Outlook hướng dẫn sử dụng

Với người dùng lần đầu sử dụng mail 365 Outlook chắc hẳn sẽ có nhiều bỡ ngỡ và chưa bắt nhịp được với cách trải nghiệm vận hành của phần mềm. Chính vậy, chúng tôi đã chuẩn bị bài viết này để hướng dẫn người dùng một cách chi tiết nhất.

Nội dung bài viết

Mail 365 Outlook là gì?

Phần mềm mail 365 Outlook hay còn được biết đến với tên gọi Microsoft Outlook là một trong những phần mềm nằm trong bộ giải pháp quen thuộc của Microsoft 365. Vai trò của ứng dụng này đối với người dùng hiện nay chính là tiếp nhận email, gửi thư trực tuyến, quản lý công việc của cá nhân, phòng ban, thêm danh sách liên hệ và tổ chức cuộc họp nhóm dễ dàng.

Hiện tại, người dùng có thể đăng ký dịch vụ này trong gói phần mềm chung của Microsoft hoặc mua riêng để sử dụng các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Nếu người dùng đăng ký tài khoản doanh nghiệp, mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ được cấp một tài khoản có địa chỉ tên miền riêng, 50GB dung lượng lưu trữ. Đặc biệt hơn cả, người dùng còn có thể cùng lúc đăng nhập trên 05 thiết bị ở đa dạng hệ điều hành Windows, MacOS, Android hay iOS. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tính năng mà phần mềm 365 mail Outlook đang sở hữu thông qua nội dung bên dưới.

07+ tính năng Mail 365 Outlook sở hữu

Mail 365 Outlook Office 365 là một trong những phần mềm được đánh giá là hiệu quả nhất và làm nên tên tuổi của Microsoft trên thị trường phần mềm công nghệ. Hiện tại, đây là một trong những ứng dụng cạnh tranh trực tiếp với Gmail của Google hoặc Zoho mail. Tuy nhiên, để người dùng hiểu rõ hơn về phần mềm này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tính năng:

Tốc độ truy cập nhanh

Người dùng sẽ đánh giá được rõ nhất tính năng này ngay sau khi mail 365 Outlook sign in thành công. Bởi lẽ, phần mềm Outlook luôn hoạt động ở trạng thái 99.9% điều này đồng nghĩa với việc bất kể khi nào người dùng cần hệ thống đều sẵn sàng phục vụ nhu cầu. Đặc biệt nhất chính là tốc độ phản hồi, người dùng chỉ cần thao tác yêu cầu ngay sau đó chưa đến 1s đã được gửi đến kết quả. Đây được xem là một trong những tính năng được nhiều người dùng lựa chọn vì tiết kiệm thời gian và tối đa hóa hiệu suất làm việc.

Khả năng bảo mật an toàn

Bên cạnh tốc độ truy cập nhanh chóng, mail 365 Outlook còn sở hữu khả năng bảo mật an toàn mà nhiều đơn vị khác không thể so sánh bằng. Microsoft đã quá nổi tiếng về tính năng bảo mật, chính vì vậy mà toàn bộ những phần mềm do hãng sản xuất đều đáp ứng đủ tiêu chí này. Có thể người dùng chưa biết, phần mềm này được bảo mật từ khi người dùng đăng nhập tài khoản, cho đến việc truy cập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định email spam hay dữ liệu được chuyển gửi ra bên ngoài. Để đáp ứng nhu cầu bảo mật an toàn, phần mềm yêu cầu xác thực bảo mật đa yếu tố, tiếp đến là hệ thống tính năng quản lý email để phát hiện Virus, mã độc một cách nhanh chóng nhất.

Hộp thư ưu tiên

Với những email thông thường, hộp thư chung sẽ bao gồm toàn bộ các thư đến, thư đi và thư nháp. Điều này sẽ khiến người dùng cảm thấy khó chịu khi sử dụng, tuy nhiên với mail 365 Outlook người dùng sẽ được dùng thêm hộp thư ưu tiên. Khi đó, các email quan trọng người dùng có thể quản lý ở một kho riêng để dễ dàng theo dõi và truy cập. Ngoài ra, một cách để quản lý hộp thư ưu tiên tốt nhất chính là sử dụng tính năng gắn cờ để đánh dấu các thư cần được phản hồi sớm nhất.

