JD [ Job Description] là một bản mô tả công việc để cho nhà quản lý nhân sự, nhân viên nhân sự và chuyên viên tuyển dụng biết được đối tượng ứng viên mình tuyển cần đáp ứng các tiêu chí gì. Cũng như ứng viên biết được yêu cầu công việc, văn hoá công ty và lợi ích mang lại từ nhà tuyển dụng như thế nào.
JD có hai dạng là một bản mô tả công việc lưu hành nội bộ và một bản mô tả công việc dùng để đăng tin tuyển dụng. Ann hướng dẫn các bạn viết một bản đăng tin tuyển dụng thu hút ứng viên chất lượng. Các bạn HR sẽ nắm được:
Vì sao JD đăng tin tuyển dụng quan trọng?
JD đăng tin tuyển dụng thu hút bao gồm yếu tố nào?
Ann tóm tắt lại ý chính. Các bạn xem đầy đủ bài viết và các ví dụ trong blog của Ann ở link phần comment nhé.
Vì sao JD đăng tin tuyển dụng quan trọng?
- Thu hút đúng đối tượng ứng viên.
- Nhận được nhiều CV ứng tuyển, kể cả các ứng viên chưa có nhu cầu tìm việc
JD đăng tin tuyển dụng thu hút bao gồm yếu tố nào?
Tiêu đề chức vụ tối ưu hoá tìm kiếm
Tiêu đề chức vụ càng đơn giản càng hiệu quả
-Chức vụ thể hiện được cấp bậc [ trưởng phòng] và trách nhiệm công việc [ nhân sự] mà ứng viên sẽ đảm nhận.
Ví dụ: Trưởng phòng nhân sự
-Chức vụ bao gồm lương luôn nhận tỷ lệ ứng tuyển cao.
Ví dụ: Trưởng phòng nhân sự- lương tới 60 triệu
- Ngoài lương, tiêu đề chức vụ bao gồm quyền lợi tốt nhất được ứng viên quan tâm.
Ví dụ: Backend Developer- No OT
-Tiêu đề chức vụ bao gồm kỹ năng giúp sàng lọc tốt ứng viên. [Tốt nhất chỉ 3 kỹ năng có liên quan với công việc].
Ví dụ: Backend Developer [ Node JS/PHP/Java]
Phần giới thiệu phải thu hút ngay ứng viên
Phần mở đầu HR phải bao gồm việc giới thiệu về công ty ngắn gọn, trả lời câu hỏi tại sao bạn lại thành lập công ty, sứ mệnh của bạn là gì. Nhân viên của bạn mang lại giá trị gì cho chính họ và cho cộng đồng.
Phúc lợi đưa lên đầu
Phúc lợi chính là mấu chốt quan trọng để ứng viên dành thời gian đọc tiếp các nội dung còn lại trên JD. HR nên liệt 3 phúc lợi tốt nhất mà ứng viên sẽ quan tâm.
Ví dụ phúc lợi từ JD của ITviec
Top benefits for sales people:
* Get the best sales training in Vietnam [yes, the BEST].
* Win big commission.
* Good salary.
- Mô tả công việc ngắn gọn, đầy đủ nhưng súc tích
Ứng viên dễ dàng bị mất tập trung nếu phải đọc một bản mô tả công việc dài dằng dặc. Với bản JD ngắn, ứng viên có thể đọc hết toàn bộ JD. Độ dài tối đa của JD không vượt quá 700-800 từ.
Cách để viết phẩn mô tả công việc thu thút:
- Đi thẳng vào vấn đề.
- Ngắt thành hai câu nếu một câu dài có các từ nối " và", " nhưng", "hoặc", "vì thế"
- Đọc đi đọc lại JD ít nhất 3 lần. Mỗi lần thử cắt bỏ các từ thừa thãi. Sắp xếp lại ý nghĩa của một câu dài sang câu ngắn hơn cùng nghĩa.
- Một đoạn nên tối đa 3-4 câu.
- Không dùng từ ngữ “ đao to búa lớn". Từ mà học sinh lớp 5 có thể hiểu. [ Trừ từ chuyên ngành :D]
- Dùng từ ngữ tích cực.
- Dùng câu chủ động.
- Tập trung vào nhà tuyển dụng có thể offer cho ứng viên. Thay vì, nhà tuyển dụng muốn gì từ ứng viên.
- Xưng hô trực tiếp với ứng viên. Giúp ứng viên cảm nhận được nhà tuyển dụng đang nói chuyện với mình. Đồng thời, ứng viên hình dung được công việc mà mình sẽ phụ trách nếu ứng tuyển.
Ví dụ xưng hô gián tiếp:
Chúng tôi đang tìm kiếm các ứng viên đam mê nghề nhân sự và có kinh nghiệm tuyển dụng.
Ví dụ xưng hô trực tiếp:
Bạn đam mê nghề nhân sự, bạn có kinh nghiệm tuyển dụng, hãy ứng tuyển ngay!
Với cách xưng hô trực tiếp, gây cho ứng viên một cảm xúc cá nhân và thôi thúc hàng động hơn là cách xưng hô gián tiếp.
Yêu cầu công việc [ Job Requirements] sàn lọc đúng ứng viên
Yêu cầu công việc là một phần quan trọng để sàn lọc đúng ứng viên. Bao gồm kỹ năng, kinh nghiệm và điều kiện phù hợp với công việc đang tuyển. HR không nên liệt kê quá nhiều tiêu chí " mong ước" mà phải đúng với thực tế.
Yêu cầu công việc bao gồm các yếu tố sàn lọc như sau:
- Số năm kinh nghiệm. Nên để khoảng giới hạn năm kinh nghiệm. Ví dụ: 2-3 năm. Mình muốn một ứng viên 3 năm kinh nghiệm. Nhưng cũng sẽ có các bạn 2 năm kinh nghiệm có tiềm năng phù hợp.
- Bạn phải xác định được ngành nghề nào, hình thức công ty nào mà ứng viên từng có kinh nghiệm làm việc. Ví dụ khi Ann tuyển vị trí Product Owner thì các bạn ứng viên từng làm các công ty Outsourcing không phù hợp với bên mình. Hoặc khi tuyển sales thì bên mình yêu cầu có kinh nghiệm B2B ngành dịch vụ, ngành sản phẩm sẽ không phù hợp.
- Độ tuổi, giới tính. Thật sự có nhiều vị trí nữ ổn định và làm tốt hơn nam. Hoặc những công việc mà lớn tuổi sẽ không phù hợp với văn hoá và khả năng tranining. Do đó, độ tuổi và giới tính cần ghi ra rõ ràng.
- Yêu cầu kỹ năng mềm và kỹ năng cứng bạn chia ra làm 2 phần:
Kỹ năng phải có [ must have]
Kỹ năng nếu có thì tốt [ nice to have]. Trong phần kỹ năng " nice to have" này, những kỹ năng nào mà bạn có thể tranining được thì bạn ghi chú rõ " được đào tạo [ can be trained].
- Bằng cấp: Tuỳ vị trí và yêu cầu công việc mà nhà tuyển dụng sẽ có yêu cầu bằng cấp khác nhau. Tuy nhiên theo Ann nhận thấy hầu như các vị trí mà Ann tuyển rất ít khi quan trọng bằng cấp, mà quan trọng là kỹ năng kinh nghiệm của ứng viên. Ví dụ nếu bạn tuyển sales mà yêu cầu bằng đại học thì bạn có khả năng bỏ lở ứng viên có bằng cấp Cao đẳng.
- Những yêu cầu khác như đi công tác xa, làm OT, địa điểm làm việc, giao tiếp thành thạo tiếng Anh. Tuỳ vào văn hoá của công ty mà bạn nên làm rõ với ứng viên ngay từ đầu.
Thổi hồn vào hình ảnh công ty
Ann thấy các bạn HR ít chú trọng vào phần hình ảnh công ty trong bản mô tả công việc. Câu chữ kết hợp với hình ảnh sẽ tạo ấn tượng mạnh với ứng viên.
Những hình ảnh Ann thấy chưa ấn tượng nhưng HR mình dùng nhiều là các hình:
- Khoe văn phòng thiệt đẹp nhưng lạnh lẽo không có nhân viên.
- Dùng quá nhiều hình team building, company trip trong một bài post.
- Dùng hình chụp nhóm quá đông không rõ mặt.
