Phần mềm quản lý các file văn bản năm 2024
Trong mỗi doanh nghiệp, lưu trữ và quản lý hồ sơ nội bộ là công tác cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm phòng tránh nguy cơ thất thoát, rò rỉ những thông tin dữ liệu quan trọng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí vào quy trình quản lý hồ sơ nhằm số hóa tài liệu và nâng cao tính bảo mật. Để giúp các doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu, 1Office sẽ review chi tiết ưu nhược điểm của 10 phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí phổ biến trên thị trường hiện nay. Show
Mục lục I. Những khó khăn trong công tác quản lý lưu trữ hồ sơ truyền thốngTrong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, mỗi nghiệp vụ và quy trình sẽ phát sinh ra nhiều loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Hồ sơ chính là căn cứ pháp lý ghi lại mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và đánh giá tiến độ, tình hình công việc. Tuy nhiên, “tuổi đời” của doanh nghiệp ngày càng cao thì đồng nghĩa với việc số lượng hồ sơ lưu trữ ngày càng nhiều, có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn tài liệu trong vòng vài năm. Khi đó, các phương pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ truyền thống sẽ trở nên “cồng kềnh” và bộc lộ rõ nhiều nhược điểm như:
Với sự phát triển của khoa học công nghệ cùng xu hướng số hóa tài liệu, các phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí ra đời và trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng văn phòng số. Những tính năng chính của phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp bao gồm: Đối với quản lý
Đối với nhân viên
III. TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp1. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp toàn diện 1OfficePhần mềm quản lý hồ sơ 1Office là hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu hồ sơ toàn diện cho mọi doanh nghiệp được tích hợp trên nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office. Với 7 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hơn 5.000 doanh nghiệp “chinh chiến” trên cuộc đua chuyển đổi số, 1Office là giải pháp số hóa, tự động hóa toàn bộ tài nguyên trong doanh nghiệp và tập trung trên một nền tảng duy nhất. 1Office cung cấp bộ công cụ vượt trội giải quyết mọi bài toán trong quản trị và lưu trữ hồ sơ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành và tổ chức công việc:
Nhận tư vấn miễn phí Tính năng nổi bật Khởi tạo dữ liệu hồ sơ
Quản lý hồ sơ
Ký số hồ sơ
Hình thức lưu trữ: 1Office cung cấp 2 gói triển khai On-Cloud và On-Premise để doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn dựa trên nhu cầu quản trị. 2. Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu WeOnePhần mềm quản lý kho hồ sơ tài liệu WeOne thuộc hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WeOne. WeOne được coi như “thư viện số” của doanh nghiệp, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ hồ sơ với mức độ bảo mật cao. Tính năng nổi bật
Hình thức lưu trữ: On premise cài đặt trực tiếp phần mềm lên máy chủ của doanh nghiệp 3. Phần mềm quản lý văn bản hồ sơ TechMossTechMoss là phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ doanh nghiệp vừa và nhỏ nằm trong hệ sinh thái công nghệ phần mềm y tế, được sử dụng phổ biến trong các bệnh viện, nhà thuốc, phòng khám. Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí TechMoss giúp số hóa và lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ, công văn phục vụ cho công tác điều hành và quản trị công việc với những tính năng cơ bản. Tính năng nổi bật
Hình thức lưu trữ: On premise hoặc On Cloud 4. Phần mềm lưu trữ và quản lý hồ sơ DocEyePhần mềm quản lý hồ sơ miễn phí DocEye cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung trên phần mềm, hỗ trợ tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chia sẻ linh hoạt, an toàn và hoàn toàn bảo mật. Tính năng nổi bật
Ưu điểm Hạn chế
Hình thức lưu trữ: On premise dựa trên cơ sở hạ tầng CNTT của doanh nghiệp 5. Phần mềm quản lý hồ sơ công việc miễn phí Google DriveGoogle Drive là phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí thông dụng nhất trên toàn thế giới, được phát triển bởi “ông lớn” Google. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp online Google Drive cung cấp không gian bộ nhớ trên nền tảng đám mây giúp người dùng dễ dàng tải và lưu trữ hồ sơ tài liệu dưới bất kỳ định dạng nào. Tính năng nổi bật
Ưu điểm Hạn chế
Hình thức lưu trữ: On Cloud, người dùng cần tạo tài khoản Google và đăng nhập trên Web hoặc App điện thoại \>> XEM NGAY: 7 phần mềm quản lý tài liệu mà dân văn phòng phải nắm rõ 6. Phần mềm quản lý hồ sơ RubexeFileCabinet là giải pháp phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp all-in-one với các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, số hóa và tự động hóa quy trình quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất và tối ưu thời gian. Tính năng nổi bật
