Chuẩn căn lề trong word in báo cáo luận văn
|
Chỉnh sửa bố cục tài liệu là điều cần thiết để tạo được văn bản hoàn chỉnh. Đặc biệt với những văn bản mang tính phổ biến rộng rãi như ở trường học, cơ sở, các cơ quan ban ngành thì việc điều chỉnh bố cục phải theo một chuẩn quy định, trong đó có việc căn chỉnh lề trong Word. Thao tác điều chỉnh lề không còn xa lạ với những ai làm công việc văn phòng, nhưng với những người mới làm việc với Word thì cần phải nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp quy định căn chỉnh lề chuẩn trong Word, lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải trong Word. Show Quy chuẩn căn lề trong WordTheo quy định, thông tư của Bộ nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính hướng dẫn trình bày trên khổ giấy A4 (210mmx297mm) hoặc trên mẫu in sẵn khổ A5, văn bản trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4, được định lề trang văn bản là:
1. Cách căn lề trong Word 2010, Word 2007 trở xuốngTrước hết bạn cần đổi đơn vị trong Word sang cm để điều chỉnh kích thước của lề. Các bước điều chỉnh đơn vị trong Word bạn thực hiện theo bài viết Hướng dẫn cách đổi Inch sang cm trong Word 2007. Bước 1: Trước hết chúng ta sẽ chọn khổ giấy A4. Nhấn vào tab Page Layout hoặc Layout rồi nhìn xuống nhóm Page Setup bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên để mở giao diện thiết lập. Nhấn vào mục Paper, tại đây các bạn chọn Paper size là A4, nhấn OK để lưu lại. Bước 2: Tiếp đến mở lại giao diện hộp thoại Page Setup nhưng chọn mục Margins và bạn điều chỉnh các giá trị như sau:
Nếu muốn chọn kích thước căn lề nay làm lề chuẩn cho những tài liệu tiếp theo nhấn Set As Default. Cuối cùng chúng ta nhập nội dung và định dạng tài liệu. Sau khi nhập và chỉnh định dạng, bạn nhấn Print > Print Preview để xem lại văn bản trước khi in. 2. Hướng dẫn căn chỉnh lề Word 2019, Word 2016, Word 2013Giao diện Word 2013 đến Word 2019 sẽ khác với giao diện của Word 2007, nên thao tác chỉnh lề trong trang Word cũng sẽ khác ở một số mục. Bước 1: Trước hết chúng ta cần điều chỉnh lại đơn vị kích thước đo lề trong Word từ inch sang cm. Tại giao diện Word bạn nhấn vào mục File rồi chọn Options. Trong giao diện thiết lập Word bạn nhấn vào mục Advanced rồi nhìn sang bên phải tìm tới phần Display. Lúc này bạn sẽ thấy mục Show measurements in units of rồi chuyển sang đơn vị cm. Bước 2: Quay lại giao diện trên Word, chúng ta nhấn vào mục Layout trên thanh công cụ. Sau đó nhấn tiếp vào biểu tượng Margins như hình dưới đây. Bước 3: Hiển thị giao diện mới, bạn nhấn tiếp vào Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong Word. Lúc này hiển thị giao diện để chúng ta căn chỉnh lề. Bạn sẽ điền lề chuẩn theo quy định như dưới đây.
