Sáng kiến kinh nghiệm công tác văn thư lưu trữ

Công tác soạn thảo và lưu trữ văn bản đi, đến là công việc quan trọng nhất trong cơ quan, vì công tác lưu trữ tốt sẽ tạo cơ sở pháp lý cao, giúp cán bộ quản lý điều hành tốt cơ quan, đơn vị. Muốn công tác quản lý văn bản đi, đến mang tính khoa học và đạt hiểu quả cao, giải pháp của bản thân tôi là thực hiện phương pháp đóng tập văn bản theo từng phòng trào, công việc thực hiện, nhiệm vụ phân công. Muốn thực hiện tốt công tác này người làm công tác văn thư lưu trữ, phân loại từng công văn theo từng nội dung công việc mà cấp trên chỉ đạo, hay từng phong trào do nhà trường đề ra.

Bạn đang xem tài liệu "Báo cáo Sáng kiến kinh nghiệm Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH Trường Xuân 2", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN ĐỀ NGHỊ XÉT CÔNG NHẬN DANH HIỆU CHIẾN SĨ THI ĐUA CẤP HUYỆN _____________ Kính gửi: Ban thi đua – Khen thưởng huyện I. SƠ LƯỢC BẢN THÂN - Họ và tên: Lê Vũ Bình Năm sinh: 1983 - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Trung cấp văn thư lưu trữ - Chức năng nhiệm vụ được phân công: Thủ quỹ - YTHĐ - Đơn vị công tác: Trường TH Trường Xuân 2 II. NỘI DUNG: 1. Nêu thực trạng tình hình của tập thể, các nhân trước khi lập thành tích, có sáng kiến, giải pháp, đề tài nghiên cứu; Trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào, công tác lưu trữ văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vì công tác lưu trữ văn bản giúp cho công tác điều hành, quản lý của người đứng đầu cơ quan được kịp thời, nhanh chống, chính xác vì thế công tác lưu trữ phải mang tính khoa học, sáng tạo, không những biết ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ trên máy, còn phải biết lưu trữ văn bản trên giấy một cách khoa học. Hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng tất cả các lĩnh vực và có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại, nơi mà con người đang thoát dần khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến tới áp dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực, để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực. Nhưng công tác lưu trữ văn bản, công việc thủ công không kém phần quan trọng, vì nó góp phần lưu trữ những văn bản mang tính pháp lý cao, phục vụ cho công tác điều hành, quản lý cơ quan, tổ chức và giúp công tác tra cứu về sau được thuận lợi và chính xác hơn. Người làm công tác văn thư lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ, thường để thất thoát văn bản, muốn tìm kiếm văn bản phản tốn rất nhiều thời gian, muốn tìm kiếm tất cả các văn bản liên quan đến các phong trào, cán bộ văn thư phải tìm văn bản trong nhiều tháng, cả văn bản đi và văn bản đến. Vì công tác lưu trữ văn bản trên giấy chưa khoa học, còn làm việc theo phương pháp củ, lưu trữ văn bản theo ngày tháng năm, số văn bản, lưu trữ theo từng tháng riêng biệt chưa biết cách lưu trữ khoa học, nên công tác lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác tìm kiếm văn bản phục vụ cho công việc điều hành, quản lý của cơ quan, tổ chức và gây rất nhiều khó khăn cho công tác tra cứu về sau: Từ những, khó khăn, hạn chế trên, tôi mạnh dạng cải tiến, sử dụng giải pháp lưu trữ văn bản đi đến trên giấy kém hiệu quả thành quy trình “Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH Trường Xuân 2 ”. 2. Tên sáng kiến và lĩnh vực áp dụng; 2.1. Tên sáng kiến : “Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH Trường Xuân 2 ” 2.2. Lĩnh vực áp dụng : Áp dụng vào công tác văn thư lưu trữ trong trường tiểu học Trường Xuân 2. 3. Mô tả nội dung, bản chất của sáng kiến; Đóng tập văn bản: Công tác soạn thảo và lưu trữ văn bản đi, đến là công việc quan trọng nhất trong cơ quan, vì công tác lưu trữ tốt sẽ tạo cơ sở pháp lý cao, giúp cán bộ quản lý điều hành tốt cơ quan, đơn vị. Muốn công tác quản lý văn bản đi, đến mang tính khoa học và đạt hiểu quả cao, giải pháp của bản thân tôi là thực hiện phương pháp đóng tập văn bản theo từng phòng trào, công việc thực hiện, nhiệm vụ phân công. Muốn thực hiện tốt công tác này người làm công tác văn thư lưu trữ, phân loại từng công văn theo từng nội dung công việc mà cấp trên chỉ đạo, hay từng phong trào do nhà trường đề ra. Khi quá trình phân loại hoàn tất cán bộ văn thư tiến hành lưu trữ văn bản vào bìa hồ sơ riêng theo từng phong trào, công việc, và ghi chú thời gian phát động, thực hiện và thời gian kết thúc. Sau thời gian kết thúc cán bộ làm công tác văn thư tiến hành thu thập các văn bản có liên quan đến một vấn đề cần lưu trữ để tiến hành đóng tập văn bản liên quan đến một vấn đề cần lưu trữ, khi đóng tập cần tạo bìa văn bản ghi nội dung liên quan đến văn bản cần đóng tập, năm thực hiện, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Ví dụ minh họa : Tìm kiếm các văn bản chỉ đạo của phòng Giáo dục Tháp Mười và của nhà trường về phong trào thi giáo viên dạy giỏi . Gồm: Công văn hướng dẫn của phòng Giáo dục và Đào tạo, Kế hoạch thi giáo viên giỏi của trường, Quyết Định thành lập ban tổ chức, Quyết định thành lập ban giám khảo, thông báo kết quả hội thi, quyết định khen thưởng, danh sách khen thưởng. Chưa áp dụng sáng kiến: Muốn tìm kiếm văn bản trên người làm công tác văn thư phải, mở sổ quản lí văn bản đi, đến xem số, ngày tháng năm đăng ký văn bản trên sổ quản lý văn bản đi, đến xem văn bản được đăng ký vào ngày tháng năm nào. Tìm kiếm trong kho lưu trữ đúng ngày tháng năm được đăng ký và tìm văn bản đúng theo yêu cầu. Nếu văn bản được thực hiện ở những thời điểm khác nhau thì người làm công tác văn thư phải thực hiện như thao tác trên một lần nữa, liên quan đến một phong trào có nhiều văn bản thì công tác tìm kiếm tốn rất nhiều thời gian vì cán bộ văn thư phải thực hiện nhiều thao tác tìm kiếm giống nhau. Thực hiện công tác lưu trữ theo phương pháp này tốn rất nhiều thời gian tìm kiếm và công sức, đôi khi văn bản còn thất lạc gây khó khăn cho công tác tra cứu về sau. Khi áp dụng sáng kiến: Muốn tìm kiếm văn bản trên, người làm công tác văn thư chỉ cần xem ngoài bìa tập văn bản cần tìm kiếm, văn bản tra cứu liên quan đến một vấn đề cần đóng. Khi thực hiện công tác lưu trữ theo sáng kiến này, tốn ít thời gian, chỉ cần tìm kiếm một tập hồ sơ liên quan đến một vấn đề cần tìm kiếm. một thao tác đã tìm được văn bản, không để thất thoát văn bản tạo thuận lợi cho công tác tra cứu về sau. 4. Khả năng và phạm vi áp dụng sáng kiến: Sáng kiến trên không những giúp cho cán bộ văn thư lưu trữ quản lý tốt văn bản, tránh thất thoát, công tác tìm kiếm tốn ít thời gian mà sáng kiến này còn tạo cơ sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý chỉ đạo, điều hành, quản lý cơ quan một cách tốt nhất. Sáng kiến này không những áp dụng tốt ở trường TH Trường Xuân 2 và các trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông trong huyện mà nó còn có thể áp dụng tốt trong các cơ quan hành chánh nhà nước trên địa bàn huyện Tháp Mười. 5. Nêu những lợi ích và hiệu quả mang lại khi nhân rộng sáng kiến: Từ thực tế sáng kiến này được triển khai ở trường tiểu học Trường Xuân 2, có thể khẳng định rằng, thực hiện giải pháp đóng tập văn bản trong công tác quản lý văn bản đi và đến, là công việc rất cần thiết, không thể tách rời, đối với người làm công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức. Khi áp dụng sáng kiến này, giúp cán bộ văn thư cập nhật các văn bản đã lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác, tốn ít thời gian và hiệu quả của nó đem lại rất cao. Tạo cơ sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý, điều hành cơ quan một một cách nhanh chóng và chính xác. Sáng kiến này dễ thực hiện, không đòi hỏi người làm công tác văn thư phải có trình độ cao, nhưng hiệu quả của sáng kiến đem lại rất cao. Từ khi sáng kiến này được áp dụng vào quá trình công tác, công việc thực hiện được nhanh chóng, chính xác, khoa học và mang lại hiệu quả cao hơn, công tác tìm kiếm văn bản lưu trữ tốn ít thời gian hơn. Vì thế từ thực tế sáng kiến đã áp dụng vào bản thân, tôi có thể khẳng định rằng sáng kiến này có thể nhân rộng và thực hiện tốt cho cán bộ văn thư trong địa bàn huyện Tháp Mười và các cơ quan khác trong địa bàn huyện. Trên đây là sáng kiến “ Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập ở trường tiểu học Trường Xuân 2”. của bản thân tôi trong năm 2016. Kính đề nghị Hội đồng xét duyệt sáng kiến xem xét, công nhận đề tài sáng kiến cấp huyện./. Thủ trưởng đơn vị Trường Xuân, ngày 09 tháng 3 năm2016 Người báo cáo Lê Vũ Bình