Hình thức lưu trữ: On premise hoặc On Cloud 7. Phần mềm quản lý hồ sơ công việc WeUp ERPWeUp là phân hệ quản lý hồ sơ doanh nghiệp thuộc phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp WeUp ERP. WeUp hướng đến hỗ trợ doanh nghiệp số hóa không giấy tờ và tối ưu hóa công việc, giúp các nhà quản lý dễ dàng giám sát, theo dõi và quản lý hồ sơ, quy trình làm việc. Tính năng nổi bật
Hình thức lưu trữ: On premise 8. Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ eFileeFile là giải pháp hướng đến tin học hóa hoạt động quản lý, lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp trên 1 hệ thống tập trung. Tính năng nổi bật
Hình thức lưu trữ: On premise 9. Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí Microsoft SharePointPhần mềm quản lý hồ sơ miễn phí Microsoft SharePoint trên nền điện toán đám mây nằm trong bộ công cụ Office của Microsoft, hỗ trợ các nhóm cộng tác, chia sẻ và lưu trữ hồ sơ tài liệu hiệu quả, giúp tối ưu quy trình làm việc. Tính năng nổi bật
Hình thức lưu trữ: On Cloud, người dùng cần có tài khoản Office để đăng nhập và sử dụng phần mềm trên web. 10. Phần mềm quản lý lưu trữ cơ quan Hương ViệtHương Việt là một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý, theo dõi và lưu trữ xuyên suốt vòng đời của hồ sơ, đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật về lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp Hương Việt chủ yếu được dùng trong các cơ quan, đơn vị hành chính. Tính năng nổi bật
Hình thức lưu trữ: On premise IV. Đánh giá 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phíĐể có một cái nhìn tổng quan về phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí thông dụng trên thị trường hiện nay, hãy theo dõi bảng đánh giá tóm tắt theo các tiêu chí quan trọng cho từng phần mềm sau đây: Mức độ bảo mật Dung lượng lưu trữ Hỗ trợ định dạng hồ sơ Khả năng liên kết Chi phí 1Office Bảo mật tuyệt đối dữ liệu và quy trình quản lý hồ sơ của DN Mức dung lượng khổng lồ đáp ứng mọi quy mô DN Mọi loại định dạng hồ sơ Liên kết và đồng bộ hồ sơ 100% với mọi phân hệ quản trị trên hệ thống Từ 40.000 – 100.000/người/tháng tùy vào quy mô DN và nhu cầu sử dụng WeOne Tốt Theo quy mô DN Định dạng hồ sơ văn bản Liên kết với phân hệ quy trình, công việc Liên hệ tư vấn Doceye Tốt Theo quy mô DN Định dạng hồ sơ văn bản Không liên kết Từ 10.000.000 đến 30.000.000 VNĐ/ năm tùy các gói Google Drive Trung bình Giới hạn 15GB/người dùng bản miễn phí Mọi loại định dạng hồ sơ Liên kết với các ứng dụng khác của Google Từ 45.000 – 6.750.000 VNĐ/tháng tùy gói dung lượng (từ 100 GB – 30 TB) Rubex Tốt – Mọi loại định dạng hồ sơ Không liên kết Liên hệ tư vấn WeUp ERP Tốt Theo quy mô DN Định dạng hồ sơ văn bản Liên kết với các module quản trị 1.000$/tối đa 2 người Thêm người sử dụng: 200$/người TechMoss Tốt – Định dạng hồ sơ văn bản Không liên kết Liên hệ tư vấn Microsoft SharePoint Trung bình 1 TB cho toàn bộ DN Mọi loại định dạng hồ sơ Liên kết với các ứng dụng trong hệ thống Office Từ 5.00 – 20.00$ người dùng/tháng Efile Tốt – Định dạng hồ sơ văn bản Không liên kết Liên hệ tư vấn Hương Việt Tốt – Định dạng hồ sơ văn bản Không liên kết Từ 40.000.000 – 90.000.000 VNĐ V. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí phù hợp với doanh nghiệpHiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn phí với đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao hỗ trợ cho quy trình quản lý hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên để lựa chọn được phần mềm phù hợp, giải quyết được trọn vẹn bài toán quản lý hồ sơ nói riêng và hỗ trợ quản trị tổng thể nói chung thì doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sau Phần mềm dễ dàng thao tác Muốn tối ưu quy trình quản lý hồ sơ thì phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí phải đáp ứng được tiêu chí thân thiện với người dùng. Một phần mềm dễ hiểu, dễ sử dụng sẽ giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian thao tác và giúp cập nhật hồ sơ một cách nhanh chóng, kịp thời. Chi phí hợp lý Chi phí triển khai, sử dụng phần mềm cần phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Những phần mềm phần mềm lưu trữ hồ sơ tính phí theo quy mô sử dụng sẽ tối ưu và hợp lý hơn. Khả năng liên kết Quản lý hồ sơ là một phần trong bức tranh quản trị tổng thể của doanh nghiệp. Bởi vậy nếu như muốn tổ chức vận hành trơn tru và tối ưu khả năng luân chuyển hồ sơ để phục vụ cho những nghiệp vụ khác nhau thì doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm quản lý hồ sơ có khả năng liên kết với các phân hệ quản trị khác. Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất 2022 kèm review chi tiết. Đồng thời cung cấp những tiêu chí tham khảo để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, giúp tối ưu quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu. Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý hồ sơ 1Office, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua: |