Tính năng Track Changes cho phép chỉnh sửa văn bản trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.
Để minh họa, bài viết này chúng tôi sử dụng Microsoft Word 2007.
Kích hoạt Track Changes
Trong Microsoft Word, bạn vào Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.
Xem và ẩn Track Changes
Vào Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original.
Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes
Vào Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.
Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản
Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept. Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.
Xem các ghi nhận thay đổi
Vào Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal. Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name. Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name.
Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng người dùng
Khi có nhiều người [trên các máy tính khác nhau] cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi người dùng, văn bản sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng người dùng, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng công cụ Track changes trên MicroSoft Word, làm tương tự nếu máy tính cài MicroSoft Word phiên bản khác nhau như 2003, 2010, 2013.
Nếu bạn đang dùng chương trình Word trong bộ Microsoft Office để soạn thảo văn bản thì có thể sẽ phân vân trong cách chọn dạng file để lưu là *.doc hay *.docx? Mỗi dạng file có một số ưu điểm riêng.
Nếu bạn đã từng so sánh dung lượng của file văn bản dạng *.doc và *.docx thì dễ dàng nhận thấy, file *.docx có dung lượng ít hơn rất nhiều so với file *.doc. Sở dĩ như vậy là do trong Microsoft đã ứng dụng hàng loạt công nghệ mới vào file văn bản dạng *.docx.
Bạn không thể dùng Word 2003 hoặc cũ hơn để mở file *.docx, nếu không cài thêm bộ tương thích [download file cài đặt tại www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=3].
Ngay cả khi đã cài bộ tương thích cho Word 2003 thì nó vẫn không mở được file *.docx, nếu tên file đã đặt ở dạng tiếng Việt có dấu, hoặc file *.docx tạo ra từ Word 2010, hoặc từ Word trong bộ Office 365, hoặc từ ứng dụng trên web tích hợp trong các dịch vụ của Microsoft [như Hotmail, Live Mail, Outlook, OneDrive…]. Khi đó, bạn thử đổi tên file về dạng chữ không có dấu rồi mở lại, nếu vẫn không được thì phải dùng một trong các cách dưới đây:
1. Dùng hộp thư Gmail hoặc Microsoft [Hotmail, Live Mail, Outlook…] đính kèm file *.docx vào rồi gửi vào chính hộp thư này. Sau đó, bạn mở email ra xem, rồi bấm chọn file đính kèm để mở bằng ứng dụng tích hợp của dịch vụ email. Một khi đã mở được file, bạn copy toàn bộ nội dung trong file *.docx rồi paste vào chương trình Word 2003 đang dùng trên máy tính. Cách làm này tuy đơn giản nhưng có thể sẽ làm mất các định dạng văn bản trong file *.docx.
2. Bạn cài bộ Microsoft Office 2010 để có Word 2010. Khi đó, bạn dễ dàng mở được file *.docx cũng như *.doc. Tuy nhiên, kể từ đó bạn phải làm quen với giao diện mới mẻ của Word 2010, cũng như những tính năng đa dạng được bố trí ở những menu mới, nó khác lạ so với Word 2003 hoặc cũ hơn.
Khi dùng Word 2010 hoặc 2007, trong cửa sổ lưu file, bạn có thể chọn dạng file lưu là *.docx hoặc *.doc [bấm ô Save of type, chọn Word 97 - 2003 document, trước khi bấm nút Save]. Hoặc muốn nó luôn lưu file ở dạng *.doc, bạn bấm nút Office [nếu dùng Word 2007] hoặc menu File [nếu dùng Word 2010], rồi chọn Options. Trong cửa sổ hiện ra, bạn bấm chuột lên chữ Save trong khung cửa sổ bên trái, rồi bấm Save files in this format chọn Word 97 - 2003 document, bấm nút OK.