- Hình quá tối.
Môt hình ảnh sáng thể hiện nhân viên đang trong văn phòng làm việc đẹp, ăn mặt chỉn chu, không khí vui tươi, nhiều năng lượng là hình ảnh được thu hút ứng viên nhiều nhất.
Tại sao bạn lại chọn công ty chúng tôi
Lợi ích, văn hoá và văn hoá. Hãy làm nổi bật nó bằng những câu từ thể hiện được hết nét văn hoá đặc trưng của bạn. Đây là cơ hội cuối cùng quyết định ứng viên có bấm nút " Apply Now" hay không. Một nhân viên dễ dàng từ bỏ công ty vì văn hoá hơn là vì công việc không phù hợp.
Cuối cùng, hãy yêu cầu ứng viên hành động " Apply now". Đó là mục đích chính của toàn bộ bản mô tả đăng tin tuyển dụng.
Các bạn HR đừng quên theo dõi Ann trên Linkedin Ann Từ để không bỏ lỡ các bài viết về tuyển dụng nhé.
Action!
Đối với những ai đang phụ trách công việc hành chính nhân sự trong một công ty, hay doanh nghiệp thì việc chuẩn bị những bản Job description [ JD ] là kỹ năng cần thiết và quan trọng.
Vậy JD là gì? Làm thế nào để có thể viết một bản mô tả công việc thật hay, hấp dẫn và thu hút các ứng viên? Dưới đây Officespace xin tổng hợp và chia sẻ một số bí kíp viết JD ấn tượng.
JD là gì?
JD là một thuật ngữ khá quen thuộc trong tuyển dụng nhân sự. JD là viết tắt của Job Description – hay được hiểu là một bản mô tả công việc; đưa ra tất cả những chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cho tới quyền lợi của ứng viên mà nhà tuyển dụng xây dựng theo vị trí công việc đang tuyển dụng tại tổ chức, doanh nghiệp.
Thông thường, những bản JD thường được viết bằng ngôn ngữ khá đơn giản, rõ ràng, mạch lạc, để giúp các ứng viên hiểu ngay những công việc cần làm để so sánh với năng lực bản thân có phù hợp với vị trí công việc hay không?
Ý nghĩa và vai trò của JD
JD không mang vai trò tuyển dụng mà nó còn có ý nghĩa lớn trong hoạt động của một doanh nghiệp tổ chức cũng như đối với những ứng viên tuyển dụng.
Đối với doanh nghiệp:
- Thông qua Job Description, người quản trị biết cách sắp xếp những vị trí công việc phù hợp, những nhiệm vụ đã được giải quyết tốt hay chưa? Từ đó có thể đánh giá những bất cập trong sơ đồ nhân sự và vị trí công việc của từng phòng ban.
- JD cũng là cơ cơ sở để tuyển dụng và đào tạo nhân sự, đồng thời nó cũng là cơ sở để đánh giá mức lương cũng như phúc lợi hợp lý cho từng nhân sự.
- JD có thể giúp người quản lý nhân sự xây dựng chính sách lương, cũng như những chính sách phúc lợi phù hợp qua từng thời kỳ phát triển công ty phù hợp nhất và đảm bảo sự cân bằng giữa các vị trí.
- JD đồng thời hỗ trợ Ban quản trị quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc của từng phòng ban, từng vị trí, từ đó có những cái nhìn toàn cảnh về hiệu quả công việc.
Đối với ứng viên
Đối với các ứng viên thì JD được coi là căn cứ để giúp các ứng viên có thể mỗi vị trí công việc tuyến dụng, JD được xem là căn cứ giúp các ứng viên có thể hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của công việc, đồng thời có thể đối chứng năng lực của mình hiện tại có phù hợp với những tiêu chí công việc đó hay không?
Cách viết JD hấp dẫn
Đối với những người làm nhân sự thì viết mô tả công việc hay JD là một kỹ năng cần thiết và cực kỳ quan trọng, để có thể thu hút được ứng viên, mô tả chính xác được các đầu việc, đảm bảo tuyển chọn nhân sự dễ dàng và phù hợp nhất. Để viết được một JD hay hấp dẫn cũng cần sự tỉ mỉ và những kỹ năng nhất định. Vậy cách viết JD hấp dẫn như thế nào? Theo các chuyên gia nhân sự cho biết, cách viết JD hấp dẫn phải đảm bảo được những tiêu chí về sự rõ ràng, mạch lạc, súc tích và khác biệt.
