Báo cáo việc quản lý văn thư tại bệnh viện năm 2024

Chi tiết tin

Tin khác

• V/v báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2022 [04-01-2023 19:48:35]
• V/v báo cáo tổng kết thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 [17-06-2022 15:58:12]
• Tổ chức học tập, khảo sát thực tế về công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 [04-04-2022 20:19:30]
• Thông báo đã tuyển đủ số lượng và ngừng tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển vị trí nhân viên bảo vệ và nhân viên kỹ thuật tại Chi cục [13-10-2021 22:10:43]
• Về việc tuyển dụng viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố [22-09-2021 21:03:31]
• Tổ chức thực hiện tuyển dụng viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố [22-09-2021 21:02:52]
• V/v thay đổi hình thức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 [04-08-2021 19:40:49]
• V/v sao văn bản điện tử sang văn bản giấy [08-02-2021 19:24:14]
• V/v kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 [03-02-2021 21:22:42]
• V/v báo cáo kết quả thực hiện chỉnh lý hoặc nguyên nhân chưa sử dụng kinh phí chỉnh lý tài liệu [18-01-2021 16:30:01]
• V/v báo cáo kết quả hoạt động dịch vụ lưu trữ năm 2020 [23-12-2020 20:46:33]
• V/v báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2020 [10-11-2020 15:52:47]
• Tổ chức Hội nghị hướng dẫn thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các sở, ban, ngành [06-11-2020 21:20:57]
• V/v giới thiệu tài liệu tham khảo về công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn [13-10-2020 21:39:52]
• V/v đề nghị các cơ quan báo cáo tiến độ kết quả thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ [01-07-2020 15:04:44]
• Hiển thị 1 đến 15 của 111 [8 Trang]

Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ năm 2022 và phương hướng nhiệm vụ năm 2023 của trường MN Mỹ Hưng. Nhà trường rất mong được Quý lãnh đạo các cấp quan tâm tạo điều kiện cho nhà trường thực hiện công tác văn thư lưu trữ được tốt hơn./.

Quyết định về việc ban hành Quy chế tuyển sinh trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng, đào tạo liên thông giữa các trình độ trong giáo dục nghề nghiệp của trường Cao đẳng Bình Phước

Thời gian đăng: 08/04/2024

lượt xem: 4 | lượt tải:3

60/QĐ-CĐBP

Quyết định Ban hành Quy chế thi năng khiếu ngành Giáo dục Mầm non trình độ Cao đẳng hình thức chính quy năm 2024

Thời gian đăng: 04/04/2024

lượt xem: 10 | lượt tải:10

103/ĐA-CĐBP

Đề án Tuyển sinh trình độ cao đẳng ngành Giáo dục Mầm non năm 2024

Thời gian đăng: 04/04/2024

lượt xem: 16 | lượt tải:17

43/KH-CĐBP

Kê hoạch Tổ chức coi thi Kỳ thi Đánh giá năng lực Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh đợt 1 năm 2024

