Bất kỳ một doanh nghiệp có hàng hóa lưu trữ đều quan tâm đến hoạt động quản lý kho. Tuy nhiên, để quản lý một lượng lớn hàng hóa gồm nhiều sản phẩm, mẫu mã, số lô khác nhau khiến quản lý, nhân viên gặp khó khăn. Hiện nay quản lý kho bằng Access là một trong những phương pháp đang được nhiều cửa hàng áp dụng để quản lý lượng hàng trong kho. Bài viết sau đây của ACC sẽ chia sẽ với bạn đọc hướng dẫn viết phần mềm quản lý kho bằng access.
Hướng dẫn viết phần mềm quản lý kho bằng access
1. Thế nào là quản lý kho bằng access?
Hệ thống quản lý Access [MS Access] có tên đầy đủ là Microsoft Office Access. Đây là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ [hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu] thuộc công ty Microsoft. Access là một ứng dụng truyền thống, phần mềm được sử dụng phổ biến trong các máy tính hệ điều hành Windows.
Quản lý kho bằng Access giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn: quản lý khách hàng, quản lý kho hàng, cơ hội bán hàng, thông tin đặt hàng, thông tin sản phẩm,…Vì vậy quản lý bán hàng bằng Access sẽ vừa giúp cho bạn quản trị dữ liệu chính xác, vừa giúp bạn điều hành toàn bộ của hàng.
2. Phân tích đặc tính của phần mềm quản lý kho Access
Phần mềm quản lý bán hàng bằng Access khác gì so với Excel Microsoft ?
Lưu trữ dữ liệu dựa vào quản lý kho bằng Access và Excel có thể kết nối với nhau nên một số chủ kinh doanh sẽ sử dụng đồng thời hai phần mềm này để nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Thế nhưng bản thân Excel không phải là cơ sở dữ liệu có quan hệ mà là cơ sở dữ liệu tệp phẳng nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi để lưu trữ và xử lý những vấn đề cơ bản trong quản lý kho: nhưng nó vẫn được sử dụng để xử lý những vấn đề cơ bản trong quản lý kho như: tính doanh thu, lợi nhuận, tính toán xuất nhập kho. Một số chủ cửa hàng sử dụng access và excel cùng nhau để quản lý kho hiệu quả hơn. Vậy nên so với Excel thì phần mềm quản lý kho bằng Access miễn phí vẫn là lựa chọn tốt hơn rất nhiều.
Bạn có thể thêm nhiều bảng hơn khi thông tin sản phẩm lưu trữ trong Access. Bên cạnh đó sẽ kết hợp các bảng đó để cập nhật thông tin, tạo truy vấn, các báo cáo, biểu mẫu kho. Phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Access được thiết kế cho nhiều mục đích, đối tượng, người dùng nên bạn có thể nhanh chóng sử dụng phần mềm này.
3. Cách sử dụng Access trong quản lý kho hàng
Access tuy rằng là phương pháp quản lý quen thuộc với nhiều cửa hàng nhưng thực tế nhiều người gặp khó khăn trong việc sử dụng phần mềm này. bePOS sẽ hướng dẫn cho cho bạn 3 bước để quản lý kho hàng sử dụng bằng Access:
– Bước 1: Đầu tiên là việc tạo bảng trong Access để quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Các bảng này có nội dung tương ứng với thành phần trong hoạt động bán hàng kinh doanh như: bảng khách hàng, bảng nhân viên và cả bảng các sản phẩm,…
– Bước 2: Sau khi bạn đã nhập dữ liệu, đối chiếu chính xác với thực tế, bước tiếp theo hãy tạo truy vấn để xử lý dữ liệu. Việc nãy sẽ đưa ra cho bạn mối quan hệ liên quan giữa các thông tin của các bảng, giúp người quản lý dễ dàng hơn trong nắm bắt tình hình kho hàng.
– Bước 3: Bước kế tiếp bạn muốn tạo ra các báo cáo về kho trong phần mềm quản lý kho bằng Access miễn phí, hãy dựa vào các thông tin có sẵn để làm báo cáo, đó sẽ là cánh đơn giản nhất để chủ cửa hàng có thể kiểm soát hoạt động của hàng hóa trong kho.
