Biểu mẫu so sánh tiêu chuẩn hàng hóa năm 2024
|
Khi nhận được một mẫu Báo giá đẹp và chuyên nghiệp, khách hàng sẽ chú ý đến nhà cung cấp hơn, từ đó tạo thuận lợi cho việc ký kết giao dịch mua bán. Show
Yêu cầu chung về mẫu Báo giáMẫu Báo giá là một mẫu chung của công ty/doanh nghiệp nhằm gửi cho khách hàng giá cả hàng hóa, số lượng, các yêu cầu kỹ thuật, đơn vị tính, tiền thi công… để khách hàng có thể nắm được một cách chi tiết nhất dịch vụ và sản phẩm của công ty. Nếu không có báo giá, khách hàng sẽ không thể xem xét chi tiết, cụ thể về sản phẩm và không thể so sánh dịch vụ, sản phẩm của các bên để đưa ra sự lựa chọn tối ưu nhất. Mỗi báo giá thông thường đều gồm 03 phần. Phần đầu giới thiệu những nội dung cơ bản của đơn vị báo giá: Tên công ty, logo công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, website; tiêu đề bảng báo giá. Phần 02 là phần quan trọng nhất của báo giá gồm hàng hóa, giá cả, thành tiền, yêu cầu kỹ thuật…; thông tin khách hàng nhận báo giá. Phần cuối là các nội dung liên quan như giá đã gồm VAT hay chưa, báo giá có hiệu lực trong thời gian bao lâu và các quy ước chung của đơn vị báo giá; Ngày ban hành báo giá; Ký tên người làm báo giá… Mỗi công ty sẽ có một báo giá khác nhau về hình thức, cách sắp xếp. Việc có 01 mẫu báo giá đẹp mắt, sạch sẽ sẽ là một điểm cộng rất lớn đối với khách hàng. Mẫu Báo giá đẹp và chuyên nghiệp để gửi cho khách hàngMỗi công công ty khi làm báo giá sẽ theo đuổi những mục tiêu riêng. Có đơn vị sở hữu mẫu báo giá đơn giản, cái mà họ muốn đem đến cho khách hàng là chất lượng, dịch vụ. Nơi khác lại muốn một mẫu báo giá thật bắt mắt để đối tác xem báo giá xong phải ghi nhớ họ. Dưới đây, LuatVietnam sẽ giới thiệu một số mẫu Báo giá đẹp và chuyên nghiệp để gửi cho khách hàng. Mẫu Báo giá đơn giảnhttps://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/18/mau-bao-gia_1811132518.doc Bạn đọc có thể tham khảo mẫu Báo giá đơn giản sau: Mặc dù đơn giản nhưng báo giá vẫn luôn phải cung cấp đầy đủ thông tin về bên gửi báo giá, cung cấp chi tiết các thông số, đơn giá của mặt hàng cần báo giá. Hoặc mẫu dưới đây: Mẫu Báo giá đẹphttps://cms.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/02/14/mau-bao-gia_1402165447.xlsx Đối với mẫu Báo giá này, người gửi sẽ chèn nhiều màu sắc và các thông tin liên quan hơn. Đối với những mẫu Báo giá đẹp thì cần có cách phối màu, đặt bố cục tổng thể một cách khoa học. theo quy định. Ban lãnh đạo hay bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm phê duyệt, cung cấp hàng hóa phù hợp. Vì vậy, trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết cách viết phiếu đề xuất và 7 bước cần có trong một quy trình đề xuất mua vật tư hoàn chỉnh. I. Đề xuất mua hàng là gì?Hiểu đơn giản, đề xuất mua hàng là hoạt động yêu cầu công ty bổ sung thêm thiết bị, nguyên liệu, công cụ hỗ trợ công việc. Phiếu đề xuất mua hàng được lập trong trường hợp này là văn bản hành chính nêu rõ lý do, mục đích mua sắm và các thông tin như: tên vật phẩm, số lượng, mẫu mã… II. Tại sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa mẫu đơn và quy trình đề nghị mua hàng?Việc đề xuất mua hàng hóa, vật tư phải thông qua mẫu phiếu yêu cầu minh bạch và một quy trình phê duyệt rõ ràng. Bất kỳ phòng ban, bộ phận nào muốn đổi mới thiết bị đều cần tuân thủ quy trình đề xuất mua sắm, gửi đơn lên các cấp lãnh đạo phê duyệt. Điều này giúp ban lãnh đạo cùng các bộ phận chuyên trách nắm bắt được nhu cầu thực tế để cân đối với nguồn lực hiện có. Đồng thời, quy trình đề xuất mua hàng cũng cho phép doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, giảm thiểu tình trạng thất thoát ngân sách hay tư lợi cá nhân. \>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp III. Những lưu ý khi lập phiếu đề nghị mua hàng1. Lưu ý về nội dungĐể soạn mẫu đề xuất mua hàng chính xác, người lập phiếu cần cung cấp đầy đủ những nội dung quan trọng sau:
Đối với phần nội dung, người lập phiếu nên lưu ý đề cập mục đích mua hàng ngay tại tên phiếu. Ví dụ, một số đơn đề nghị mua vật tư phổ biến là: Đơn đề nghị mua thêm máy máy tính để bàn cho phòng Marketing, Phiếu đề xuất mua máy in cho phòng Nhân sự…. 2. Lưu ý về hình thức thể hiệnPhiếu đề xuất mua hàng là văn hành hành chính, bởi vậy các doanh nghiệp cũng cần chú trọng đảm bảo hình thức chỉn chu. Thông tin nên được trình bày dưới dạng bảng tính logic, dễ hiểu khi có nhiều danh mục hàng hóa để bộ phận mua hàng dễ dàng kiểm toán. Ngoài ra, đơn đề xuất luôn phải có đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị, thời gian, mục đích mua sắm. IV. Tổng hợp các mẫu đề xuất mua hàng chuẩn nhất hiện nayTừ những lưu ý trên, MISA AMIS đã tổng hợp 3 mẫu phiếu đề xuất mua hàng tiêu chuẩn dưới đây. Các doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay hoặc điều chỉnh một số nội dung dựa trên đặc thù hoạt động của mình. V. Quy trình đề xuất mua vật tư, nguyên liệu cho doanh nghiệpXây dựng quy trình đề xuất mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro thất thoát, kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng hóa. 1. Gửi yêu cầu mua hàngCá nhân hoặc phòng ban phát sinh nhu cầu mua thêm, đổi mới vật tư, thiết bị tiến hành soạn phiếu đề xuất mua hàng. Phiếu được trình lên cấp quản lý cao hơn hoặc bộ phận phụ trách để chờ quyết định phê duyệt. 2. Xem xét phê duyệt yêu cầu mua hàngPhiếu đề xuất mua vật tư được xem xét dưới hai trường hợp:
Trên thực tế, bước ký duyệt thường tốn nhiều thời gian của nhân sự vì phải chờ đợi, di chuyển nhiều lần. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đơn giản hóa thủ tục, nâng cao năng suất làm việc với phần mềm tự động hóa quy trình. MISA AMIS Quy trình là một trong những ứng dụng thiết lập, kết nối quy trình liên phòng ban toàn diện nhất. Người dùng chỉ cần chọn mẫu quy trình, đính kèm phiếu đề xuất để gửi yêu cầu lên cấp trên hay chuyển sang bộ phận khác. Tất cả các thao tác ký duyệt được tối ưu nhờ MISA AMIS Quy trình kết nối với MISA AMIS WeSign – giải pháp ký tài liệu số từ xa. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những quy trình liên kết như đề xuất mua hàng, đề xuất thanh toán một cách nhanh chóng ở bất kỳ đâu, loại bỏ lãng phí thời gian, chi phí. TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ GIẢI PHÁP MISA AMIS QUY TRÌNH – ĐẦY ĐỦ TÍNH NĂNG, TÍCH HỢP SẴN 500+ MẪU QUY TRÌNH 3. Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấpMỗi loại hàng hóa đều có nhiều nhà cung cấp khác nhau. Bộ phận mua hàng cần căn cứ vào những tiêu chí nhất định để chọn ra danh sách 3 đến 5 đơn vị phù hợp:
4. Lựa chọn và phê duyệt nhà cung cấpSau khi chọn ra một số đơn vị, phòng mua hàng gửi lại danh sách cho ban lãnh đạo xét duyệt. Trong đó, ban lãnh đạo tiến hành cân nhắc, quyết định nhà cung cấp dựa trên cơ sở:
\>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp 5. Lập hợp đồng mua hàng và ký duyệt hợp đồngDoanh nghiệp chỉ chuyển đến bước này nếu đã thống nhất được đơn vị cung cấp tốt nhất. Nhân viên mua hàng lập hợp đồng bao gồm thông tin báo giá, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng. Theo đó, nhà cung cấp phải tiến hành bàn giao đúng loại hàng hóa và đủ số lượng ghi trong hợp đồng. Phòng mua hàng cũng có trách nhiệm kiểm tra, giám sát chất lượng đơn hàng trước khi nhập kho. 6. Doanh nghiệp nhận hàng, nhập khoBộ phận mua hàng phối hợp cùng bộ phận kho kiểm định chất lượng hàng hóa nhập kho. Tiêu chuẩn kiểm tra căn cứ vào thông tin trên hợp đồng như số lượng, đơn vị. thông số kỹ thuật,… Những sản phẩm không đạt chuẩn sẽ được thống kê chi tiết, chuyển ngược lại phòng mua hàng tiến hành đổi/trả hàng. 7. Kế toán hoàn tất thủ tụcPhòng mua hàng gửi toàn bộ chứng từ, hóa đơn, hợp đồng với nhà cung cấp tới bộ phận kế toán. Nếu thông tin chuẩn xác, kế toán viên sẽ lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp. Nếu không, kế toán sẽ phản hồi lại phòng mua hàng để bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin. VI. Kết luậnTrên đây là những thông tin về khái niệm, vai trò, cách thức lập phiếu cùng quy trình đề xuất mua hàng mà doanh nghiệp cần biết. Hy vọng doanh nghiệp đã nắm được những lưu ý quan trọng và ứng dụng hiệu quả vào công việc. Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất của MISA AMIS để không bỏ lỡ các kiến thức quản lý, vận hành bộ máy tinh gọn hữu ích nhất! |
