Quy trình đánh giá nội bộ doanh nghiệp

Việc thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO là yêu cầu vô cùng cần thiết nhằm giúp các chuyên gia có thể xem xét kỹ lưỡng quy trình của tổ chức, cũng như giúp doanh nghiệp đưa ra các giải pháp giúp cho quy trình hoàn thiện hơn. Vậy nên, trong bài viết hôm nay Chất lượng Việt sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện đánh giá nội bộ theo ISO cùng với những thông tin liên quan khác, hãy cùng theo dõi nhé!

Đánh giá nội bộ được biết đến là hoạt động thực hiện theo đúng định kỳ trong một bất kỳ doanh nghiệp nào đó dựa trên hệ thống quản lý về chất lượng và tiêu chuẩn ISO. Về thời gian đánh giá nội bộ sẽ tùy thuộc vào nhu cầu cũng như tình hình thực tế.

Đánh giá nội bộ được biết đến là hoạt động thực hiện theo đúng định kỳ trong một bất kỳ doanh nghiệp nào đó

Đừng bỏ lỡ: Đánh giá viên ISO là gì? Cách để trở thành đánh giá viên ISO

Mục đích thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

Việc thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO nhằm mục đích nâng cao chất lượng, đáp ứng các yêu cầu chung về tình hình sản xuất, quy mô hoạt động, quy trình thực hiện, chất lượng của sản phẩm,… trong mọi mặt của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc đánh giá nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định đẳng cấp của mình cùng với sự uy tín, đáng tin cậy của khách hàng cũng như các đối tác ở trong các vấn đề có liên quan tới việc kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt, việc này còn giúp duy trì được sự nhận thức về tiêu chuẩn ISO ở trong tổ chức.

Thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Các nguyên tắc có trong đánh giá nội bộ ISO

Nhằm đảm bảo các kết luận được rút ra từ cuộc đánh giá là chính xác và đầy đủ bạn cần tuân thủ theo các nguyên tắc sau đây:

• Trình bày một cách hợp lý, trung thực: Những sự phát hiện, kết luận cùng với báo cáo kiểm toán sẽ phản ánh được sự trung thực, chính xác của các hoạt động kiểm toán.
• Bảo mật: Điều quan trọng để đánh giá đó là cần thể hiện sự đáng tin cậy, chính trực, sự thận trọng cũng như tính bảo mật.
• Chăm sóc trong nghề nghiệp: Các kiểm toán viên cần phải luôn thực hiện quá trình chăm sóc phù hợp với mức độ quan trọng của nhiệm vụ đang thực hiện.
• Có tính độc lập: Kiểm toán viên cần đảm bảo độc lập với các hoạt động được đánh giá một cách khách quan.
• Cách tiếp cận dựa trên bằng chứng: Các bằng chứng cần kiểm chứng được cũng như dựa trên các mẫu thông tin đã có sẵn.
  Cần tuân thủ theo nguyên tắc có trong đánh giá nội bộ ISO

Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

Dưới đây là 6 bước thực hiện đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO được rất nhiều doanh áp dụng thành công mà bạn có thể tham khảo:

Lên kế hoạch đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

Lên kế hoạch là bước đầu tiên nhằm giúp quá trình đánh giá nội bộ diễn ra nhanh gọn và hiệu quả, để thực hiện bạn cần xác định các yêu cầu của tổ chức, những thông tin chính xác cho đầu vào ở quá trình. Bên cạnh đó cần xác định tính khả thi của cuộc đánh giá và nguồn lực được cung cấp cho quá trình đánh giá.

Ngoài ra, cần xác định được các yếu tố như lịch thực hiện đánh giá, tần suất, khu vực đánh giá cùng với những vấn đề về nhân sự thay đổi và lỗi sai sau khi thực hiện đánh giá.

Lên kế hoạch là bước đầu tiên giúp quá trình đánh giá nội bộ diễn ra nhanh gọn và hiệu quả

Xem thêm: Phân biệt tiêu chuẩn và quy chuẩn môi trường chích xác nhất, chi tiết: https://clv.vn/phan-biet-tieu-chuan-va-quy-chuan-moi-truong/

Chuẩn bị cho cuộc đánh giá

Quá trình chuẩn bị đánh giá cũng là một bước vô cùng quan trọng của quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO. Vậy nên, vị trí lãnh đạo cần thực hiện các công việc như thành lập ban lãnh đạo để tiến hành đánh giá nội bộ, chỉ định các tổ trưởng ở mỗi tổ báo cáo cáo việc đánh giá nội bộ theo một biểu mẫu cụ thể.

