Cuộc cách mạng khoa học 4.0 diễn ra kéo theo môi trường thương mại điện tử rộng mở, ngày càng nhiều các giao dịch kinh doanh, mua bán trên mạng internet diễn ra sôi động, xóa bỏ các rào cản tồn tại trong quy trình kinh doanh truyền thống như: Rào cản về ngôn ngữ, khoảng cách địa lý,… Trong tình hình như hiện nay, đòi hỏi các chủ thể trong quan hệ kinh doanh – thương mại phải nắm rõ các quy định của pháp luật có liên quan đến quá trình kinh doanh như: Xác định như thế nào là đơn đặt hàng, quyền và nghĩa vụ của các bên trong đơn đặt hàng, giải quyết tranh chấp phát sinh,… để có thể bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Vì vậy, thông qua bài viết này Công ty Luật Minh Gia đem đến cho quý khách hàng những thông tin cơ bản về đơn đặt hàng như sau:
1. Đơn đặt hàng là gì?
Trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành không có quy định giải thích cụ thể như thế nào là đơn đặt hàng. Tuy nhiên, về mặt khoa học có thể hiểu: Đơn đặt hàng là nguồn chứa đựng thông tin liên quan đến yêu cầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ với số lượng cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định theo mức giá và phương thức thanh toán đã được định trước.
Theo đó, đơn đặt hàng là một căn cứ để chứng minh giữa các bên đã xác lập giao dịch dân sự; đồng thời là căn cứ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Vì vậy, các thông tin chứa đựng trong đơn đặt hàng sẽ có ý nghĩa rất lớn trong việc giải quyết tranh chấp phát sinh sau này; đặc biệt là trong trường hợp các bên không có thỏa thuận thêm về hợp đồng mua bán hàng hóa.
Các nội dung cơ bản của đơn đặt hàng bao gồm:
- Thông tin chi tiết và đầy đủ của các bên: Họ tên, địa chỉ, thông tin liên lạc,…;
- Mô tả chi tiết về loại hàng hóa, dịch vụ cần đặt; số lượng; thông số kỹ thuật; chất lượng hàng hóa, dịch vụ;
- Thông tin giá theo niêm yết hoặc yêu cầu thỏa thuận thêm;
- Điều kiện giao hàng;
- Điều kiện thanh toán,…
Thông thường, đơn đặt hàng có những đặc trưng cơ bản như sau:
- Các bên trong giao dịch đặt hàng có thể đã có thỏa thuận trước hoặc chưa từng thỏa thuận về việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn đặt hàng không phải là căn cứ xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự nếu bên nhận đặt hàng từ chối cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
2. Đơn đặt hàng có phải là hợp đồng không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 385 Bộ luật Dân sự năm 2015: “Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.
Theo đó, hợp đồng mang đặc trưng cơ bản nhất chính là:
- Luôn luôn tồn tại sự thỏa thuận giữa các bên;
- Hợp đồng là căn cứ để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của các bên trong quan hệ hợp đồng.
Bởi vì hợp đồng dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên nên các thông tin được thỏa thuận trong hợp đồng có thể linh động về sự đa dạng và đầy đủ hơn so với đơn đặt hàng. Trong đó, các nội dung hợp đồng thường bao gồm:
- Thông tin các bên trong quan hệ hợp đồng: Họ tên, địa chỉ, thông tin liên lạc;
- Đối tượng của hợp đồng;
- Số lượng, chất lượng;
- Giá, phương thức thanh toán;
- Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;
- Quyền và nghĩa vụ của các bên;
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
- Phương thức giải quyết tranh chấp,…
Mặc dù hiện nay còn tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về việc xác định đơn đặt hàng có phải là hợp đồng hay không. Tuy nhiên, xét về bản chất của đơn đặt hàng và hợp đồng dân sự theo những dữ liệu đã phân tích trên đây có thể thấy rõ điểm khác biệt giữa đơn đặt hàng và hợp đồng. Do đó, để xác định một đơn đặt hàng có phải là hợp đồng hay không thì cần phải xem xét rõ sự thỏa thuận giữa các bên và nội dung cụ thể trong đơn đặt hàng.
