Bạn đang gặp khó khăn khi xử lý những file Excel có kích thước lớn, khiến bạn phải chờ đợi khi chỉnh sửa, gửi, chia sẻ,... Đừng lo lắng, hãy theo dõi ngay bài viết này để biết cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản, hiệu quả.
Cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản, hiệu quả
Bài viết sử dụng phần mềm Excel 2016 được thực hiện trên máy tính hệ điều hành Windows 10. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện tương tự trên Google Sheet, các phiên bản Excel khác như 2010, 2013,... và máy tính hệ điều hành macOS.
I. Lợi ích giảm dung lượng file Excel
- Tăng tốc độ xử lý file Excel đó.
- Chia sẻ một cách dễ dàng.
- Không cần phải sử dụng đến các phần mềm nén file.
II. Xóa định dạng có điều kiện
Mở file Excel, chọn một ô được định dạng > Chọn Home > Chọn Conditional formatting > Chọn Clear Rules.
- Để xóa định dạng 1 ô đó, chọn Clear from Selected Cells.
- Để xóa định dạng khỏi tất cả các ô, chọn Clear Rules from Entire Sheet.
Xóa định dạng có điều kiện
III. Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
Mở file Excel, chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống > Bấm chuột phải vào vị trí bôi đen và chọn Delete để xóa các vùng chưa sử dụng nhằm giảm dung lượng file.
Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
IV. Xoá DATA LINKS
Mở file Excel, chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.
Xoá DATA LINKS
Sau đó chọn Break Links để xác nhận là xong.
Xoá DATA LINKS
V. Nén ảnh trong Excel
Bước 1: Mở file Excel, chọn hình ảnh muốn nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.
Nén ảnh trong Excel
Bước 2:Bỏ tích mục Apply only to this picture > Chọn Email [96 ppi]: minimize document size for sharing > Chọn OK để hoàn tất.
Nén ảnh trong Excel
VI. Xóa watch
Mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Watch Window > Chọn Delete Watch là xong.
Xóa watch trên Excel
VII. Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 1: Mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Name Manager.
Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 2: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn Delete trên bàn phím.
Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 3: Bấm OK để xác nhận xóa các named range.
Xóa bỏ các named range trong file Excel
VIII. EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG
1. Hướng dẫn nhanh
Mở file Excel, chọn File > Chọn Save as > Chọn Browse> Chọn Excel Binary Workbook tại mục Save as type > Bấm Save để lưu là xong.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file Excel, chọn File.
EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG
Bước 2:Chọn Save as > Chọn Browse.
EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG
Bước 3:Chọn Excel Binary Workbook tại mục Save as type > Bấm Save để lưu là xong.
EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG
Sau đó, bạn có thế kiểm tra dung lượng 2 file Excel ban đầu và sau khi chuyển đổi sẽ giảm rất nhiều.
EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG
Xem thêm:
- 4 cách đánh số trang trong Excel đánh số bất kỳ, đánh số theo thứ tự
- Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel, Google sheet chi tiết, đơn giản
- Hơn 100 thủ thuật, phím tắt Excel hữu ích cho dân văn phòng, kế toán
Trên đây là hướng dẫn cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản và hiệu quả giúp bạn xử lý, chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Nếu cảm thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè và đừng quên để lại bình luận phía dưới nhé!
8 cách giảm dung lượng file Excel đơn giản nhất
Bạn gặp khó khăn do các file Excel có kích thước quá lớn? Cùng ThuthuatOffice tìm hiểu cách giảm dung lượng file Excel.
Hiện nay Excel đang là một trong những phần mềm phổ biến đối với các dân văn phòng và những người sử dụng bộ Microsoft Office. Nhưng bạn lại đang gặp khó khăn bởi những file Excel có kích thước lớn và không biết làm như thế nào. Hãy cùng tham khảo bài viết hướng dẫn cách giảm dung lượng file Excel của ThuthuatOffice sau đây nhé.
Xác định các file Excel bạn cần giảm dung lượng
Có rất nhiều nguyên nhân khiến file Excel của bạn có dung lượng lớn. Đó có thể là do các nhận xét, công thức, định dạng, trang tính ẩn,… và một hay nhiều chi tiết này đều có thể gây ảnh hưởng tới file. File Excel của bạn sẽ càng có dung lượng lớn khi bạn làm trong các lĩnh vực tài chính, đầu tư hay ngân hàng.
Trước khi giảm dung lượng của file Excel, bạn phải xác định các file nào đang quá lớn. Tạo bản copy của tệp Excel bất kỳ và làm theo cách bước sau:
- Chuyển phần mở rộng của bản copy thành đuối .Zip
- Sau đó mở thư mục đã được nén này và truy cập xl>worksheets
- Sắp xếp chúng theo kích thước hiển thị.
