Cách lưu trang tính

1. Giới thiệu

Bất cứ khi nào tạo một bảng tính mới trong Excel, bạn cần phải biết cách lưu để truy cập và chỉnh sửa sau đó. Cũng giống như các phiên bản trước của Excel, bạn có thể lưu các tệp tin cục bộ vào máy tính của mình. Nhưng khác với các phiên bản cũ,Excel 2016cũng cho phép bạn lưu một bảng tính lên hệ thống đám mây bằng cách sử dụngOneDrive. Bạn cũng có thể xuất ra và chia sẻ bảng tính của mình với những người khác trực tiếp từ Excel.

Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm vềcách lưu trữ và chia sẻ bảng tính trong Excel 2016:

Bất cứ khi nào mở hoặc lưu một bảng tính, bạn sẽ có tùy chọn sử dụngOneDrive, đây là dịch vụ lưu trữ tệp tin trực tuyến có trong tài khoản Microsoft.

2. Save & Save As

Excel 2016cung cấp hai cách để lưu tệp tin:SavevàSave As. Các tùy chọn này hoạt động theo những cách tương tự với phiên bản cũ, chỉ có một vài khác biệt quan trọng:

• Save[Lưu]: Khi tạo hoặc chỉnh sửa bảng tính, bạn sẽ sử dụng lệnhSaveđể lưu thay đổi của mình. Bạn sẽ sử dụng lệnh này một cách thường xuyên. Khi lưu tệp tin, bạn chỉ cần chọn tên tệp và vị trí lưu lần đầu tiên. Sau đó, chỉ cần nhấp vào lệnhSaveđể lưu nó với cùng tên và vị trí.
• Save As[Lưu thành]: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của bảng tính trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụngSave As, bạn sẽ cần chọn một tên khác và/hoặc vị trí cho phiên bản được sao chép.

2.1 Save bảng tính Excel

Điều quan trọng khi lưu bảng tính của bạn là bất cứ khi nào bạn bắt đầu dự án mới hoặc thực hiện thay đổi đối với kế hoạch hiện có. Hãy lưu một cách thường xuyên có thể ngăn không để dữ liệu công việc của bạn bị mất. Bạn cũng cần phải chú ý đến nơi bạn lưu bảng tính để có thể dễ dàng được tìm thấy sau đó.

1. Xác định vị trí và chọn lệnhSavetrên thanh công cụQuick Access Toolbar.

2. Nếu bạn lưu tệp tin này lần đầu tiên,Save Assẽ xuất hiện trong chế độBackstage view.

3. Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp đó. Để lưu bảng tính vào máy tính của bạn, chọnComputer, sau đó nhấp vàoBrowse. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vàoOneDriveđể lưu tệp vào OneDrive.

4. Hộp thoạiSave Assẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính.

5. Nhập tên tệp[file name] cho bảng tính, sau đó nhấp vàoSave[Lưu].

6. Bảng tính sẽ được lưu. Bạn có thể nhấp vào lệnhSaveđể lưu các thay đổi khi sửa đổi bảng tính. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập vào lệnhSavebằng cách nhấnCtrl + Strên bàn phím.

2.2 Sử dụng Save As để tạo bảng tính bản sao

Nếu muốn lưu một phiên bản khác của một bảng tính trong khi giữ bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ: nếu bạn có một tệp có tênDữ liệu bán hàng, bạn có thể lưu nó làmDữ liệu bán hàng 2để có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn tham chiếu phiên bản gốc.

Để làm điều này, bạn nhấp vào lệnhSave Astrong Backstage view. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên tệp mới.

2.3 Cách thay đổi vị trí lưu file Excel mặc định

Nếu không muốn sử dụng OneDrive, cảm thấy khó chịu khi OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu hoặc thấy bất tiện khi mỗi lần lại phải chọnComputer, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định để máy tính được chọn lưu theo mặc định.

1. Nhấp vào tabFileđể truy cập vào Backstage view.

2. Nhấp vàoOptions[Tùy chọn].

3. Hộp thoạiOptionscủa Excel sẽ xuất hiện. ChọnSave, tích chọn hộp bên cạnhSave to Computer by default[Lưu vào máy tính theo mặc định], sau đó nhấp vàoOK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

3. Tính năng AutoRecover

Excel tự động lưu các bảng tính của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn làm việc trên chúng. Nếu bạn quên lưu những thay đổi của mình hoặc nếu Excel gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằngAutoRecover.