Tìm hiểu thêm về: Nhân sự là gì
Một JD hay và tiêu chuẩn sẽ phải biểu đạt được hết các ý nghĩa sau đây:
- JD rõ ràng, ứng viên phải hiểu được trách nhiệm công việc, điều mà họ cần làm khi vào doanh nghiệp là gì.
- JD cần định hướng mục tiêu lẫn tiêu chuẩn rõ ràng cho ứng viên nhằm hoàn thành tốt công việc.
- Có sự khác biệt với những doanh nghiệp khác trên thị trường.
Nội dung cần có của một bản Job Description
Thực tế không có một mẫu tiêu chuẩn nào dành cho Job Description nhưng để tạo nên một bản JD hấp dẫn ứng viên, thì nhà tuyển dụng cần phải đảm bảo những nội dung dưới đây:
- Vị trí công việc rõ ràng: Mỗi công ty và doanh nghiệp đều có cơ cấu tổ chức nên nhà tuyển dụng cần phải thể hiện rõ được vị trí công việc mà đơn vị đang cần nằm ở đâu, thuộc phòng ban nào, từ đó giúp ứng viên dễ hình dung hơn. Các thông tin về công ty, địa chỉ làm việc, công việc cũng cần đầy đủ và chi tiết.
- Mô tả trách nhiệm: Đây là một nội dung cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ giúp ứng viên hiểu rõ được công việc mình sẽ thực hiện là gì? Vai trò mình sẽ đảm nhận trong bộ máy công ty, và làm thế nào để hoàn thành công việc đó.
- Yêu cầu năng lực & kỹ năng: Đương nhiên nhà tuyển dụng cũng cần phải đưa ra những yêu cầu và những kỹ năng hay kinh nghiệm cần có đối với vị trí công việc. Như vậy ứng viên mới có thể hiểu và đánh giá công việc có phù hợp với khả năng của mình hay không?
- Mức lương và quyền lợi: Đây chính là yếu tố thu hút và chinh phục các ứng viên ứng tuyển tại công ty. Trách nhiệm luôn đi cùng với quyền lợi? Quyền lợi mà nhân viên tại vị trí được hưởng là gì? Mức lương bao nhiêu? Và doanh số hay phúc lợi hấp dẫn hay không?
Mẫu JD chuẩn
Dưới đây là một số mẫu JD chuẩn mà bạn có thể tham khảo:
Mẫu JD công việc
JD công việc hay bản mô tả công việc phải nêu được mục tiêu vị trí công việc. Vị trí này để làm gì, có vai trò và ý nghĩa gì? Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí đảm nhận. Bên cạnh đó bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu của vị trí, quyền hạn cũng như trách nhiệm, yêu cầu năng lực đối với từng vị trí công việc.
Bảng mô tả công việc giúp hệ thống hóa các công việc trong doanh nghiệp, giúp nhân viên tăng năng suất nhờ hiểu rõ công việc, giúp cho việc tuyển dụng và đánh giá được khoa học hơn.
Dưới đay là mẫu JD công việc mà bạn có thể tham khảo:
Tất cả người làm về tuyển dụng nên viết JD theo một khuôn mẫu chung để ứng viên dễ dàng nắm bắt thông tin. Dưới đây mà mẫu JD tuyển dụng mà bạn có thể tham khảo:
JD-chuyên-viên-Social-MediaDownload
Mẫu-JD-nhân-viên-truyền-thông-nội-bộDownload
Mẫu-JD-nhân-viên-phát-triển-kinh-doanhDownload
JD-tuyển-dụng-Chuyên-viên-Nhân-sựDownload
Trên đây là hướng dẫn viết JD mô tả công việc và một số mẫu JD chuẩn đang được dùng nhiều hiện nay giúp bạn dễ dàng có được công việc như ý muốn.
Quý khách cần tìm những kinh nghiệm khác về công việc văn phòng, giúp làm việc đơn giản và dể dàng hơn hãy theo dõi thêm các tin tức cập nhật mới nhất từ Officespace