Trong hoạt động kinh doanh, việc xuất sai số tiền trên hóa đơn điện tử là một trong những sai lầm phổ biến và thường gặp. Bộ tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021 hướng dẫn việc xử lý sai sót trên. Mời bạn đọc cùng E-invoice tìm hiểu về cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai số tiền năm 2023.
1. Quy định Thông tư 78 về xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Tại Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021 hướng dẫn kế toán cách xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp. “a] Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
- Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế [bao gồm thông tin số và ngày thông báo]; đ] Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng [ghi dấu dương], điều chỉnh giảm [ghi dấu âm] đúng với thực tế điều chỉnh.” \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử xuất sai số tiền
Căn cứ những quy định trên, E-invoice xin hướng dẫn các kế toán tham khảo cách xử lý cụ thể cho tình trạng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế xuất sai số tiền,
Xử lý hóa đơn điện tử xuất sai ngày tháng năm như thế nào? Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai ngày tháng. Hóa đơn điện tử MISA sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết trong bài viết dưới đây.
\>> Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
Kế toán khó tránh khỏi các lỗi kỹ thuật như sai sót về hóa đơn điện tử xuất sai ngày. Vậy cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai ngày có khác gì so với hóa đơn giấy không?
Tương tự như hóa đơn giấy, kế toán phải căn cứ vào từng trường hợp sai sót cụ thể để áp dụng cách điều chỉnh theo đúng quy định.
4 cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai này theo từng trường hợp cụ thể
STT Phân tích các trường hợp hóa đơn viết sai ngày Cách xử lý 1 Hóa đơn điện tử chưa gửi cho khách hàng Được hủy hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới 2 Hóa đơn điện tử đã gửi cho khách hàng Chưa kê khai thuế Lập biên bản hủy hóa đơn và xuất hóa đơn mới thay thế 3 Đã kê khai thuế Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót 4 Riêng đối với trường hợp sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế Chỉ cần lập biên bản điều chỉnh
Chi tiết quy định và cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ được mô tả cụ thể trong các phần tiếp theo đây:
2. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm
Theo như các trường hợp phát sinh phía trên, các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sau sẽ như sau:
2.1. Chưa giao cho người mua
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa giao cho người mua như sau:
Bước thực hiện Nội dung thực hiện 1 Hủy hóa đơn điện tử, thông báo cho cơ quan thế về việc hóa đơn đã lập bị sau ngày tháng năm. 2 Lập hóa đơn điện tử mới, ký số điện tử và gửi lên cơ quan thế để cấp mã hóa đơn mới rồi gửi cho người mua.
2.2. Đã giao cho người mua
Bước thực hiện Nội dung thực hiện 1 Thông báo vấn đề sai sót trên hóa đơn điện tử về ngày tháng năm đến người mua. 2 Người lập hóa đơn thông báo đến cơ quan thuế. Đối với trường hợp này, không bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.
2.3 Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử bị sai ngày tháng năm. Cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra lại thông tin sai sót.
Tiếp theo đó, người bán tiến hành thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu hủy hóa đơn điện tử có mã đã sai ngày tháng năm và lập hóa đơn điện tử thay thế mới. Đồng thời, ký số điện tử và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới. Cuối cùng là gửi cho người mua.
3. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm
Đối với HĐĐT không có mã của cơ quan thuế xuất sai ngày. 2 trường hợp dưới đây sẽ phân tích những gì mà kế toán viên cần phải làm trong trường hợp này:
3.1 Trường hợp chưa giao cho người mua:
Trong trường hợp hóa đơn điện tử xuất sau ngày chưa gửi cho người mua nhưng đã gửi cho cơ quan thuế. Người bán cần thực hiện thông báo đến cơ quan thuế nếu dữ liệu hóa đơn bị sai sót.
Cơ quan thuế cũng sẽ thông báo đến người bán như sau:
- Trong vòng 2 ngày, kể từ ngày thông báo, thực hiện hủy hóa đơn [nếu có].
- Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
3.2 Trường hợp đã giao cho người mua
Đầu tiên, bên bán phải thông báo việc hóa đơn xuất sai ngày tháng năm tới người mua. Không cần nhất thiết phải lập hóa đơn mới thay thế nếu dữ liệu hóa đơn chưa gửi đến cơ quan thuế.
Người bán sẽ bắt buộc thực hiện thông báo đến với cơ quan thuế nếu hóa đơn đã được gửi đi. Cơ quan thuế sẽ thông báo lại cho người bán thông tin gồm: hủy hóa đơn [nếu có] trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua, đồng thời gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Tuy có nhiều trường hợp như trên, nhưng việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai ngày tháng năm cũng khác đơn giản. Đặc biệt, khi bạn thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã rõ ràng các chức năng, công cụ để kế toán có thể dàng xóa bỏ, điều chỉnh và lập lại hóa đơn.