Trong trường hợp đơn đặt hàng chỉ thể hiện nội dung yêu cầu cung cấp hàng hóa mà các bên không thỏa thuận gì thêm hoặc đơn đặt hàng phát sinh đồng thời với thỏa thuận mua bán hàng hóa thì đơn đặt hàng không phải là hợp đồng mà chỉ là căn cứ chứng minh hợp đồng đã được giao kết trước đó.
Trường hợp đơn đặt hàng chứa đựng đầy đủ các thông tin về sự thỏa thuận, loại hàng hóa, số lượng, chất lượng hàng hóa cần đặt, giá cả, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên,… như một bản hợp đồng hoàn chỉnh thì đơn đặt hàng đó có thể được coi là một hợp đồng dân sự.
Trong một số trường hợp, pháp luật bắt buộc giao dịch kinh tế phải có hợp đồng đi kèm. Tuy nhiên, trong bối cảnh giản lược hóa và đẩy nhanh thông tin với sự phát triển và mở rộng giao thương quốc tế, việc giao dịch giữa các bên đối tác ở xa, đối tác nước ngoài, nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ thực hiện làm đơn đặt hàng thay vì hợp đồng thương mại để giảm thiểu thời gian liên quan đến thủ tục hành chính.
Vậy thì đơn đặt hàng có được xem là hợp đồng kinh tế không? Trước hết chúng ta sẽ cần hiểu rõ các nội quy quy định về Hợp đồng:
Theo Bộ luật dân sự 91/2015/QH13: Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây:
a] Đối tượng của hợp đồng;
b] Số lượng, chất lượng;
c] Giá, phương thức thanh toán;
d] Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;
đ] Quyền, nghĩa vụ của các bên;
e] Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
g] Phương thức giải quyết tranh chấp.
– Theo Khoản 2 Điều 27 Luật Thương mại 2005 quy định: “Mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương”
– Theo khoản 1 Điều 1 Thông tư 39/2015/TT-BTCngày 25/03/2015 của Bộ Tài chính quy định:
“1. Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm: điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu. Trong đó, người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận; hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam hoặc từ khu phi thuế quan vào thị trường nội địa hoặc từ thị trường nội địa vào khu phi thuế quan…”Theo Khoản 2 Điều 27 Luật Thương mại 2005 quy định: “Mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương”
– Theo khoản 1 Điều 1 Thông tư 39/2015/TT-BTCngày 25/03/2015 của Bộ Tài chính quy định:
Như vậy, theo quan điểm của chúng tôi, đơn đặt hàng sẽ được xem là hợp đồng nếu đơn đặt hàng có đủ các thông tin nội dung mà hợp đồng yêu cầu như: đối tượng, giá cả, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ… và thỏa mãn các hình thức mà hợp đồng yêu cầu. Một số công văn hướng dẫn như sau:
Công văn số 1193/TCHQ- GSQL của Tổng cục Hải quan ngày 08/02/2014:
Công văn số 1988 TCT/DNK của tổng cục thuế ngày 30/06/2004
Công văn số 4380/CT- TTHT của cục thuế TP HCM ngày 13/6/2012:
Ngoài ra, có công văn số 5298/CT-TTHT của cục thuế tỉnh Vĩnh Phúc ngày 24/7/2017 từ chối chấp nhận đơn đặt hàng thay thế hợp đồng với nội dung như sau:
Tham khảo video sau:
Biên soạn: Nguyễn Hồng Tươi – Tư vấn viên
Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.
Để biết thêm thông tin cụ thể, xin vui lòng liên hệ với các chuyên viên tư vấn.
Đăng kí để nhận bản tin từ Gonnapass
Đơn đặt hàng là một tài liệu thương mại bằng văn bản do người mua cấp cho người bán, bao gồm các loại, giá cả, số lượng, chất lượng và các điều khoản của hàng hóa sẽ được giao. Mặt khác, đơn đặt hàng là một tài liệu xác nhận được người bán chuẩn bị và gửi cho khách hàng trước khi giao hàng hóa được chỉ định, tại địa điểm của khách hàng.
