Quản trị nhân lực là một trong những ngành hết sức quan trọng hiện nay. Các công ty, doanh nghiệp để phát triển tốt và thống nhất trong công việc hiệu quả thì cần có phân tích công việc hiệu quả. Phân tích công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng, mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên và là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc.
Vậy Phân tích công việc là gì chắc chắn sẽ là câu hỏi được quan tâm. Luật Hoàng Phi thấu hiểu sự thắc mắc của quý vị về vấn đề và xin trình bày một số nội dung giúp bạn đọc hiểu hơn về vấn đề này.
Khái niệm phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc.
Để hiểu rõ hơn được khái niệm phân tích công việc là gì? thì trước tiên cần hiểu được khái niệm công việc, có thể hiểu công việc là khối lượng nhiệm vụ, trách nhiệm hay nghĩa vụ mà công ty, doanh nghiệp cần xử lý và bảo đảm hoàn thành bởi lao động của mình.
Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc.
Hiểu đơn giản, tức là xác định khối lượng công việc cần làm gì và làm như thế nào, làm sao cho công việc đạt hiệu quả nhất. Thu thập công việc, đưa ra bản chất vấn đề của từng công việc cụ thể
Có thể thấy khối lượng công việc là rất lớn và rất nhiều, khó quản lý nếu không có sự phối hợp quản lý hiệu quả. Hiểu đơn giản, tức là xác định khối lượng công việc cần làm gì và làm như thế nào, làm sao cho công việc đạt hiệu quả nhất. Thu thập công việc, đưa ra bản chất vấn đề của từng công việc cụ thể.
Đặc điểm của phân tích công việc
Nội dung trên đã giải thích được phân tích công việc là gì? phần này sẽ nêu ra những đặc điểm của phân tích công việc.
– Việc phân tích công việc là một quá trình cụ thể trước khi tiến hành công việc. Phân tích công việc cần xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể.
– Phân tích công việc cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu rõ ràng cụ thể và có sự chỉ đạo của người quản lý nhân sự chứ không phải nói một cách chung chung, mơ hồ, thiếu tính nhất quán và không có sự rõ ràng.
– Phân tích công việc còn là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác
– Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc.
– Việc phân tích công việc sẽ giúp trả lời các câu hỏi sau đây:
+ Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ gì?
+ Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?
+ Công việc được thực hiện ở đâu?
+ Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
+ Tại sao phải thực hiện công việc đó?
+ Khi nào công việc được hoàn thành?
+ Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những điều kiện, tiêu chí, trình độ nào?
Ý nghĩa phân tích công việc
Bên cạnh việc tìm hiểu phân tích công việc là gì? thì ý nghĩa của phân tích công việc cũng hết sức quan trọng.
+ Để hoàn thành tốt bất kỳ công việc nào hay đưa ra những định hướng phát triển mới của công ty, doanh nghiệp cũng như quản lý được nhân sự tốt nhất và dễ dàng hơn thì việc phân tích công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng.
+ Phân tích công việc không chỉ có ý nghĩa với 1 cá nhân hay một bộ phận. việc phân tích công việc đưa ra định hướng phát triển cho cả công ty, doanh nghiệp.
+ Phân tích công việc giúp cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc.
– Đối với quản lý và nhà tuyển dụng, phân tích công việc giúp:
+. Trước hết, nhà quản lý nắm rõ được nội dung công việc làm là gì và làm như thế nào.
+ Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của người lao động khi thực hiện công việc. Từ đó có thể phân công công việc chính xác và hiệu quả hơn.
+ Xác định được mức độ, tính chất của công việc cũng như mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động dễ dàng hơn. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết, xử lý công việc hay tình huống phát sinh cũng như các chính sách khen thưởng phù hợp khi người lao động làm việc.
+ Xác định điều kiện để tiến hành công việc hiệu quả nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.
+ Xây dựng được mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn
+ Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn nhân sự phù hơp và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với nhân viên thực hiện.
+ Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
– Đối với người lao động:
+ Biết được khả năng phù hợp của bản thân với công việc để có thể ứng tuyển và đề xuất mức lương, các chế độ phù hợp nhất.
+ Nắm được nội dung công việc để quá trình làm việc hiệu quả và linh hoạt, nhanh chóng và mang kết quả tốt nhất.
+ Nắm được phần nhiệm vụ, nội dung công việc mình làm và chịu trách nhiệm với phần công việc được giao.
+ Có sự phối hợp và thống nhất trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên hơn.
Bài viết trên đã giải đáp được thắc mắc về vấn đề phân tích công việc là gì? và ý nghĩa của phân tích công việc.
Mô tả công việc của Nhân viên nhập liệu
23/04/2020 05:30
Nhân viên nhập liệu chịu trách nhiệm nhập dữ liệu vào các cơ sở dữ liệu khác nhau trên máy tính. Đây là một việc làm không yêu cầu trình độ chuyên môn cao, nhưng cần sự tỉ mỉ và chính xác. Bản mô tả công việc nhân viên nhập liệu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này.
Nhân viên nhập liệu là người thu thập dữ liệu và điền thông tin vào cơ sở dữ liệu. Công việc của họ cũng có thể bao gồm tìm kiếm tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, trích xuất thông tin từ các tài liệu này, thu thập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu và lưu trữ các bản chính, bản sao sao trên máy tính.
Việc làm Nhân viên nhập liệu
Nhân viên nhập liệu là việc làm nhiều bạn trẻ theo đuổi
1. Mô tả công việc của nhân viên nhập liệu
Mỗi công ty, doanh nghiệp có những yêu cầu cụ thể khác nhau với nhân viên nhập liệu. Mặc dù vậy, thông thường thì nhân viên nhập liệu sẽ liên lạc, theo dõi số liệu của các nhân viên trong công ty cũng như của khách hàng để thu thập thông tin, sau đó nhập vào cơ sở dữ liệu một cách kịp thời và chính xác. Bạn cũng sẽ là người xác định và sửa lỗi dữ liệu, cung cấp cho các bên liên quan khi được yêu cầu.
