Bởi Sharon Lechter
Giới thiệu về cuốn sách này
Page 2
Bởi Sharon Lechter
Giới thiệu về cuốn sách này
Nếu bạn muốn trở thành một nhà quản trị được đánh giá cao, hãy nằm lòng 3 kỹ năng của nhà quản trị được đề cập trong bài viết này.
Nhiều người thường có sự nhầm lẫn về khái niệm quản trị và quản lý, sự thật đây là 2 chức vụ khác nhau trong một doanh nghiệp.
Nhà quản trị thường giải quyết những công việc như hoạch định các mục tiêu vĩ mô, lập kế hoạch và chính sách... đồng thời, kiểm tra các hoạt động của từng thành viên trong tổ chức, sử dụng hợp lý các nguồn lực hướng đến sự thành công của mục tiêu đã đề ra...
Nhà quản lý là người tiếp nhận công việc nhà quản trị bàn giao. Sau đó, người quản lý tiến hành kết nối, điều phối và thúc đẩy các nhân tố trong nội bộ để hoàn thành mục tiêu được đặt ra bởi nhà quản trị.
Vì vậy, nhà quản trị nhất định phải nắm được những kỹ năng về quản lý mới có thể "chèo lái" công ty. Edu2Review sẽ mang đến 3 kỹ năng của nhà quản trị giúp bạn có định hướng rõ hơn trong công việc của mình.
1. Kỹ năng kỹ thuật – Technical Skills
Đây là kỹ năng liên quan đến việc sử dụng kỹ thuật chuyên môn để áp dụng vào quá trình thực hiện kế hoạch nào đó trong doanh nghiệp. Một ví dụ thực tế giúp bạn hình dung rõ hơn về kỹ năng kỹ thuật:
Bạn làm trong lĩnh vực bán hàng, có nhiều kinh nghiệm chuyên môn được đúc kết trong quá trình học tập, trải nghiệm của bản thân trong công việc và đã từng làm việc ở nhiều công ty trong cùng một chức vụ. Trong tương lai, bạn có thể trở thành ứng viên sáng giá cho vị trí giám sát bán hàng hoặc cao hơn, bởi vì bạn trải qua quá trình rèn luyện về chuyên môn, nắm vững các nghiệp vụ bán hàng, có nhiều kinh nghiệm được chắt lọc qua từng công việc bạn đảm nhiệm.
Chức vụ cao hơn đồng nghĩa với việc kiến thức chuyên môn của nhà quản trị cũng cần nâng cao. Bạn vẫn phải tiếp tục thể hiện năng lực của mình và không ngừng phát triển kỹ năng nghiệp vụ, để chứng tỏ sự bổ nhiệm của cấp trên dành cho bạn là hoàn toàn xứng đáng.
Tóm lại, kỹ năng kỹ thuật là một trong những kỹ năng cần thiết của một nhà quản trị cấp cao. Tuy nhiên, Technical Skills không phải là kỹ năng quá khó khăn bởi vì thông thường các nhà quản trị sẽ có thời gian làm việc từ vị trí thấp đến vị trí cao hơn nên có thể nắm vững được các nghiệp vụ từ nhỏ đến lớn.
2. Kỹ năng nhận thức/tư duy – Conceptual Skills
Kỹ năng nhận thức/tư duy đòi hỏi người quản trị phải thấu hiểu được bản chất về các chính sách, đường lối, chiến lược phát triển của công ty và có khả năng phân tích, dự đoán điểm đến cho từng mục tiêu khác nhau. Đồng thời, kỹ năng này giúp bạn giảm được sự phức tạp, rắc rối của công việc xuống mức thấp nhất.
Một công ty bao gồm rất nhiều bộ phận khác nhau, thậm chí là không có điểm tương đồng. Nếu một nhà quản trị có khả năng nhận thức/tư duy sẽ định hướng được mục tiêu không chỉ cho bộ phận của mình mà còn của các phòng ban khác. Từ đó, bạn tiến hành phân tích các mối liên hệ giữa các bộ phận giúp việc đưa ra quyết định về mục tiêu kinh doanh của công ty sẽ trở nên dễ dàng.
Đối với các nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở, không cần thiết rèn luyện kỹ năng về nhận thức/tư duy. Tuy nhiên, một nhà quản lý cấp cao nhất định phải có kỹ năng này. Đảm nhiệm một vị trí cao hơn trong công việc đòi hỏi mỗi nhà quản trị cũng phải chuyên nghiệp hơn trong cách làm việc và nhìn nhận vấn đề.
3. Kỹ năng nhân sự – Human or Interpersonal Managerial Skills
Kỹ năng nhân sự bao gồm cả kiến thức về nhân sự và khả năng thu phục lòng người của nhà quản trị thông qua những lời động viên trong công việc, khả năng điều phối nhân sự... Bên cạnh đó, điều quan trọng mà một người đứng đầu cần làm đó là tham gia làm việc với nhân viên của mình để tạo sự gắn kết và nâng cao hiệu quả công việc.
>> Trở thành nhà lãnh đạo với ngành Quản trị nhân lực tại Đại học Lao động – Xã hội cơ sở 2
Thấu hiểu nhân sự như là một "chất xúc tác" đẩy mạnh con đường thăng tiến đến vị trí lãnh đạo cấp cao của bạn. Bên cạnh việc tạo động lực cho nhân viên, người quản trị cần phân chia, kiểm soát nguồn nhân lực một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, tránh việc nhân viên lơ là công việc, không nhiệt tình kéo theo năng suất của bộ phận bị sụt giảm. Vì vậy, kỹ năng nhân sự quan trọng đối với tất cả các cấp bậc, không chỉ riêng nhà quản trị cấp cao.
3 kỹ năng trên đây là rất quan trọng và cần thiết nhất đối với một nhà quản trị thành công. Một vài ý kiến cho rằng có nhiều hơn 3 kỹ năng liên quan đến quản trị nhưng nhìn chung thì các kỹ năng đó là một phần nhỏ trong 3 mục lớn đã được nêu trong bài viết. Nếu bạn có ý định muốn thăng tiến trong công việc thì hãy rèn luyện bản thân ngay bây giờ để không bỏ lỡ cơ hội nghề nghiệp đang chờ đón bạn.
Đài Trang [Tổng hợp]
Tags
Quản trị
Nhà quản trị tương lai
Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác. Vậy những nhà quản trị có vai trò, nhiệm vụ và những kỹ năng gì để đạt được mục đích đó. Cùng tìm hiểu xem nhà quản trị là ai và một nhà quản trị giỏi cần những gì với JobsGO nhé!
Theo bạn, nhà quản trị là ai?
Họ là những người điều khiển công việc của người khác. Nhà quản trị là người tổ chức và thực hiện hoạt động quản trị. Nhà quản trị là những người thực hiện việc ra các kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và giám sát việc phân bố nguồn lực con người, tài chính. Từ đó, nhà quản trị giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Nhà quản trị là người hoàn thành mục tiêu thông qua những người khác.
Nhà quản trị cần hoàn thành nhiệm vụ mà sử dụng ít nguồn lực nhất có thể. Những nguồn lực mà nhà quản trị có thể sử dụng bao gồm: con người, tài chính, thông tin, cơ sở vật chất.
Vị trí của họ ở trong công ty rất đa dạng, tùy vào phạm vi và trách nhiệm phụ trách. Họ là tổng giám đốc điều hành, trưởng phòng, quản đốc…
2. Nhà quản trị có 3 cấp bậc
Khi tìm hiểu xem nhà quản trị là ai thì bạn sẽ biết đến mô hình cấp bậc của các nhà quản trị:
Quản trị viên cấp cao
Đây là các nhà quản trị nằm ở đỉnh quyền lực. Họ có cấp bậc cao nhất trong các nhà quản trị. Quản trị viên cấp cao là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước kết quả của tổ chức.
Quản trị viên cấp cao là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo nhân viên. Họ sẽ tạo ra các mục tiêu, phương hướng, chiến lược cho tổ chức.
Vị trí của các quản trị viên cấp cao là: chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc…
Quản trị viên cấp trung gian
Họ là người nhận chỉ huy từ các quản trị viên cao cấp và đứng ra chỉ huy các quản trị viên cấp cơ sở. Công việc của quản trị viên cấp trung gian là nhận chiến lược, kế hoạch từ các quản trị viên cấp cao. Sau đó, họ sẽ triển khai thành các mục tiêu cụ thể cho các quản trị viên cơ sở thi hành.
Quản trị viên cấp trung gian cần xác định rõ hàng hóa, dịch vụ cần được sản xuất, đưa hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng bằng cách nào… Họ sẽ là người phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất để tổ chức vừa tiết kiệm nguồn lực, vừa đạt hiệu quả cao.
