Tiếp nhận và xử lý chứng từ nộp tiền của người nộp thuế qua quy trình kế toán thuế được quy định như thế nào? Xin chào Quý Ban biên tập, tôi là Nguyễn Khánh Chương, tôi có thắc muốn nhờ Ban ban biên tập cung cấp thông tin giúp tôi như sau: Tiếp nhận và xử lý chứng từ nộp tiền của người nộp thuế qua quy trình kế toán thuế được quy định như thế nào? Tôi có thể tìm hiểu vấn đề này tại văn bản pháp lý nào? Mong sớm nhận được sự phản hồi từ các bạn. Xin chân thành cảm ơn!
Tiếp nhận và xử lý chứng từ nộp tiền của người nộp thuế qua quy trình kế toán thuế được quy định tại về Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành, cụ thể như sau:
1.1.1. Tiếp nhận, phân loại chứng từ nộp tiền thuế tại KBNN
- Trường hợp cơ quan thuế và cơ quan KBNN chưa thực hiện Dự án Hiện đại hoá thu nộp NSNN:
Hàng ngày, trước 10 giờ sáng [hoặc 2 lần 1 tuần nếu cơ quan thuế có trụ sở cách xa cơ quan KBNN hoặc vào thời kỳ lượng chứng từ nộp thuế không đáng kể], Bộ phận KK&KTT cử cán bộ sang cơ quan KBNN cùng cấp để nhận bảng kê chứng từ nộp tiền và 01 liên chứng từ nộp tiền tại KBNN của số tiền thuế đã nộp và thực hiện các công việc sau:
- Phân loại các chứng từ nộp tiền:
+ Theo tài khoản nộp thuế: tài khoản thu NSNN, tài khoản hoàn thuế GTGT, tài khoản thu hồi hoàn thuế GTGT.
+ Theo đối tượng lập chứng từ: NNT, cơ quan uỷ nhiệm thu thuế, cơ quan thuế.
+ Theo loại chứng từ: giấy nộp tiền vào NSNN [bằng tiền mặt, chuyển khoản], biên lai thu, lệnh thu NSNN, Lệnh ghi thu NS, chứng từ điều chỉnh, Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN, Lệnh hoàn kiêm bù trừ thu NSNN...
- Thực hiện kiểm tra các chứng từ nộp tiền đảm bảo đúng mẫu và đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định bao gồm: mã số thuế, tên NNT, địa chỉ, nơi nộp tiền, cơ quan quản lý thuế, tài khoản nộp thuế, tài khoản chuyển tiền của NNT [nếu nộp thuế bằng chuyển khoản], cấp, chương, tên loại thuế [mục, tiểu mục], ngày nộp tiền, nội dung nộp và số tiền thuế đã nộp.
- Nhập các chứng từ nộp tiền đã kiểm tra vào ứng dụng quản lý thuế.
- Hạch toán số tiền thuế đã nộp vào Sổ theo dõi thu nộp thuế và các Sổ thuế có liên quan.
Thời hạn hoàn thành các công việc trên chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được chứng từ nộp tiền do KBNN chuyển sang.
- Trường hợp cơ quan thuế và cơ quan KBNN đã thực hiện Dự án Hiện đại hoá thu nộp NSNN:
Việc chuyển chứng từ nộp tiền được thực hiện qua các phương tiện điện tử, cụ thể như sau:
- Cuối ngày, hoặc đầu giờ ngày làm việc tiếp theo, KBNN truyền dữ liệu về số thuế đã thu vào hệ thống cơ sở dữ liệu thu, nộp thuế; đồng thời, lập Bảng kê chứng từ nộp ngân sách chi tiết theo từng chứng từ đã thu trong ngày [theo mẫu số 04/BK-CTNNS ban hành kèm theo Thông tư số 32/2014/TT-BTC ngày 11/3/2014 của BTC], chuyển cho cơ quan thuế quản lý NNT làm chứng từ hạch toán, kế toán quản lý thu. Bộ phận KK&KTT thực hiện nhận tệp dữ liệu và chuyển vào cơ sở dữ liệu quản lý thuế.
- Hàng ngày, trước 10 giờ sáng [hoặc 2 lần 1 tuần nếu cơ quan thuế có trụ sở cách xa cơ quan KBNN hoặc vào thời kỳ lượng chứng từ nộp thuế không đáng kể], Bộ phận KK&KTT cử cán bộ sang cơ quan KBNN cùng cấp để nhận bảng kê chứng từ nộp ngân sách. Trường hợp đã thực hiện chữ ký số thì cơ quan thuế nhận bảng kê chứng từ nộp ngân sách tại KBNN đồng cấp hoặc KBNN uỷ quyền thu NSNN theo đường điện tử.
- Đối chiếu số liệu về số thuế đã thu giữa bảng kê chứng từ nộp ngân sách và dữ liệu về số thuế đã thu bằng đường truyền, hạch toán số tiền thuế đã nộp vào Sổ theo dõi thu nộp thuế và các Sổ thuế có liên quan.
1.1.2. Xử lý đối với chứng từ nộp tiền không đúng quy định
Bộ phận KK&KTT khi kiểm tra các chỉ tiêu trên chứng từ nộp tiền của NNT, nếu phát hiện các chỉ tiêu trên chứng từ nộp tiền không đầy đủ, không rõ ràng, nộp sai tài khoản, sai MLNSNN hoặc không ghi mã số thuế của NNT thì xử lý như sau:
- Trường hợp chứng từ nộp tiền không ghi mã số thuế hoặc ghi mã số thuế 0000000017
Bộ phận KK&KTT phân loại, tạm thời sử dụng mã số thuế của cơ quan thuế để hạch toán chứng từ nộp tiền đó và thực hiện:
- Tra cứu thông tin trên các ứng dụng quản lý thuế để xác định MST của NNT, hoặc liên hệ với NNT xác nhận lại thông tin về số thuế đã nộp; thực hiện điều chỉnh lại MST trên chứng từ nộp tiền của NNT và hạch toán điều chỉnh Sổ theo dõi thu nộp thuế và các Sổ thuế có liên quan.
- Trường hợp chứng từ nộp tiền cần điều chỉnh thuộc kỳ đã khoá sổ thuế, lập Phiếu điều chỉnh nội bộ để có căn cứ thực hiện điều chỉnh số tiền thuế đã nộp của NNT ngay tại thời điểm xác định đúng MST của NNT trên chứng từ và hạch toán điều chỉnh vào Sổ theo dõi thu nộp thuế và các Sổ thuế có liên quan.
- Trường hợp chứng từ nộp tiền không ghi hoặc ghi không đúng MLNSNN
Bộ phận KK&KTT kiểm tra, đối chiếu thông tin về MLNSNN ghi trên chứng từ nộp tiền của NNT với thông tin trên ứng dụng quản lý thuế và quy định hạch toán MLNSNN của Bộ Tài chính, nếu phát hiện có sai sót thì thực hiện như sau:
- Đối với chứng từ nộp tiền ghi không đúng MLNSNN
+ Lập Phiếu đề nghị điều chỉnh thu nộp NSNN, gửi KBNN thực hiện điều chỉnh số tiền thuế đã nộp theo đúng MLNSNN ngay tại thời điểm xác định sai sót.
+ Sau khi nhận được xác nhận của KBNN trên Phiếu đề nghị điều chỉnh thu nộp NSNN, gửi 01 bản Phiếu đề nghị điều chỉnh thu nộp NSNN để thông báo cho NNT biết, thực hiện; đồng thời thực hiện điều chỉnh số tiền thuế đã nộp vào Sổ theo dõi thu nộp thuế.
- Đối với chứng từ nộp tiền chỉ có tổng số tiền nộp, không ghi MLNSNN, không ghi cơ quan quản lý thu, KBNN đã hạch toán vào tài khoản chờ xử lý các khoản thu chưa đủ thông tin hạch toán thu NSNN [sau đây gọi là tài khoản chờ xử lý].
+ Trường hợp NNT thuộc quản lý của cơ quan thuế đồng cấp với KBNN nơi mở tài khoản chờ xử lý: Căn cứ vào thư tra soát của KBNN gửi đến, Bộ phận KK&KTT kiểm tra, đối chiếu thông tin về MLNSNN trên Sổ theo dõi thu nộp thuế hoặc liên hệ với NNT để xác định và bổ sung đầy đủ, chính xác thông tin [MLNS đảm bảo theo đúng thứ tự thanh toán tiền thuế của Luật Quản lý thuế, cơ quan thuế quản lý thu] vào thư tra soát gửi KBNN ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày nhận được thư tra soát của KBNN.
+ Trường hợp NNT không thuộc quản lý của cơ quan thuế đồng cấp với KBNN nơi mở tài khoản chờ xử lý:
ü Căn cứ vào thư tra soát của KBNN gửi đến, Bộ phận KK&KTT kiểm tra, đối chiếu thông tin về NNT [mã số thuế, tên NNT, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý], nếu NNT không thuộc sự quản lý của cơ quan thuế, lập Phiếu đề nghị giải quyết chuyển cho cơ quan thuế nơi quản lý NNT kèm Thư tra soát của KBNN ngay trong ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thư tra soát của KBNN.
ü Cơ quan thuế nơi quản lý NNT khi nhận được Phiếu đề nghị giải quyết và Thư tra soát do cơ quan thuế khác gửi đến, có trách nhiệm bổ sung đầy đủ, chính xác thông tin còn thiếu về MLNSNN theo đúng thứ tự thanh toán tiền thuế của Luật Quản lý thuế, cơ quan thuế quản lý trên Thư tra soát và gửi lại cho cơ quan thuế đã đề nghị giải quyết ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày nhận được Phiếu đề nghị giải quyết và Thư tra soát.
ü Cơ quan thuế đồng cấp với KBNN nơi lập thư tra soát chuyển cho KBNN ngay trong ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thư tra soát đã bổ sung đầy đủ thông tin của cơ quan thuế quản lý NNT.
+ Hạch toán các chứng từ nộp tiền đã được bổ sung đầy đủ thông tin do KBNN chuyển đến theo đúng thứ tự thanh toán tiền thuế của Luật Quản lý thuế vào Sổ theo dõi thu nộp thuế và các Sổ thuế có liên quan, đồng thời thông báo cho NNT để thực hiện điều chỉnh các khoản đã nộp.
- Trường hợp chứng từ nộp tiền đã ghi đầy đủ thông tin nhưng không đúng với nghĩa vụ phải nộp của NNT
Cơ quan thuế thực hiện hạch toán theo đúng các nội dung đã ghi trên chứng từ nộp tiền của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế và các Sổ thuế có liên quan và phù hợp với nghĩa vụ phải nộp của NNT đang quản lý trên ứng dụng quản lý thuế của ngành. Trường hợp chứng từ nộp tiền không đúng với nghĩa vụ phải nộp thì thực hiện hạch toán theo thứ tự thanh toán tiền thuế của Luật Quản lý thuế.
- Trường hợp NNT ghi sai tài khoản nộp trên chứng từ nộp tiền
Bộ phận KK&KTT kiểm tra, đối chiếu thông tin về số thuế đã nộp với số thuế phát sinh phải nộp, còn phải nộp, nộp thừa của NNT, nếu phát hiện NNT nộp sai tài khoản thu nộp NSNN dẫn đến vừa có số thuế nộp thiếu trên tài khoản này, vừa có số thuế nộp thừa trên tài khoản khác thì thực hiện như sau:
- Lập Phiếu đề nghị điều chỉnh thu nộp NSNN, gửi KBNN thực hiện điều chỉnh tài khoản nộp thuế ngay tại thời điểm xác định sai sót.
- Sau khi nhận được xác nhận của KBNN trên Phiếu đề nghị điều chỉnh thu nộp NSNN, gửi 01 bản Phiếu đề nghị điều chỉnh thu nộp NSNN để thông báo cho NNT biết, thực hiện; đồng thời thực hiện điều chỉnh số tiền thuế, tiền phạt đã nộp vào Sổ theo dõi thu nộp thuế và các Sổ thuế có liên quan.
- Trường hợp luân chuyển chứng từ nộp tiền, bảng kê chứng từ nộp ngân sách của NNT không đúng cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Bộ phận KK&KTT căn cứ chứng từ nộp tiền vào NSNN bằng giấy hoặc đường truyền, bảng kê chứng từ nộp ngân sách do KBNN chuyển sang, đối chiếu với thông tin về NNT tại các ứng dụng quản lý thuế, nếu phát hiện chứng từ nộp tiền hoặc bảng kê chứng từ nộp ngân sách của NNT không thuộc quản lý của cơ quan thuế thì chuyển chứng từ nộp tiền, bảng kê chứng từ nộp ngân sách cho cơ quan KBNN để thực hiện việc luân chuyển chứng từ, bảng kê theo đúng cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc cơ quan thuế nơi phát sinh khoản thu.
Thời hạn chuyển chứng từ, bảng kê cho KBNN là ngay trong ngày làm việc hoặc đầu giờ ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày nhận được chứng từ nộp thuế hoặc bảng kê chứng từ nộp ngân sách.
- Điều chỉnh số tiền phạt nộp chậm cho NNT
Trường hợp phát hiện hạch toán sai chứng từ nộp tiền sau khi đã khoá sổ thuế và đã tính sai số tiền phạt nộp chậm cho NNT, Bộ phận KK&KTT thực hiện:
- Lập danh sách NNT có số nợ sai sót chưa điều chỉnh tại thời điểm khoá sổ thuế, chuyển Bộ phận QLN để thực hiện phân loại nợ thuế của NNT.
- Phối hợp Bộ phận QLN điều chỉnh số tiền phạt nộp chậm đã tính sai cho NNT và lập Thông báo điều chỉnh số tiền phạt nộp chậm của NNT [Mẫu số 15/QTr-KK] gửi NNT.
- Hạch toán số tiền phạt nộp chậm điều chỉnh vào Sổ theo dõi thu nộp thuế tại kỳ phát hiện sai sót.
1.1.3. Phân bổ và thông báo chứng từ nộp tiền của NNT được nộp tại Sở giao dịch Kho bạc nhà nước
- Vụ KK&KTT nhận chứng từ thu NSNN từ Sở giao dịch KBNN chuyển sang, phân loại chứng từ và số thuế đã nộp để thông báo cho từng cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT.
Thời hạn thông báo: Vào ngày 15 hàng tháng, Vụ KK&KTT gửi thông báo kèm theo chứng từ nộp NSNN của NNT [nếu có] đối với số tiền thuế đã nộp tháng trước đó cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT.
- Bộ phận KK&KTT thuộc cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT cập nhật đầy đủ số thuế đã nộp của NNT để thực hiện kế toán theo dõi thu nộp thuế đối với NNT và lập báo cáo kế toán thuế theo quy định.
Trên đây là nội dung câu trả lời về tiếp nhận và xử lý chứng từ nộp tiền của người nộp thuế qua quy trình kế toán thuế. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 879/QĐ-TCT năm 2015.