3.1 Sử dụng tính năng AutoRecover:

1. MởExcel. Nếu phiên bản được lưu tự động của tệp được tìm thấy, khungDocument Recoverysẽ xuất hiện.

2. Nhấn để mở một tập tin có sẵn. Bảng tính sẽ được khôi phục.

• Theo mặc định,Excel tự động lưu 10 phút một lần. Nếu bạn đang chỉnh sửa một bảng tính ít hơn 10 phút, Excel không thể tạo một phiên bản tự động lưu được.
• Nếu không nhìn thấy tệp tin bạn cần, bạn có thể duyệt qua tất cả các tệp đã lưu tự động từBackstage view. Chỉ cần chọn tabFile, bấmManage Versions, sau đó chọnRecover Unsaved Workbooks.

4. Export bảng tính Excel 2016 sang các định dạng khác nhau

Theo mặc định, bảng tính Excel được lưu trong tệp.xlsx. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần sử dụng một loại tệp khác, chẳng hạn như bảng tínhPDFhoặcExcel 97-2003. Bạn có thể dễ dàng xuất bảng tính từ Excel sang nhiều loại tệp khác nhau.

4.1 Export một bảng tính dưới dạng tệp PDF:

Xuất bảng tính dưới dạng tài liệuAdobe Acrobat, thường được biết đến dưới dạng tệpPDF, có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ bảng tính với người không cài đặt ứng dụng Excel. Một tệp tin PDF sẽ cho phép người dùng xem nhưng không chỉnh sửa nội dung của bảng tính được.

1.Nhấp vào tabFileđể truy cập vàoBackstage view.

2. Nhấp vàoExport[Xuất], sau đó chọnCreate PDF/XPS.

3. Hộp thoạiSave As[Lưu dưới dạng] sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bảng tính, nhập tên tệp, sau đó nhấp vàoPublish[Xuất bản].

• Theo mặc định, Excel sẽ chỉxuất bảng tính hoạt động. Nếu bạn có nhiều bảng tính và muốn lưu tất cả chúng trong cùng một tệp PDF, hãy nhấp vàoOptions Tùy chọn trong hộp thoạiSave As. Hộp thoạiOptionssẽ xuất hiện. ChọnEntire workbook[toàn bộ bảng tính], sau đó nhấnOK.

• Bất cứ khi nào xuất một bảng tính dưới dạng PDF, bạn cũng cần cân nhắc dữ liệu bảng tính sẽ xuất hiện trên mỗi trang PDF, giống như in một bảng tính.

4.2 Export một bảng tính sang các loại tệp khác:

Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi xuất bảng tính của mình sang các loại tệp khác như bảng tínhExcel 97-2003nếu cần chia sẻ với những người sử dụng phiên bản Excel cũ hoặc tệp.CSVnếu cần một phiên bản văn bản thuần túy của bảng tính.

1. Nhấp vào tabFileđể truy cập vào Backstage view.

2. Nhấp vàoExport, sau đó chọnChange File Type.

3. Chọn một loại tệp phổ biến, sau đó nhấp vàoSave As.

4. Hộp thoạiSave Assẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bảng tính, nhập tên tệp, sau đó nhấp vàoSave.

• Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuốngSave as type:trong hộp thoạiSave Asđể lưu các bảng tính trong nhiều loại file.

5. Share bảng tính Excel 2016

Excel giúp bạn dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các bảng tính khi sử dụng OneDrive. Trước đây, nếu muốn chia sẻ tệp tin với người nào đó, bạn có thể gửi tệp đó dưới dạng tệp đính kèm email. Mặc dù cách này thuận tiện nhưng cũng tạo ra nhiều phiên bản của cùng một tệp, rất khó sắp xếp.

Khi chia sẻ một bảng tính từ Excel, bạn đang thực sự cho phép người khác truy cập vào chính xác cùng một tệp tin. Điều này cho phép bạn và những người mà bạn chia sẻ cùng chỉnh sửa cùng một bảng tính mà không cần theo dõi nhiều phiên bản.

Để chia sẻ một bảng tính, đầu tiên nó phải được lưu vào OneDrive của bạn.

5.1 Chia sẻ một bảng tính:

1. Nhấp vào tabFileđể truy cập vào Backstage view, sau đó nhấpShare.

2. Cửa sổSharesẽ xuất hiện. Nếu bạn chưa hoàn thành bảng tính, bạn sẽ được nhắc lưu tài liệu của mình vào OneDrive.

• Lưu ý rằng bạn có thể cần phải điều hướng trở lại cửa sổSharesau khi lưu.

3. Trên cửa sổShare, nếu tài liệu của bạn được lưu vàoOneDrive,hãy nhấp vào nútShare with People[Chia sẻ với mọi người].

4. Excel sẽ trở lại chế độ xem bình thường và mở cửa sổShareở phía bên phải cửa sổ. Tại đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của bạn, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu và đặt xem họ có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.

Bloghocexcel.com chúc bạn học tốt Excel! Chúc bạn thành công!