Cách Rule mail trong Outlook Macbook

Tận dụng Rules trong Mail của Mac OS X

Nguyễn Thúc Hoàng Linh tổng hợp

[TBVTSG] Mail là ứng dụng quản lý thư điện tử [e-mail] mà hầu như người sử dụng Mac OS X nào cũng biết đến. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm những mẹo sử dụng để giúp bạn xài hết chức năng của Mail.

Ngoài những tính năng cơ bản, Mail trong Mac OS X cũng cung cấp nhiều công cụ quản lý e-mail rất mạnh, điển hình như khả năng lập các nội quy [rules] cho thư đến. Nếu không muốn trả tiền cho các công cụ e-mail thương mại và cũng không muốn cài thêm các ứng dụng miễn phí rườm rà khác, mời bạn tham khảo năm mẹo sau đây:

1. Phân loại thư bằng màu sắc riêng biệt

Một trong những nội quy được nhiều người sử dụng chính là gán mã màu cho các e-mail quan trọng hoặc đến từ những nguồn gửi bạn đang cần theo dõi. Để làm điều này, bạn mở Mail > Preferences và nhấn vào biểu tượng Rules. Từ đây, bạn có thể xem danh sách các nội quy đang được áp dụng. Thứ tự của chúng cũng chính là trình tự mà Mail áp dụng khi mỗi e-mail đến hòm thư của bạn. Bạn có thể thay đổi trình tự này bằng cách kéo thả nếu muốn.

Để bổ sung thêm một nội quy mới, bạn sử dụng nút bấm Add Rule. Điều này cũng tương tự như Smart Playlists trong iTunes. Lấy ví dụ, bạn muốn toàn bộ e-mail từ địa chỉ có tên miền abc.com đều được đánh màu đỏ, hãy chuyển mục đầu tiên [If] thành Any để bảo đảm toàn bộ e-mail hợp chuẩn sẽ được đổi màu. Tiếp đó, bạn chuyển hộp thoại Message Content thành From và nhập vào tên miền abc.com trong hộp kiểm. Bạn cũng có thể nhập nhiều tên miền khác nhau nếu muốn bằng cách nhấn vào dấu + bên phải ô nhập liệu.

Kế đến, bạn chọn Set Color [có thể chọn đổi màu nền hoặc chữ tùy ý] rồi chỉ định màu mình muốn trước khi nhấn OK để kết thúc thao tác. Khi đó, Mail sẽ hỏi bạn liệu có muốn áp dụng luật mới cho cả các e-mail đã nằm trong Inbox hay không, bạn tốt nhất nên đồng ý để có một cấu trúc màu thống nhất.

2. Đánh dấu các e-mail có tên của bạn

Hầu hết người sử dụng sau một thời gian tham gia mạng Internet đều sẽ rơi vào tình huống nhận được vô vàn thư rác mỗi ngày [kể cả những thư không hẳn là rác nhưng cũng thuộc dạng vô thưởng vô phạt]. Điều này khiến cho việc nhận biết những thư thực sự quan trọng trở nên khó khăn và mất thời gian hơn. Dĩ nhiên, chẳng ai muốn bỏ lỡ những thông điệp quan trọng mà mình cần phải duyệt. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên thiết lập một lệnh mới cho phép khi tên được nhắc tới trong e-mail tới, nó sẽ tự động được đánh dấu sáng. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng nhận ra những thông điệp được gửi riêng đích danh cho mình thay vì những e-mail rác hay thông điệp chung linh tinh khác.

Để xác lập nội quy mới này, bạn cũng sử dụng Rules như trong mục 1. Chỉ khác là hãy chuyển thành cụm Message Content Contains tên bạn. Tiếp đó bạn thiết lập đổi màu như ở trên với cụm Set Color màu bạn muốn.

3. Di chuyển thư vào các thư mục khác nhau

Nếu bạn thường xuyên nhận e-mail từ những nhóm người gửi cố định, ví dụ như từ sếp, nhóm bạn cùng lớp cũ, gia đình, hãy tạo riêng các thư mục chứa chúng để tiện cho việc duyệt và quản lý. Thậm chí bạn có thể tạo riêng một thư mục để chứa các thư từ nguồn linh tinh. Chỉ cần bạn bỏ chút thời gian tạo một điều luật mới cho Mail là đâu sẽ vào đấy.

Để tạo nội quy cho phép nhận diện người gửi đến và phân phối e-mail tới các thư mục, trước tiên bạn tạo thư mục trong Mail từ thanh công cụ bên của ứng dụng này [Chọn Mailbox > New Mailbox > đặt tên và chọn vị trí của thư mục mới]. Tiếp đó, bạn mở một nội quy mới và đặt Any Recipient Contains trong If. Trong phần Actions, bạn chỉ cần chọn Move Message và chỉ định đích tới thư mục vừa tạo ra là xong.

4. Tự động chuyển tiếp các e-mail quan trọng

Không phải mọi e-mail tới hòm thư của bạn đều chỉ dành riêng cho bạn. Hãy thử hình dung tình huống bạn tự động muốn chuyển tiếp toàn bộ các e-mail hóa đơn cho người kế toán để họ xử lý ngay tức thời mà không cần phải chờ đợi bạn duyệt trước. Để làm điều này, bạn có thể tạo một nội quy với mục If gồm Subject/Message Content Contains và nhập vào các cụm như hóa đơn hay invoice. Trong phần Actions, bạn chọn Forward Message và nhập các địa chỉ e-mail đích tới [có thể nhập nhiều địa chỉ cùng một lúc, cách nhau bằng dấu phẩy như thông thường].

5. Thiết lập cảnh báo cho e-mail tới

Hiển nhiên trong quá trình sử dụng e-mail, sẽ có lúc bạn chờ đợi những bức thư cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, thay vì ngồi dán mắt vào màn hình, bạn có thể thiết lập để Mail đưa ra các cảnh báo như chuyển động biểu tượng trên Dock, phát âm thanh khi chính xác e-mail bạn cần xuất hiện trong Inbox. Đến đây, có thể bạn đã nắm được cách tận dụng các điều kiện If của Mail một cách thuần thục. Hãy thử làm một ví dụ: khi bạn nhận được e-mail từ địa chỉ của sếp, Mail sẽ phát ra cảnh báo. Để làm điều này, bạn chỉ cần tạo một nội quy mới theo cách đã đề cập ở trên với cụm From Contains và nhập địa chỉ e-mail của sếp vào ô trống. Tiếp theo trong phần Actions, bạn có thể chọn Bounce Icon in Dock nếu muốn biểu tượng Mail nhảy lên trong Dock của OS X mỗi khi có mail của sếp tới [cho tới khi bạn xem mail]. Bạn cũng có thể chọn Play Sound nếu muốn có âm thanh cảnh báo riêng phát ra. Điều thú vị là cả năm thủ thuật với Rules trên đây đều có thể được sử dụng kết hợp. Bạn có thể vừa chuyển tiếp e-mail của sếp cho đồng nghiệp đồng thời yêu cầu Mail đánh dấu mã màu đỏ cho chúng và cảnh báo bằng biểu tượng nhảy lên trong Dock nếu cần thiết.

Hãy dành chút ít thời gian nghiền ngẫm các thủ thuật này, bạn sẽ có thể tận hưởng hết các tiện ích mà ứng dụng Mail tích hợp sẵn trong Mac OS X mang lại.