• 1. ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Tải tài liệu file word zalo 0936.885.877 Dịch vụ làm khóa luận Luanvantrithuc.com HÀ NỘI - 2017
• 2. tôi là Trịnh Văn Dương, sinh viên lớp ĐH-QTVP13C, trong quá thực hiện bài khóa luận, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, giải đáp thắc mắc nhiệt tình từ phía các cán bộ, các anh, chị phòng Lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Đồng thời, tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa nói chung, Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng đã tạo điều kiện cho tôi được đi khảo sát tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, giúp ích rất nhiều cho việc thu thập tìm kiếm tài liệu và hoàn thành bài khóa luận. Với tình cảm chân thành nhất tôi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, thạc sĩ Nguyễn Hữu Danh đã nhiệt tình, chỉ bảo hướng dẫn tôi rất nhiều trong suốt thời gian tôi viết khóa luận này. Cảm ơn gia đình - những người thân thương nhất của tôi, các bạn bè đồng nghiệp đã ủng hộ, động viên tôi cả về vật chất và tinh thần để tôi có thể hoàn thành khóa luận của mình. Trong quá trình thực hiện bài khóa luận, mặc dù đã rất cố gắng nhưng do trình độ còn nhiều hạn chế do vậy bài khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy, cô giáo để khóa luận được hoàn thiện hơn. Những ý kiến đóng góp đó sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế, qua đó tôi có thêm những kinh nghiệm, những kiến thức hữu ích trên con đường theo đuổi sự nghiệp của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn !
• 3. xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, tháng 4 năm 2017 Chủ nhiệm đề tài Trịnh Văn Dương
• 4. CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ KHXH Khoa học xã hội VTLT Văn thư lưu trữ TC-HC Tổ chức hành chính VB Văn bản
• 5. CHỮ CÁI VIẾTTẮT................................................................ PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài........................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................. 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................. 4 6. Giả thuyết nghiên cứu................................................................................ 4 7. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 4 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài......................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ.................................. 6 VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ........................................................ 6 1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 6 1.1.1. Công tác văn thư .................................................................................. 6 1.1.1.1. Khái niệm..................................................................................... 6 1.1.1.2. Nội dung của công tác văn thư..................................................... 6 1.1.1.3. Yêu cầu về công tác văn thư ........................................................ 7 1.1.1.4. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư ............................................. 9 1.1.2. Công tác lưu trữ ................................................................................. 10 1.1.2.1. Khái niệm................................................................................... 10 1.1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ.................................................... 11 1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ ............................................ 13 1.1.3. Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ.................................................. 13 1.1.3.1. Khái niệm tổ chức, quản lý ........................................................ 13
• 6. tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ...........14 1.2. Cơ sở pháp lý ........................................................................................15 Tiểu kết chương 1..........................................................................................18 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ ...........19 VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC....................19 XÃ HỘI VIỆT NAM.....................................................................................19 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam......................19 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam......................................................................................................19 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam..........................................................................19 2.1.2.1. Vị trí và chức năng.....................................................................20 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................20 2.1.3.Cơ cấu tổ chức ....................................................................................21 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng [Phòng hành chính]......................................................................................22 2.2.1. Vị trí chức năng..................................................................................22 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn .....................................................................23 2.2.3. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................26 2.3. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam......................................................................................................26 2.3.1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ...............................................26 2.3.2. Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ ..................................27 2.3.3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ............27 2.3.4. Chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc ...............................................30 2.3.5. Tổ chức, thực hiện chế độ thông tin báo cáo .....................................30 2.3.6. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu
• 7. hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư tại viện...........31 2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản..........................................................31 2.4.1.1. Các loại văn bản do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ban hành ..................................................................................................31 2.4.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản...................................................32 2.4.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản......................................33 2.4.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ..................................34 2.4.2. Quản lý văn bản đi .............................................................................35 2.4.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản ..........................................................................................35 2.4.2.2. Đăng ký văn bản.........................................................................36 2.4.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn ............37 2.4.2.4.Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 38 2.4.2.5. Lưu văn bản đi............................................................................38 2.4.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.....................................................39 2.4.3.1. Tiếp nhận văn bản đến ...............................................................39 2.4.3.2.Đăng ký văn bản đến...................................................................39 2.4.3.3.Trình, chuyển giao VB đến.........................................................41 2.4.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến ............43 2.4.4. Quản lý và sử dụng con dấu...............................................................43 2.4.4.1 . Các loại con dấu........................................................................43 2.4.4.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu ....................................44 2.4.4.3. Bảo quản con dấu.......................................................................45 2.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan..........................45 2.4.5.1. Các loại hồ sơ được hình thành trong cơ quan, tổ chức.............45 2.4.5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ .....................................45 2.4.5.3. Phương pháp lập hồ sơ...............................................................45
• 8. sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan......................................46 2.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Viện...........46 2.5.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu................................................46 2.5.2. Công tác phân loại tài liệu.................................................................47 2.5.3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị ..........51 2.5.4. Công tác thống kê, bảo quản tài liệu..................................................55 2.5.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ...........................57 Tiểu kết chương 2..........................................................................................60 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC..............61 TỔ CHỨC TÁC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ ...........................61 TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM................................................61 3.1. Những ưu điểm về công tác tổ chức quản lý, quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.............................................................61 3.2. Một số hạn chế......................................................................................62 3.3. Nguyên nhân .........................................................................................63 3.4. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ...........................................................................................................64 3.4.1. Một số phương hướng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ........... 64 3.4.1. Nhóm giải pháp về phía Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam...... 65 3.4.1.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.........................................................65 3.4.1.2. Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ........................................................................................66 3.4.1.3. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ 67 3.4.1.4. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ .............................................................68 3.4.1.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,
• 9. Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác văn thư, lưu trữ. ................................................................................................................. 70 Tiểu kết chương 3..........................................................................................71 PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................72 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................74 PHỤ LỤC ...........................................................................................................
• 10. Lý do chọn đề tài Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; là nơi tiếp nhận, lưu giữ và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác vì thế trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam với tính chất đặc thù là đơn vị nghiên cứu khoa học, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị,…là rất nhiều, đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong Viện phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.. Trong những năm gần đây, công tác văn thư, lưu trữ, tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý, điều hành của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói chung và các đơn vị trực thuộc Viện nói riêng. Tuy nhiên, đứng trước những đổi thay to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, những thành tựu khoa học và công nghệ đã tác động mạnh mẽ đến tất cả các quy trình quản lý, bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữ, của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam trong thời gian qua còn tồn tại, hạn chế: Việc
• 11. quy định về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản vẫn còn những vấn đề bất cập; Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực sự hiệu quả. Thực tế này đòi hỏi phải có một sự đổi mới trong cách thức tổ chức, quản lý về văn thư lưu, lưu trữ tại đây nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho mọi hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đòi hỏi cấp thiết trong thời gian tới. Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức, quản lý VTLT đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức; cũng như tình hình thực tế mà tôi đã khảo sát được trong thời gian qua. Chính vì thế tôi quyết định chọn đề tài : ''Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng và giải pháp ''. làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư lưu trữ là một trong những đề tài không còn quá mới mẻ nhưng lại thu hút được nhiều sự quan tâm không chỉ các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đề của các nhà khoa học và các nhà quản lí. Trong phạm vi đề tài, tôi có đề cập đến một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ có thể nêu như sau: - “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm . - “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” của tác giả Tiết Hồng Nga. - “Công tác lưu trữ Việt Nam’’ của Cục Lưu Trữ Nhà nước, nhà xuất bản Hà Nội, 1987. - “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ’’ của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất bản Hà
