Cách chèn chữ ký vào file pdf adobe reader

Nội dung chính

• 1 Vì sao nên chèn chữ ký vào file PDF ?
  • 1.1 Những lợi ích của việc sử dụng chữ ký số 
• 2 Một số lưu ý trước khi ký chữ ký số 
• 3 Hướng dẫn cách chèn chữ ký vào file PDF đơn giản
  • 3.1 Cách kiểm tra thông tin chứng minh thư số trên file Foxit reader
• 4 Cách ký chữ ký số trên file Excel
  • 4.1 Trường hợp không xác định vị trí ký 
  • 4.2 Trường hợp đã xác định trước vùng ký số trên pdf
• 5 Cách ký chữ ký số trên file Word
  • 5.1 Trường hợp không xác định trước vùng ký 
  • 5.2 Trường hợp ký chữ ký số xác định trước vùng ký 
  • 5.3 Cách khóa nội dung văn bản trên Word trước khi tiến hành ký chữ ký số
• 6 Hướng dẫn chèn chữ ký vào file PDF online
• 7 Chèn chữ ký trong file PDF online với PDF24 Tools
• 8 Chèn chữ ký vào file PDF với Adobe Acrobat Reader
  • 8.1 Hướng dẫn copy chữ ký trong file PDF
• 9 Chèn chữ ký vào file PDF trên điện thoại
  • 9.1 Chèn chữ ký vào file PDF trên Android
  • 9.2 Thêm chữ ký vào file PDF trên iOS
• 10 Lời kết

Cách chèn chữ ký vào file PDF với mục đích đánh dấu ấn cá nhân hay dấu ấn bản quyền các file hồ sơ dữ liệu quan trọng của nhiều cá nhân hay doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn thực hiện một cách chi tiết để mọi người đều có thể áp dụng việc chèn chữ ký vào file dữ liệu trước khi gửi đến đối tác hay bạn bè đồng nghiệp trong chuyên mục bài viết ngày hôm nay của website Làm Web. 

Nói về chữ ký số được sử dụng trong các nghiệp vụ khi kê khai thực nộp thuế qua website trực tuyến hay kê khai hải quan điện tử online, thực hiện giao dịch qua ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội, ký hóa đơn điện tử…

Không chỉ các đối tượng là doanh nghiệp mới sử dụng chữ ký số mà các cá nhân cũng có thể sử dụng chữ ký số để tạo sự thuận lợi trong việc ký kết hợp đồng mua bán kinh doanh làm ăn với đối tác trực tuyến. 

Những lợi ích của việc sử dụng chữ ký số 

Khi sử dụng chữ ký số nhằm đảm bảo an toàn và chính xác cũng như chế độ bảo mật cao cho dữ liệu và các file văn bản có giá trị về mặt pháp lý tương đương với hồ sơ bản cứng. Cá nhân hay doanh nghiệp sử dụng chữ ký số có thể trao đổi thông tin nhanh chóng dễ dàng và tiết kiệm thời gian. 

Đồng thời họ có thể quản lý hay lưu trữ dữ liệu dễ dàng hơn mà không cần phải sử dụng máy in để in ấn tài liệu. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số đạt tiêu chuẩn sử dụng trên phần mềm BKAV-CA của hiệp hội an toàn thông tin Việt Nam chứng nhận. 

Một số lưu ý trước khi ký chữ ký số 

Khi bạn thực hiện ký chữ ký số trên các phần mềm ứng dụng Excel hay Word hoặc tập tin MS Office. Cho nên bạn cần sao chép lại một bảng trước khi thực hiện ký số. Bởi vì chữ ký số đã hoàn chỉnh thì không thể chỉnh sửa bất cứ thông tin gì. 

Phần mềm chữ ký số BKAV-CA hay bất kỳ đơn vị nào cũng được phép thực hiện ký số trên các file : Word, Eхcel, Poᴡer Point. Khi muốn sửa đổi lại file và lưu lại không thể hồi phục thông tin file cũ đã có chữ ký số xác nhận rằng nội dung cũ chưa được sửa đổi. 

Vì vậy người dùng hãy lựa chọn SAVE lại file trước khi ký số. Người dùng nên lưu ý là chữ ký số không thể hiện thông tin của chủ thể như file pdf mà chỉ thể hiện thông qua dấu hiệu của nó trên thanh công cụ.

Hướng dẫn cách chèn chữ ký vào file PDF đơn giản

Hiện nay người dùng chữ ký số có thể thực hiện trên nhiều file Word Excel hay PowerPoint. Tuy nhiên việc thực hiện ký chữ ký số trên file PDF Foxit Reader thông qua phần mềm này để thực hiện các thao tác ký số.

Người dùng sử dụng USB Token của doanh nghiệp nên tải phần mềm Foxit Reader version phiên bản 9.5 để có thêm chức năng ký số. Sau khi soạn thảo xong văn bản thì người dùng chọn Export sang dạng PDF hoặc scan trực tiếp từ văn bản bằng máy quét.

Người dùng nên chọn khóa văn bản trước khi nhấn ký số để đảm bảo văn bản không bị chỉnh sửa hay sao chép bằng cách nhấn vào chọn “Lock Document After Signing”. Điều này sẽ giúp cho người dùng thực hiện xong việc ký chữ số trên file PDF Focus Reader mà không ảnh hưởng gì đến văn bản của mình. 

• Bước 1 : Sau khi mở văn bản dạng PDF cần được ký số bằng phần mềm Foxit Reader khi click chuột phải vào văn bản thì người dùng chọn Open with rồi chọn Foxit Reader. 
• Bước 2 : người dùng tiếp tục chọn Protect chọn Sign & Certify và chọn Place Signature.
• Bước 3 : người dùng sẽ kéo chuột vào khu vực văn bản cần hiển thị chữ số và thao tác thiết kế mẫu chữ ký để hiển thị. Sau khi thao tác chọn Sign thì người dùng sẽ lựa chọn : 

Sign As : chọn chữ ký phù hợp

Reason : chọn lý do ký văn bản phù hợp

Khi hộp thư thoại Sign Document xuất hiện thì người dùng sẽ lựa chọn mục Appearance Type rồi chọn Create New Style để lựa chọn những thiết kế chữ ký đẹp mắt nhất.

• Bước 4 : Cuối cùng là người dùng chọn Sign và lựa chọn vị trí lưu file đã ký. 
• Bước 5 : Khi đã nhấn chọn Save và hộp thư thoại xuất hiện yêu cầu mật khẩu của USB Token thì người dùng sẽ nhập mã pin và đăng nhập. 

Cách kiểm tra thông tin chứng minh thư số trên file Foxit reader

Sau khi bạn đã ký số trên file PDF thành công, có thể tiến hành xem và kiểm tra thông tin của chứng thư số như sau:

Bước 1: Mở văn bản PDF đã ký số, chọn vào biểu tượng ký số bên dưới.

Bước 2: Bên trái màn hình sẽ hiển thị chứng thư số đã ký được ký bởi Công ty.

Bước 3: Bạn nhấn chuột vào chứng thư số và chọn Signature Details.

Bước 4: Chọn mục Certificate Details để hệ thống sẽ hiển thị thông tin chứng thư số.

Bước 5: Nhấn chọn Details =>  Subject nếu muốn kiểm tra kỹ hơn về số điện thoại, email, mã số thuế,…

Cách ký chữ ký số trên file Excel

Người dùng có thể ký chữ ký số trên file Excel bảo đảm chứng nhận những thông tin trên file là hoàn toàn chính xác vì vậy việc tiến hành ký chữ ký số trên file Excel sẽ được thực hiện theo từng trường hợp sau đây : 

Trường hợp không xác định vị trí ký 

Bước 1: người dùng mở file Excel cần ký rồi nhấn vào chọn Files.

Bước 2: Sau đó người dùng chọn Info => Protect Workbook => chọn Add a digital signature để tiến hành thêm chữ ký số vào Excel.  

Bước 3: Người dùng tiếp tục nhấn chọn Approved this document => Change.

Bước 4: Thao tác chọn Sign rồi nhập mã pin của USB Token và chọn đăng nhập.

Bước 5: Nhấn chọn Ok khi màn hình thông báo đã hoàn tất việc ký số. 

Sau khi thực hiện ký chữ ký số trên file Excel không xác định vị trí ký thì người dùng có thể kiểm tra lại văn bản bằng cách chọn View Signature hoặc click chuột phải vào khu vực hiển thị chữ số rồi chọn remove signature khi muốn gỡ bỏ chữ số trên.

Trường hợp đã xác định trước vùng ký số trên pdf

Bước 1: Người dùng lựa chọn Insert => Signature Line => nhập thông tin trong hộp thoại Signature => nhấn OK.

Bước 2: tiếp theo là click chuột phải vào chữ ký để nhấn chọn Sign.

Bước 3: người dùng click chuột vào Select image để tiến hành chọn logo.

Bước 4: Tiếp tục click chuột chọn Sign => Yes => OK.

Cách ký chữ ký số trên file Word

Tương tự như cách ký chữ ký số trên file Excel, người dùng ký chữ ký số trên file Word cũng cần lưu ý đến các trường hợp xác định được vị trí và không xác định được vị trí.

Trường hợp không xác định trước vùng ký 

Bước 1: Mở file văn bản Word cần ký số, nhấn chọn File.

Bước 2: Nhấn chọn Info => Protect document -> Add a digital signature để có thể thêm chữ ký số vào Word. 

Bước 3: Người dùng nhấn chọn Approved this document => nhấn Change nếu như máy tính đang cắm nhiều USB Token

Bước 4: Nhấn chọn Sign => nhập mã pin USB Token và nhấn đăng nhập => OK. 

Sau khi đã hoàn thành ký chữ ký số trên văn bản word thì người dùng nên kiểm tra lại văn bản đã ký bằng cách chọn File => info => recoverable signatures. 

Trường hợp ký chữ ký số xác định trước vùng ký 

Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột vào chỗ cần ký => chọn Insert => Signature Line 

Bước 2: Điền thông tin vào hộp thoại Signature Setup => OK

Bước 3: Nhấn khung chữ ký => chọn Sign.

Bước 4: Chọn logo chữ ký bằng cách nhấn chuột vào  Select Image => chọn logo => nhấn Sign.

Bước 5: Nhập mật khẩu của USB Token => nhấn chọn đăng nhập => nhấn OK.

Cách khóa nội dung văn bản trên Word trước khi tiến hành ký chữ ký số

Việc này hạn chế tình trạng sao chế chỉnh sửa văn bản word đã ký và người dùng chỉ thấy các công cụ định dạng bí ẩn và không thể quét hay sao chép văn bản được. 

Bước 1: Nhấn chọn Review => Restrict Editing.

Bước 2: người dùng click vào ô Allow only this type of editing in the document => chọn Filling in forms.

Bước 3: click chuột chọn Yes, Start Enforcing Protection.

Bước 4: Tiến hành đặt mật khẩu cho văn bản Word trên. 

Hướng dẫn chèn chữ ký vào file PDF online

Người dùng cũng có thể thực hiện ký chữ ký số online với file smallPDF đơn giản theo những bước hướng dẫn sau đây : 

Bước 1: Bấm vào đây để truy cập vào SmallPDF.

Bước 2: Tại màn hình chính, bấm vào chọn Tệp để chọn file PDF từ bộ nhớ thiết bị hoặc nhấp vào mũi tên bên phải để chọn file PDF từ các nguồn khác.

Bước 3: Sau khi chọn một trong các nguồn, tìm và nhấp vào file PDF muốn cắt.

Bước 4: Tại trang chính, nhấp vào Thêm bên cạnh Chữ ký của bạn.

Bước 5: Tạo khung hiện lên, bạn có thể tùy ý thay đổi chữ ký mong muốn bằng cách vẽ bằng chuột, nhập tên hoặc tải lên ảnh chữ ký của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi màu chữ ký hoặc kiểu chữ ký mong muốn và nhấp vào Tạo chữ ký.

Bước 6: Chữ ký vừa được tạo sẽ nằm trên khung bên phải. Cuối cùng, kéo thả chữ ký đến vị trí mong muốn.

Chèn chữ ký trong file PDF online với PDF24 Tools

Người dùng có thể ký trên một tờ giấy trắng và nhập chữ ký qua webcam.

Bước 1: Bấm vào đây để truy cập vào SmallPDF.

Bước 2: Tại màn hình chính, bấm vào Chọn tập tin để chọn file PDF từ bộ nhớ thiết bị hoặc kéo thả một file PDF vào màn hình chính của PDF24 Tools.

Bước 3: Tìm và chọn một file PDF bạn muốn chèn chữ ký điện tử.

Bước 4: Tại màn hình chính, nhấp vào biểu tượng cây bút như hình bên dưới.

Bước 5: Tương tự SmallPDF, bạn có thể vẽ trực tiếp chữ ký vào file PDF của mình bằng chuột hoặc touchpad, hoặc tải ảnh chữ ký đã có sẵn lên. Bước 6: Nhấp vào chữ ký và thực hiện kéo thả để đưa chữ ký đến vị trí mong muốn.

Chèn chữ ký vào file PDF với Adobe Acrobat Reader

Người dùng Internet có thể chèn chữ ký của mình vào file pdf với phần mềm Adobe Acrobat Reader. Các bước chèn chữ ký vào file PDF với Adobe Acrobat Reader như sau:

Bước 1: Tải xuống phần mềm tại đây sau đó mở một file PDF bằng định dạng Adobe Acrobat.