Hỗ trợ kết nối đa dạng

Mail 365 Outlook không chỉ đơn giản là một địa chỉ email chỉ để gửi và nhận thư trực tuyến. Với tài khoản này, người dùng có thể sử dụng để đăng ký tài khoản cho các nền tảng khác như mạng xã hội, ứng dụng làm việc khác. Khi đó, hệ thống sẽ quản lý những nơi mà người dùng sử dụng tài khoản để đăng nhập mà không ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như hiệu suất làm việc đặc biệt nhất chính là khả năng bảo mật an toàn.

Không gian lưu trữ khổng lồ

Nếu người dùng sử dụng phần mềm mail 365 Outlook phiên bản không trả phí hay còn gọi là bản dùng thử của hãng sẽ chỉ nhận được 15GB dung lượng lưu trữ. Tuy nhiên, với các tài khoản doanh nghiệp đăng ký bản quyền thì mức dung lượng này sẽ được nâng lên thành 50GB. Khi đó, người dùng có thể thoải mái sử dụng để lưu trữ email gửi đi, email gửi đến hoặc mail spam và các tệp đính kèm. Một điểm cộng nữa mà phần mềm này đang sở hữu chính là khả năng kết nối với OneDrive để tối ưu tệp đính kèm trên nền tảng đám mây với 1TB dung lượng lưu trữ.

Kết hợp nhiều công cụ khác

Nếu người dùng đăng ký tài khoản mail 365 Outlook gói đầy đủ ứng dụng của Microsoft 365 sẽ được trải nghiệm thêm tính năng làm việc với nhiều ứng dụng khác. Điều này đồng nghĩa với việc chỉ với duy nhất một tài khoản người dùng vừa có thể truy cập vào Outlook, vừa có thể làm việc với Office, Teams, OneDrive, OneNote… Bằng cách này, người dùng sẽ tối ưu được cách thức làm việc và dễ dàng kết nối với đồng nghiệp trong cùng một tổ chức.

Sử dụng chế độ tối

Ngoài những tính năng trên, người dùng còn có thể làm việc với mail 365 Outlook ở chế độ tối nhằm mục đích hỗ trợ làm việc vào ban đêm. Đây là một trong những tính năng hỗ trợ để người dùng làm việc thoải mái nhất, bảo vệ an toàn đôi mắt.

Với những tính năng trên đây, người dùng sẽ dễ dàng hình dung được vai trò của mail 365 Outlook trong quá trình làm việc. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn chi tiết cách đăng ký và cài đặt phần mềm để chuẩn bị mail 365 Outlook login sử dụng.

Hướng dẫn đăng ký và cài đặt 365 mail Outlook

Để sử dụng các tính năng có trong Outlook 365 mail, người dùng cần tiến hành đăng ký tài khoản và cài đặt ứng dụng trên thiết bị máy tính. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết từ A – Z mà người dùng có thể tham khảo.

Bước 1: Click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY để nhận hỗ trợ tư vấn từ đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

Bước 2: Nhận thông tin tài khoản bao gồm địa chỉ email và mật khẩu.

Bước 3: Truy cập địa chỉ – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365 sau đó tiến hành click chọn Đăng nhập.

Bước 4: Người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email sau đó click chọn Tiếp theo. Tiếp đến, nhập mật khẩu tài khoản vào ô trống và click chọn Đăng nhập.

Bước 5: Tại trang quản trị của phần mềm Microsoft 365 người dùng click chọn Cài Đặt sau đó chọn Cài đặt Office 365.

Bước 6: Người dùng sẽ thao tác chuyển tiếp tương ứng với từng thông báo được hiển thị trên màn hình. Sau đó người dùng chỉ cần chờ đợi khoảng vài phút và phần mềm đã được cài đặt thành công bao gồm cả mail 365 Outlook.

Bước 7: Hoàn tất các bước đăng ký và cài đặt phần mềm Outlook.

Chỉ với 07 bước thực hiện trên đây, người dùng đã tạo thành công tài khoản email của Microsoft. Tiếp đến, để sử dụng phần mềm này người dùng cần phải tiến hành mail 365 Outlook sign in. Do đó, hãy cùng theo dõi những bước hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng được chúng tôi chuẩn bị bên dưới.

Hướng dẫn sử dụng mail Outlook 365

Với người dùng mới, chúng tôi đã chuẩn bị những hướng dẫn các bước chi tiết cách sử dụng. Dưới đây là cách mail 365 Outlook login online và một vài cách sử dụng tính năng mà phần mềm này đang sở hữu.

Mail 365 Outlook login

Có 02 cách để người dùng có thể mail 365 Outlook login đó và đăng nhập trực tiếp trên app đã tải về máy và sử dụng trình duyệt online. Dưới đây là các bước hướng dẫn được thực hiện trên phiên bản web.

Bước 1: Truy cập địa chỉ đăng nhập – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook, trên màn hình giao diện sẽ xuất hiện mục Đăng nhập người dùng chỉ cần click vào.

Bước 2: Tiếp đến, một cửa sổ mới sẽ hiển thị để người dùng nhập địa chỉ email vào ô trống trên màn hình sau đó click chọn Tiếp theo.

Bước 3: Một giao diện tương tự sẽ hiện ra, khi đó người dùng chỉ cần nhập mật khẩu tài khoản và click chọn Đăng nhập.

Bước 4: Hoàn tất các bước mail 365 Outlook sign in trên nền tảng web.

Sau khi đã đăng nhập thành công, người dùng có thể bắt đầu trải nghiệm các tính năng có trong phần mềm.

Khởi tạo email mới

Tính năng đầu tiên mà người dùng không thể bỏ qua chính là gửi thư điện tử tới một hoặc nhiều địa chỉ khác nhau trên mail 365 Outlook.

Bước 1: Tại giao diện chính của Outlook người dùng chỉ cần click chọn Thư mới.

Bước 2: Một hộp thư mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng sẽ tiến hành nhập đầy đủ thông tin bao gồm địa chỉ người nhận, email cc hoặc BCC, tiếp đến là tiêu đề email, nội dung thư và tệp đính kèm.

Bước 3: Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin người dùng chỉ cần click chọn nút Gửi.

Bước 4: Hoàn tất các bước gửi email Outlook.

Với 04 bước thực hiện trên đây, người dùng đã gửi thành công thư trên mail 365 Outlook. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thêm sự kiện, số liên hệ và chia sẻ lịch làm việc dễ dàng.

Thêm liên hệ mới

Nếu người dùng muốn thêm danh bạ liên hệ mới trên mail 365 Outlook thì có thể tham khảo các bước như sau:

Bước 1: Tại thanh công cụ bên trái màn hình hiển thị, người dùng chỉ cần click chọn vào biểu tượng mọi người.

Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng có thể chọn Liên hệ mới hoặc Thêm liên hệ, Nhập danh bạ.

Bước 3: Một cửa sổ yêu cầu đầy đủ những thông tin chi tiết sẽ hiện ra, tại đây người dùng chỉ cần nhập các trường dữ liệu yêu cầu bao gồm họ và tên, email, số điện thoại liên hệ…

Bước 4: Chọn Lưu để hoàn tất.

Như vậy, người dùng đã thêm thành công liên hệ mới trong mail 365 Outlook. Bằng cách này, người dùng sẽ dễ dàng liên hệ khi cần để hạn chế nhiều bước thực hiện.

Thêm sự kiện mới

Ngoài tính năng bổ sung thêm số liên hệ thường xuyên liên lạc, người dùng cũng có thể tạo sự kiện mới trong lịch của mail 365 Outlook.

Bước 1: Trên giao diện chính của phần mềm, người dùng click chọn Lịch tại thanh công cụ bên trái màn hình.

Bước 2: Tại đây, người dùng click chọn Sự kiện mới. Sau đó, một cửa sổ sẽ hiện ra khi đó người dùng nhập tiêu đề công việc, email người tham dự, thời gian và địa điểm yêu cầu. Bên cạnh đó, người dùng nên bổ sung nội dung của công việc để dễ dàng phân biệt.

Bước 3: Click chọn Lưu để hoàn tất.

Chỉ với 03 bước cơ bản là người dùng đã có thể tạo thêm lịch làm việc trên phần mềm mail 365 Outlook. Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và sắp xếp công việc nhanh chóng nhất.

Chia sẻ lịch làm việc

Nếu người dùng muốn chia sẻ lịch làm việc của cá nhân cho các thành viên trong cùng một tổ chức hoặc khách hàng, đối tác thì có thể tham khảo các bước sau:

Bước 1: Tại giao diện chính của mục Lịch người dùng chỉ cần click chọn Chia sẻ.

Bước 2: Cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra tại đây người dùng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin người nhận vào ô trống sau đó click chọn Chia sẻ.