7 công cụ đánh giá iso năm 2024

✅ Bảy công cụ cải tiến chất lượng mới [7new tools] được xây dựng với mục đích sắp xếp các dữ liệu được diễn đạt bằng lời theo dạng biểu đồ. ✅ Cùng chúng tôi đi tìm hiểu 7 công cụ quản lý mới này.

Chất lượng từng được xem là lĩnh vực riêng của bộ phận Kiểm tra chất lượng KCS và bộ phận sản xuất, nhưng ngày nay nó đã trở thành công việc của tất cả mọi người, từ khâu lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng sản phẩm mới đến khâu bán hàng và dịch vụ sau khi bán. Việc áp dụng quản lý chất lượng vào quá trình nghiên cứu được xem là xu hướng mới. Bảy công cụ mới khác với bảy công cụ truyền thống ở chỗ chủ yếu áp dụng cho giai đoạn thiết kế.

7 Công cụ cải tiến chất lượng mới

Bảy công cụ mới bao gồm:

Biểu đồ cây [Tree Diagram]
Biểu đồ ma trận [Matrix Diagram]
Biểu đồ mũi tên [Arrow Dìagram]
Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận [Matrix Data Analysis Chart]
Biểu đồ quá trình ra quyết định [PDPC Chart]
Biểu đồ quan hệ [Relation Chart]
Biểu đồ tương đồng [Affinity Diagram]

Một trong những nguyên lý cơ bản trong quản lý chất lượng là kiểm soát quá trình thông qua dữ liệu bằng số. Tuy nhiên, các sự kiện thực tế không thể trình bày đày đủ, chi tiết với các dữ liệu bằng số. Bảy công cụ mới được xây dựng với mục đích sắp xếp các dữ liệu được diễn đạt bằng lời theo dạng biểu đồ. Cùng chúng tôi đi tìm hiểu 7 công cụ quản lý mới này:

1. BIỂU ĐỒ CÂY [TREE DIAGRAM] TRONG 7 CÔNG CỤ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG MỚI

Biểu đồ cây là một đồ thị trình bày các công việc cần thiết phải hoàn thành nhằm đạt được một mục tiêu. Đặc biệt , biểu đồ tập trung vào một mục tiêu được xác định trên cơ sở các mục tiêu nhỏ và các hành động phù hợp để đạt được mục tiêu đó .

Biểu đồ cây hay còn gọi là biểu đồ hệ thống là một ứng dụng của phương pháp có nguồn gốc từ phương pháp phân tích chức năng trong kỹ thuật giá trị [Value Engineering]. Phương pháp được bắt đầu từ việc đặt mục tiêu sau đó xây dựng chiến lược để đạt mục tiêu đó.

Biểu đồ cây được phân ra thành hai loại: xây dựng chiến lược hoặc xây dựng các yếu tố theo mục đích sử dụng.

Lợi ích áp dụng biểu đồ cây

Tạo một hệ thống chiến lược để giải quyết vấn đề hoặc các biện pháp để đạt mục tiêu một cách có hệ thống và logic, do vậy không bỏ sót các vấn đề thiết yếu.

Tạo ra sự nhất trí giữa các thành viên trong nhóm.

Cách áp dụng biểu đồ cây

Biểu đồ cây thường sử dụng để tìm ra các phương pháp cải tiến. Sau khi đã xác định được nguyên nhân của vấn đề, biểu đồ cây sẽ giúp chúng ta tìm ra phương pháp để loại bỏ các nguyên nhân này. Các bước thiết kế Biểu đồ bao gồm:

Bước 1: Viết chủ đề của vấn đề cần được giải quyết bằng màu mực đỏ trên một thẻ hoặc nhãn dính, trình bày nó như một mục tiêu cụ thể hoặc mục tiêu bằng số. Thẻ này được gọi là thẻ mục tiêu.
Bước 2: Xác định và liệt kê các trở ngại có ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đề ra.
Bước 3: Thảo luận các biện pháp tức thời để đạt được mục tiêu sau đó thu hẹp xuống còn từ hai đến bốn biện pháp và viết thẻ riêng biệt . Chiến lược mức đầu tiên được gọi là biện pháp cấp đầu tiên.
Bước 4: Đặt thẻ ghi mục tiêu vào giữa mép cạnh trái của tờ giấy rộng và sắp xếp các thẻ biện pháp cấp đầu tiên bên phải của nó. Về các đường bút chì nối thẻ mục tiêu và thẻ biện pháp cấp đầu tiên.
Bước 5: Xem thẻ biện pháp cấp đầu tiên này là thẻ mục tiêu và tiếp tục tìm các cách khác nhau để đạt mục tiêu này – đây gọi là biện pháp cấp thứ hai – rồi xếp các biện pháp này về bên phải của thẻ biện pháp cấp đầu tiên . Tương tự, vẽ các đường nối bằng bút chì.
Bước 6: Tiếp tục thảo luận nhóm để mở rộng biểu đồ theo cách này cho đến mức 4.
Bước 7: Khi đã xây dựng biểu đồ đến mức 4, xem xét các tầng biện pháp theo cả hai phía [từ mục tiêu tới biện pháp và từ biện pháp tới mục tiêu]. Thêm các thẻ mới nếu cần thiết.
Bước 8: Dán các thẻ này vào tờ giấy, vẽ bằng mực các đường kết nối và ghi lại chủ đề, tên các thành viên nhóm và các thông tin cần thiết khác.

2. BIỂU ĐỒ MA TRẬN [MATRIX DIAGRAM] TRONG 7 CÔNG CỤ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG MỚI

Biểu đồ ma trận bao gồm một ma trận hai chiều hàng và cột ma thông qua việc xem xét sự giao nhau đó để xác định vị trí , bản chất vấn đề và các ý kiến quan trọng để giải quyết . Khám phá ra các ý kiến quan trọng bằng cách kiểm tra mối quan hệ thể hiện trên các ô của ma trận là một phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề trong quá trình .

Có năm loại biểu đồ ma trận chính gọi tên theo hình dạng của chúng: dạng L , dạng T , dạng Y , dạng X và dạng C.

Lợi ích áp dụng

Cho phép các dữ liệu ở dạng ý kiến dựa trên kinh nghiệm thực tế được đưa ra hết sức nhanh chóng . Đôi lúc các dữ liệu này được ứng dụng hiệu quả hơn các dữ liệu bằng số .
Chỉ rõ mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau của trạng thái và xây dựng cấu trúc chung của vấn đề rất rõ ràng .
Thông qua việc phối hợp hai hay nhiều loại biểu đồ , chúng có thể xác định vị trí của vấn đề rõ ràng hơn.

Cách áp dụng

Ma trận dạng L : được sử dụng để đánh giá chiến lược và phân công trách nhiệm .

Bước 1: Viết các biện pháp ở mức cuối cùng từ biểu đồ cây [các biện pháp ở mức 4 ] vào mép bên trái của tờ giấy và nó sẽ tạo nên trục tung của biểu đồ ma trận .
Bước 2: Viết các nội dung đánh giá , tính hiệu quả , tính thực thi và đưa lên trục hoành. Chia nhóm này thành ba cột đánh giá .
Bước 3: Xem xét các biện pháp ở mức cuối cùng để xác định các đơn vị tổ chức thực hiện và viết tên của chúng dọc theo trục hoành bên cạnh các nội dung đánh giá . Gọi cột này là cột trách nhiệm .
Bước 4: Viết ghi chú vào phần cuối bên phải trục hoành .
Bước 5: Vẽ các đường trục hoành và trục tung của ma trận .
Bước 6: Kiểm tra từng ô của ma trận và vẽ các biểu tượng phù hợp theo danh mục sau : Hiệu quả O: Tốt ê: Thỏa mãn X: Không Năng lực thực tế O: Tốt ê: Thỏa mãn X: Không
Bước 7: Xác định cách tính điểm cho mỗi sự phối hợp của các biểu tượng và ghi lên cột cho điểm .
Bước 8: Kiểm tra các ô dưới cột trách nhiệm và vẽ vòng tròn đúp để xác định trách nhiệm chính và vòng tròn đơn xác định trách nhiệm thứ yếu .
Bước 9: Ghi các ghi chú với các ngôn ngữ đặc biệt .
Bước 10: Ghi ý nghĩa các biểu tượng sử dụng và các thông tin cần thiết khác .

