Giới thiệu công tác tổ chức văn phòng và một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như: tổ chức công tác thông tin, quản lí thời gian làm việc, tổ chức tiếp khách, hội họp, hội nghị, tổ chức các chuyến đi công tác, công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản.
Cho dù là cơ quan quản lý nhà nƣớc, doanh nghiệp nhà nƣớc, doanh nghiệp tƣ nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thể thiếu dƣợc bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng nhƣ doanh nghiệp.
Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong cơ quan doanh nghiệp.
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú phức tạp. Không phải nhà quản lý nào, thủ trƣởng nào cũng đƣợc trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị văn phòng, vì vậy đó có lẽ là hạn chế và làm giảm hiệu quả công việc của họ.
Đối với sinh viên khoa Quản trị kinh doanh sau khi tốt nghiệp công việc họ thƣờng gắn với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng là hết sức cần thiết.
Để đáp ứng nhu cầu đó khoa Quản trị kinh doanh 1 Học viện Công nghệ Bƣu chính Viễn thông đã đƣa Quản trị văn phòng vào là môn học đối với sinh viên đại học của khoa. Tài liệu gồm 6 chƣơng:
CHƢƠNG 1 : Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
CHƢƠNG 2 : Hoạt động quản trị văn phòng
CHƢƠNG 3 : Hoạch định tổ chức các cuộc họp
CHƢƠNG 4 : Tổ chức công tác lễ tân
CHƢƠNG 5 : Soạn thảo văn bản
CHƢƠNG 6 : Công tác lƣu trữ
Bài giảng đƣợc biên soạn theo phong cách hiện đại có sự h trợ của các phƣơng pháp giảng dạy mới, sử dụng máy chiếu Projetoc, theo chƣơng trình Powerpoint đang đƣợc áp dụng phổ biến tại các trƣờng.
Trong quá trình biên soạn không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Tác giả rất mong và xin cảm ơn các đồng nghiệp và các bạn đã có những đóng góp để tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn
H N i, t n 11 - 2016
PTIT
Mục lục
Mục lục
- 3.1 Các phƣơng pháp tổ chức hội nghị iii
- 3.1 Cách thức tổ chức trong hội nghị
- 3 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ
- 3.2 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thƣờng không nghi thức
- 3.2 Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức
- 3.2 Các hội nghị từ xa
- CHƢƠNG 4 : TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN
- 4.1ỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN.........................................
- 4.1 Vai trò của lễ tân
- 4.1. Nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân
- 4 HOẠT ĐỘNG ĐÓN TIẾP KHÁCH TẠI CƠ QUAN
- 4.2 Phân loại khách
- 4.2 Tổ chức đón khách tại cơ quan, doanh nghiệp
- 4.2 Tổ chức tiếp khách
- 4.2 Những tình huống thƣờng gặp khi tiếp xúc với khách
- 1. TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- 4.3 Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện
- 4.3. Các loại hình sự kiện
- 4.3. Một số ý nghĩa tác động của sự kiện
- 4.3 Hình thành chủ đề lập chƣơng trình và ngân sách sự kiện
- 4.3 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- 4.3 Chuẩn bị tổ chức sự kiện
- 4 .3 Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện
- 4.3 Tổ chức điều hành các hoạt động sự kiện
- 1. ĐÃI KHÁCH
- 4.4 Giải khát trong tiếp khách
- 4.4 Đặt tiệc
- CHƢƠNG 5 : SOẠN THẢO VĂN BẢN.....................................................................
- 5 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN...............................................................................
- 5.1 Khái niệm về văn bản
- 5.1 Phân loại các văn bản
- 5 THỂ THỨC VĂN BẢN
- 5.2 Khái niệm
- 5.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản
- 5.2 Các yếu tố thể thức văn bản
- 5.2 Sơ đồ bố trí m u trình bày các thành phần thể thức văn bản
- 5.2 Nội dung và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản
- 5 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN iv
- 5.3 Nguyên tắc soạn thảo văn bản
- 5.3 Nội dung của văn bản
- 5.3 Quy trình soạn thảo văn bản
- 5 SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƢỜNG
- 5.4 Soạn thảo quyết định
- 5.4 Phƣơng pháo soạn thảo công văn
- 5.4 Phƣơng pháp soạn thảo báo cáo
- 5.4 Soạn thảo biên bản
- 5.4 Soạn thảo hợp đồng
- CHƢƠNG 6 : CÔNG TÁC LƢU TRỮ
- 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
- 6.1. Khái niệm, vị trí và tính chất của công tác lƣu trữ
- 6.1 Chức năng công tác lƣu trữ
- 6.1 Nội dung
- 6.1 Tính chất
- 6.1 Nguyên tắc lƣu trữ
- 6 TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƢU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
- 6.2 Công tác thu thập tài liệu lƣu trữ
- 6.2 Công tác bổ sung tài liệu lƣu trữ
- 6 CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ LƢU TRỮ
- 6.3 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lƣu trữ
- 6.3 Phân loại tài liệu lƣu trữ
- 6.3 Xác định giá trị tài liệu
- 6.3 Thống kê và kiểm tra tài liệu
- 6.3 Điều chỉnh tài liệu lƣu trữ
- 6.3 Bảo quản tài liệu lƣu trữ
- 6.3 Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ
- PHỤ LỤC
- TÀI LIỆU THAM KHẢO
CHƢƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÕNG
1.1 Khái niệm văn phòng
1.1.1 Khái niệm
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu nhƣ: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị... Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên đƣợc gọi là văn phòng.
Văn phòng có thể đƣợc hiểu theo nhiều giác độ khác nhau nhƣ sau: - N ĩa r n : Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng [ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty...] còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.
- N ĩa ẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
- Ngoài ra văn phòng còn đƣợc hiểu là phòng làm việc của thủ trƣởng có tầm cỡ cao nhƣ: Nghị sỹ, kiến trúc sƣ trƣởng...
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhƣng đều có điểm chung đó là: +Văn phòng phải là bộ máy đƣợc tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lƣợng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.
1.1.1 Văn phòng như một hệ thống
Phân tích một tổ chức và các thành phần của nó nhƣ một hệ thống là một hoạt động hữu ích; phƣơng pháp này đã trở nên ngày càng phổ biến trong những năm gần đây đặc biệt vì nó cho phép xem xét thận trọng những mối quan hệ và tƣơng tác của công việc văn phòng cả hai bên trong l n bên ngoài.
Theo quan điểm quản lý thông tin một hệ thống có thể đƣợc xem nhƣ một phƣơng tiện chuyển tải ý tƣởng và phân tích. Nó là một thái độ hoặc cách thức xem xét các dự định và vấn đề. Một hệ thống đƣợc gọi là công cụ tiến hành suy nghĩ. Hình thức phân tích này có thể đƣợc phát triển một cách đơn giản mà không cần phải đào sâu vào những điểm phức tạp của lý thuyết hệ thống và ngay cả khi đƣợc sử dụng ở mức độ cơ bản nó cũng sẽ giúp nghiên cứu quản trị và quản lý văn phòng.
PTIT
Bất kỳ tổ chức nào, trong lĩnh vực tƣ nhân hay nhà nƣớc của nền kinh tế, cũng bao gồm nhiều hệ thống con trong một hệ thống toàn thể. Một trong những hệ thống con này là hệ thống thông tin bao trùm tất cả các hệ thống con khác để bảo đảm sự liên kết quan trọng nhất giữa chúng.
- Đặc điểm của hệ thống Tuy hầu hết mọi ngƣời đều quen thuộc bởi những hệ thống sinh học và kỹ thuật nhƣng khó khăn nảy sinh khi họ cố gắng ý niệm hóa một hệ thống trừu tƣợng. Hình 1 minh họa 5 thành phần cơ bản hoặc đặc điểm chính của một hệ thống tổng quát.
Hình 1: Năm thành phần chủ yếu của một hệ thống
Những thành phần của một hệ thống mô tả trong Hình 1 có thể đƣợc giải thích nhƣ sau: Đầu vào hệ thống là các nguồn và ý tƣởng. Quá trình chuyển đổi sẽ thay đổi đầu vào thành đẩu ra và từ đó sẽ có thông tin phản hồi cho phép kiểm soát hiệu quả hoạt động của một hệ thống. Bốn thành phần này của hệ thống đƣợc bao bọc bởi môi trƣờng của hệ thống, nơi vừa cung cấp đầu vào vừa nhận đầu ra khỏi hệ thống.