Để làm tốt công việc này, bạn nên thu thập thông tin và thu thập dữ liệu kịp thời để đảm bảo cơ sở dữ liệu kinh doanh hiện tại luôn đầy đủ, phản ánh chính xác sự tăng trưởng, cập nhật các thông tin giao dịch,... Sự tập trung, siêng năng và kỹ năng làm việc với công cụ máy tính, cơ sở dữ liệu là những gì nhà tuyển dụng kỳ vọng.
Nhìn chung, nhân viên nhập liệu phụ trách các công việc sau:
- Chuyển dữ liệu từ định dạng giấy vào tệp máy tính hoặc hệ thống cơ sở dữ liệu bằng bàn phím, máy ghi dữ liệu hoặc máy quét.
- Nhập dữ liệu được cung cấp trực tiếp từ khách hàng.
- Tạo bảng tính với số lượng lớn các số liệu mà không để xảy ra lỗi.
- Xác minh dữ liệu bằng cách so sánh nó với các tài liệu nguồn.
- Cập nhật dữ liệu hiện có.
- Lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu hoặc tệp điện tử theo yêu cầu.
- Thực hiện sao lưu thường xuyên để đảm bảo bảo quản dữ liệu.
- Sắp xếp giấy tờ sau khi nhập dữ liệu để đảm bảo dữ liệu không bị mất.
2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí nhân viên nhập liệu
Nhân viên nhập liệu không cần trình độ học vấn cao nhưng cần kỹ năng và kinh nghiệm làm việc để hạn chế tối đa sai sót trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, tuỳ vào loại dữ liệu mà doanh nghiệp cần thu thập, họ sẽ có yêu cầu cụ thể với nhân viên nhập liệu. Một số yêu cầu cụ thể bao gồm:
- Tốt nghiệp trung học trở lên.
- Kinh nghiệm làm nhân viên nhập liệu.
- Kỹ năng đánh máy nhanh, kiến thức về hệ thống gõ cảm ứng có thể được ưu tiên.
- Kỹ năng làm việc với các công cụ xử lý văn bản và bảng tính [MS Office Word, Excel,...]
- Thành thạo sử dụng thiết bị văn phòng, phần cứng máy tính và thiết bị ngoại vi.
- Hiểu biết cơ bản về cơ sở dữ liệu.
- Chú ý đến chi tiết.
3. Những phẩm chất cần có của một nhân viên nhập liệu giỏi
Với nhiều doanh nghiệp, nhân viên nhập liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Nhân viên nhập liệu có kỹ năng có thể giúp giảm thiểu gánh nặng hành chính, cắt giảm chi phí và đảm bảo rằng tài nguyên được tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Một số lợi ích khác bao gồm tăng độ chính xác trong các hoạt động, sử dụng tối đa công nghệ có liên quan,...
Một nhân viên nhập liệu giỏi cần sở hữu các khả năng sau:
3.1. Kiến thức cơ bản về các phần mềm
Điều quan trọng là mọi nhân viên nhập dữ liệu đều phải thành thạo các phần mềm cơ bản như bộ xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý hồ sơ khác. Bạn sẽ nhập dữ liệu nhập thông tin mã hóa, thống kê và tài chính bằng cách sử dụng chuột, bàn phím, máy quét,... do đó kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản là bắt buộc.
Kỹ năng mềm nhân viên nhập liệu nhất định phải có
3.2. Viết và giao tiếp tốt
Do tính chất của công việc, nhân viên nhập liệu cần liên lạc rộng rãi cả trong và ngoài nhóm để lấy dữ liệu cũng như lập báo cáo. Vì vậy, bạn sẽ cần phải có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói. Khi tuyển dụng nhân viên nhập liệu, phía doanh nghiệp cũng thường kiểm tra các kỹ năng viết và giao tiếp của ứng viên.
3.3. Tốc độ gõ nhanh
Các nhân viên nhập liệu chuyên nghiệp và có kinh nghiệm đều có tốc độ gõ đặc biệt nhanh vì họ sẽ phải nhập một lượng lớn dữ liệu trong khoảng thời gian ngắn. Bạn cũng cần phải thoải mái với tất cả các dạng thiết bị nhập dữ liệu và dễ dàng sử dụng chuột, bàn phím, máy quét,...
3.4. Mức độ tập trung cao
Công việc nhập liệu có tính lặp lại liên tục và người lao động cần dành nhiều thời gian cho cùng một nhiệm vụ. Do đó, loại công việc này đòi hỏi các nhân viên nhập liệu có mức độ tập trung và kiên nhẫn rất cao. Thiếu thuộc tính này có thể dẫn đến kết quả chất lượng kém và tốn nhiều thời gian.
CV xin việc nhân viên nhập liệu
Trên đây là những yêu cầu công việc của nhân viên nhập liệu bạn cần nắm rõ để không bỡ ngỡ khi vào làm việc thực tế. Sau khi biết mình cần đảm nhận những nhiệm vụ gì, nếu thấy phù hợp với khả năng thì hãy tạo CV xin việc nhân viên nhập liệu ngay trên nền tảng tuyển dụng JOBOKO và ứng tuyển nhé.
MỤC LỤC:
1. Mô tả công việc của nhân viên nhập liệu
2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí nhân viên nhập liệu
3. Những phẩm chất cần có của một nhân viên nhập liệu giỏi