Trong quá trình kinh doanh, không ít doanh nghiệp gặp phải tình trạng hóa đơn được giao tới trước còn hàng sẽ giao sau. Vậy, khi hóa đơn về trước hàng về sau, kế toán doanh nghiệp sẽ phải hạch toán sao cho đúng? Cùng einvoice.vn giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.
1. Cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau
Vào cuối kỳ kế toán, nhiều doanh nghiệp dù đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp song hàng hóa chưa về tới kho để nhập. Khi này, việc hạch toán phải dựa vào hóa đơn đã được giao và kế toán sẽ ghi nhận hàng mua đang trên đường về. Sau đó, sang tháng khi hàng hóa đã được nhập về kho thì kế toán sẽ làm thủ tục nhập kho và ghi vào sổ kế toán.
Hóa đơn về trước còn hàng về sau thì kế toán hạch toán thế nào?
Như vậy, để hạch kế toán hàng hóa có hóa đơn về trước còn hàng về sau, kế toán cần phải làm thủ tục hạch toán theo hai bước cơ bản:
Cùng tham khảo vấn đề Hàng về trước hóa đơn về sau hạch toán như thế nào? Rủi ro thuế có thể phát sinh là gì khi giải trình tồn kho? Hàng về trước hóa đơn về sau có được chấp nhận không?
1/ Hạch toán quá trình kiểm nhận hàng tồn kho
Quá trình này có thể xảy ra 03 trường hợp dưới đây, trong đó, Hàng về trước hóa đơn về sau được xác định tương tự trường hợp 2
Trường hợp [1]Nhập kho cùng thời điểm với hóa đơn [2]Hàng nhập kho trước chưa có hóa đơn [3]Hóa đơn về trước, hàng chưa nhập kho Chứng từ Phiếu nhập kho, hóa đơn Phiếu nhập kho; báo giá; đơn đặt hàng… Hóa đơn Xử lý Nợ TK 15x
Có TK 11x, 33x…
+ Ở thời điểm nhập kho: Chưa ghi sổ
+ Nếu trong tháng hóa đơn về ghi sổ như trường hợp 1
+ Nếu trong tháng hóa đơn chưa về, ghi sổ theo giá tạm tính
Nợ TK 15x
Có TK 11x, 33x…
+ Tháng sau điều chỉnh chênh lệch theo hóa đơn
Nợ TK 15x
Có TK 11x, 33x…
+ Ở thời điểm nhận hóa đơn: Chưa ghi sổ
+ Nếu trong tháng hàng về ghi sổ như trường hợp 1
+ Nếu cuối tháng hàng chưa về, ghi sổ
Nợ TK 151
Có TK 11x, 33x…
+ Tháng sau hàng về
Nợ TK 15x, 6xx…
Có TK 151
2/ Rủi ro khi hàng về trước, hóa đơn về sau
Thông thường khi trường hợp này xảy ra, nếu kế toán không căn cứ vào phiếu thực nhập kho để hạch toán mà đợi tới lúc nhận được hóa đơn mới hạch toán thì có thể xảy ra tình trạng trong thực tế, hàng đã được xuất ra khỏi kho, xuất bán… dẫn tới kho hàng bị âm số liệu và phải giải trình
Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau như thế nào? Đó là câu hỏi của nhiều bạn kế toán đang gặp phải. Bài viết này Công ty kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau, chi tiết và cụ thể:
Chú ý: Để chứng mình được việc là hàng về trước hóa đơn về sau các bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Hợp đồng/Thoả thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ chuyển tiền,…]. - Trong hợp đồng phải ghi rõ: Thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hoá đơn, chứng từ cho hàng đi đường [bên bán sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất Hoá đơn GTGT].
Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau:
- Các bạn cần đối chiếu hàng hóa đó với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm kê, lập phiếu nhập kho.
1. Căn cứ vào phiếu nhập kho các bạn hạch toán vào sổ theo giá tạm tính chưa có thuế:
Nợ 152 [153, 156]: Số lượng nhập x Giá tạm tính Có 111 [112,331...]: Số lượng nhập x Giá tạm tính
2. Khi hóa đơn về, căn cứ vào hóa đơn, tiến hành hạch toán như sau:
- Nếu giá mua = Giá tạm tính:
Nơ TK133: Theo số tiền thuế trên hóa đơn. Có Tk 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
- Nếu giá mua > Giá tạm tính
- Phản ánh thuế Nợ TK133: Có TK 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
- Điều chỉnh tăng Nợ TK 152, 156: Số lượng x [Giá mua - Giá tạm tính] Có TK 111,112,331: Số lượng mua x [Giá mua - Giá tạm tính]
- Nếu giá mua < Giá tạm tính
- Phản ánh thuế: Nợ TK 133: Có TK 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
- Điều chỉnh giảm: Nợ TK 111,112,331: Số lượng x [Giá tạm tính - Giá mua] Có TK 152, 156: Số lượng x [Giá tạm tính - Giá mua]
Các bạn muốn học thực hành làm kế toán tổng hợp trên chứng từ thực tế, thực hành xử lý các nghiệp vụ hạch toán, tính thuế, kê khai thuế GTGT. TNCN, TNDN... tính lương, trích khấu hao TSCĐ....lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm ... thì có thể tham gia:
Hàng về trước hóa đơn về sau là gì?
Đồng thời, theo khoản 1 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC, đây cũng là thời điểm xác định thuế GTGT. Như vậy, hàng về trước hóa đơn về sau là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm và sẽ bị xử phạt, do đó, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đúng quy định về thời điểm xuất hóa đơn.
Thời gian lưu trữ hóa đơn là bao lâu?
Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
Khi nào ngừng sử dụng hóa đơn giấy?
Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, hóa đơn giấy sẽ chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2022, từ ngày 1/7/2022 chính thức bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có giá trị khi nào?
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.