Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong các văn bản hành chính để giao tiếp trong các đơn vị cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, kinh tế, hoặc giữa các cơ quan với cá nhân hay giữa các cá nhân trên cơ sở pháp lí
- Đặc trưng:
Tính khuôn mẫu
Tính minh xác
Tính công vụ
II. Bài tập vận dụng
Bài 1
Em hãy cho biết tên các văn bản hành chính thường liên quan đến công việc, học tập trong nhà trường của anh chị.
Bài 2: Cho văn bản sau
QUYẾT ĐỊNH
V/v: Quyết định ban hành quy chế khen thưởng của tổ chức công đoàn
ĐOÀN CHỦ TỊCH TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM
- Căn cứ Luật thi đua, khen thưởng năm 2003, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật thi đua, khen thưởng năm 2013
- Căn cứ Luật Công đoàn và Điều lệ Công đoàn Việt Nam [khóa XI]
- Xét đề nghị của Ban Chính sách Kinh tế xã hội và Thi đua khen thưởng Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành Quy chế Khen thưởng của tổ chức Công đoàn.
Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định 1564/ QĐ- TLĐ của Đoàn Chủ tịch Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam và có hiệu lực kể từ ngày ban hành
Điều 3. Cán bộ, đoàn viên và các cấp Công đoàn, các Ban và đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
CHỦ TỊCH
Phạm Mai Hoa
Nêu đặc điểm tiêu biểu về cách trình bày văn bản, về từ ngữ, kiểu câu của văn bản hành chính [lược trích] sau đây.
Gợi ý trả lời:
Bài 1:
Những văn bản hành chính liên quan tới công việc và học tập ở trường học:
Đơn xin nhập học, đơn xin nghỉ học, biên bản bàn giao cơ sở vật chất lớp học, quyết định khen thưởng, quyết định xử phạt, bản kiểm điểm, thông báo, giấy mời họp phụ huynh, biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu…
Bài 2:
Trong văn bản quyết định khen thưởng, có đặc trưng của văn bản hành chính:
- Cấu trúc mang đặc điểm của văn bản hành chính:
Quốc hiệu, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, số kí hiệu văn bản, ngày tháng ban hành, nội dung văn bản, nơi nhận, quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ kí của người có thẩm quyền
- Từ ngữ: sử dụng các từ ngữ mang phong cách hành chính: thông tư, căn cứ, nghị định, luật sửa đổi bổ sung, thi hành, hiệu lực, điều lệ, đề nghị…
- Kiểu câu của văn bản hành chính: thường là các câu đơn nghĩa, rõ ràng, không chứa nghĩa hàm ẩn.
Xem thêm các bài viết về Lý thuyết Tiếng Việt, Tập làm văn lớp 12 hay khác:
- Tổng kết phần tiếng Việt: hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ
- Tổng kết phần tiếng Việt: Lịch sử, đặc điểm loại hình và các phong cách ngôn ngữ
- Nghị luận về một tư tưởng, đạo lí
- Nghị luận về một hiện tượng đời sống
- Phong cách ngôn ngữ khoa học
Săn SALE shopee Tết:
- Đồ dùng học tập giá rẻ
- Sữa dưỡng thể Vaseline chỉ hơn 40k/chai
- Tsubaki 199k/3 chai
- L'Oreal mua 1 tặng 3
ĐỀ THI, GIÁO ÁN, GÓI THI ONLINE DÀNH CHO GIÁO VIÊN VÀ PHỤ HUYNH LỚP 12
Bộ giáo án, đề thi, bài giảng powerpoint, khóa học dành cho các thầy cô và học sinh lớp 12, đẩy đủ các bộ sách cánh diều, kết nối tri thức, chân trời sáng tạo tại //tailieugiaovien.com.vn/ . Hỗ trợ zalo VietJack Official
Văn bản nói chung và văn bản hành chính là phương tiện truyền tải thông tin phổ biến Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ văn bản hành chính là gì? Bài viết sau đây sẽ tập trung phân tích rõ khái niệm và các khía cạnh của văn bản hành chính.
1. Văn bản hành chính là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, “văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức”.
Như vậy, có thể hiểu văn bản hành chính là loại văn bản thường được dùng để truyền tải các thông tin và yêu cầu từ cấp trên xuống hoặc để thể hiện ý kiến và nguyện vọng của cá nhân hoặc tập thể tới các cá nhân hay cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Văn bản hành chính mang tính chất quy phạm của Nhà nước và cụ thể hóa việc thi hành các văn bản pháp quy, đồng thời giúp giải quyết các vụ việc cụ thể trong quá trình quản lý.