4. Lợi ích & ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý kho Access
Lý do phần mềm quản lý Access có thể quản lý hàng hóa một cách dễ dàng là nhờ hệ quản trị dữ liệu mạnh cùng tính năng nâng cao, chịu được những dữ liệu lớn. Trên thực tế, trong quá trình sử dụng, phần mềm quản lý kho access online mang lại những lợi ích sau:
- Phù hợp với nhiều mục đích sử dụng, áp dụng dễ dàng cho các hệ thống nhỏ
- Công nghệ mã hóa, tính năng mật khẩu cơ sở dữ liệu giúp tính năng bảo mật nâng cao
- Liên kết với nhiều nguồn cơ sở dữ liệu khác, các sổ làm việc Excel, các tệp văn bản giúp các cửa hàng thuận tiện trong công việc quản lý.
- Độ chính xác cao nhờ khả năng phân tích, lọc nhiều loại dữ liệu
- Tốc độ xử lý tốt dù phải làm việc với khối lượng dữ liệu lớn.
Nhược điểm của phần mềm quản lý kho access
- Access không đạt hiệu quả tối ưu trong việc xử lý cơ sở dữ liệu lớn do tình hình kinh doanh ngày càng phát triển, các thông tin dữ liệu của cửa hàng cũng trở nên phức tạp hơn. Việc không quản lý dữ liệu kho một cách tối ưu thì sẽ dễ mắc phải sai lầm trong việc đưa ra quyết định, gây ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng.
- Access gặp khó khăn trong việc triển khai mô hình hệ thống trên Internet: Công nghệ thông tin ngày nay phát triển nhanh chóng, Internet áp dụng rất nhiều trong quản lý nhằm kiểm soát linh hoạt, chặt chẽ hơn. Công cụ quản lý kho Microsoft Access triển khai trên internet sẽ làm người sử dụng gặp một số khó khăn, đặt ra yêu cầu hệ thống cần phải nâng cấp, cải thiện hơn.
- Những chủ kinh doanh có kiến thức công nghệ chưa cao sẽ khó sử dụng: Đa số chủ kinh doanh hiện nay chưa quen thuộc với phần mềm công nghệ, tiếp xúc với những phần mềm công nghệ cao và phức tạp, họ thường tìm đến phương pháp quản lý kho bằng Excel. Vì vậy khi quản lý kho dựa vào phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Access cũng sẽ khiến họ gặp phải khó khăn, làm hiệu quả công việc không cao, dễ sai sót và nhầm lẫn.
Khi sử dụng công cụ quản lý kho bằng Access, người dùng sẽ gặp một số khó khăn khi triển khai hệ thống qua Internet và hiện tại lại xuất nhiều phần mềm ưu việt, dễ sử dụng hơn nên Access sẽ dễ bị thay thế.
5. Về phần mềm ACC
Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm ACC với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến 1 số tính năng đắt giá của phần mềm kế toán ACC như:
- Công nghệ lập trình tiên tiến.
- Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng.
- Quản lý đa tiền tệ.
- Truy vấn các dữ liệu có liên quan.
- Tính hiện đại chính xác.
- Có tính chuyên nghiệp.
Với một số thông tin liên quan đến phần mềm kế toán ACC chúng tôi rất vui vì được đồng hành cùng bạn trong bất kỳ các lĩnh vực. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến phần mềm kế toán ACC hãy liên hệ ngay với chúng tôi.
6. Tại sao lại sử dụng dịch vụ phần mềm ACC
Công ty Luật ACC tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai… Bạn nên lựa chọn chúng tôi bởi các ưu điểm sau:
- Đội ngũ luật sư của Công ty luật ACC có kinh nghiệm trong hầu hết các lĩnh vực.
- Luôn thực hiện triệt để các cam kết bảo mật thông tin của Quý khách hàng.
- Mức phí phải chăng và chính sách tính phí linh hoạt.
- Khi có yêu cầu của Quý khách hàng, luật sư của Công ty luật ACC luôn giải đáp sớm nhất có thể.
- Hỗ trợ trực tiếp các doanh nghiệp trong quá trình đàm phán hợp đồng.
Trên đây là những thông tin ACC muốn chia sẻ đến độc giả về hướng dẫn viết phần mềm quản lý kho bằng access. Trong quá trình tìm hiểu, nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào về bài viết hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp.