Tổ chức tọa đàm chính là tổ chức một buổi thảo thuận với sự tham gia của các chuyên gia có kinh nghiệm cùng nhau bàn bạc về vấn đề cụ thể. Một chương trình được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ mang tới những kết quả tuyệt vời. Vậy làm sao để tổ chức một chương trình thành công? Hãy cùng khám phá bài viết chia sẻ kế hoạch, quy trình tổ chức tọa đàm của LuxEvent ngay bên dưới đây nhé!
Tham khảo ngay: Tổ chức sự kiện là gì? Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Tổ chức tọa đàm là gì?
Ngày này xã hội phát triển kéo theo sự phát triển của công nghệ thông tin và các công cụ truyền thông hiện đại khiến cho mọi thông tin đều có thể được tìm kiếm được ở trên các công cụ đó. Tuy nhiên, không phải mọi thông tin trên đó đều đúng và đủ vậy nên đôi khi mọi người muốn lĩnh hội kiến thức từ các chuyên gia có kiến thức chuyên môn cùng với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực đó để mở mang tầm hiểu biết của mình. Những thông tin này là những thông tin chính xác chứ không phải những thông tin mông lung của những tờ báo lá cải không được kiểm chứng.
Hoạt động trao đổi kiến thức, thông tin như vậy được gọi chung là tọa đàm. Tổ chức tọa đàm được hiểu là một buổi gặp gỡ để trao đổi ý kiến, cung cấp thông tin và chia sẻ của những chuyên gia trong một lĩnh vực nào đó dành cho các đối tượng có nhu cầu nhận thông tin. Những ý kiến và thông tin mà các chuyên gia đưa ra có thể là những thông tin đã được xác thực nhưng cũng có thể là trải nghiệm trên thực tế nhưng phải đảm bảo thông tin đó chính xác.
Lên kế hoạch tổ chức tọa đàm chi tiết
Một bản kế hoạch tổ chức tọa đàm doanh nghiệp chuyên nghiệp thì cần phải có những phần nội dung cụ thể như sau:
1. Xác định mục tiêu và dự trù kinh phí
Bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức tọa đàm hiệu quả thì bạn cần phải đặt ra mục tiêu cụ thể cho buổi tọa đàm đồng thời xác định được nhóm đối tượng mà buổi tọa đàm hướng tới và vấn đề nào cần thảo luận cụ thể nhất. Đồng thời bạn cũng cần phải có phần kinh phí cho chương trình để dễ dàng trong các hoạt động tiếp theo.
2. Lựa chọn diễn giả và đề tài
Khi chọn được đối tượng và mục tiêu cho buổi tọa đàm thì bạn lựa chọn diễn giả có chuyên môn trong lĩnh vực đó để họ có thể truyền đạt những thông tin chính xác nhất. Cùng với đó hãy tập trung vào đề tài chính sẽ diễn ra trong buổi tọa đàm.
3. Lựa chọn thời gian và địa điểm
Trong kế hoạch tổ chức tọa đàm bạn cần phải đề cập ngày, giờ diễn ra hoạt động tọa đàm cụ thể. Ngày giờ cần phải phù hợp với tính chất buổi tọa đàm. Đồng thời cũng cần phải chọn lựa được địa điểm tổ chức có đủ chỗ ngồi và thuận tiện cho các khách mời tham gia sự kiện.
Tham khảo ngay: Tổng hợp 25 địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất tại Hà Nội
4. Xây dựng khung chương trình cụ thể
Trong bản kế hoạch cần phải phân chia thời gian của các phần sẽ diễn ra trong chương trình như phần mở đầu, thảo luận, diễn giả và các câu hỏi từ phía khán giả. Việc xác định thời gian cụ thể sẽ giúp đảm bảo mọi người có đủ thời gian để đối thoại và thảo luận.
5. Quảng bá sự kiện
Để sự kiện tọa đàm có thể tiếp cận và mang tới nhiều thông tin đến với nhiều người hơn thì bạn cần sử dụng những kênh truyền thông để thông báo tới họ về buổi tọa đàm.