Bạn có thể thấy các sheet nặng nhất ở trong danh sách. Ví dụ trang sheet26.xe chiếm tới gần một phần ba dung lượng. Nó thường tương ứng với bảng n + 1 trong file Excel nên bạn sẽ cắt bớt từ tờ thứ hai mươi bảy.
Chọn bất kỳ fileExcel lớnnàobạn muốn giảm dung lượng và làm theo các cách dưới đây:
Thay đổi chiều rộng cột để tự động khớp với nội dung [Tự động Khớp]
-
Hãy chọn cột mà bạn muốn thay đổi.
-
Trên tab Trang chủ, trong nhóm Ô, bấm Định dạng .
-
Dưới mục Kích cỡ Ô, bấm Tự động Khớp Chiều rộng Cột.
Lưu ý:Để nhanh chóng tự động khớp tất cả các cột trong trang tính, hãy bấm vào nút Chọn Tất cả và sau đó bấm đúp vào bất kỳ ranh giới nào giữa hai tiêu đề cột.
Khớp chiều rộng cột với cột khác
-
Chọn một ô trong cột có chiều rộng mà bạn muốn sử dụng.
-
Nhấn Ctrl+C hoặc trên thẻ Trang chủ, trong nhóm Bảng tạm, bấm Sao chép.
-
Bấm chuột phải vào một ô trong cột đích, trỏ tới dán đặc biệt, rồi bấm vào nút giữ các cột
độ rộng nguồn.
Thay đổi chiều rộng mặc định cho tất cả các cột trên trang tính hoặc sổ làm việc
Giá trị cho cột mặc định chỉ rõ số ký tự trung bình của phông chữ chuẩn vừa khớp một ô. Bạn có thể chỉ định một số khác cho chiều rộng cột mặc định đối với trang tính hoặc sổ làm việc.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
-
Để thay đổi chiều rộng cột mặc định cho một trang tính, hãy bấm tab trang của nó.
-
Để thay đổi chiều rộng cột mặc định cho toàn bộ sổ làm việc, bấm chuột phải lên tab trang, rồi bấm Chọn Tất cả Trang tính trên menu lối tắt.
-
-
Trên tab Trang chủ, trong nhóm Ô, bấm Định dạng .
-
Dưới mục Kích cỡ Ô, bấm Chiều rộng Mặc định.
-
Trong hộp Chiều rộng cột chuẩn, nhập số đo mới, rồi bấm OK.
Mẹo:Nếu bạn muốn xác định chiều rộng cột mặc định cho tất cả các sổ làm việc và trang tính mới, bạn có thể tạo một mẫu sổ làm việc hoặc mẫu trang tính rồi dựa vào các mẫu này cho các sổ làm việc hoặc trang tính mới. Xem các liên kết sau để biết thêm thông tin:
-
Windows-tùy chỉnh cách Excel khởi động
-
Mac-tùy chỉnh cách Excel khởi động
-
1. Giảm dung lượng file Excel bằng cách lưu file dưới định dạng tệp tin nhị phân
Việc lưu file Excel dưới định dạng tệp tin nhị phân sẽ giúp làm giảm dung lượng file Excel của bạn đi đáng kể. Đầu tiên các bạn hãy mở phần mềm Microsoft Excel lên, sau đó các bạn nhấp chuột chọn File trên thanh menu > chọn Open > lựa chọn tệp tin Excel cần giảm dung lượng > nhấp chuột chọn Open.
Tiếp theo các bạn lại nhấp chuột chọnFile trên thanh Menu > chọn Save as…
Tại hộp thoại lưu trữ tệp tin Excel mới, bạn hãy gõ tên đặt cho tệp tin mới Tại dòng File Name. Tiếp theo bạn hãy nhấp chuột vào dòng File Format[định dạng tập tin] và lựa chọn định dạngExcel Binary Workbook[tập tin nhị phân].Những tệp tin Excel được lưu dưới định dạng này sẽ có dung lượng lưu trữ nhỏ hơn nhiều so với những tệp tin Excel tiêu chuẩn có định dạng .xls. Cuối cùng, các bạn nhấp chuột chọnSave để lưu lại tệp tin.Tệp tin Excel có dung lượng nhỏ hơn bình thường sẽ được lưu vào máy tính.
Các bước
Phần 1
Phần 1 của 6:Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân
-
1Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... [mở] rồi chọn file cần thao tác.
-
2Để lưu file mới, bạn nhấp chuột vào File.
-
3Chọn Save As… [lưu dưới dạng…].
-
4Tiếp tục, bạn gõ tên tập tin mới vào hộp thoại.