• 12. “Lưu trữ tài liệu khoa học- kỹ thuật” của tác giả Nguyễn Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992. - “Xây dựng, ban hành, quản lí văn bản và công tác lưu trữ” của tác giả Nghiêm Kì Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất bản chính trị quốc gia, 1998. Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội có một số công trình nghiên cứu liên quan như: - Giáo trình “Lưu trữ học”, Trường Cao đẳng Nội vụ hà Nội. - “Công tác văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ” của tác giả Hồ Thị Ngọc Hà. - “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001 : 2000 vào công tác văn thư tại Chi cục thuế Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Kiều Yến. - Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Huỳnh Thị Hoàng Thư. 3. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu về cơ sở lý luận về tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ. Đánh giá thực tiễn công tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam để thấy được những thành tựu và hạn chế Đề xuất được một số giải pháp có thể thực thi và đem lại hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức quả lý về Văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Có 3 nhiệm vụ cơ bản: Thứ nhất: Trình bày cơ sở sở lí luận, cơ sở pháp lý về công tác văn thư - lưu trữ Thứ hai: Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXHVN, phân tích nguyên nhân những ưu điểm và hạn chế.
• 13. xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và cả nước nói chung. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Là những vấn đề lý luận và thực tiễn của Công tác tổ chức, quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Phạm vi: + Phạm vi không gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam + Phạm vi thời gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ từ từ năm 2012 đến nay. + Phạm vi nội dung: Khóa luận không tham vọng giải quyết tất cả các vấn đề về công tác Văn thư - Lưu trữ theo nghĩa rộng mà chỉ tập trung chủ yếu nghiên cứu dưới góc độ tổ chức, quản lý trên cơ sở, luật, quy chế để xem xét thực trạng tổ chức, quản lý Văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm vẫn còn nhiều hạn chế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng công tác này, từ đó góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan. 7. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp... - Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới công tác văn thư lưu trữ của cơ quan một cách hợp lý. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn trước đó về công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan hành
• 14. nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng. - Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư,lưu trữ. - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết. - Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác lưu trữ tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được. - Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội. 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức tác quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
• 15. 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm Khi nghiên cứu về khái niệm công tác văn thư có nhiều quan điểm khác nhau về công tác này, nhưng có hai khuynh hướng cơ bản đó là: Một là công tác văn thư được hiểu là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Hai là công tác văn thư đựợc hiểu là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, trong các cơ quan, tổ chức, tổ chức và quản lý văn bản trong các cơ quan đó. Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. 1.1.1.2. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm nội dung cơ bản: Một là, soạn thảo [ xây dựng ] và ban hành văn bản. Nội dung này bao gồm: + Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo. + Lựa chọn thông tin, tài liệu. + Lựa chọn tên loại, xác định thể thức. + Xây dựng đề cương bản thảo. + Viết bản thảo. + Duyệt bản thảo. + Trao đổi ý kiến, sửa chữa dự thảo.
• 16. văn bản + Kiểm tra thể thức trước khi ký ban hành. + Ký văn bản và ban hành văn bản. Hai là, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản. Nội dung này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. + Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ba là, Quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.1.3. Yêu cầu về công tác văn thư Công tác văn thư là một trong những khâu quan trọng liên quan đến văn bản, giấy tờ, đến hoạt động quản lý của cơ quan. Vì thế trong quá trình thực hiện cần tuân thủ những yêu cầu cơ bản sau: + Nhanh chóng: Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. + Chính xác: Công tác văn thư là họat động cung cấp, đảm bảo thông tin bằng văn bản. Do đó khi tiến hành thực hiện cần phải đảm bảo thực hiện chính xác không chỉ về nội dung, hình thức mà chính xác cả về các khâu nghiệp vụ. Chính xác về nội dung: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng
• 17. số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định. Chính xác về thể thức: Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định. Chính xác về các khâu nghiệp vụ: Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản... + Bí mật: Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,... + Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị -xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư không chỉ nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại, mà còn là đổi mới, hiện đại hóa con người làm công tác này, tránh các tư tưởng bảo thủ, lạc hậu.
• 18. ý nghĩa của công tác văn thư. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: + Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. + Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. + Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,
• 19. thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. 1.1.2. Công tác lưu trữ. 1.1.2.1. Khái niệm. Theo cuốn “Công tác văn thư, lưu trữ” - Nhà xuất bản chính trị quốc gia xuất bản năm 2000 thì công tác lưu trữ “là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. Theo Luật Lưu trữ 2011 “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”. Như vậy công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn, chống mất mát, hư hỏng và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
• 20. của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản như, tổ chức quản lý công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ. Trong đó, các nhiệm vụ cụ thể của công tác lưu trữ như sau:  Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Đây là những hoạt động nhằm quản lý công tác lưu trữ, bao gồm việc thiết lập bộ máy tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, ban hành văn bản quản lý, triển khai thực hiện công tác lưu trữ và kiểm tra đánh giá kết quả công tác lưu trữ. + Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Để quản lý và thực hiện công tác lưu trữ điều đầu tiên không thể thiếu đó là phải thiết lập bộ máy làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự để đảm nhiệm công việc này. Bởi vì, thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ là công việc có tính chất tiền đề để thực hiện tốt công tác lưu trữ. + Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan. Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Để tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động lưu trữ các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần phải ban hành văn bản pháp luật để làm nền tảng cho các hoạt động thực thi pháp luật về lưu trữ trên thực tiễn, đồng thời là cơ sở pháp lý cho kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ và là căn cứ để xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.