Vị trí của các quản trị viên cấp trung gian: Quản đốc, trưởng phòng, trưởng khoa…
Quản trị viên cấp cơ sở
Đây là những nhà quản trị có vị trí thấp nhất về quyền lực. Nhà quản trị cấp cơ sở là người trực tiếp làm việc với hàng hóa, dịch vụ của công ty. Họ nhận lệnh từ các quản trị viên cấp trung gian. Họ cần trực tiếp hướng dẫn, đốc thúc các nhân viên trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu chung.
Vị trí thường thấy: tổ trưởng, trưởng bộ phận, đốc công…
3. Vai trò của nhà quản trị
Theo Henry Mentzberg, vai trò của nhà quản trị được chia thành 3 nhóm lớn.
- Nhóm vai trò quan hệ với con người:
- Nhà quản trị có vai trò đại diện cho tổ chức. Họ là người đối thoại, giao dịch với các tổ chức khác. Họ chịu trách nhiệm cho tổ chức và điều hành các hoạt động.
- Nhà quản trị có vai trò lãnh đạo. Nhà quản trị cần đưa ra phương hướng, mục tiêu cho nhân viên. Từ đó giám sát, đánh giá và kiểm tra cấp dưới của mình.
- Nhà quản trị có vai trò liên lạc. Họ là người liên hệ với các cá nhân, tổ chức bên ngoài. Ngoài ra, họ còn là sợi dây kết nối các cá nhân trong tổ chức.
- Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ chức. Nhà quản trị cần thường xuyên cập nhật các yếu tố liên quan đến tổ chức. Từ đó, họ xác định được những rủi ro, đe dọa để có thể giải quyết một cách nhanh chóng.
- Vai trò phổ biến thông tin. Nhà quản trị cần phổ biến những thông tin cần thiết đến các nhân viên về tổ chức. Điều đó giúp nhân viên có thể hoàn thành mục tiêu và xác định đúng về tổ chức.
- Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài. Nhà quản trị là người đại diện cho tổ chức nên họ có vai trò cung cấp, giải thích và bảo vệ tổ chức trước các tổ chức khác.
- Vai trò doanh nhân. Nhà quản trị cần tìm ra phương pháp cải thiện giúp tổ chức tiến bộ và làm việc hiệu quả.
- Vai trò giải quyết xáo trộn. Rủi ro là thứ khó đoán. Tổ chức nào cũng có thể gặp rắc rối, rủi ro. Nhà quản trị cần quyết đoán để giải quyết, ứng phó kịp thời. Từ đó, họ giúp tổ chức đi vào ổn định và tiếp tục hoạt động.
- Vai trò phân phối các nguồn lực. Nhà quản trị cần tiến hành phân phối các nguồn lực một cách tối ưu. Đó là các nguồn lực về tài chính, cơ sở sản xuất, thông tin và cả con người. Phân phối hợp lý để các bộ phận hoạt động năng suất và hiệu quả nhất.
- Vai trò thương thuyết. Nhà quản trị là người trực tiếp đàm phán, giao dịch với các cá nhân, tổ chức khác. Làm sao để tổ chức của mình có lợi nhất là là điều một nhà quản trị cần làm.
4. Một nhà quản trị giỏi cần những gì?
4.1 Các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị giỏi
Để thực hiện tốt các chức năng, vai trò của quản trị thì các nhà quản trị cần có 3 kỹ năng cơ bản sau.
Đây là khả năng làm việc với các nhân viên ở trong tổ chức của các nhà quản trị. Thông qua các nhân viên, các nhà quản trị có thể đạt được mục tiêu cho tổ chức. Kỹ năng nhân sự cần thiết nhất với quản trị viên cấp trung gian.
Kỹ năng này bao gồm:
- Khả năng động viên, thúc đẩy nhân viên
- Khả năng tạo điều kiện thuận lợi, phương tiện tối ưu cho nhân viên
- Khả năng điều phối, sắp xếp, lãnh đạo nhân viên
- Khả năng giải quyết mâu thuẫn, truyền thông cho tổ chức
Quản lý nhân sự chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Nhà quản trị là người biết dụng nhân đúng lúc, đúng chỗ. Một nguyên tắc mà nhà quản trị nhất thiết phải có là: đừng gửi con vịt tới trường học của đại bàng. Đặt đúng người, đúng việc để bại bàng có thể tung cánh và vịt có thể thỏa sức bơi lội.
Đây là khả năng cần có sự hiểu biết của nhà quản trị. Họ cần nhận thức được mọi góc độ của tổ chức và quan hệ, liên kết giữa các nhân viên, các bộ phận. Kỹ năng nhận thức cần thiết nhất với quản trị viên cấp cao.