-
5Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống nằm ở mục "File Format" [định dạng tập tin].
-
6Chọn định dạng Excel Binary Workbook [tập tin nhị phân] nằm bên dưới hạng mục "Specialty Formats." Tập tin được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn nhiều so với file có đuôi .xls tiêu chuẩn.
-
7Cuối cùng, nhấp vào nút Save. File Exel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.
Phần 2
Phần 2 của 6:Loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống
-
1Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2Chọn tất cả hàng trống. Hãy nhấp chuột vào số thứ tự của hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+↓ [Windows] hay ⌘+⇧ Shift+↓ [Mac].
- Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.
-
3Tiếp tục, hãy nhấp chuột vào tab Home [Windows] hoặc tab Edit [Mac] nằm trong thanh menu.
-
4Nhấp vào nút Clear [xóa].
-
5Để hoàn tất, bạn chọn Clear All [xóa hết] đối với hệ điều hành Windows hay Format [định dạng] đối với hệ điều hành Mac. Thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến.
-
6Chọn tất cả các cột trống. Hãy nhấp chuột vào chữ cái quy định hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+→ [Windows] hoặc ⌘+⇧ Shift+→ [Mac].
- Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.
-
7Tiếp tục, bạn nhấp chuột vào tab Home [Windows] hoặc tab Edit [Mac] nằm trong thanh menu.
-
8Nhấp vào nút Clear [xóa].
-
9Cuối cùng, nhấp chuột vào Clear All [Windows] hay Format [Mac]. Thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến.
Phần 3
Phần 3 của 6:Loại bỏ định dạng có điều kiện
-
1Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2Nhấp vào tab Home nằm phía trên màn hình.
-
3Bạn nhấp tiếp vào nút Conditional Formatting [định dạng có điều kiện] nằm trong phần "Styles" [mẫu] trên bảng điều khiển.
-
4Chọn tiếp tùy chọn Clear Rules [xóa các quy tắc].
-
5Cuối cùng, bạn nhấp chuột vào Clear Rules from Entire Sheet [xóa quy tắc trong tất cả sheet].
Phần 4
Phần 4 của 6:Loại bỏ định dạng khỏi những ô trống trên Windows
-
1Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2Nhấp vào tab Home nằm phía trên màn hình.
-
3Tiếp tục, bạn nhấp vào nút Find & Select [tìm và chọn] nằm trong phần "Editing" [chỉnh sửa] trên thanh điều khiển.
-
4Nhấp chuột vào tùy chọn Go To… [đi đến…].
-
5Nhấp tiếp vào Special… [đặc biệt…]
-
6Nhấp vào nút chọn Blanks [những ô trống].
-
7Chọn OK. Khi đó, toàn bộ ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.
-
8Sau đó, bạn nhấp vào nút Clear có hình cục tẩy.
-
9Cuối cùng, nhấp vào Clear All để hoàn tất.
Phần 5
Phần 5 của 6:Loại bỏ định dạng khỏi ô trống trên Mac
-
1Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2Nhấp chuột vào tab Edit nằm phía trên màn hình.
-
3Chọn tùy chọn Find [tìm kiếm]
-
4Nhấp tiếp vào Go To….
-
5Tiếp theo, nhấp chuột vào Special….
-
6Nhấp vào nút chọn Blanks.
-
7Sau đó, bạn nhấp OK. Toàn bộ ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.
-
8Tiếp tục, nhấp chuột vào phần Edit trong thanh menu.
-
9Nhấp vào nút Clear.
-
10Cuối cùng, nhấp vào Format để hoàn thành.
Phần 6
Phần 6 của 6:Nén hình ảnh
-
1Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2Mở hộp thoại Compression [nén dữ liệu] lên bằng cách:
- Trên hệ điều hành Windows, nhấp chuột vào hình ảnh trong file Exel hiện hành, sau đó, nhấp vào tab Format rồi chọn tùy chọn Compress [nén] trong thanh công cụ.
- Trên hệ điều hành Mac, bạn nhấp vào File rồi chọn Reduce File Size… [giảm kích thước tập tin].
-
3Sau đó, nhấp chuột vào trình đơn thả xuống bên cạnh mục "Picture Quality" [chất lượng hình ảnh].
-
4Hãy chọn độ phân giải hình ảnh thấp hơn.
-
5Đừng quên tích vào ô "Delete cropped areas of pictures" [xóa những vùng ảnh bị cắt xén].
-
6Tiếp tục, nhấp chuột vào All pictures in this file [tất cả hình ảnh trong tệp hiện hành].
-
7Cuối cùng, bạn nhấp OK. Các hình ảnh cần thiết trong tập tin sẽ được nén lại, còn những hình ảnh không liên quan sẽ bị xóa.