Ai cũng cần phải có kỹ năng lập kế hoạch nếu muốn xử lý công việc một cách gọn gàng và hiệu quả. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm sao để rèn được kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả. Trong bài viết này TopCV sẽ mách bạn 8 bước để lập kế hoạch hiệu quả nhất.
Dù trong cuộc sống hay trong công việc, dù bạn có ở bất kỳ vị trí nào thì bạn cũng cần phải rèn luyện cho mình một kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Nếu như bạn có kỹ năng lập kế hoạch, có sự kiểm soát tốt trong cuộc sống và công việc thì bạn sẽ thành công hơn rất nhiều.
1. Các bước để lập một bản kế hoạch
Hãy cùng xem qua 8 bước lập kế hoạch đơn giản để làm việc một cách hiệu quả nhé!
Xác định mục tiêu
Đây là bước đầu tiên quyết định thành bại của một bản kế hoạch. Khi bắt tay vào bất cứ một công việc gì, hãy tự trả lời những câu hỏi sau:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Công việc này có ý nghĩa gì với bạn và với công ty bạn?
- Tính quan trọng của công việc này là gì?
Việc xác định được mục tiêu, yêu cầu sẽ giúp bạn tập trung và dồn thời gian cũng như tâm huyết cho công việc đó.
Hãy bám sát với mong muốn và khả năng của mình để đưa ra những mục tiêu phù hợp. Đừng có đặt mục tiêu quá cao bởi nếu không đạt được sẽ khiến bạn bị suy giảm ý chí, cũng như đừng đặt mục tiêu quá thấp sẽ gây lãng phí thời gian, công sức mà hiệu quả đạt được cũng không cao.
Xác định nội dung của công việc
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu của công việc, tiếp theo hãy xác định nội dung của công việc.
Để xác định được nội dung của công việc bạn cần phải trả lời được 5 câu hỏi dưới đây:
- Nội dung công việc cần làm gì?
- Cần phải chuẩn bị những tài liệu liên quan gì để hoàn thành công việc?
- Nội dung cần hoàn thành là gì?
- Đâu là nội dung có thể thay thế?
- Nguồn lực hỗ trợ cho công việc là gì?
Nguồn lực ở đây có thể là: Con người, máy móc và thiết bị.
Xác định công việc đó ai là người thực hiện, ở đâu và khi nào?
Nhiều người khi lập kế hoạch chỉ chú trọng đến công việc mà không chú trọng đến những người thực hiện, địa điểm và thời gian thực hiện.
Để kế hoạch thành công, người lập kế hoạch phải xác định rõ ai sẽ là người thực hiện. Người thực hiện có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất và tính cách có phù hợp với kế hoạch này hay không?
Lên rõ kế hoạch ai là người hỗ trợ, ai kiểm tra và có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ hay không? Về vấn đề thời hạn của công việc, trước tiên bạn cần phân tích rõ mức độ khẩn cấp và quan trọng của những công việc cần làm.
Các loại công việc khác nhau
Để kế hoạch hoàn hảo, bạn cần phải xác định được các loại công việc sau đó lựa chọn công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau.
Mức độ công việc được chia thành 4 loại khác nhau:
- Công việc khẩn cấp, quan trọng.
- Công việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp.
- Công việc không khẩn cấp nhưng lại quan trọng.
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Khi đã xác định được công việc của mình thuộc mức độ nào thì bạn có thể dễ dàng tính được thời gian thực hiện. Tất nhiên là bạn sẽ phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp đầu tiên.
Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc
Có nhiều cách sắp xếp thứ tự công việc, tuy nhiên bạn có thể ưu tiên sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành.
Việc sắp xếp công việc theo thứ tự sẽ giúp bạn dễ dàng loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Đây cũng là một trong những bước vô cùng quan trọng nếu như bạn muốn có được kỹ năng lập kế hoạch hoàn hảo.
Tập trung thực hiện kế hoạch
Một trong những cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch là bạn phải luyện cho mình được sự tập trung.
Sự tập trung sẽ giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả và tiết kiệm được nhiều thời gian.
Tuy nhiên không có nghĩa là khi làm việc bạn sẽ chỉ biết mỗi một việc bạn đang làm. Để tiết kiệm thời gian bạn còn cần phải để tâm đến các việc khác và có thể thì hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.
Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế và lý thuyết luôn khác nhau. Trong quá trình thực hiện kế hoạch có nhiều việc phát sinh không trùng hợp với lý thuyết, hãy chuẩn bị sẵn một số tình huống sẽ phát sinh và phải có phương án dự phòng khi phát sinh những việc nằm ngoài kế hoạch.
Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết được bản thân đã hoàn thành công việc đến đâu, liệu công việc có hoàn thành đúng thời hạn hay không bạn cần phải thường xuyên kiểm tra và đốc thúc bản thân thực hiện công việc theo đúng kế hoạch.
Nếu thường xuyên kiểm tra và chỉnh sửa những sai sót trong quá trình thực hiện kế hoạch bạn sẽ có thể đánh giá được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn.
Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn đưa ra được mục tiêu, phương hướng thực hiện công việc, từ đó sẽ giúp bạn hình thành nên những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Kỹ năng lập kế hoạch là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của bất kỳ công việc nào. Dù là cuộc sống hay là sự nghiệp nếu như bạn có kỹ năng lập kế hoạch bạn sẽ thành công hơn rất nhiều.
TopCV hi vọng rằng với những bước lập kế hoạch trên đây sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất và thành công hơn trong công việc và cuộc sống.
Bạn có thể tham khảo thêm một số những kỹ năng mềm rất hữu ích cho công việc như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lắng nghe,... tại TopCV.
Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.
Dù trong bất cứ công việc nào thì việc lập kế hoạch cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc lập kế hoạch giúp bạn xác định mục tiêu rõ ràng để xây dựng quy trình hành động khoa học, logic nhằm mang lại kết quả cao nhất. Hiểu được ý nghĩa đó, Unica chia sẻ tới bạn đọc kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, thông minh thông qua nội dung bài viết dưới đây.
Lập kế hoạch là gì?
Trước khi tìm hiểu kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, chúng ta cùng nhau tìm hiểu xem kỹ năng lập kế hoạch là gì nhé.
Lập kế hoạch là quá trình nhà quản lý thiết lập các mục tiêu và xác định các phương pháp đạt được các mục tiêu này. Lập kế hoạch liên quan đến việc lựa chọn các sứ mệnh, mục tiêu và các hành động để đạt được chúng; nó đòi hỏi phải ra quyết định, được lựa chọn trong số các phương thức hành động thay thế trong tương lai.
Lập kế hoạch là gì
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch là hoạt động thiết yếu đầu tiền và quan trọng nhất trong mọi tổ chức. Nó giúp xác định và đạt được các mục tiêu của tổ chức. Lập kế hoạch hợp lý là điều kiện quan trọng để quản lý hiệu quả.
- Lập kế hoạch cung cấp định hướng: Lập kế hoạch giúp tổ chức đi đúng hướng. Nó cung cấp phương hướng xác định cho người quản lý để quyết định những gì cần làm và khi bào nên làm điều đó.
- Lập kế hoạch cung cấp cơ sở để kiểm soát: Lập kế hoạch cung cấp tiêu chuẩn để đo lường và đánh giá hiệu suất thực tế. Không có gì để kiểm soát nếu không có kế hoạch và không có sự kiểm soát thích hợp. Các kế hoạch đóng vai trò là thước đo để đo lường hiệu suất.
- Lập kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định: Các mục tiêu đã lập kế hoạch đóng vai trò là tiêu chí để đánh giá các lựa chọn thay thế khác nhau để lựa chọn tốt nhất có thể được chọn với sự trợ giúp của việc hoạch định các quyết định vội vàng và có thể tránh được các hành động ngẫu nhiên.
- Lập kế hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động: Lập kế hoạch chi tiết và bài bản giúp nâng cao hiệu suất làm việc bởi nó giúp giảm thiểu chi phí hoạt động và nhìn trước được những khó khăn, rủi ro để có thể khắc phục được một cách dễ dàng, nhờ đó mà nâng cao sức mạnh cạnh tranh của một tổ chức.
Tại sao lập kế hoạch lại quan trọng
Các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
1. Thiết lập mục tiêu
Thiết lập các mục tiêu là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch. Các kế hoạch phải phản ánh các mục tiêu của doanh nghiệp. Các mục tiêu cần xác định rõ ràng những gì cần đạt được bằng các chính sách, thủ tục, quy tắc, chiến lược, ngân sách và chương trình. Kế hoạch phải đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện đều góp phần vào việc đạt được các mục tiêu.