Lý thuyết về hệ thống phát sinh từ nghiên cứu những khoa học khác, đặc biệt là sinh học, trong đó việc nghiên cứu hệ thống của một cơ quan trong môi trƣờng của nó đƣợc gọi là sinh thái học. Nhiều mối quan hệ song song đến cơ quan sinh học đó sẽ trở nên rõ ràng. Nó cũng rút ra một số ý niệm từ tự động đƣợc khởi động thông qua những thông tin phản hồi theo thời gian thực nhƣ trong trƣờng hợp của các hệ thống điều hòa không khí và sƣởi ấm toàn diện nhất. Tƣơng tự, các hệ thống có thể mở hoặc đóng: Hệ thống mở có các mối liên kết lớn với môi trƣờng hơn là hệ thống đóng với các biên giới giới hạn sự trao đổi với môi trƣờng.
- Những đặc trưng tổng quát của một hệ thống Các hệ thống có một số các đặc trƣng tổng quát đến sự xác định, mục tiêu, các liên kết thông tin liên lạc và thông tin phản hồi. Một tính chất chủ yếu là các hệ thống thì năng động.
- Sự xác định
- Các mục tiêu
- Thông tin liên lạc
- Phản hồi
- Tính năng động c. Hệ thống công việc văn phòng Công việc văn phòng phải đƣợc thực hiện trong một tổ chức có thể đƣợc xem nhƣ
Môi trƣờng
Quá trình chuyển đổi
Đầu vào Đầu ra
Phản hồi
PTIT
- Những ảnh hƣởng bên trong Các tổ chức có một số bộ phận chức năng và bản chất của chúng tùy theo từng tổ chức. Những tổ chức trong ngành thuộc khu vực tƣ nhân thƣờng có các công việc chính nhƣ mua hàng và tiếp thị, trong khi đó những ngành trong khu vực phục vụ lại cho những hoạt động khác có tầm quan trọng lớn hơn. Trong khu vực nhà nƣớc, các tổ chức chính quyền trung ƣơng và địa phƣơng. Các bộ phận chức năng của một tổ chức sẽ có một ảnh hƣởng chủ yếu đến thành phần của công tác văn phòng và cách thực hiện công việc này tại bộ phận đó.
- Bộ phận sản xuất có thể yêu cầu những chức năng thƣ ký đi kèm theo hoạch định sản xuất và kiểm tra chất lƣợng, chức năng đầu cũng đƣợc liên kết với lĩnh vực tiếp thị thông qua những chức năng nhƣ dự báo doanh số bán. Trong khi vực nhà nƣớc, sẽ có những yêu cầu quản trị đƣợc tạo ra do việc cung ứng những dịch vụ y tế và xã hội, cũng nhƣ trong khi cung ứng những tiện nghi nhƣ điện, nƣớc, vận chuyển... tất cả những dịch này sẽ có ảnh hƣởng riêng của mình đối với bản chất của công việc văn phòng và cơ cấu đƣợc phát triển để thực hiện công việc đó.
- Những ảnh hƣởng bên ngoài Không một hệ thống quản trị của một doanh nghiệp nào là một hòn đảo. Ví dụ một doanh nghiệp thƣơng mại có thể cố gắng áp đặt lên những ngƣời khác cách thức nó mong muốn thực hiện công việc văn bản quy trình thủ tục nhƣng khách hàng sẽ có những phản ứng. Điều này có thể gây nên xung đột giữa hai hệ thống quản trị của tổ chức và nếu không có phƣơng pháp nào tỏ ra chấp nhận đƣợc cho phía bên kia thì nó có thể d n đến mất khách hàng hoặc nhà cung ứng.
Khi xã hội chuyển từ định hƣớng doanh nghiệp sang một vị trí bị kiểm soát và điều kiển nhiều hơn thi không thể tránh khỏi việc nhà nƣớc cố gắng áp đặt các yêu cầu giấy tờ của mình lên cộng đồng và các doanh nghiệp do vậy phải có những quy định về pháp lý về việc hoàn tất những biểu m u điều tra, bản khai thuế... với hoạch định mà tổ chức có trách nhiệm phải hoàn tất.
Nhiều ảnh hƣởng bên ngoài lên công việc văn phòng có nguồn gốc kinh tế hoặc xã hội và đã đủ gây nên những quan tâm tạo sức ép lên những nhà chính sách.
1.1 Chức năng của văn phòng
Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng có những chức năng sau đây.
1.1.2 Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mƣu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Ngƣời quản lý phải quán xuyến mọi đối tƣợng trong đơn vị và kết nối đƣợc các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi ngƣời quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề...Điều đó vƣợt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lƣợng trợ giúp các nhà quản lý trƣớc hết là công tác tham mƣu tổng hợp.
Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mƣu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tƣơng đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan,
PTIT
đơn vị thƣờng đặt bộ phận tham mƣu tại văn phòng để giúp cho công tác này đƣợc thuận lợi. Để có ý kiến tham mƣu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mƣu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mƣu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu nhƣ công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán...
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mƣu, gây khó khăn trong việc hình thành phƣơng án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp trên cơ sở các phƣơng án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
Nhƣ vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mƣu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
1.1.2 Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể nhƣ: Xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản...
1.1.2 Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phƣơng tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phƣơng tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phƣơng châm hoạt động của công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa h trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở m i cơ quan, đơn vị.
1.1 Nhiệm vụ văn phòng
Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổn ợp c ƣơn trìn kế oạc côn t c của cơ quan đơn vị , xây dựn c ƣơn trìn kế oạc côn t c n quý, t n , tuần của lãn đạo.
M i cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Song muốn đạt đƣợc mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải đƣợc kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và h trợ nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
PTIT
1.2.2 Quản lý con người trong văn phòng
Việc phân tích hành vi của con ngƣời tại nơi làm việc đã trở nên rất quan trọng. Những ảnh hƣởng về hành vi là những thái độ của con ngƣời đối với việc làm và những yếu tố thúc đẩy họ. Cân nhắc tất cả các khía cạnh thúc đẩy nhân viên văn phòng của một tổ chức đã trở nên ngày càng cần thiết.
1.2.2 Kiểm soát chất lượng của công việc văn phòng
Ngƣời quản lý văn phòng đƣợc sự h trợ bởi các giám sát viên, chịu trách nhiệm về việc kiểm soát các công việc văn phòng. Điều này đƣợc tham khảo đến nhƣ là chức năng thanh tra, bao gồm năm vấn đề sau:
1.2.2 Kiểm soát tài chính trong văn phòng
Hầu hết những ngƣời quản trị văn phòng sẽ đƣợc yêu cầu phải có một sự hiểu biết về kiểm soát tài chính. Kiểm soát tài chính trong văn phòng về cơ bản đó là:
- Tiền tiêu vặt trong văn phòng Các văn phòng thƣờng đƣợc cấp một khoản tiền tiêu vặt để sắm các khoản nhỏ về
những vật tƣ cần thiết, khẩn cấp mà không có sẵn ở kho trung tâm. Hệ thống tiền tiêu vặt của
văn phòng sẽ thƣờng là tiền ứng trƣớc. Ở những khoảng thời gian đã định trƣớc, tùy theo giai
đoạn kiểm soát kế toán đƣợc sử dụng trong cơ quan số tiền tiêu vặt sẽ đƣợc cân đối.
1.2.2 Bảo hiểm trong văn phòng
Bảo hiểm là phƣơng tiện mà qua đó các rủi ro đƣợc san sẻ giữa nhiều ngƣời hoặc nhiều tổ chức.
Một số các cơ quan muốn bảo vệ cho bản thân các văn phòng của họ khỏi bị phá hủy vì hỏa hoạn có thể mua bảo hiểm để hạn chế rủi ro này.
Cơ quan hoặc bên muốn mua bảo hiểm đƣợc gọi là ngƣời đƣợc bảo hiểm
1.2.2 Điều tra công việc văn phòng
Điều tra công việc văn phòng giúp đƣa ra quyết định về lịch trình công việc và đặt ra các mục tiêu cho từng cá nhân dƣới quyền mình trong mối quan hệ với chất lƣợng và khối lƣợng.
1.2.2 Sắp xếp thời khóa biểu trong văn phòng
Một chức năng quan trọng trong công tác văn phòng là sắp xếp công việc; việc thiết lập những tiêu chuẩn biểu hiện có thể giúp ở đây.
1.2.2 Kiểm soát văn phòng
Kiểm soát của ban quản trị đã trở thành một công cụ kinh điển để xem xét bất kỳ khía cạnh công việc nào của một cơ quan.
Thực hiện kiểm soát văn phòng bao gồm ra các quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc hoạch định và kiểm soát công việc. Nếu các kiểm soát công việc văn phòng đƣợc thực hiện định kỳ, chúng có thể nhận diện những lĩnh vực có thể cải tiến đƣợc. Có hai câu hỏi chủ
PTIT
yếu liên quan đến kiểm công việc văn phòng đó là ai phải thực hiện nó câu thứ hai là nó phải đƣơc thực hiện nhƣ thế nào.
1 TỔ CHỨC VĂN PHÕNG
1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng đƣợc bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thƣờng bao gồm:
- B p ận n c ín văn t ƣ : Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thƣ.
- B p ận tổn ợp : Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trƣơng đƣờng lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tƣ vấn cho thủ trƣởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trƣởng và đề xuất các phƣơng án giải quyết.
- B p ận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phƣơng tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phƣơng tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
- B p ận lƣu trữ : Sƣu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lƣu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hƣớng d n công tác lƣu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
- B p ận t i vụ: [nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách] Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
- B p ận tổ c ức n ân sự [nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách]: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động nhƣ: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thƣởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.
- B p ận bảo vệ : tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ quan, bảo vệ môi trƣờng, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.
Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc cho chánh văn phòng là phó chánh văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Chánh văn phòng về những việc đƣợc phân công và giải quyết một số công việc khi đƣợc sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng.
PTIT
phí phạm. Ngoài ra, việc bố trí các phòng làm việc riêng [private offices] cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí.
1.3.2 Các yêu cầu của bố trí văn phòng
- Tận dụng tối ƣu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng.
- Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng.
- Tạo môi trƣờng thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên hoàn thành công việc với năng suất lao động cao nhất.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin.
- Tiết kiệm chi phí lắp đặt.
- Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động. Khi sắp xếp các phòng làm việc, nhà quản trị hành chánh cần phải theo một số nguyên tắc sau đây:
1.3.2 Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban
Nhà quản trị phải quan tâm sắp xếp các phòng ban dƣới cái nhìn tổng thể của các hệ thống. Các bộ phận này quan hệ mật thiết với nhau. Sau đây là một số nguyên tắc:
- Các bộ phận phòng ban đƣợc bố trí gần các bộ phận chính của công ty. Các bộ phận chính là bộ phận điều hành, kinh doanh, mua sắm, kế toán, tài chính, dịch vụ hành chánh, và phòng nhân sự.
- Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí phòng ban.
- Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau. Mặc dù tất cả các bộ phận đều có quan hệ với nhau, nhƣng có một vài bộ phận quan hệ nhiều hơn. Thí dụ nhƣ phòng hội họp nên gần phòng của các cấp quản trị thƣờng hay sử dụng nó.
- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với các cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.
- Cách ly xa ch làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thỉu.
- Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi ch công cộng hoặc nhiều ngƣời hay lui tới.
1.3.2 Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc [flow of work]
Cố gắng sắp xếp các phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Khoảng cách quá xa sẽ làm mất rất nhiều thời gian. Ngoài ra nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc.
PTIT
Hình 1: Mô hình sắp xếp bàn ghế, phòng ban không khoa học
Ghi chú:
Văn thƣ đến
Văn thƣ đi
Luồng công việc
Sự di chuyển của nhân viên.
Hình 1: Sắp xếp bàn ghế, phòng ban theo thủ tục, luồng công việc
PTIT
1.3.2 Bố trí phòng họp chung
Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị cao cấp. Tuy nhiên, nó cũng đƣợc sử dụng cho các cấp quản trị khác, nhân viên và khách hàng. Một thƣ ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây.
Mặc dầu các cuộc họp của hội đồng quản trị, các cuộc họp của các cấp lãnh đạo, các cuộc họp với khách hàng ƣu tiên hơn các cuộc khác, tuy nhiên cần phải mở rộng cho các hoạt động của nhân viên để tận dụng hết khả năng của nó.
Nên sắp xếp bàn ghế sao cho m i thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt [face to face]. Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ...
1.3.2.8ác phương pháp bố trí văn phòng
Nhƣ trên đã đề cập, cơ cấu tổ chức của văn phòng ở các cơ quan, đơn vị rất phong phú, đa dạng và do đó bố trí sắp xếp các bộ phận của văn phòng cũng muôn hình muôn vẻ. Phần sau đây sẽ đề cập đến một số cách bố trí văn phòng chủ yếu.
- Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận - Văn phòng bố trí kín [Văn phòng chia nhỏ] Đây là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với tƣờng xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khóa khi cần thiết.
Bố trí theo kiểu này có ƣu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận, không gây ồn ào, mất trật tự, đáp ứng đƣợc yêu cầu bí mật thông tin khi cần thiết. Tuy nhiên nó lại vấp phải nhƣợc điểm là tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận văn phòng. Mặt khác, ngƣời phụ trách rất khó kiểm soát đƣợc hoạt động của nhân viên.