• 21. pháp luật về công tác lưu trữ tài liệu Pháp luật với chức năng điều chỉnh các quan hệ xã hội, đóng vai trò là công cụ truyền tải chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến các đối tượng phải thi hành, là nguồn thông tin về các văn bản pháp luật nhằm giúp cho cơ quan, tổ chức và công chúng hiểu và chấp hành các quy định của pháp luật. Mặt khác, pháp luật còn góp phần nâng cao dân trí pháp lý trong từng cơ quan, tổ chức và cá nhân. Đặc biệt đối với các cơ quan tổ chức thì pháp luật là công cụ, phương tiện để quản lý điều hành. + Kiểm tra, hướng dẫn và tổng kết báo cáo công tác lưu trữ Để đạt được mục tiêu quản lý, việc cần thiết là phải kiểm tra và đánh giá tổng kết, kiểm tra giúp cho người quản lý phát hiện những sai sót, vướng mắc, ách tắc trong quá trình hoạt động để kịp thời đưa ra các giải pháp giải quyết, đồng thời tìm kiếm những cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để tận dụng nhằm đạt nhanh tới mục tiêu đã định, làm sáng tỏ những việc đã làm được, những việc chưa làm được để có những xử lý kịp thời. Từ đó đưa ra được những phương hướng và giải pháp phù hợp cho hoạt động quản lý điều hành. Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ + Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. + Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả.
• 22. khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. 1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong đời sống nói chung và hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói riêng. Công tác lưu trữ có một số ý nghĩa như: Một là, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nứớc, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hoạt động hệ thống thể chế hành chính nhà nước. Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng, độ tin cậy cao phục vụ hiệu quả cho hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản. Hai là, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả cao. Ba là, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho họat động quản lý nhà nước, khắc phục nạn quan liêu, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Bốn là, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phân thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân. 1.1.3. Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ 1.1.3.1. Khái niệm tổ chức, quản lý. Về tổ chức, trong thực tế có rất nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn
• 23. vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật". Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người. Theo nghĩa hẹp, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành. Về quản lý, Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”. Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh... Theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống” Tiếp cận theo vai trò của quản lý thì “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động” 1.1.3.2. Nội dung tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Nội dung tổ chức, quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư ,lưu trữ. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
• 24. cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư,lưu trữ Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. 1.2. Cơ sở pháp lý  Hệ thống văn bản về công tác văn thư, lưu trữ. Để thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ, thì việc ban hành các văn bản quản lý chúng có vị trí vô cùng quan trọng, vì đây là lĩnh vực hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành hỗ trợ, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chấp hành thực hiện các nguyên tắc, chế độ, quy định của nhà nước. Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành hệ thống tương đối đầy đủ các văn bản quy định về các lĩnh vực hoạt động của công tác văn thư, công tác lưu trữ và bảo mật tài liệu. Đây là hành lang pháp lý để Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực hiện theo quy định và trên cơ sở đó xây dựng thành Quy chế, Quy định, Quy trình áp dụng triển khai phù hợp với nội dung đặc điểm, tính chất hoạt động của cơ quan phục vụ cho nhiệm vụ nghiên cứu khoa học xã hội. Văn bản chung về công tác văn thư, lưu trữ - Quyết định 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/v ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; - Quyết định 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/v ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; - Quyết định số 280/TTg ngày 29/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ v/v
• 25. tác cải cách thủ tục hành chính; - Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ. Văn bản về công tác văn thư - Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 22/4/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học xã hội Việt Nam; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Văn bản về công tác lưu trữ - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật Lưu trữ; - Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; - Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/9/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ;
• 26. số 04/2006/TT-BNV ngày 14/4/2006 của Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; - Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; - Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; - Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ; - Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành danh mục một số các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; - Quy định 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Tiểu kết chương 1
• 27. rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Văn thư, lưu trữ là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
• 28. TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM. 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có tiền thân từ Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học [gọi tắt là Ban nghiên cứu Sử - Địa - Văn] được thành lập ngày 02 tháng 12 năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có quá trình phát triển trải qua các thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau, đến ngày 22 tháng 12 năm 2013 viện chính thức mang tên Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là nơi tập trung các nhà khoa học xã hội đầu ngành của cả nước, với trên 2000 người trong đó hơn 700 cán bộ có học hàm giáo sư, phó giáo sư, học vị tiến sỹ khoa học, tiến sỹ, thạc sỹ, thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội khác nhau. Cùng với trụ sở nghiên cứu chính là Hà nội, Viện còn có nhiều viện nghiên cứu thành viên được đặt rải rác ở Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Buôn Ma Thuột… Với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn tốt, kinh nghiệm làm việc lâu năm cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại Viện luôn hoàn thành tốt công việc được giao với chất lượng cao. Đáp ứng tốt nhu cầu nghiên cứu khoa học mà Đảng và Nhà nước đề ra nhằm đẩy mạnh hợp tác quốc tế, tạo đà cho sự nghiệp phát triển đất nước. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