6. Chuẩn bị trước tài liệu và trang thiết bị
Bạn cần phải chuẩn bị trước những loại tài liệu như bài giảng, slide hoặc bản tóm tắt thông tin cho chương trình. Đồng thời đảm bảo các trang thiết bị kỹ thuật hỗ trợ như micro, máy chiếu và loa hoạt động tốt.
7. Đặt những câu hỏi trước
Trước khi chính thức tham gia vào buổi tọa đàm bạn cần phải khuyến khích những người tham gia đặt câu hỏi dành cho diễn giả trước.
8. Tiến hành tổ chức hoạt động tọa đàm
Cuối cùng là tiến hành tổ chức hoạt động tọa đàm như những gì đã lên kịch bản từ trước.
Gợi ý ngay cho bạn: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết chuyên nghiệp nhất
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Quy trình tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp
Quy trình tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp là một quy trình gồm có nhiều bước. Từ khâu lên kế hoạch ban đầu tới khâu tổ chức và đánh giá sự kiện. Quy trình tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp gồm có:
1. Xác định đề tài và lựa chọn diễn giả.
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp đó chính là xác định rõ được mục tiêu cụ thể mà bạn mong muốn đạt được thông qua chương trình tọa đàm. Tiếp theo đó chính là xác định được nhóm đối tượng mục tiêu mà sự kiện này nhắm tới. Từ đó bạn sẽ lựa chọn được chuyên gia, diễn giả thích hợp nhất.
2. Lên kế hoạch tổ chức
Sau khi đã xác định được mục đích và diễn giả thì bước 2 chính là lúc bạn lên kế hoạch tổ chức cụ thể cho chương trình. Trong kế hoạch có đầy đủ nội dung và thời gian dành cho các hạng mục trong chương trình tọa đàm. Đồng thời trong kế hoạch tổ chức cũng cần phải có thời gian, ngày giờ và địa điểm cụ thể.
3. Xác định ngân sách
Khi đã lên kế hoạch tổ chức bạn thì trong bước này cũng cần xác định ngân sách cho các hạng mục như chi phí địa điểm, trang thiết bị, thực phẩm, diễn giả và cả hoạt động quảng bá.
Đừng bỏ lỡ: Chi tiết 10 loại chi phí tổ chức sự kiện đầy đủ mà bạn cần biết
4. Lựa chọn địa điểm và các trang thiết bị sự kiện
Tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện chính là lựa chọn địa điểm và chuẩn bị trước các trang thiết bị sự kiện. Tùy thuộc vào nội dung của buổi tọa đàm mà bạn lựa chọn những trang thiết bị phù hợp và phải kiểm tra chúng trước khi sự kiện diễn ra.
5. Quảng bá chương trình
Chương trình này cần sử dụng các phương tiện truyền thông và các trang mạng xã hội để quảng bá cho sự kiện này. Đồng thời tiếp cận các đối tượng mục tiêu thông quá các kênh truyền thông đó.
6. Quản lý số lượng người tham dự
Tổ chức hệ thống đăng ký trực tuyến cũng như hòm thư để thuận tiện cho những người muốn đăng ký tham dự. Sau đó lập danh sách và kiểm soát số người tham dự để không khiến chương trình bị quá tải.
7. Chuẩn bị sẵn tư liệu
Chuẩn bị sẵn những tư liệu và tài liệu về mục tiêu của chương trình tọa đàm để giúp cung cấp cho những thông tin và tài liệu hỗ trợ.
8. Kiểm tra và chạy thử chương trình
Sau khi kiểm tra lại các hạng mục và trang thiết kỹ thuật thì bạn cần phải chạy thử chương trình để đảm bảo chương trình khi thực sự diễn ra sẽ trơn tru.
9. Chăm sóc diễn giả
Khi lựa chọn chuyên gia và diễn giả tham gia vào chương trình tọa đàm bạn cần phải liên lạc và cung cấp với họ những thông tin để họ chuẩn bị.
10. Tổ chức tọa đàm
Tổ chức tọa đàm chính là phần quan trọng nhất trong quy trình tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp. Đơn vị tổ chức cần phải quản lý thời gian và đảm bảo các hoạt động trong buổi tọa đàm diễn ra suôn sẻ.