Bước 2: Nhấp vào Fill & Sign ở ngăn công cụ bên phải. Nhấn Shift + F4 nếu không thấy ngăn công cụ.

Bước 3: Bấm Sign (Ký), sau đó chọn Add Signature (Thêm Chữ ký).

Bước 4: Một cửa sổ bật lên sẽ mở ra, cung cấp cho bạn ba tùy chọn Type (Nhập tên), Draw (Vẽ) và Image (Hình ảnh) tương tự như SmallPDF. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút Apply.

Bước 5: Kéo thả, thay đổi kích thước và định vị chữ ký bên trong tệp PDF của bạn.

Hướng dẫn copy chữ ký trong file PDF

Bằng cách sử dụng công cụ Adobe Acrobat Reader để sao chép một khu vực dưới dạng hình ảnh mà bạn có thể dán vào các ứng dụng khác theo các bước hướng dẫn như sau :

Bước 1: Chọn Edit (Chỉnh sửa) > Take a Snapshot (Chụp nhanh).

Bước 2: Kéo một hình chữ nhật xung quanh khu vực bạn muốn sao chép, sau đó thả nút chuột.

Bước 3: Nhấn phím Esc để thoát khỏi chế độ chụp nhanh.

Bước 4: Trong một ứng dụng khác, chọn Edit > Paste (Dán) hoặc Ctrl + V để dán hình ảnh đã sao chép.

Chèn chữ ký vào file PDF trên điện thoại

Không chỉ sử dụng máy tính để chèn chữ ký và file pdf mà người dùng còn có thể sử dụng điện thoại di động thông minh có cài đặt internet để thực hiện việc chèn chữ ký một cách tiện lợi nhất.

Chèn chữ ký vào file PDF trên Android

Ứng dụng Adobe Acrobat Reader trên điện thoại Android được cho là một trong những ứng dụng đơn giản nhất và dễ sử dụng cài đặt hoàn toàn miễn phí cho nên người dùng có thể thực hiện các bước chèn chữ ký vào file pdf trên điện thoại Android theo các bước hướng dẫn như sau :

Bước 1: Tải xuống phần mềm tại đây sau đó khởi chạy phần mềm Adobe Acrobat.

Bước 2: Trong ứng dụng, hãy nhấn vào biểu tượng dấu cộng > Edit PDF (Chỉnh sửa PDF). Bạn cũng có thể chuyển đến tab Files (Tệp) > On This Device (Trên thiết bị này) để xem tất cả các tệp PDF trên thiết bị và chỉnh sửa tệp PDF bạn muốn.

Bước 3: Sau khi mở tệp PDF, hãy nhấn vào biểu tượng bút chì, sau đó chọn Fill & Sign.

Bước 4: Trong công cụ chữ ký, hãy nhấn vào biểu tượng chữ ký ở bên phải, sau đó chọn Create Signature (Tạo chữ ký) để vẽ chữ ký của bạn.

Bước 5: Sau đó, chạm vào biểu tượng Chữ ký một lần nữa và chọn chữ ký bạn đã tạo rồi chạm vào bất kỳ đâu trong tài liệu PDF mà bạn muốn chữ ký xuất hiện.

Thêm chữ ký vào file PDF trên iOS

Đối với người dùng sử dụng điện thoại iPhone hay iPad ứng dụng hệ điều hành IOS thì nên tải phần mềm Markup. Người dùng có thể dễ dàng thêm chữ ký và tài liệu PDF bằng phần mềm Markup này theo những bước hướng dẫn như sau : 

Bước 1: Nhấn vào Tài liệu PDF đính kèm trong ứng dụng Mail.

Bước 2: Nhấp vào nút Đánh dấu ở góc trên cùng bên phải của màn hình.

Bước 3: Nhấn vào nút dấu cộng sau đó chọn Signature (Chữ ký).

Lời kết

Cách chèn chữ ký vào file PDF trên điện thoại hay máy tính đều được hướng dẫn sử dụng những phần mềm ứng dụng tương ứng để thực hiện việc ký chữ ký số một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất. Người dùng có thể thực hiện việc ký chữ ký số online đơn giản trên các file Excel, Word PowerPoint để xác nhận cách tài liệu văn bản hay hợp đồng trong giao dịch kinh doanh hoặc giáo dục. Mục đích của việc ký chữ ký số là nhằm xác nhận đánh dấu phạm vi bản quyền thuộc quyền sở hữu của người đã ký chữ ký của mình trên văn bản hay file dữ liệu này.