Ma trận dạng T: được sử dụng để chỉ rõ hiện tượng , nguyên nhân và các biện pháp khắc phục .

Bước 1: Viết nguyên nhân gốc từ biểu đồ quan hệ lên một nhãn dính . Đây là các yếu tố sử dụng cho biểu đồ ma trận dạng T.
Bước 2: Xem xét các nguyên nhân mức cuối cùng từ biểu đồ quan hệ , xác định những nguyên nhân cần loại bỏ và viết lên nhãn dính . Đây là các nguyên nhân đối với biểu đồ ma trận hình T.
Bước 3: Lấy các biện pháp ở mức cuối cùng trên biểu đồ cây và viết lên nhãn dính , đây là các biện pháp khắc phục của biểu đồ ma trận hình T.
Bước 4: Vẽ trục tung và trục hoành trên tờ giấy rộng .
Bước 5: Đặt các hiện tượng lên trên cùng của trục tung , biện pháp khắc phục vào phần dưới của trục tung và trục hoành là nguyên nhân .
Bước 6: Sắp xếp các nhãn hiện tượng , nguyên nhân và biện pháp khắc phục dọc theo trục tương ứng.
Bước 7: Xem xét các nhãn hiện tượng , nguyên nhân , biện pháp khắc phục và sắp xếp lại theo thứ tự quan trọng , tần suất xảy ra hoặc man theo tiêu chí khác , sau đó dán vào tờ giấy .
Bước 8: Bước này sử dụng các biểu tượng chỉ ra dưới đây để nêu rõ mức độ quan hệ tại mỗi ô của ma trận Ⓞ Có mối quan hệ chặt chẽ O Có quan hệ ê Có thể có quan hệ [Ô trắng] Không quan hệ

Xem xét từng hiện tượng, vẽ các biểu tượng phù hợp tại mỗi ô với mỗi nguyên nhân. Thực hiện điều này cho tất cả các nguyên nhân- hiện tượng.

Tương tự, xem xét từng nguyên nhân và vẽ bằng bút chì các biểu tượng phù hợp tại các ô với biện pháp khắc phục. Thực hiện điều này cho tất cả các ô nguyên nhân- biện pháp khắc phục.

Xem xét từng biện pháp khắc phục và kiểm tra các biểu tượng trên các ô với từng nguyên nhân, thay đổi biểu tượng nếu cần thiết. Tiến hành tương tự cho các cặp nguyên nhân- hiện tượng.

Vẽ các biểu tượng và ghi chú đề, tên các thành viên nhóm và các thông tin khác.

3. BIỂU ĐỒ MŨI TÊN [ARROW DIAGRAM] TRONG 7 CÔNG CỤ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG MỚI

Biểu đồ mũi tên là một loại biểu đồ vạch thời gian biểu được sử dụng trong “kỹ thuật xem xét và đánh giá ” [PERT]. PERT là một kỹ thuật lập kế hoạch và thời gian biểu được xây dựng ở Mỹ vào năm 1957 .
Nó bao gồm một mạng mũi tên và các nút chỉ ra mối quan hệ giữa các nhiệm vụ cần thiết để thực hiện kế hoạch . Các nhóm dự án và nhóm chất lượng thường sử dụng để vẽ và kiểm tra thời gian biểu giải quyết vấn đề . Khi tất cả các thành viên của nhóm cùng xây dựng biểu đồ mũi tên qua việc sử dụng các thẻ , việc kiểm soát tiến độ trở nên hiệu quả hơn nhiều .
Biểu đồ hình mũi tên cung cấp cho chúng ta một bức tranh trực quan về các hoạt động được triển khai để hỗ trợ cho công tác hoạch định và trao đổi thông tin về dự án .