2. Văn bản hành chính thông thường gồm những loại nào?
Vậy từ định nghĩa trên, những hình thức văn bản được tính là văn bản hành chính là gì?
Trên thực tế, văn bản hành chính rất đa dạng và phong phú về thể loại cũng như tên gọi. Cách phân loại văn bản hành chính phổ biến hiện nay là phân loại theo mục đích ban hành văn bản.
2.1 Văn bản hành chính có mục đích dùng để thông tin giao dịch
- Công văn
Công văn là loại văn bản hành chính dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan
nhà nước với với công dân để giải quyết vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước của cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Công văn chỉ đạo của UBND thành phố Hà Nội: Về việc tăng cường quản lý đảm bảo công tác kiểm tra an toàn thực phẩm, tuyệt đối không để các trường hợp kinh doanh thực phẩm bẩn trong địa bàn thành phố.
- Tờ trình
Tờ trình là loại văn bản hành chính được cơ quan nhà nước sử dụng để đề xuất cho cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong trong hoạt động của cơ quan nhằm thực hiện chức năng quản lý và điều hành theo quy định của cơ quan đó.
Ví dụ: Tờ trình về việc phê duyệt quy trình thủ tục hồ sơ, tài liệu hết giá trị trong hệ thống Kiểm toán Nhà nước.
- Báo cáo
Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức làm cơ sở để đánh giá tình hình và đề xuất chủ trương, giải pháp mới
Ví dụ: Báo cáo về tình hình hoạt động của Cục thuế tỉnh Vĩnh Long trong quý I năm 2023.
- Thông báo
Thông báo là loại văn bản hành chính có chức năng truyền đạt thông tin cho cá nhân, tổ chức liên quan biết để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng quản lý và điều hành một cách có hiệu quả nhất
Ví dụ: Thông báo kết luận của Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính trong buổi làm việc với lãnh đạo thành phố Hà Nội.
2.2 Văn bản hành chính dùng để ghi nhận sự kiện
Đây là loại văn bản ghi lại các sự kiện trên thực tế làm căn cứ cho các quyết định và hành động hoặc là ghi nhận các các sự kiện pháp lý phát sinh dựa trên cơ sở quyết định hành chính khác. Nhóm văn bản này bao gồm biên bản kết luận, giấy ủy nhiệm, giấy giới thiệu, giấy đi đường..
3. Đặc điểm của văn bản hành chính
Dù có rất nhiều loại văn bản hành chính, văn bản hành chính thường đều có hai đặc điểm sau:
- Thứ nhất, văn bản hành chính dùng để thông tin truyền đạt thông tin 02 chiều. Chiều thứ nhất là để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống cấp dưới. Chiều thứ hai là bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.
- Thứ hai, văn bản hành chính là sự cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.
4. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Vì là văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành để chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc nên thẩm quyền ban hành văn bản hành chính là những chủ thể có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức. Trong đó, những chủ thể này chỉ được ban hành văn bản hành chính trong phạm vi, lĩnh vực do mình quản lý theo quy định.
5. Chức năng của văn bản hành chính
Khi soạn thảo hay nghiên cứu bất kỳ một loại văn bản hành chính nào, bạn đọc trước hết cần phải nắm được các chức năng của văn bản hành chính đó.
Việc xác định chính xác chức năng của văn bản hành chính là gì? giúp bạn đọc sử dụng hiệu quả văn bản hành chính đồng thời định hướng đúng vai trò quản lý, điều hành và xử lý công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành văn bản. Văn bản hành chính có các chức năng chính sau:
5.1 Chức năng thông tin
Đây là chức năng cơ bản của văn bản nói chung chứ không chỉ riêng văn bản hành chính, bởi vì văn bản theo định nghĩa chung là dùng để truyền đạt thông tin giữa các bên để đạt được mục đích thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng.
Chức năng thông tin của văn bản hành chính thể hiện ở việc ghi lại các thông tin và truyền đạt thông tin đó giữa cấp trên và cấp dưới, giúp cho các tổ chức, cá nhân nhận được thông tin cần thiết trong quá trình điều hành và quản lý
5.2 Chức năng pháp lý
Đây là một chức năng quan trọng của văn bản hành chính và được thể hiện ở hai phương diện sau:
- Phương diện thứ nhất, văn bản hành chính ghi nhận các mệnh lệnh, điều hành của cơ quan, cá nhân cấp trên trong quá trình hoạt động nhằm chỉ đạo, hướng dẫn cơ quan, cá nhân cấp dưới.
- Phương diện thứ hai, văn bản hành chính là những cứ pháp lý phát sinh trong thực tế để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Ví dụ, biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ là cơ sở pháp lý để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ.