- Văn phòng mở Trong thực tế, kiểu bố trí văn phòng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp thay vào đó là kiểu văn phòng bố trí mở. Toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn đƣợc ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp. Bố trí văn phòng theo kiểu này có nhiều ƣu điểm nhƣ: Tận dụng đƣợc diện tích mặt bằng tối đa vì không có tƣờng ngăn, diện tích đƣợc điều chỉnh theo số lƣợng ngƣời nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, cơ động do không có tƣờng ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết vừa nhanh vừa giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu đƣợc thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác, bố trí theo kiểu này nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, ngƣời phụ trách có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình. Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng có nhƣợc điểm nhƣ gây ồn ào ảnh hƣởng đến xung quanh, giảm sự tập trung cho công việc, khó bảo đảm bí mật thông tin khi cần thiết.
Để tận dụng ƣu điểm và hạn chế nhƣợc điểm của hai cách bố trí trên, ngƣời ta có thể áp dụng cách bố trí h n hợp: Có bộ phận của văn phòng bố trí kín, có bộ phận bố trí mở.
- Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng
- Văn phòng bố trí theo hƣớng phân tán.
- Văn phòng bố trí theo hƣớng tập trung.
PTIT
- Văn phòng bố trí theo hƣớng ph n tán Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ nhƣ: đánh máy, phô tô tài liệu, xử lý văn bản, lƣu trữ văn bản. Cách bố trí này hiện nay đang đƣợc áp dụng khá phổ biến vì nó nâng cao tính chủ động cho các bộ phận, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi. Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng gặp hạn chế: có thể không sử dụng hết công suất của thiết bị, năng lực của nhân viên văn phòng [nếu không bố trí kiêm nhiệm], do đó chi phí văn phòng sẽ lớn.
- Văn phòng bố trí theo hƣớng tập trung: Có hai hình thức tập trung:
- Bố trí văn phòng theo hƣớng tập trung theo địa bàn
- Bố trí văn phòng theo hƣớng chức năng.
1.3. Trang thiết bị văn phòng
1.3.3 Quyết định về trang thiết bị và máy móc đầu tư cho công tác văn phòng
Một quyết định chủ yếu về xử lý công việc văn phòng là nó nên đƣợc thực hiện một cách thủ công, bằng máy móc, bằng điện tử hay đƣợc một dạng kết hợp các kiểu này. Câu hỏi này trả lời giải quyết vấn đề cân đối giữa chi phí đi kèm theo sự thực hiện công việc với lợi ích.
Những vấn đề sau sẽ đƣa cho chúng ta cần cân nhắc xem xét khi trang bị thiết bị và máy móc văn phòng mới đó là thiết bị mới có thể cải thiện hiệu năng của công việc hiện tại hay không; những phƣơng pháp xử lý khả thi nào khác hiện có; các chi phí so sánh về những khả năng xem xét, kể cả chi phí vận hàng và chi phí vốn; đối với chi phí vốn xem xét độ dài thời gian để vốn này có thể đƣợc khấu hao; chi phí vận hành có bao gồm bất kỳ chi phí lao động hoặc bảo trì nào không; kể cả chi phí huấn luyện nhân viên; những lợi ích của m i khả năng. Từ bảng cân đối các chi phí vào lợi ích của các khả năng khả thi, có thể đƣa ra quyết định. Sau đó có thể thiết lập một ngân quỹ hoạt động và vốn để cho phép thi hành quyết định.
- So sánh quá trình sử dụng nhiều lao động và quá trình sử dụng nhiều vốn.
- Phân tích những thuận lợi của máy móc, những bất lợi của máy móc, đầu tƣ máy móc đã dùng rồi.
- Tài trợ đầu tƣ cho máy móc và thiết bị văn phòng.
- Sửa chữa và bảo trì trang thiết bị máy văn phòng
1.3.3 Các thiết bị văn phòng
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nên kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà ngƣời ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau. Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thông tin ngày càng phong phú và hiện đại. Có thể phân loại các trang thiết bị văn phòng thành từng nhóm:
- Máy vi tính [Computer]: Ngày nay chiếc máy vi tính là vật dụng không thể thiếu đƣợc trong các văn phòng. Nó giúp cho các thƣ ký trong việc soạn thảo các văn bản, thống kê, tính toán... và lƣu trữ quản lý thông tin một cách tiện dụng và khoa học.