Cần phân chia phạm vi về việc đánh giá đồng thời yêu cầu các trách nhiệm cụ thể tại mỗi bộ phận trong tổ chức. Việc đưa ra sự phê duyệt đánh giá nội bộ sẽ là cán bộ lãnh đạo thường trực về việc đánh giá nội bộ. Việc đánh giá nội bộ cũng phải được quy định rõ ràng về thời gian, thông báo đến cho các cán bộ trong doanh nghiệp hay tại các nơi được đánh giá trước 3 ngày từ ngày chuẩn bị tiến hành đánh giá nội bộ.

Thực hiện đánh giá nội bộ

Thông thường, quá trình thực hiện đánh giá nội bộ sẽ trải qua các giai đoạn sau:

• Giai đoạn 1: Mở cuộc họp mở đầu
• Giai đoạn 2: Khi thực hiện đánh giá các thông tin trong lúc đánh giá cần xem xét tài liệu .
• Giai đoạn 3: Phân công rõ ràng vai trò, trách nhiệm của người thực hiện việc quan sát.
• Giai đoạn 4: Thu thập cũng như xác nhận các thông tin.
• Giai đoạn 5: Chuẩn bị kết quả của cuộc đánh giá.
• Giai đoạn 6: Họp và kết thúc đánh giá.
  Quá trình thực hiện đánh giá nội bộ sẽ trải qua các giai đoạn nhất định

Gửi hồ sơ đánh giá của bộ phận liên quan

Việc thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO yêu cần thực hiện một minh bạch rõ ràng nên việc giữ hồ sơ đối với các bên liên quan là điều vô cùng quan trọng. Đây là cách giúp bên đánh giá chứng minh được hệ thống quản lý đáp ứng được các tiêu chuẩn. Ngược lại, nếu không đáp ứng được tiêu chuẩn quản lý, cần khắc phục các điểm sẽ bị hạn chế và hàn gắn lại các lỗ hổng đó.

Hoàn thành đánh giá và lưu hồ sơ

Các thông tin về kế hoạch, chuẩn bị, báo cáo đánh giá, cùng với các chương trình, kế hoạch và quyết định đánh giá nội bộ yêu cầu cần được lưu trữ lại trong cùng một bộ hồ sơ nhất định.

Cần lưu lại các thông tin liên quan đến quá trình đánh giá nội bộ trong bộ hồ sơ

Theo dõi và đo lường các hoạt động đánh giá

Các tổ chức phải đo lường các hoạt động đánh giá bằng cách xác định điều gì cần được theo dõi, thời gian cần thực hiện hoạt động theo dõi cùng với các phương thức theo dõi, đo lường hiệu quả.

Chính sách của việc đánh giá nội bộ

Nhằm giúp đạt được mục tiêu đã đặt ra cho quá trình đánh giá nội bộ các cấp lãnh đạo thường sẽ thực hiện xây dựng chính sách, hướng dẫn cách lập kế hoạch, phối hợp, tổ chức, thực hiện các hoạt động đánh giá nội bộ một cách hiệu quả, trong đó:

• Đối với trưởng nhóm: Thực hiện việc họp khai mạc và họp để kết thúc trước cũng như sau khi đánh giá nội bộ.
• Trưởng phòng ban: Có trách nhiệm tham dự vào cuộc họp khai mạc và kết thúc.
• Đánh giá viên: Tiến hành lập kế hoạch đánh giá dựa vào tính trạng cùng với tầm quan trọng của quá trình, kết quả đánh giá sẵn trước và khu vực được đánh giá.
• Đại diễn lãnh đạo: Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát quá trình lập kế hoạch đánh giá nội bộ.
  Các cấp lãnh đạo đều có nhiệm vụ riêng nhằm thực hiện chính sách đánh giá nội bộ hiệu quả

  Hướng dẫn cách phân biệt kiểm tra chứng nhận CO và CQ, chi tiết: https://clv.vn/phan-biet-kiem-tra-chung-nhan-co-va-cq/

Các giai đoạn đào tạo đánh giá viên nội bộ

Giai đoạn đào tạo ra đánh giá viên nội bộ gồm có:

• Giai đoạn 1: Hiểu rõ các nguyên tắc về việc quản lý cùng với quá trình diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn đánh giá ISO.
• Giai đoạn 2: Nắm rõ các hoạt động hệ thống quản lý ở trong tổ chức
• Giai đoạn 3: Tham gia đào tạo đánh giá nội bộ.
  Tìm hiểu các giai đoạn đào tạo đánh giá viên nội bộ

Vậy là qua bài viết chúng tôi đã hướng dẫn bạn quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO cùng với những nguyên tắc, chính sách khi thực hiện. Hy vọng qua những thông tin này sẽ phần nào giúp doanh nghiệp của bạn triển khai hệ thống quản lý hiệu quả như mong muốn.

Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết, đừng quên liên hệ với Chất Lượng Việt để được tư vấn chi tiết về chủ đề này nhé!