Cả đơn đặt hàng và đơn đặt hàng đều trở thành ràng buộc, khi bên được phát hành, họ chấp nhận. Trong khi đơn đặt hàng cho phép bán sản phẩm, đơn đặt hàng xác nhận việc bán hàng hóa. Trên thực tế, hai tài liệu được sử dụng rộng rãi bởi các nhà sản xuất, bán buôn, nhà cung cấp và nhà bán lẻ, trên toàn thế giới. Kiểm tra bài viết này, nó trình bày cho bạn tất cả sự khác biệt quan trọng giữa đơn đặt hàng và đơn đặt hàng.
Biểu đồ so sánh
| Ý nghĩa | Đơn đặt hàng là một tài liệu được sử dụng để đặt hàng. | Đơn đặt hàng là một tài liệu được sử dụng để xác nhận bán hàng. |
| Chi tiết | Chuẩn bị bởi người mua và được gửi đến nhà cung cấp. | Do nhà cung cấp phát hành cho người mua trước khi giao hàng. |
| Hiệu lực của sự chấp nhận | Tạo hợp đồng giữa người mua và nhà cung cấp. | Nó chấp thuận việc bán hàng. |
Định nghĩa về đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng có thể được hiểu là một yêu cầu bằng văn bản, được thực hiện cho một nhà cung cấp cụ thể, để cung cấp hàng hóa có chất lượng, số lượng cụ thể, với giá cả, các điều khoản và điều kiện được thỏa thuận. Đó là một tài liệu thương mại, ràng buộc người mua thực hiện việc giao hàng hóa có trong tài liệu, nếu các điều khoản được đề cập được thỏa mãn.
Nó chứa các chi tiết như số thứ tự, ngày, tên của nhà cung cấp và địa chỉ, mã nguyên liệu, mô tả vật liệu, số lượng vật liệu, giá cả, nơi giao hàng, điều khoản thanh toán, v.v.
Định nghĩa về đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng có thể được mô tả như một tài liệu thương mại bằng văn bản, trong đó xác nhận việc bán hàng hóa được chỉ định. Nó được chuẩn bị bởi người bán và gửi cho khách hàng, chứa các chi tiết về hàng hóa thuộc loại cụ thể, số lượng, chất lượng, với giá cả, các điều khoản và thỏa thuận đã thỏa thuận. Khi khách hàng chấp nhận chứng từ, người bán sẽ đồng ý giao hàng nói trên, vào ngày và giá quy định.
Chi tiết có thể liên quan đến số đơn đặt hàng, ngày giao hàng, tên và địa chỉ của khách hàng, mã nguyên liệu, mô tả vật liệu, giá cả, thuế, địa điểm giao hàng, điều khoản thanh toán, v.v.
Sự khác biệt chính giữa đơn đặt hàng và đơn đặt hàng
Các điểm được đưa ra dưới đây là đáng kể cho đến khi có sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và đơn đặt hàng:
- Khi Đơn đặt hàng được chấp nhận, nó trở thành một hợp đồng ràng buộc giữa người mua và người bán. Mặt khác, khi đơn đặt hàng được chấp nhận, nó chấp thuận việc bán hàng.
- Với sự giúp đỡ của PO, người mua có thể đặt hàng cho hàng hóa và dịch vụ trong khi với sự trợ giúp của đơn đặt hàng; người mua có thể biết ngày, giờ và phương thức giao hàng hóa và dịch vụ.
- Đơn đặt hàng được chuẩn bị bởi người mua và được gửi đến nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, trong khi đó nhà cung cấp phát lệnh Bán hàng cho người mua.
Điểm tương đồng
- Chứa các chi tiết cho hàng hóa và dịch vụ.
- Văn bản thương mại bằng văn bản.
Phần kết luận
Đơn đặt hàng và Đơn đặt hàng được liên kết chặt chẽ vì khi người mua gửi PO cho nhà cung cấp, anh ta chấp nhận đề xuất sau khi đồng ý với các điều khoản và điều kiện và sau đó gửi SO cho người mua để xác nhận bán. Sau khi bán hàng được chấp thuận, hàng hóa và dịch vụ cuối cùng được giao cho người mua.