Sáng kiến kinh nghiệm: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học

Sáng kiến kinh nghiệm về công tác văn thư trường học

Tải về Bài viết đã được lưu

Sáng kiến kinh nghiệm về công tác văn thư

Sáng kiến kinh nghiệm: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học được VnDoc.com sưu tầm và đăng tải, giúp quý thầy cô có thêm nhiều giải pháp hay nâng cao chất lượng lưu trữ văn thư trong nhà trường hiệu quả.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy nút Tải về bài viết này, bạn vui lòng kéo xuống cuối bài viết để tải về.

Sáng kiến kinh nghiệm: “Một vài kinh nghiệm về tuyên truyền, giới thiệu và hướng dẫn bạn đọc sử dụng sách báo thư viện cấp THCS”

Sáng kiến kinh nghiệm - Giải bài Toán bằng cách lập phương trình

A. ĐẶT VẤN ĐỀ

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ trực tiếp cho cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác, bên cạnh đó văn phòng là bộ nhớ của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng truyền đạt, theo dõi, kiểm tra và thực hiện.

Với tính chất đặc thù là một đơn vị trực thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị… là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Hiệu trưởng kịp thời nắm bắt được thông tin, chủ trương mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Hiện nay, rất ít trường được bố trí cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách, trong khi đó cán bộ làm công tác văn thư lại chưa được đào tạo, tập huấn nên nghiệp vụ chuyên môn rất hạn chế, chưa nhận thức được tầm quan trọng của công việc mình làm nên một số nơi hồ sơ vẫn còn bề bộn, chưa được ngăn nắp gọn gàng, rất khó khăn cho việc tra cứu và quản lý.

Bản thân tôi là một cán bộ văn phòng của trường được giao làm công tác văn thư. Xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý tốt các loại công văn đi, đến một cách khoa học, hiệu quả cao. Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhỏ về: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học”.

II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Với thực tế tình hình về công tác văn thư của Nhà trường những năm gần đây đã làm tốt việc quản lý, lưu trữ tài liệu bằng văn bản, hồ sơ, thực hiện hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ đáp ứng được một số yêu cầu sau:

Đáp ứng được việc tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.

Từ đó có tác dụng tích cực đối với công tác quản lý chung của Nhà trường.

III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU:

1. Khách thể nghiên cứu:

Máy tính, sổ công văn đi, đến, hòm thư mạng, các phần mềm báo cáo.

2. Chủ thể nghiên cứu:

Tất cả công văn đi, đến, sắp xếp, lữu trữ các văn bản

IV. PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1. Phạm vi nghiên cứu.

- Thời gian nghiên cứu có hạn nên tôi chỉ thực hiện và vận dụng trong 3 năm học (năm học 2015 – 2016, 2016 – 2017, 2017-2018) tại trường THCS Cổ Đô, trong quá trình công tác và bổ sung sau mỗi tuần, bản thân tôi tự nhận xét, rút kinh nghiệm về cách tiến hành. Nhìn chung bản thân có tiến bộ trong công tác với lượng thời gian và sức lực được sử dụng ít nhất, tiết kiệm nhất.

---------------------

Trên đây chỉ là một phần của tài liệu, mời các bạn tải file ĐẦY ĐỦ về tham khảo.

Trên đây, VnDoc.com đã giới thiệu Sáng kiến kinh nghiệm: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học, mời các bạn tham khảo thêm các sáng kiến kinh nghiệm THCS khác.