Lợi ích của biểu đồ mũi tên

Hiểu và quản lý dự án hay nhiệm vụ một cách toàn diện thông qua việc phân chia dự án thành các hoạt động và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý .
Xem xét toàn bộ nhiệm vụ và xác định được các khó khăn tiềm tàng trước khi bắt đầu công việc . Việc vẽ hệ thống mạng dẫn đến sự phát hiện ra những điểm có thể cải tiến mà có thể trước đó chưa được chú trọng .
Cải tiến việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm , thúc đẩy sự hiểu biết và tạo điều kiện để sự thỏa thuận trở nên ác dễ dàng . Biểu đồ hình mũi tên có thể được áp dụng trong giai đoạn đầu của các dự án để xác định thời gian và quản lý kế hoạch .

Cách áp dụng biểu đồ mũi tên

Biểu đồ mũi tên được cấu tạo bởi các mũi tên đặc, mũi tên đen và các vòng tròn sử dụng theo các cách cụ thể. Các bước thiết kế Biểu đi mũi tên bao gồm :

Bước 1: Từ các chiến lược đã đề ra , chọn một chiến lược với các hoạt động cần thực hiện. Đây là mục tiêu của biểu đồ mũi tên.
Bước 2: Chỉ rõ mọi yêu cầu bắt buộc với các mục tiêu
Bước 3: Thảo luận về mục tiêu và lập danh mục tất cả các hoạt động cần thiết .
Bước 4: Khi đã tìm ra đầy đủ các hoạt động , viết tất cả lên các nhãn [Label] riêng.
Bước 5: Sắp xếp các nhãn theo thứ tự các hoạt động cần hoàn thành. Quyết định khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ .
Bước 6: Loại bỏ các nhãn không cần thiết hoặc trùng lặp và nối chúng với nhau bằng các mũi tên vẽ bằng bút chì. Tính toán thời gian triển khai ngắn nhất có thể , thời gian bắt đầu và kết thúc sớm nhất cho từng nhiệm vụ.
Bước 7: Xem xét biểu đồ và thêm nhãn cho các hoạt động bị bỏ sót.
Bước 8: Tìm các đường nối thông qua mạng công việc với số nhãn hoạt động lớn nhất theo chiều dài của nó và sắp xếp chúng theo đường thẳng và đặt các vòng nút giữa chúng . Bước 9 : Sắp xếp các hoạt động song song tại các vị trí đúng.
Bước 10: Khi đã quyết định vị trí của tất cả các nhãn hoạt động, vẽ các đường mũi tên và vòng nút. Đánh số các nút theo thứ tự từ trái qua phải và ghi tên các thành viên nhóm và các thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.

4. BIỂU ĐỒ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU MA TRẬN [MATRIX DATA ANALYSIS CHART] TRONG 7 CÔNG CỤ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG MỚI

Phân tích dữ liệu ma trận là kỹ thuật phân tích loại dữ liệu đã sử có bằng phương pháp ma trận. Trong bảy công cụ mới, sáu công cụ gồm biểu đồ tương đồng, biểu đồ quan hệ, biểu đồ cây, biểu đồ mà trận, biểu đồ mũi tên và biểu đồ PDCPC đều là những kỹ thuật tổ chức dữ liệu bằng lời. Phân tích dữ liệu ma trận là kỹ thuật duy nhất dựa trên số liệu.

Lợi ích áp dụng biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận

Phân tích dữ liệu ma trận được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như khảo sát thị trường, lập kế hoạch phát triển sản phẩm mới, phân tích quá trình. Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận giúp tìm ra mức độ ưu tiên cho các giải pháp khi thực hiện mục tiêu cải tiến của tổ chức