6. Hiệu lực của văn bản hành chính là gì?
Vậy khi nào một văn bản hành chính có hiệu lực? Và hiệu lực của văn bản hành chính là gì?
Thông thường, các văn bản hành chính thường có hiệu lực thi hành ngay kể từ ngày ký ban hành trừ trường hợp văn bản quy định ngày khác. Tuy nhiên nếu văn bản không đề cập đến thời hạn hết hiệu lực, thì thời điểm hết hiệu lực là thời điểm nội dung công việc liên quan đến nội dung văn bản được hoàn thành.
7. Khi soạn thảo văn bản hành chính cần lưu ý gì?
Là một văn bản để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan có thẩm quyền, để đảm bảo chất lượng và giá trị sử dụng, cơ quan, cá nhân khi soạn thảo văn bản hành chính cần chú ý một số các yêu cầu sau:
7.1 Yêu cầu về nội dung
- Nội dung của văn bản phải phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách pháp luật của Nhà nước. Điều này đảm bảo rằng văn bản không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện sự nhất quán với khung pháp lý và mục tiêu của Nhà nước.
- Nội dung phải bám sát và phản ánh chính xác thực tiễn xã hội, đời sống của người dân. Nội dung phải đáp ứng ấn đề cụ thể trong xã hội, không xa rời thực tế để giúp cải thiện hoạt động quản lý và đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.
7.2 Yêu cầu về thẩm quyền
- Văn bản phải được ban hành bởi cơ quan, cá nhân có thẩm quyền theo quy định và đúng trình tự của pháp luật: Quy trình ban hành văn bản phải tuân thủ đúng trình tự và quy định pháp lý, bao gồm việc xác định cơ quan có thẩm quyền ban hành, quyền hạn ban hành, và các quy định về thẩm quyền phê duyệt, công bố và công khai văn bản.
- Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng và giải quyết được các vấn đề phát sinh từ thực tiễn, phù hợp với quy định pháp luật, không mâu thuẫn với văn bản của cấp trên có thẩm quyền.
7.3 Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo
- Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, khách quan và phổ thông: văn bản hành chính cần sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh sử dụng từ ngữ mơ hồ hoặc mập mờ. Nó phải khách quan, không thiên vị và phải dễ hiểu với công chúng đọc văn bản.
- Bảo đảm sự logic về nội dung và sự nhất quán về chủ đề: Văn bản hành chính phải có sự logic rõ ràng về nội dung, không chứa thông tin mâu thuẫn hay đối lập.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Mỗi văn bản phải khi soạn thảo phải xem xét và xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác, nhất là các văn bản hành chính trong cùng một lĩnh vực.
7.4 Yêu cầu về hình thức văn bản
Dù có nhiều loại văn bản hành chính, mỗi loại lại có hình thức thể hiện khác nhau thể hiện đặc điểm và chức năng riêng của văn bản hành chính đó: công văn khác với biên bản, đề án khác với tờ trình… Tuy nhiên, giữa các loại văn bản này đều có những hình thức giống nhau: Quốc hiệu [tiêu ngữ], tên cơ quan ban hành văn bản, trích lục văn bản…
Bạn đọc có thể tham khảo hình thức và hướng dẫn soạn thảo các loại văn bản hành chính tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Văn bản hành chính có những đặc điểm gì?
Dù có rất nhiều loại văn bản hành chính, văn bản hành chính thường đều có hai đặc điểm sau: Thứ nhất, văn bản hành chính dùng để thông tin truyền đạt thông tin 02 chiều. Chiều thứ nhất là để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống cấp dưới.
Ngôn ngữ trong văn bản hành chính là gì?
- Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong các văn bản hành chính để giao tiếp trong phạm vi các cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế,... [gọi chung là cơ quan] hoặc giữa cơ quan với cá nhân hay giữa các cá nhân với nhau trên cơ sở pháp lý.
Văn bản hành chính là gì lớp 12?
Văn bản hành chính là loại văn bản được dùng trong giao tiếp thuộc lĩnh vực hành chính. Ðó là sự giao tiếp giữa Nhà nước với người dân, giữa người dân với các cơ quan Nhà nước, giữa các cơ quan với nhau, giữa quốc gia này và quốc gia khác trên cơ sở pháp lí [thông tư, nghị định, đơn từ, báo cáo, hóa đơn và hợp đồng…].
Đặc trưng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ là gì?
Ngôn ành chính công vụ có đặc điểm chung là: Trình bày ngắn gọn cụ thể. Ngôn ngữ dựa theo khuôn mẫu sẵn. Sử dụng rộng rãi các thuật ngữ của các ngành chuyên môn [như : luật pháp, ngoại quân sự, hành chính....]; vốn từ, ngữ mang sắc thái trang trọng.