Lưu ý: Trường hợp chưa gửi ngay biên bản cho khách hàng thì nhấn Cất, sau đó vào tab Xóa hóa đơn, nhấn chuột phải và chọn Gửi biên bản để gửi cho khách hàng.
8. Nhập tên và địa chỉ email của người nhận và nhấn Gửi.
Lưu ý: Có thể thiết lập nội dung email Gửi biên bản hủy hóa đơn cho khách hàng theo nhu cầu. Xem hướng dẫn tại đây.
9. Người mua khi nhận được email có thể ký số lên Biên bản và chương trình sẽ tự động cập nhật chữ ký của người mua vào Biên bản hủy hóa đơn của người bán trên phần mềm MISA SME
Người mua khi nhận được email thì ký số vào biên bản:Người bán mở Biên bản hủy hóa đơn trên MISA SME lên và nhấn OK trên câu thông báo. Chương trình sẽ cập nhật chữ ký của người mua vào Biên bản hủy hóa đơn của người bán. Phần mềm sẽ cập nhật trạng thái biên bản là KH đã ký để người bán biết.
- * Trường hợp hệ thống chưa cập nhật trạng thái biên bản hủy, nhấn Cập nhật biên bản hủy từ MISA meInvoice. Các biên bản hủy khách hàng đã ký sẽ được đồng bộ về SME.
Lưu ý: Nếu muốn sửa/xóa Biên bản hủy hóa đơn đã được ký điện tử, cần đăng nhập vào website meInvoice và thực hiện theo hướng dẫn tại đây.
Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn để xuất bán hàng hóa, dịch vụ mà bị sai nếu chưa kê khai thì phải lập biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39/2014.
Khi nào phải lập Biên bản thu hồi hóa đơn?
Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì không lập Biên bản thu hồi hóa đơn. Lúc này, người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -oOo-
BIÊN BẢN THU HỒI HOÁ ĐƠN ĐÃ LẬP
Số 0008/BBTHHĐ
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP
Hôm nay, ngày 09/5/2019, đại diện hai bên gồm có:
BÊN A: Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển XX Việt Nam
Địa chỉ: Số xxx, đường Trương Công Giai, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 0964xxx730 MST: 010xxx0186
Do Ông [Bà]: Vũ Xuân Đ Chức vụ: Giám Đốc
BÊN B: Công ty TNHH Công nghệ YB
Địa chỉ: Số xxx, đường Kim Mã, phường Giảng Võ, quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 0966xxx533 MST: 010xxx8288
Do Ông [Bà]: Hoàng Minh T Chức vụ: Giám Đốc
Hai bên,thống nhất lập biên thu hồi [Liên 2] hóa đơn 01GTKT3/001 đã lập, có ký hiệu: AA/19P số 0001168 ngày 24/4/2019 để xóa bỏ theo qui định, và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn số 01GTKT3/001, ký hiệu: AA/19P số 0001266 ngày 09/5/2019.
Lý do thu hồi: Viết sai số tiền ghi bằng chữ.
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
Hướng dẫn viết Biên bản thu hồi hóa đơn
- Trên biên bản thu hồi phải thể hiện rõ những nội dung sau: + Loại hóa đơn:
Loại hoá đơn
Mẫu số
1- Hoá đơn giá trị gia tăng.
01GTKT
2- Hoá đơn bán hàng.
02GTTT
3- Hóa đơn bán hàng [dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan].
07KPTQ
4- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ;
03XKNB
+ Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
04HGD
+ Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hoá đơn có 06 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.
+ Số hóa đơn;
+ Ngày lập của hóa đơn: Ngày trên biên bản và ngày trên hóa đơn mới phải cùng ngày.
+ Lý do thu hồi;
- Sau khi lập xong biên bản thu hồi, 02 bên phải ký, ghi rõ họ tên [Thường là người đại diện pháp luật] và đóng dấu vào biên bản xác nhận và xuất lại hóa đơn mới.
Lưu ý: Nếu là hóa đơn viết sai đã kê khai thì không được thu hồi mà phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điều chỉnh.
Trên đây là mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập và hướng dẫn cách viết. Trường hợp hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa; tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải sử dụng mẫu Biên bản hủy hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Biên bản bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại diễn biến sự việc đã diễn ra trong quá trình hủy hóa đơn mà đối tượng thực hiện hủy cũng đồng thời là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
Khi nào thì lập biên bản hủy hóa đơn?
Theo quy định tại Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 30 ngày. Còn đối với trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì cần phải thực hiện hủy trong vòng chậm nhất 10 ngày.
Hóa đơn thay thế thì làm biên bản gì?
Tuy nhiên, tại Việt Nam, theo quy định của pháp luật về thuế, khi sử dụng hóa đơn thay thế, người bán phải lập biên bản giao hàng hoặc biên bản nghiệm thu hàng hoá để bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong việc thanh toán thuế và quản lý tài chính.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử ai ký?
Bước 1: Sau khi nhận email thông báo biên bản hủy hóa đơn từ người bán, người mua mở email -> Nhấn Xem chi tiết biên bản. Bước 2: Người mua kiểm tra kỹ các thông tin tại biên bản hủy do bên bán lập. Ở mục Đại diện bên B, người mua nhấn Ký điện tử để ký điện tử lên biên bản hủy.