Cách Áp dụng

Xác định các hạng mục sẽ được so sánh, phân tích và mục đích sử dụng phân tích dữ liệu ma trận. Ví dụ, đối với một nhà hàng có thể so sánh các món ăn trong thực đơn với mục đích tìm ra những món ăn nào phổ biến nhất.
Xác định đơn vị đánh giá cho trục tung và trục hoành của biểu đồ. Ví dụ, các nhà hàng có thể tiến hành việc khảo sát để tìm ra các món ăn khách hàng đánh giá cao nhất.
Đánh giá các yếu tố xác định ở bước 2 để có được giá trị khách quan, thực tế. Trường hợp này, nhà hàng có thể tính trung bình xếp hạng của khách hàng về kết cấu và hương vị của từng món ăn trong một vài tháng.
Vẽ biểu đồ.
Xem xét các điểm mấu chốt và làm nổi bật chúng bằng cách liên kết chúng lại với nhau thành một vòng.
Diễn giải biểu đồ và tiến hành biện pháp dựa trên kết quả đưa ra.

5. BIỂU ĐỒ QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH [PDPC DIAGRAM]

Quá trình hiểm khi diễn ra chính xác như kế hoạch ban đầu. Các vấn đề không dự đoán trước rất hay xảy ra trong hệ thống phức tạp, đôi lúc dẫn đến hàng loạt các biến cố nghiêm trọng. Biểu đồ quá trình ra quyết định [biểu đồ PDPC] là một công cụ phòng ngừa những điều này và giúp đạt được mục tiêu mong muốn. Nó sử dụng để lập kế hoạch dự tính các khả năng khác nhau có thể diễn ra. Ngoài ra nó còn được sử dụng để đưa các hoạt động trở lại quỹ đạo mong muốn một cách nhanh chóng trong trường hợp các hoạt động này do các nguyên nhân không dự kiến trước đã diễn ra không như kế hoạch.

Có hai loại biểu đồ PDPC với phương pháp xây dựng hoàn toàn ngược nhau: loại theo chiếu thuận và loại theo chiếu ngược.

Lợi ích của biểu đồ quá trình ra quyết định

Phương pháp sử dụng biểu đồ PDPC hỗ trợ cho việc ra quyết định và giải quyết vấn đề; dự báo được các vấn đề có khả năng xảy ra qua việc lập kế hoạch cho các vấn đề bất ngờ giúp chúng ta giải quyết các vấn đề này một cách chủ động.

Cách áp dụng biểu đồ quá trình ra quyết định

Các quy luật cơ bản đề xây dựng biểu đồ PDPC

Biểu tượng: Hình dưới đây minh họa tên và ý nghĩa của các biểu tượng sử dụng trong biểu đồ PDPC.
Trình tự thời gian: trên biểu đồ PDPC cần phải từ trên xuống hoặc từ trái qua phải. Hình dưới đây thể hiện quan hệ giữa vị trí điêm bắt đầu và mục đích.

Bắt giữa trên mục đích giữa dưới Bắt đầu tại đểm trên cùng bên trái và mục đích tại điểm dưới cùng bên trải Bắt đầu Bắt đầu Mục đích Mục đích
Vòng lặp: có thể chuyên hướng của các mũi tên và quay về ban đầu hoặc bước trung gian. Biểu đồ PDPC có thể bao gồm chu trình kín, không giống như biểu đồ mũi tên.
Sự lặp lại: các hoạt động có thể được lặp lại nếu cần thiết.

Xây dựng biểu đồ tiến trình PDPC Biểu đồ tiến trình PDPC là một công cụ rất hữu hiệu để hoạch định các dự án nghiên cứu và phát triển, loại bỏ các khuyết tật mãn tính, đàm phán kinh doanh và các hoạt động tương tự. Biểu đồ PDPC cần được bổ sung khi cần phải mở rộng, liên tục thay đổi các hoạt động hiện tại hoặc thêm các hoạt động mới cho đến khi đạt được mục tiêu.

Bước 1: Lựa chọn dự án khó thực hiện hoặc cần “thử nghiệm và sai lỗi” để đạt được mục đích cuối cùng. Xác định chính xác các công việc cần làm, lập mục tiêu và giá trị mục tiêu.

Bước 2: Xác định tình trạng bắt đầu và các điều kiện ràng buộc.