• 29. lâm KHXH Việt Nam. Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng 2 năm 2013 như sau: 2.1.2.1. Vị trí và chức năng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng chính là: Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; Cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; Thực hiện tư vấn về chính sách phát triển, đào tạo sau đại học về khoa học xã hội, tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước. 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ; Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt; Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội; Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm phát huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam; Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật; tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước, ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp; Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của
• 30. và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp; Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật; Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí; Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền; Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật; Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam gồm Chủ tịch và không quá 03 Phó Chủ tịch. Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là người đứng đầu và lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Chủ tịch Viện Hàn lâm và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm về nhiệm vụ được phân công. Viện gồm: 32 đơn vị nhiên cứu chuyên ngành; 04 đơn vị sự nghiệp; 05
• 31. việc cho Chủ tịch Viện. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam [phụ lục 01] 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng [Phòng hành chính] Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH được căn cứ vào Quyết định số : 517/QĐ - KHXH của Viện Hàn lâm KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014. 2.2.1. Vị trí chức năng Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam [ sau gọi tắt là Viện Hàn lâm ],có tên giao dịch bằng tiếng anh là: Adminnistration Office of Vietnam Academy of Social Sciences. Văn phòng Viện Hàn lâm có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp chủ tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành , tổ chức các hoạt động chung của Viện hàn lâm, thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất [ nhà đất, tài sản ], y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự, an toàn cơ quan;bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối văn phòng Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm; làm đầu mối duy trì quan hệ công tác với các cơ quan cấp trên, cán Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phuc vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch Viện Hàn lâm; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật;chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự án do Chủ tịch Viện Hàn lâm quyết định. Văn phòng Viện Hàn lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định
• 32. Nhiệm vụ và quyền hạn Văn phòng Viện Hàn lâm có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây; Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hàng năm trình Chủ tịch Viện Hàn lâm. Nghiên cứu, tham mưu với Chủ tịch Viện Hàn lâm trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng viện Hàn lâm và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này. Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện Hàn lâm phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện. Tham mưu, giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo lĩnh vực được phân công. Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc. Chủ trì, phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án,dự thảo các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, các quy định của Chủ tịch Viện Hàn lâm trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; biên tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức, thủ tục đối với văn bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện Hàn lâm ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến. Chủ trì, phối hợpvới các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
• 33. tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu, phòng truyền thông theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm. Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của Viện Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dựng Chính phủ điện tử. Chủ trì, phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện Hàn lâm, các cuộc họp, việc làm, tiếp khách của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, thông báo kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Hàn lâm theo dõi, đôn đốc thực hiện. Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn phòng Viện Hàn lâm được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan Viện Hàn lâm, thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo phân công của chủ tịch Viện hàn Lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong nước và ngoài và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý. Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong Viện Hàn lâm theo phân cấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối Văn phòng Đảng ủy, Công
• 34. niên theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm. Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỉ luật, kỉ cương và văn hóa công sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý, thường trực công tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm. Quản lý về tổ chức, công chức, viên chức, người lao động và thi đua khen thưởng của Văn phòng Viện Hàn lâm theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm. Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp [ nếu có ], giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan Viện Hàn lâm. Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quan đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viên Hàn lâm và cơ quan cấp trên, các Bộ, nghành, địa phương và các cơ quan khác. Quản lý, théo dõi, vận hành, kiển tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động tại các tru sở làm việc do Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý. Chủ trì , phối hợp với các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm theo Quy chế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý của Chủ tịch Viện Hàn lâm kịp thời và có hiệu quả. Văn phòng Viện Hàn lâm được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số điện, tài liệu cần thiết để thực hiện