Để thiết lập kích thước lề này làm chuẩn trong Word, bạn nhấn vào Set As Default rồi nhấn OK để lưu lại và áp dụng lề mới cho tài liệu Word hiện tại. Bước 4: Với những tài liệu Word sau này khi bạn muốn chuyển về kích thước lề mặc định, bạn nhấn vào mục Margins rồi chọn Last Custom Settings với biểu tượng ngôi sao. Ngay sau đó tài liệu tự động đổi về kích thước căn lề mặc định mà bạn đã chọn. Hướng dẫn các bước cần thiết để format trình bày khóa luận, báo cáo đúng theo quy định. Tạo mục lục tự động, căn chỉnh lề trang in ấn, đánh số trang, khoảng cách các dòng, đoạn văn bản. 1. Cài đặt quan trọng trước khi soạn thảo báo cáo Vào thẻ File > options Save: Auto save 1 minute: để file tự động lưu sau 1 phút, tránh rủi ro Advanced: Sử dụng đơn vị centimet là mặc định. Hiện ruler: View > Ruler thanh thước ở phía trên 2. Định dạng cơ bản cho khóa luận/bài báo cáo Tất cả chọn mở hộp thoại và Set as default – Font: Time New Roman, size 13 – Paragraph: Justify, line spacing: 1,5 line, Special indentation: First line 1 cm, Before – After: 6 pt – Page setup: Size A4, Portrait, Margin: Top 2 cm, Bottom 2 cm, Left: 3 cm, Right: 1.5 cm 3. Tạo tiêu đề heading chuẩn để tạo mục lục tự động cho báo cáo – Chỉnh Styles Lời mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục: Title (Format Paragraph > Page break before để luôn đứng đầu trang) Chương 1, 2, 3: Heading 1 (Format Paragraph > Page break before để luôn đứng đầu trang) Mục 1.1, 1.2,… Heading 2 (mục 2 số) Mục 1.1.1, 1.1.2,… Heading 3 (mục 3 số) Mục 1.1.1.1, 1.1.1.2,… Heading 4 (mục 4 số) – Tạo mục lục tự động Về trang cần đặt mục lục Dòng 1: Nhập MỤC LỤC, canh giữa Xuống dòng 2: canh từ trái sang phải Vào Tab References/ Table of Contents/ Automatic Table 1 4. Tạo bìa (2 bìa: chính + phụ) – Đặt chuột trước MỤC LỤC, vào Page Layout > Break > Next page – Page border > Chọn loại border, appy to, và chọn options: Measure from Text – Chỉnh thông số như bìa mẫu: bố cục, canh lề, font, đậm nghiêng 5. Mục lục bảng biểu – Tạo caption cho bảng biểu, hình Chuột phải chọn Insert caption Tạo new label, chọn vị trí: Above Selected item Numbering chọn include Chapter number để hình hiển thị số theo từng chương Nhớ ghi nguồn ở dưới và đơn vị tính (nếu có) ở phía trên bảng biểu – Tạo mục lục bảng biểu: Đưa con chuột về vị trí cần tạo (trang sau mục lục) Tab Reference > Insert Table of Figures 6. Đánh số trang từ trang được yêu cầu (bất kỳ) – Số trang bắt đầu đánh từ phần LỜI MỞ ĐẦU – Đặt chuột ở vị trí ngay trước chữ LỜI MỞ ĐẦU > Tab Page layout > Break> Next page để ngăn cách các section với nhau – Vào insert > page number> chọn loại Top > Plain Text 2 (yêu cầu là số trang đánh ở giữa, phía trên) – Tắt link to previous, Trong tab Design vào Page number > Format page number để số trang hiển thị từ 1 – Xóa page number ở section trên – TRƯỜNG HỢP YÊU CẦU ĐÁNH SỐ TRANG kiểu i, ii, iii,iv với các trang từ phần mục lục thì đặt chuột vào vị trí trang đó rồi insert như phía trên, sau đó vào Format page number rồi chọn loại i, ii, iii,… 7. Trích dẫn tài liệu tham khảo – Trích nguồn – chú thích sử dụng 2 cách + Footnote: Reference > Insert Foot note + Sử dụng Citation (recommend) Phần trích dẫn phải được đặt trong quote marks (dấu nháy “ ”) Đặt chuột ngay sau câu vừa trích dẫn, vào tab Reference > Insert Citation > Add new source Tùy theo trích dẫn loại gì để chọn, thường là chọn Book Có thông tin gì cứ nhập vào nhé Lưu ý: phần Author nếu ông/bà ấy là người Việt thì chọn luôn Edit và gõ họ tên đầy đủ luôn trong phần Last name Khi OK xong thì chuột phải vào nó chọn Edit Source và cho thêm số trang vào để nó hiển thị kiểu (Nguyễn Khắc Hoàng, 2005, p.159) Nếu lần sau lại trích dẫn đúng quyển sách đó, nguồn đó thì insert luôn source đó, và edit số trang là ok – Chèn danh mục tài liệu tham khảo (tổng hợp nguồn) Dùng Citation thì bây giờ có thể tận dụng: References > Insert Bibliography > chọn loại nào cũng được Tiếp theo là chỉnh tay, sắp xếp tài liệu cứng phía trên, sắp theo tên tác giả, sau đó mới đến tài liệu trên internet. |
