Theo phản ánh của ông Nguyễn Văn Tuấn, trước đây quy định khi có hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp dùng hóa đơn thương mại, tự thiết kế theo thông lệ quốc tế [yêu cầu của nước nhập khẩu...]. Nhưng theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về sử dụng hóa đơn điện tử có quy định đối với hoạt động xuất khẩu phải dùng hóa đơn GTGT điện tử.
Hiện đơn vị ông đang gặp khó khăn, không biết áp dụng mẫu hóa đơn như thế nào để chuẩn bị hồ sơ cho đúng.
Ông Tuấn hỏi, công ty xuất hóa đơn chung với mẫu hóa đơn GTGT điện tử đang dùng [để xuất cho khách hàng nội địa và xuất khẩu] hay phải tạo mẫu mới [vì hoạt động xuất khẩu nên hóa đơn phải có thêm tiếng nước ngoài cho khách hàng]?
Bên cạnh đó, doanh nghiệp tích hợp như thế nào giữa hóa đơn GTGT dùng để kê khai thuế và hóa đơn dùng cho đối tác nước ngoài [hay vẫn gửi cho khách hàng nước ngoài chung hồ sơ xuất khẩu thêm hóa đơn thương mại tự in]?
Ngoài ra, sau ngày 1/11/2020 do một số doanh nghiệp chưa kịp chuyển đổi lên hóa đơn điện tử thì hóa đơn giấy đầu vào có được xem là hóa đơn hợp lệ để kê khai tính thuế GTGT và TNDN không?
Về vấn đề này, Cục Thuế tỉnh Đồng Nai có ý kiến như sau:
Việc áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý được hướng dẫn như sau:
Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu [kề cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu] khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
Căn cứ hướng dẫn nêu trên và nội dung trình bày của ông Nguyễn Văn Tuấn thì, trường hợp đơn vị ông đang khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính thì khi ông có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu [kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu] khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, mẫu hóa đơn này sử dụng chung với mẫu hóa đơn được lập khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ vào nội địa.
Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, ông có thể khởi tạo hóa đơn thể hiện thông tin về hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác để phù hợp với việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ vào thị trường nội địa, xuất khẩu ra nước ngoài và đăng ký phát hành, sử dụng với cơ quan quản lý thuế.
Các hóa đơn đặt in, tự in được phát hành và sử dụng theo đúng Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP, Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì vẫn được sử dụng đến trước ngày 1/7/2022 theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế số 38/QH14/2019 ngày 13/6/2019 của Quốc hội.
Theo đó, số thuế GTGT đầu vào được ghi trên các hóa đơn đặt in, tự in này được khấu trừ, phải đáp ứng được theo đúng, đủ quy định tại Điều 14, Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính. Các chi phí được ghi trên hóa đơn đặt in, tự in nêu trên được xác định là chi phí được trừ khi đáp ứng được theo các quy định về thuế TNDN hiện hành.
Như vậy, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là loại hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in dùng để bán cho người nộp thuế thuộc đối tượng được mua hóa đơn của cơ quan thuế.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là gì? Những trường hợp nào được đặt mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in?
Đối tượng nào được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in?
Căn cứ vào Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương [sau đây gọi là Cục Thuế] đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng sau:
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế [nếu đủ điều kiện] theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định này.
Như vậy, những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân, hộ gia định thuộc một trong những trường hợp ở quy định trên sẽ được đặt mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Việc bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in được thực hiện như thế nào?
Căn cứ vào Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Quy định về bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn [theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định] gửi cơ quan thuế khi mua hóa đơn và kèm theo các giấy tờ sau:
a] Người mua hóa đơn [người có tên trong đơn hoặc người được doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, chủ hộ kinh doanh, người được ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật] phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật;
b] Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn lần đầu phải có văn bản cam kết [theo Mẫu số 02/CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này] về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;
c] Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.
2. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh theo tháng.
Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh lần đầu không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn. Trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.
Đối với các lần mua hóa đơn sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong ngày. Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.
Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định này.
3. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 02/PH-HĐG Phụ lục IB Nghị định này đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: Tên Cục Thuế phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành [tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành [từ số... đến số...]], tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn [đối với hóa đơn đặt in]; ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành hoặc mẫu hóa đơn Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo quy định tại Điều này.
4. Hóa đơn giấy do Cục Thuế đặt in được bán theo giá bảo đảm bù đắp chi phí thực tế, không vì mục tiêu lợi nhuận. Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết giá bán hóa đơn theo nguyên tắc trên, cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết. Tất cả các đơn vị trực thuộc Cục Thuế bán, cấp cùng một loại hóa đơn do Cục Thuế phát hành.
Theo đó, khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân đặt mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì phải chuẩn bị đơn đề nghị mua hóa đơn gửi đến cơ quan thuế.
Cơ quan thuế sẽ tiến hành bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân theo tháng.