• 35. giao. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện Hàn lâm giao. 2.2.3. Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm Văn phòng Viện Hàn lâm có Chánh Văn phòng và không quá 04 Phó Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Viện Hàn lâm bổ nhiệm theo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, thôi giữ chức vụ, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các cấp thuộc Viện Hàn lâm. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công. Chánh Văn phòng có trách nhiệm xây dựng Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học trình Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, banh hành. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam [ xem phụ lục 02] 2.3. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 2.3.1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ Tại phòng TC – HC: phòng không có biến động về mặt nhân sự, số lượng nhân sự đảm bảo phục vụ cho công tác văn thư, phòng có 5 cán bộ chuyên trách. Cơ cấu tổ chức Phòng TC-HC thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam gồm có 01 Trưởng Phòng [Chuyên viên chính], 01 Phó Trưởng phòng [Chuyên viên] và 04 nhân viên [Trong đó có 03 chuyên viên]. 04 nhân viên, trong đó có 01 chuyên viên quản lý và sử dụng con dấu, 01chuyên viên quản lý và giải quyết văn bản đi đến, 01 chuyên viên làm công tác chuyên trách khác và 01 nhân viên hậu cần
• 36. Phòng Lưu trữ được thành lập năm 2001. Nhân sự hiện tại [năm 2017] phòng có biến động về mặt nhân sự, phòng có 03 cán bộ chuyên trách. Các đơn vị trực thuộc: Hiện tại chưa có quy định của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ. Trên thực tế, Phòng Hành chính có 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ tài liệu hành chính. Trung tâm Thư viện có 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ sản phẩm nghiên cứu khoa học [báo cáo khoa học] và kết quả đào tạo [luận văn, luận án] 2.3.2. Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ. Bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Tại viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư ,lưu trữ; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác của cơ quan trong thời gian tới. 2.3.3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ Để thực hiện chủ trương chính sách pháp luật của nhà nước, trong những năm gần đây, các quy định pháp luật về lĩnh vực này cũng đã được Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành cơ quan Trung ương và địa phương xây dựng, sửa đổi, bổ sung để ban hành làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện trong thực tiễn. Nhằm cụ thể hóa các văn bản của nhà nước, từ năm 2001 đến nay Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã xây dựng các văn bản quản lý cấp Viện Hàn
• 37. khai các văn bản của Nhà nước đến các đơn vị trực thuộc đảm bảo nguyên tắc: không trái với quy định của Nhà nước, tính đồng bộ, thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, cụ thể đã ban hành được những văn bản sau: Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư: - Quyết định số 1710/QĐ-VP ngày 21/12/2007 của Văn phòng Viện KHXH Việt Nam về ban hành Quy chế về Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu do Văn phòng Viện KHXH Việt Nam quản lý; - Quyết định 634/QĐ-VP ngày 25/6/2008 của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam về ban hành Quy trình Ban hành văn bản; - Quyết định số 1001/QĐ-VP ngày 09/9/2008 của Chánh Văn phòng Viện khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Quản lý văn bản gửi đến Viện Khoa học xã hội Việt Nam; - Công văn số 147/KHXH-VP ngày 27/02/2006 v/v ban hành mẫu văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam; - Công văn số 960/KHXH-VP ngày 21/8/2007 của Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam về các mẫu và thể thức văn bản. Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ - Quyết định số 103/QĐ-KHXH ngày 14/02/2001 của Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v thành lập Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia; - Quyết định số 983/QĐ-KHXH ngày 26/9/2001 của Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v ban hành Danh mục thời hạn bảo quản tài liệu kế toán; - Quyết định số 325/QĐ-KHXH ngày 28/4/2003 của Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia; - Quyết định số 1155/QĐ-KHXH ngày 19/7/2005 của Chủ tịch Viện
• 38. học xã hội Việt Nam v/v thời hạn bảo quản tài liệu kế toán; - Quyết định số 387/QĐ-KHXH ngày 08/5/2006 của Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam; - Quyết định số 1705/QĐ- VP ngày 21/12/2007 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội ViệtNam; - Quyết định số 857/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Lập Danh mục hồ sơ; - Quyết định số 856/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Lập hồ sơ việc; - Quyết định số 858/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Quyết định số 719/QĐ-VP ngày 28/5/2009 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; - Quyết định số 539/QĐ-KHXH ngày 23/4/2012 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội ViệtNam. Ngoài ra Viện Hàn lâm còn ban hành công văn chỉ đạo về việc thống kê cơ sở công tác lưu trữ, hướng dẫn tiêu hủy tài liệu. Từ hệ thống văn bản quy phạm về công tác văn thư lưu trữ nói trên, chúng ta có thể thấy trong suốt thời gian qua, lĩnh vực này luôn được quan tâm, chú trọng. Văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành phù hợp với pháp luật hiện hành và đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý và điều hành của Viện Hàn lâm. Tuy nhiên, qua xem xét các văn bản hiện hành, chúng ta nhận thấy một số văn bản chưa cập nhật kịp thời các văn bản mới. Nhiều văn bản ban hành đã lâu, đến nay có nhiều điểm không còn phù hợp…
• 39. tiếp tục sửa đổi, bổ sung, ban hành mới để hoàn thiện hệ thống văn bản của Viện về các lĩnh vực này trong thời gian tới là hết sức cần thiết. 2.3.4. Chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc - Thực hiện kiểm tra một số đơn vị trực thuộc theo kế hoạch kiểm tra chéo định kỳ 2 năm một lần các bộ ngành cơ quan trung ương do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ đạo [2003, 2005, 2009]. - Năm 2014 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã chủ động kiểm tra, hướng dẫn 10 đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm về công tác lưu trữ. - Trong những năm gần đây việc thực hiện kiểm tra chéo định kỳ vẫn được tiến hành thường xuyên và đem lại những hiệu quả thiết thực. 2.3.5. Tổ chức, thực hiện chế độ thông tin báo cáo - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam: + Tổ chức, thực hiện báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp định kỳ hàng năm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. + Thực hiện các báo cáo đột xuất về công tác văn thư lưu trữ theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước [báo cáo kế hoạch 5 năm 2016- 2020]. - Các đơn vị trực thuộc: + Thực hiện báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp định kỳ hàng năm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.  Thực hiện các báo cáo đột xuất về công tác văn thư lưu trữ theo yêu cầu của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