Bước 3: Lập kế hoạch ban đầu theo các bước sau sử dụng các mũi tên mờ để nối các hoạt động. Bắt đầu thực hiện kế hoạch, theo tuyến có khả năng dễ dẫn đến mục tiêu nhất. Thay đổi các mũi tên mờ bằng các mũi tên đậm tại mỗi hoạt động đã hoàn thành.

Đặt nhãn có ký hiệu bắt đầu vào vị trí trên cùng ở giữa và nhãn mục tiêu vào vị trí dưới cùng.
Viết các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu và trình bày vắn tắt các vấn đề tiềm ẩn trên các thẻ riêng, sắp xếp chúng theo tuần tự thời gian và nối lại.
Thảo luận về biểu đồ, viết các nhãn bổ sung cho những hoạt động hoặc những vấn đề còn sót.
Thêm chúng vào biểu đồ và hoàn thành quá trình bắt đầu đến kết thúc.
Chuẩn bị các kế hoạch đột xuất thông qua việc xem xét lại từng bước và thảo luận về những hành động cần thiết nếu bước này chưa đạt được .
Kiểm tra cẩn thận biểu đồ để xem có sự mâu thuẫn nào không quan và xem kế hoạch đột xuất có phù hợp và có đầy đủ mọi yếu tố trọng không ?
Dán các nhãn, vẽ các mũi tên, viết chủ đề và các thông tin cần thiết khác.

Bước 4: Theo dõi tình trạng và chia theo kế hoạch lựa chọn nếu xuất hiện các sự kiện không mong muốn và tình trạng mới xảy ra. Để làm điều này, thay đổi biểu đồ PDPC ban đầu bằng cách thêm các hoạt động phối hợp vào kế hoạch ban đầu còn chưa đầy đủ. Thay có mũi tên mờ bằng các mũi tên đậm cho từng hoạt động đã được hoàn thành.

Bước 5: Tiếp tục xây dựng và thực hiện kế hoạch theo quy trình trong bước 4 cho đến khi đạt mục tiêu.

6. BIỂU ĐỒ QUAN HỆ [REALATION DIAGRAM]

Biểu đồ quan hệ còn gọi là đồ thị tương quan là một công cụ để giải quyết các vấn đề phức tạp bằng cách tháo gỡ mối liên kết logic giữa từng cặp nguyên nhân và kết quả [hoặc giữa mục tiêu và chiến lược]. Khi áp dụng kỹ thuật này, một nhóm liên tục xây dựng và sửa đổi biểu đồ, từng bước hình thành sự thống nhất. Đây là một phương pháp hữu ích để thay đổi suy nghĩ của con người, chỉ ra mấu chốt của vấn đề và mở ra hướng giải quyết.

Lợi ích áp dụng biểu đồ quan hệ

Biểu đồ quan hệ cho phép sắp xếp một cách logic vấn đề có mối quan hệ nhân quả phức tạp nên chúng rất hữu ích trong giai đoạn lập kế hoạch để đạt được tầm nhìn rộng trong tình trạng chung.
Giúp cho việc xác định sự ưu tiên một cách chính xác và có thể nhận rõ vấn đề bằng cách chỉ ra mỗi quan hệ giữa các nguyên nhân.

Cách áp dụng biểu đồ quan hệ

Bước 1: Trình bày vấn đề ở dạng chỉ ra kết quả mong muốn chưa đạt được. Ví dụ: Tại sao X không xảy ra? Viết câu này lên thẻ hoặc nhãn.
Bước 2: Mỗi thành viên của nhóm nghĩ ra 5 nguyên nhân ảnh hưởng đến vấn đề và viết lên từng thẻ riêng biệt. Các thẻ này được gọi là thẻ nguyên nhân. Cũng như các thông tin trên thẻ tương đồng, các nguyên nhân cần trình bày ở dạng câu ngắn gọn.
Bước 3: Đặt thẻ vấn đề vào giữa tờ giấy khổ rộng.
Bước 4: Mỗi thành viên của nhóm đọc thẻ của mình và thảo luận về ý nghĩa của nó. Nhóm các thẻ tương tự với nhau.
Bước 5: Bằng cách liên tục hỏi các câu hỏi tại sao. Điều tra mối quan hệ nhân – quả và chia các thẻ thành nguyên nhân chính, nguyên nhân thứ cấp … và các cấp xa hơn. Đặt thẻ có quan hệ gần với vấn đề nhất vào chỗ gần thẻ vấn đề nhất. Liên kết các thẻ bằng các mũi tên để nt chỉ mối quan hệ nhân quả.
Bước 6: Thảo luận về biểu đồ cho đến khi xác định được các nguyên nhân có thể có và cho đến khi các thành viên hiểu rõ vấn đề. Thêm các thẻ nguyên nhân nếu cần thiết và vẽ lại các mũi tên.
Bước 7: Khi nguyên nhân đã được hiểu rõ, xem xét toàn bộ biểu đồ để tìm mối quan hệ giữa các nhóm nguyên nhân. Nối các nhóm có liên quan bằng các mũi tên .
Bước 8: Dán các nhãn này vào tờ giấy. Vẽ các mũi tên và ghi các thông tin cần thiết như: chủ đề và tên các thành viên nhóm.
Bước 9: Thảo luận và quyết định nguyên nhân quan trọng nhất. Chỉ rõ nguyên nhân này bằng các khoanh tròn. Khi chọn nguyên nhân quan trọng nhất, có thể rất hữu ích nếu sử dụng hệ thống chấm điểm [ví dụ mỗi thành viên của nhóm cho 2 điểm với nguyên nhân quan trọng nhất và cho 1 điểm với những nguyên nhân ít quan trọng hơn].
Bước 10: Trên cơ sở biểu đồ quan hệ, viết báo cáo về vấn đề và các nguyên nhân của nó.

7. BIỂU ĐỒ TƯƠNG ĐỒNG [AFFINITY DIAGRAM] TRONG 7 CÔNG CỤ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG MỚI

Biểu đồ tương đồng được sử dụng để giải quyết các vấn đề chính yếu. Đây là một công cụ rất có hiệu quả để phân tích tìm ra vấn đề cần xem xét trong một tình huống hỗn độn. Đó là một phương pháp lu chọn và sắp xếp vấn đề khi tình trạng còn đang rất mơ hồ, khó xác định [ví dụ như khi vấn đề có liên quan đến các sự kiện trong tương lại , các trường hợp không hiểu rõ hoặc các kinh nghiệm mới] . Điều này được thực hiện bằng cách thu thập các dữ liệu, các ý kiến, các ý tưởng khác nhau ở dạng dữ liệu mô tả và tổng hợp vào một biểu đồ dựa trên đặc tính tương đồng.

Lợi ích của biểu đồ tương đồng

Phát hiện ra vấn đề bằng cách thu thập các dữ liệu bằng lời từ tình trạng hỗn độn và sắp xếp thành từng nhóm [tương đồng].
Cho phép chỉ rõ bản chất của vấn đề và đảm bảo rằng mọi người liên quan đều nhận rõ vấn đề đó.
Thông qua việc phối hợp ý kiến của mọi thành viên trong nhóm, khuyến khích tinh thần đồng đội, tăng nhận thức của mọi người và kích thích nhóm hoạt động.

Cách Áp dụng biểu đồ tương đồng

Biểu đồ tương đồng có thể do từng cá nhân hoặc tập thể xây dựng. Mỗi trường hợp sử dụng một quy trình khác nhau.

Phương pháp cho cá nhân:

Bước 1: Xác định chủ đề.
Bước 2: Thu thập các dữ liệu bằng lời liên quan đến chủ đề đã chọn: các sự kiện thực tế, ý kiến, các ý tưởng. Có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập dữ liệu.
Bước 3: Viết từng nội dung của các thông tin mô tả trên từng thẻ riêng biệt, có thể dùng thẻ dạng nhãn dính cho mục đích này. Đó là thẻ dữ liệu
Bước 4: Đảo kỹ các thẻ dữ liệu và rải chúng một cách ngẫu nhiên trên mặt bàn làm việc lớn. Đọc cẩn thận các thẻ hai đến ba lần. Mỗi lần xem xét chúng dưới một góc độ khác nhau. Khi đọc thẻ, cố gắng phát hiện từng cặp có mối quan hệ gần gũi.
Bước 5: Kiểm tra hai thẻ đã chọn có đúng là có mối quan hệ mật thiết không.
Bước 6: Kết hợp hai thẻ thành một và viết vào thẻ mới. Thẻ mới phải trình bày không được khác nội dung hai thẻ trước. Tránh làm cho thông tin trên thẻ mới bị trừu tượng hơn. Thẻ mới được gọi là thẻ tương đồng.
Bước 7: Đặt thẻ tương đồng lên trên hai thẻ gốc. Sau đó đưa trở lại bộ ba thẻ đó với các thẻ còn lại.
Bước 8: Tiếp tục xem xét từng đối thẻ có mối liên quan bằng cách lặp lại từ bước 4 đến bước 7. Trong quá trình như vậy, mức độ tương đồng giữa các thẻ trong một cặp sẽ giảm dần. Tiếp tục quy trình này đến khi ta có 5 hoặc ít hơn các nhóm thẻ. Vào lúc cuối này có thể có một số thẻ dữ liệu không xếp vào nhóm. Đừng cố ghép đôi chúng với thẻ khác nếu thực sự không có quan hệ với nhau. Xem chúng là các nhóm riêng cho các bước tiếp theo.
Bước 9: Xếp các nhóm thẻ trên tờ giấy rộng, sắp xếp chúng theo cấu trúc của thẻ tương đồng cuối cùng để có thể dễ đánh giá.
Bước 10: Rải các thẻ ra nhưng giữ các thẻ có mối tương đồng với nhau.
Bước 11: Quyết định vị trí cuối cùng của các thẻ và dán chúng vào một tờ giấy. Hoàn thành biểu đồ bằng cách vẽ các đường biên giới xung quanh nhóm tương đồng và chỉ ra mối quan hệ tương hỗ của chúng bằng mũi tên. Thêm tiêu đề và mọi thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.

Phương pháp cho nhóm:

Bước 1: Chọn chủ đề
Bước 2: Thu thập dữ liệu bằng lời bằng phương pháp động não [brainstorming].
Bước 3: Thảo luận các thông tin thu được cho đến khi mọi người trong nhóm hiểu rõ. Viết lại mọi thông tin trình bày chưa rõ, không hiểu được hoặc mập mờ.
Bước 4: Xây dựng biểu đồ theo như quy định từ bước 3 đến bước 10 của phương pháp cho cá nhân, nhưng ở đây các thành viên của nhóm thảo luận và thống nhất để nhóm các thẻ.

LỢI ÍCH MANG LẠI CỦA 7 CÔNG CỤ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG MỚI

Bảy công cụ mới rất hữu ích trong việc tạo ra một nền văn hóa sáng tạo trong tổ chức/ doanh nghiệp, lôi kéo mọi người tham gia, khuyến khích họ cùng suy nghĩ, tìm tòi cách giải quyết vấn đề.
Bảy công cụ mới giúp trình bày các dữ liệu bằng lời dưới dạng biểu đồ, tạo thông tin trực quan, dễ hiểu, có tính tổng thể.

CÁCH ÁP DỤNG 7 NEW TOOLS VÀO SẢN XUẤT

Xác định chính xác vấn đề cần giải quyết;
Lựa chọn đúng công cụ thích hợp và khả thi;
Thực hiện thu thập dữ liệu bằng lời một cách chính xác, phù hợp;
Phân tích và giải thích kết quả phân tích.

Bảy công cụ mới cho quản lý và cải tiến chất lượng đã được thực hành khá phổ biến trong các tổ chức/ doanh nghiệp. Sử dụng các công cụ này giúp họ đạt được mục tiêu và tạo ra một nguồn động lực lớn cho các nhóm chất lượng. Nội dung, cách lập và áp dụng cụ thể được trình bày chi tiết trong nội dung từng công cụ.