Bộ chừng từ thanh toán xuất nhập khẩu năm 2024

Để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng chúng ta cần một bộ chứng từ xuất nhập khẩu chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường… Thông thường, trong một bộ chứng từ sẽ có chứng từ bắt buộc và chứng từ thường có. Trong bài viết này chúng tôi sẽ liệt kê những chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến.

a. Chứng từ bắt buộc

Đây là những chứng từ mà gần như bắt buộc với tất cả các lô hàng xuất nhập khẩu.

Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v…

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, do người xuất khẩu làm để đòi tiền người mua cho lô hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Hóa đơn thương mại cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi...

Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ do người chuyên chở cấp nhằm xác nhận việc đã nhận được để vận chuyển.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia với cơ quan hải quan.

b. Chứng từ thường có

Đây là những chứng từ có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ được soạn bởi người bán để xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền.

Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua, trong đó cam kết người mua sẽ trả tiền cho người bán trong một thời gian nhất định.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà bảo hiểm sẽ được mua bởi người bán hay người mua. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ quan trọng, cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, C/O hợp lệ sẽ giúp họ được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, nhầm xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch, để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác

Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)

Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of analysis )

Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)

Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)

Chứng từ xuất nhập khẩu rất đa dạng tùy theo từng lô hàng. Trong bài viết này, ngoài những chứng từ bắt buộc, chúng tôi đã liệt kê những chứng từ phổ biến thường gặp nhất. Để có một bộ chứng từ hoàn chỉnh cho lô hàng của mình, bạn nên tham khảo ở các điều luật và những chuyên gia, công ty xuất nhập khẩu trong ngành.

Xem thêm: Các kiến thức xuất nhập khẩu cơ bản cần biết dành cho người mới

Vừa rồi là bài viết giới thiệu về các loại giấy tờ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Nếu bạn gặp khó khăn trong giải quyết các loại giấy tờ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hãy liên ngay với chúng tôi, Nguyên Đức sẽ tư vấn và đưa ra các giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Tại Nguyên Đức, chúng tôi không chỉ giúp bạn thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu cơ bản mà còn hỗ trợ doanh nghiệp bạn tìm kiếm nguồn hàng từ xưởng sản xuất nước ngoài. Giờ đây doanh nghiệp bạn không cần phải chuyên về XNK cũng có thể dễ dàng nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tổng hợp những chứng từ liên quan tới hàng hóa gồm chứng từ vận tải, chứng từ theo hàng, chứng từ liên quan tới thanh toán được 2 bên mua bán chuẩn bị xuất trình cho cơ quan chức năng khi thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa.

Vậy bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì, những chứng từ nào bắt buộc phải có những chứng từ nào không cần bắt buộc các loại chứng từ này xin ở đâu do ai phát hành là vấn đề nhiều bạn quan tâm bài viết này, Gulf Shipping xin chia sẻ với bạn đọc kiến thức ngắn gọn và thực tế nhất về bộ chứng từ xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

Các chứng từ thường có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Đây là những chứng từ có thể có hoặc không có tuỳ vào trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại, thường là:

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, tuy nhiên không phải để đòi tiền.

Tín dụng thư (L/C): thư tín dụng do ngân hàng mở theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

⇒Xem thêm: Dịch vụ hải quan trọn gói và các loại chi phí

Các chứng từ bắt buộc phải có trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Hợp đồng thương mại (Sales Contract): là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v…

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi… Đây là loại phổ biến nhất trong số các loại hóa đơn dùng trong mua bán quốc tế.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng. Qua đó, người đọc có thể biết lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào…

Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.

⇒Xem thêm: Dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài tại Thành phố Hồ Chí Minh an toàn, giá rẻ

• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
• Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)

Chứng từ xuất nhập khẩu hàng hoá rất đa dạng và có sự khác nhau theo từng trường hợp cụ thể. Qua bài viết này, Gulf Shipping mong bạn có thể nắm được các loại chứng từ trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Và nếu bạn còn thắc mắc thì hãy liên hệ với Gulf Shipping, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn hoàn toàn miễn phí tại: