử dụng tệp hoặc vị trí mặc định, bên dưới Tệp lưu trữ,bấm vào Duyệt để chỉ định tệp hoặc vị trí mới. Duyệt để tìm tệp bạn muốn hoặc nhập tên tệp, sau đó bấm OK. Vị trí tệp đích sẽ xuất hiện trong hộp Tệp lưu trữ.

7. Chọn hộp kiểm Bao gồm các mục được đánh dấu là "Không Tự động Lưu trữ" để bao gồm bất kỳ mục nào có thể được đánh dấu riêng lẻ để được loại trừ khỏi việc lưu trữ tự động. Tùy chọn này không loại bỏ ngoại trừ đó ra khỏi những mục này, thay vào đó nó bỏ qua hộp kiểm Không Tự động Lưu trữ chỉ riêng đối với nội dung lưu trữ này.

Quan trọng:  Office 2007 không còn được hỗ trợ. Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục nhận được hỗ trợ.

Nâng cấp ngay

Tính năng Tự Lưu trữ được bật theo mặc định, sẽ tự động di chuyển các mục cũ đến vị trí lưu trữ theo các khoảng thời gian đã lên lịch. Tuy nhiên, bạn có thể sao lưu và lưu trữ các mục vào một vị trí mà bạn chỉ định theo cách thủ công.

Lưu ý: Bạn có Microsoft Office Outlook 2007 chỉnh các cài đặt Tự Lưu Microsoft Office Outlook 2007 có thể tùy chỉnh. Thay vì sao lưu hoặc lưu trữ các mục của bạn theo cách thủ công, bạn có thể nhận thấy rằng Tự Lưu trữ có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng tính năng Tự Lưu lượng để sao lưu hoặc xóa các mục.

1. Trên menu Tệp, bấm vào Lưu trữ.

2. Chọn tùy chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con, sau đó chỉ định ngày bên dưới mục Lưu trữ các mục cũ hơn.

3. Bên dưới Tệp lưutrữ, bấm vào Duyệt để chỉ định tệp hoặc vị trí mới nếu bạn không muốn sử dụng tệp hoặc vị trí mặc định.

4. Chọn hộp kiểm Bao gồm các mục được đánh dấu là "Không Tự động Lưu trữ" nếu bạn muốn ghi đè lên cài đặt trước đó để không tự động lưu trữ các mục cụ thể. Nếu bạn chọn lưu trữ các mục này theo cách thủ công trong quy trình này, các mục đó sẽ lại phải tuân theo cài đặt Không Tự lưu trữ trừ khi bạn ghi đè cài đặt đó lại theo cách thủ công trong tương lai.

5. Bấm OK.

Lưu ý: Outlook sẽ tự động tạo một tệp lưu trữ khác cho các mục trong thư mục và vị trí được chỉ định.