11. Thu thập phản hồi
Thu thập ý kiến và phản hồi từ những người tham dự và diễn giả chính là những gì mà bạn phải làm sau khi tổ chức tọa đàm là điều cần thiết. Bạn chắc chắn sẽ cần sử dụng những thông tin này để cải thiện sự kiện tọa đàm trong tương lai.
Xem thêm: Tổng hợp 10 bước quy trình tổ chức sự kiện thành công đầy đủ nhất
LuxEvent – Đơn vị tổ chức tọa đàm
LuxEvent là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đặc biệt là các chương trình tọa đàm. Dù là đơn vị trẻ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện những LuxEvent đã tổ chức hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ trên toàn quốc. Tới với LuxEvent bạn sẽ nhận được:
- Dịch vụ sự kiện trọn gói chuyên nghiệp: Với những kinh nghiệm của bản thân, LuxEvent hiểu bạn sẽ cần những gì để tổ chức sự kiện. Chúng tôi sẽ cung cấp cho khách hàng đầy đủ dịch vụ nhất để bạn có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức tổ chức.
- Tiết kiệm chi phí: Tới với LuxEvent bạn sẽ luôn nhận được những ưu đãi lớn đặc biệt ở toàn bộ các khâu. Nhờ tìm được những nhà cung cấp tốt vậy nên chúng tôi sẽ mang lại cho bạn những chính sách ưu đãi tốt nhất.
- Nhân sự sự kiện phục vụ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân sự mà chúng tôi cung cấp đều là những những nhân sự đã được đào tạo bài bản và có nhiều năm kinh doanh trong nghề. Đồng thời nhân sự điều hành sự kiện, đội ngũ lễ tân, người mẫu chuyên nghiệp,…
- Trang thiết bị hiện đại: Hệ thống kho đồ và trang thiết bị sự kiện của LuxEvent luôn được nâng cấp và bảo dưỡng mỗi năm để đảm bảo khi tổ chức sự kiện cho khách hàng sẽ đạt được hiệu quả cao nhất.
LuxEvent với nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cùng đội ngũ nhân sự trẻ sáng tạo và năng động cam kết sẽ mang tới cho khách hàng buổi tọa đàm thành công và mang lại nhiều lợi ích nhất. Chúng tôi vô cùng hân hạnh khi được đóng góp một phần của mình vào sự thành công của sự kiện tọa đàm. Liên hệ LuxEvent để được hỗ trợ nhé.
Trên đây là bài viết tổng hợp những thông tin chi tiết nhất của LuxEvent về tổ chức tọa đàm. Những buổi tọa đàm là cơ hội để truyền tải những thông tin đúng đắn về một vấn đề nào đó tới mọi người. Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn. Nếu bạn đang cần tìm cho mình một đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ trong hoạt động tổ chức tọa đàm hãy để lại thông tin để LuxEvent tư vấn nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: //LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành [CEO] của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Mục đích của tọa đàm là gì?
Tọa đàm là hình thức tổ chức một cuộc thảo luận với sự tham gia của nhiều người để bàn luận về một vấn đề cụ thể. Kịch bản hội thảo đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của một buổi hội thảo. Anh điều khiển cuộc thảo luận diễn ra có thứ tự, không rời rạc mà quên mất mục tiêu chính.
Mục đích của hội thảo là gì?
Hội thảo là cuộc gặp gỡ giữa một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian nhất định đã được sắp xếp trước. Hội thảo được tổ chức ra nhằm trao đổi đưa ra những ý kiến đóng góp, phản biện góp phần xây dựng chủ đề chung hoàn thiện hơn.
Tọa đàm phát thanh là gì?
Tọa đàm, đối thoại hay còn có tên gọi khác là talk show là một chương trình truyền hình, phát thanh mà một nhóm người ngồi lại với nhau để thảo luận một số chủ đề mà người dẫn chương trình đưa ra. Một Talk show phải có người dẫn chương trình [là phóng viên, biên tập viên…].
Hội nghị tọa đàm là gì?
Tọa đàm có thể hiểu là một hình thức tổ chức các buổi thảo luận với sự tham gia của nhiều người. Nhằm trao đổi các vấn đề một cách cụ thể. Tổ chức tọa đàm là hoạt động tổ chức các buổi hội họp với nhiều chủ đề chuyên ngành và nhiều quy mô khác nhau.