Cách thiết lập hóa đơn bán hàng trên máy tính năm 2024

Tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Theo Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy đinh trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế như sau:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

- Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều này;

- Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất;

- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2022.

Máy tính tiền có được xác định là máy bán hàng, máy phát sinh hóa đơn không? Với HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền thì sau khi phát hành sẽ phải xử lý trên máy tính tiền hay vẫn xử lý như cũ được? Một doanh nghiệp có thể sử dụng song song cả HĐĐT có mã và HĐĐT có mã từ máy tính tiền hay không? Trong trường hợp nào thì được sử dụng song song như vậy? Đối tượng nào cơ quan thuế yêu cầu phải áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền?

Trả lời: Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì đối tượng được lựa chọn áp dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền là các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,... và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Phần mềm bán hàng để áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền là hệ thống phần mềm bán hàng tập trung, phải gắn được dải ký tự mã của cơ quan thuế để xuất hóa đơn từ máy tính tiền và chuyển dữ liệu tập trung đến cơ quan thuế thông qua tổ chức truyền nhận.

Giải pháp cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 điều này khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lắp.

Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng giải pháp và các quy định cụ thể về việc áp dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền và sẽ được cơ quan thuế triển khai trong thời gian tới.

Công ty vận tải hàng hóa đường bộ, hàng tháng phát sinh dịch vụ với số lượng lớn, thường xuyên, cần có thời gian đối chiếu, rà soát số liệu giữa doanh nghiệp và khách hàng thì thời điểm xuất hóa đơn chậm nhất là ngày 7 của tháng kế tiếp đúng không?

Trả lời: Đề nghị doanh nghiệp căn cứ quy định tại Khoản 2, điểm a Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và tình hình thực tế của doanh nghiệp để lập hóa đơn.

Để đáp ứng điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đơn vị cần đáp ứng các yêu cầu sau:

4. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, máy bán hàng

Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hoá đơn điện tử, có các nguyên tắc sau:

• Đảm bảo khả năng nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.
• Không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử nhưng phải tuân thủ các quy định về giao dịch thuế điện tử và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho cơ quan thuế.
• Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Quy định trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế Theo Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy bán hàng, máy tính tiền có kết nối đồng bộ chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.

- Chuyển đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01-07-2022.

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử

5. Hướng dẫn cách đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Người nộp thuế tiến hành đăng ký và sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Trường hợp bạn là người nộp thuế lần đầu có sử dụng hoá đơn điện tử và đồn thời thuộc đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì phải đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.

Trường hợp bạn đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng thêm hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì chỉ cần thay đổi thông tin đăng ký đã sử dụng hoá đơn điện tử qua đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

6. Tích hợp xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Nhanh.vn ngay khi có đơn hàng

Việc tích hợp hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm hỗ trợ Doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn điện tử để gửi cho khách hàng/lưu trữ nội bộ hoặc để làm việc với cơ quan quản lý Nhà nước là rất tiện lợi, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và chính xác, an toàn hơn.

Để sử dụng phần mềm tích hợp hóa đơn điện tử thì bạn cần sở hữu tài khoản kết nối xuất hóa đơn điện tử đã được xác thực. Hiện tại, Nhanh đang tích hợp xuất hóa đơn điện tử trên ngay trên phần mềm nhanh chóng, dễ dàng. Bạn hãy để lại thông tin tại đây để Nhanh hỗ trợ ngay nhé!

Cài đặt tài khoản xuất hóa đơn điện tử

Thông tin doanh nghiệp xuất hóa đơn:

Thông tin doanh nghiệp xuất hóa đơn

Tạo hoá đơn điện tử nháp từ Nhanh: Tại danh sách hoá đơn bán lẻ, bán sỉ bạn chọn “Tạo hoá đơn điện tử nháp”. Hoá đơn nháp vẫn có thể sửa/xoá trực tiếp trên phần mềm hoá đơn điện tử.

Phát hành hoá đơn điện tử từ Nhanh: Tại danh sách hoá đơn bán lẻ, bán sỉ bạn chọn “Phát hành hoá đơn điện tử”, hoá đơn đã phát hành sẽ được gửi đến cơ quan thuế. Khi đó, chúng ta không thể chỉnh sửa trên phần mềm hoá đơn điện tử mà chỉ thực hiện huỷ hoặc tạo biên bản điều chỉnh.

Cách tạo hoá đơn điện tử nháp: Tại trang danh sách hoá đơn bán lẻ, bán sỉ: Bạn chọn các phiếu cần tạo hoá đơn điện tử nháp ->Thao tác –> Tạo hoá đơn điện tử nháp -> Chọn thông tin doanh nghiệp xuất hoá đơn -> Tạo.

Tạo hoá đơn điện tử nháp

Hóa đơn điện tử tạo nháp sẽ hiển thị ở cột hóa đơn điện tử ở danh sách hóa đơn.

Cách phát hành hóa đơn điện tử:

• Tại trang danh sách hoá đơn bán lẻ, bán sỉ -> Chọn các phiếu cần phát hành hoá đơn điện tử -> Thao tác –> Phát hành hoá đơn điện tử -> Chọn thông tin doanh nghiệp xuất hoá đơn -> Tạo.

Phát hành hóa đơn điện tử

• Tình trạng hóa đơn đã được phát hành sẽ hiển thị tại cột hóa đơn điện tử ở danh sách hóa đơn.
• Sau khi phát hành, người bán có thể truy cập Bán lẻ -> Hóa đơn điện tử để quản lý các hóa đơn đã phát hành hoặc truy cập đường link: https://nhanh.vn/pos/invoice/index

7. Câu hỏi liên quan đến hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Khi nào phải áp dụng Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền?

Hiện tại, chưa có thời gian cụ thể áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền vì Tổng Cục Thuế đang chuẩn bị kế hoạch, lộ trình xây dựng giải pháp, các quy định rõ ràng áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền trong thời gian sắp tới. Bạn có thể đợi quyết định hoặc công văn bắt buộc rồi xem xét áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Máy tính tiền là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp đúng không?

Máy tính tiền đúng là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đồng bộ. Máy tính tiền là hệ thống thiết bị điện tử có kết nối với nhau bằng phần mềm bán hàng với các chức năng: tính tiền, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo,…

Đơn vị kinh doanh bán lẻ có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?

Theo Bà Tạ Thị Phương Lan, P.Vụ trưởng Vụ quản lý thuế doanh nghiệp nhỏ và vừa, HKD, cá nhân, Tổng cục Thuế cho biết:

“Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền chưa phải là quy định bắt buộc đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Người bán có thể chọn hình thức này nếu phù hợp nhu cầu sử dụng của mình và khách hàng. Tuy nhiên, Tổng Cục Thuế cũng khuyến khích doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng để tiện lợi, chính xác hơn. Và tất nhiên là đã có lộ trình triển khai hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.”

Trên đây là bài viết Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dễ dàng. Hy vọng những thông tin Nhanh.vn cung cấp sẽ giúp ích cho công việc kinh doanh của mọi người. Cảm ơn các bạn đã đọc!