Kỹ năng nhận thức bao gồm:
- Khả năng tư duy chiến lược, có tầm nhìn dài hạn và tổng thể
- Xử lý thông tin rõ ràng
- Hoạch định kế hoạch chi tiết
- Nắm rõ hoàn cảnh, giảm thiểu rủi ro
Kỹ năng nhận thức là khả năng dựa trên sự hiểu biết để nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và mối quan hệ giữa các bộ phận.
- Kỹ năng chuyên môn – kỹ năng kỹ thuật
Đây là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị. Kỹ năng này có thể học tập và rèn luyện để có được. Kỹ năng chuyên môn cần thiết nhất đối với quản trị viên cấp cơ sở.
Kỹ năng kỹ thuật bao gồm:
- Khả năng tinh thông về các phương pháp, kỹ thuật, thiết bị
- Khả năng hiểu biết chuyên môn
- Khả năng phân tích, sử dụng kỹ thuật để giải quyết vấn đề
4.2 Các yếu tố tạo nên nhà quản trị giỏi
Nhà quản trị hỏi: “Đâu là những việc cần hoàn thành? Điều gì tốt cho tổ chức?””
Theo nhà quản trị nổi tiếng Peter Drucker, một nhà quản trị giỏi cần đặt ra các câu hỏi cho riêng mình.
Để đạt được mục tiêu, nhà quản trị cần liệt kê danh sách các công việc cần phải làm. Từ đó, nhà quản trị xác định ra phương hướng, chính sách ưu tiên cho công việc của tổ chức.
Lợi nhuận, doanh thu hay thương hiệu là điều vô cùng quan trọng đối với một tổ chức. Làm thế nào để tổ chức phát triển, thu được lợi nhuận tối đa là điều nhà quản trị cần làm. Đặt ra câu hỏi giúp nhà quản trị xác định đúng đắn và tránh xảy ra sai lầm không đáng có.
Nhà quản trị cần quyết đoán
Khi đã làm nhà quản trị thì điều tất yếu phải biết đó là quyết đoán . Đa số nhà quản trị đều phải quyết đoán trong mọi việc của họ. Quyết đoán giúp họ không bỏ lỡ cơ hội và giúp tiến độ công việc trở lên nhanh chóng.
Nhà quản trị cần hiểu biết kiến thức
Một lĩnh vực mà bạn không hề hiểu biết thì sao có thể làm việc? Một nhà quản trị thành công có thể không cần quá chú trọng kiến thức chuyên môn. Tuy vậy, những nền tảng kiến thức cơ bản là thứ không thể bỏ qua. Kiến thức giúp nhà quản trị không bị mất phương hướng trong công việc, quản lý tổ chức.
Nhà quản trị cần chịu trách nhiệm cho các quyết định của mình
Nhà quản trị cần ra quyết định một cách nhanh chóng để không bỏ lỡ cơ hội của tổ chức. Nhưng họ cũng phải chịu trách nhiệm trước các quyết định của mình. Điều này giúp nhà quản trị nhận ra điểm mạnh, điểm yếu để bổ sung và hoàn thiện bản thân.
Quản lý thời gian
Một nhà quản trị cần xử lý rất nhiều công việc trong vòng một ngày. Bạn không thể trở thành một nhà quản trị giỏi nếu không biết quản lý thời gian. Sắp xếp thời gian một cách hiệu quả giúp họ tiến hành công việc một cách tối ưu.
Nhà quản trị giỏi biết biến trở ngại thành cơ hội
Đừng coi mọi vấn đề là những đe dọa hay trở ngại cho tổ chức. Nhà quản trị cần nhìn thấy mặt tích cực, tiềm năng và cơ hội từ các sự kiện xảy ra. Hãy tìm ra cách giải quyết thay vì than thở vì trở ngại. Từ đó tìm được hướng phát triển cho tổ chức của mình.
Kỹ năng quản trị tổ chức, đội nhóm
Nhà quản trị cần nghĩ và nói trên vị thế “chúng ta” thay vì “tôi”. Họ cần chia sẻ, học cách trao quyền cho người khác. Một nhà quản trị giỏi không chỉ giỏi việc cá nhân. Hãy học cách làm việc với mọi người trong tổ chức. Vì “muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa hãy đi cùng đồng đội”.
Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã nắm được rằng nhà quản trị là ai và một nhà quản trị giỏi cần những gì.