2. Thực hiện phân tích SWOT
SWOT, là từ viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, hoạt động như một công cụ mạnh mẽ trong quá trình hoạch định chiến lược. Phân tích SWOT thường được thực hiện để giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, cũng như xác định bất kỳ cơ hội và mối đe dọa nào có thể phát sinh. Khi nhóm đã xác định được tất cả điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, bạn có thể làm việc cùng nhau để phát triển các mục tiêu mới giúp doanh nghiệp của bạn đối mặt với những khả năng này theo hướng tích cực hơn. Phân tích SWOT cũng có thể dẫn bạn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình.
Khi bạn đã bắt đầu những gì bạn thực sự muốn, hãy đảm bảo mục tiêu của bạn đáp ứng các tiêu chí SMART:
S – Specific : Cụ thể, dễ hiểu.
M – Measurable : Đo lường được
A – Attainable : Có thể đạt được
R – Relevant : Thực tế
T – Time-Bound : Thời gian hoàn thành
Phần quan trọng nhất của thiết lập mục tiêu SMART là làm cho mục tiêu của bạn trở nên cụ thể để bạn có thể theo dõi rõ ràng tiến trình của mình và biết liệu bạn có đạt được mục tiêu hay không. Bạn càng cụ thể hóa mục tiêu của mình thì cơ hội hoàn thành mục tiêu càng cao.
>>> Xem ngay: Tổng hợp những cách giúp bạn thêm yêu bản thân hơn
Thực hiện phân tích SWOT
3. Lập kế hoạch chiến lược
Khi bạn đã xác định thành công vị trí chiến lược của mình và có một bộ mục tiêu phù hợp với sứ mệnh của công ty, bạn có thể bắt đầu thực hiện kế hoạch chiến lược của mình. Khi phát triển kế hoạch của bạn, hãy xem xét những sáng kiến nào sẽ có tác động lớn nhất đến doanh nghiệp của bạn và sẽ giúp cải thiện vị trí của bạn nhiều nhất. Cũng nên xem xét những sáng kiến nào là khẩn cấp nhất và đưa những sáng kiến này lên hàng đầu. Để đảm bảo rằng kế hoạch chiến lược của bạn đang hoạt động, bạn sẽ cần xác định cách tốt nhất để đo lường tiến độ của mình. Với các mục tiêu có thể đo lường được, bạn có thể thấy rõ những cải tiến khi chúng xảy ra.
4. Tạo dòng thời gian
Trong cách lập kế hoạch chinh phục mục tiêu không thể bỏ qua bước tạo dòng thời gian. Là một phần của kế hoạch hành động của bạn, hãy sử dụng công cụ tạo dòng thời gian để giúp hình dung các vai trò, nhiệm vụ, các mốc quan trọng và thời hạn để đạt được mục tiêu của bạn. Khi bạn đã đặt những ngày đó, hãy cố gắng bám sát chúng càng tốt càng tốt. Mốc thời gian tạo ra cảm giác cấp bách, do đó thúc đẩy bạn giữ đúng tiến độ và hoàn thành mục tiêu của mình.
5. Thực hiện kế hoạch chiến lược
Khi bạn đã có kế hoạch chiến lược của mình, bạn đã sẵn sàng để thực hiện nó. Bước này là giai đoạn hành động của quá trình hoạch định chiến lược. Bắt đầu bằng cách làm cho mọi người tham gia vào kế hoạch biết về chiến lược của bạn. Lý tưởng nhất là bạn muốn phân phối nhiệm vụ giữa các cá nhân hoặc bộ phận khác nhau để ngăn một người hoặc một nhóm người trở nên quá tải. Ngoài ra, hãy dành thời gian để kiểm tra lại với những cá nhân hoặc nhóm này để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng. Nếu bạn nhận thấy rằng bạn không đạt được các mục tiêu của mình, hãy thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào.
6. Hoàn thành và đánh giá kết quả
Bạn cần giữ động lực mạnh mẽ để hoàn thành mục tiêu. Cân nhắc lên lịch đánh giá hàng tuần, có thể bao gồm đo lường tiến trình của bạn và kiểm tra lịch trình của bạn. Một khi bạn thấy vạch đích gần đến mức nào, bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn để vượt qua đến cùng. Nếu bạn chậm tiến độ một chút, hãy thực hiện những điều chỉnh cần thiết và tiếp tục.
Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả.
Vậy còn chần chừ gì mà không nhanh tay đăng ký để có cơ hội sở hữu khóa học ngay hôm nay bạn nhé!
Tags: Kỹ năng lập kế hoạch