• 40. bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam: Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Việc đào tạo đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ là vô cùng cần thiết Trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến cách thức tổ chức, quản lý công tác này của cơ quan. + Cử cán bộ tham gia thi và học các lớp đào tạo đại học, trung cấp về văn thư, lưu trữ do các Trường và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức. + Tổ chức các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc. 2.4. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư tại viện. 2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. Soạn thảo và ban hành văn bản là khâu quan trọng của mọi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động quản lý, từ việc ban hành chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đến chỉ đạo điều hành thực hiện công việc... đều phải dùng đến văn bản. Do vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản có tầm quan trọng và các yêu cầu của công tác này đòi hỏi rất cao. Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan tham mưu, giúp việc Chủ tịch Viện, có chức năng giúp Lãnh đạo Viện trong việc tổ chức và ban hành các văn bản của Viện. Việc nắm vững các yêu cầu, nội dung của công tác soạn thảo, ban hành văn bản mà cụ thể là thẩm quyền ban hành; thể thức, thể loại văn bản; văn phong và quy trình ban hành văn bản là hết sức quan trọng và cần thiết. 2.4.1.1. Các loại văn bản do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ban hành.  Hệ thống văn bản của cơ quan ban hành bao gồm: VB hành chính: Quyết định [cá biệt], quy chế, quy định, thông cáo,
• 41. dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. VB chuyên ngành: các loại văn bản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo quy chế quản lý khoa học của Viện Hàn lâm. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế. 2.4.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản Thẩm quyền ban hành văn bản là một trong những yếu tố quan trọng để một văn bản có tính hiệu lực trong thực tiễn. Quy định về thẩm quyền ban hành văn bản của Viện được quy định tại Quy chế Văn thư lưu trữ năm 2016 như sau: Các loại văn bản chủ yếu mà Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành trong quá trình hoạt động bao gồm: văn bản hành chính; văn bản chuyên môn; văn bản các đoàn thể. Riêng loại văn bản quy phạm pháp luật, do Viện Khoa học Xã hội Việt Nam là đơn vị sự nghiệp thuộc Chính phủ là cơ quan nghiên cứu về khoa học xã hội, không có chức năng quản lý về mặt nhà nước nên Viện không có thẩm quyền ban hành loại văn bản này.[ Quy định tại Nghị định 58 của Chính phủ] Cụ thể, Viện có thẩm quyền ban hành các loại văn bản sau: Văn bản hành chính Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính cá biệt với nội dung nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức cụ thể trong những trường hợp xác định được Viện thể hiện trong hình thức pháp lý xác định là Quyết định cá biệt có tính đơn phương và bắt buộc thi hành ngay. Trong thực tiễn hoạt động, Viện ban hành rất nhiều các quyết định cá biệt, chưa ban hành chỉ thị cá biệt. Các quyết định cá biệt do Viện ban hành mang tính áp dụng pháp luật trên cơ sở những quy định chung, những quyết
• 42. của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Ví dụ như: các quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt... Văn bản chuyên ngành: Đây là hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của Viện theo quy định của pháp luật Các loại văn bản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo Quy chế quản lý hoạt động khoa học của Viện Hàn lâm. Văn phòng là đầu mối thực hiện việc kiểm soát và trình bày văn bản, tất cả các loại văn bản trình lãnh đạo Viện ký đều phải chuyển qua Văn phòng để kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày và rà soát lại về nội dung. Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký tắt vào sau dấu[./.] dòng cuối cùng của phần nội dung văn bản, lãnh đạo Văn phòng ký tắt sau dòng chữ” Nơi nhận” trên một trong hai bản soạn thảo trình ký, trước khi chuyển văn thư trình lãnh đạo Viện. Như vậy, căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật, căn cứ vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền ban hành văn bản được quy định rất rõ ràng, cụ thể. Việc tuân thủ các quy định về thẩm quyền soạn thảo và ban hành Văn bản của Viện cũng như Văn phòng Viện tạo nên một hệ thống văn bản thống nhất, đồng bộ, thuận lợi cho quản lý và nâng cao hiệu quả công tác hành chính của Viện. 2.4.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức văn bản Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan Khoa học thuộc Chính phủ nên Viện phổ biến tổ chức soạn thảo văn bản với thể thức và kỹ thuật trình bày theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ
• 43. và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước và mẫu văn bản của Viện đã ban hành. Đặc biệt là từ năm 2005 đến nay, thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thể thức văn bản của Viện đi vào thống nhất. Số văn bản có sai sót về thể thức đã giảm đáng kể. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ… Qua khảo sát văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam từ 2006 đến nay tôi thấy kỹ thuật trình bày về cơ bản đã đảm bảo yêu cầu, văn bản ban hành được đánh máy trên máy vi tính, khổ giấy đảm bảo theo tiêu chuẩn, từ phông chữ, chữ viết hoa, dòng văn bản, định lề trang văn bản đến vị trí trình bày được chú trọng. Riêng phông chữ giai đoạn từ 2008 trở về trước phần lớn sử dụng phông chữ VnTime, gần đây sử dụng thống nhất phông chữ tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Tóm lại, công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về cơ bản đã thực hiện tốt theo đúng các yêu cầu của thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày, văn phong văn bản và tuân thủ theo quy trình ban hành văn bản một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân mà văn bản ban hành vẫn còn tồn tại những văn bản sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày, văn phong... 2.4.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình ban hành văn bản quản lý, văn bản hành chính tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam thực hiện theo Quy trình Ban hành văn bản của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam [ban hành kèm theo Quyết định 634/QĐ-VP ngày 25/6/2008] Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản phụ lục số 03
• 44. tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về cơ bản đã thực hiện tốt theo đúng các yêu cầu của thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày, văn phong văn bản và tuân thủ theo quy trình ban hành văn bản một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, đó chỉ là các yêu cầu, quy định mang tính chung nhất của công tác soạn thảo, ban hành văn bản. Trong thực tiễn, công tác này đòi hỏi phải cụ thể, chi tiết hơn nhiều. Do vậy mà văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam vẫn còn tồn tại những văn bản sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày, văn phong. 2.4.2. Quản lý văn bản đi. Việc tổ chức quản lý VB đi phải bảo đảm nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định. 2.4.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Tất cả văn bản đi đều qua bộ phận văn thư của phòng tổ chức hành chính, Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam để kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và phải có chữ ký của người ký văn bản. Trưởng phòng TC - HC của văn phòng phân công nhiệm vụ cụ thể 01 Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm về việc hoàn chỉnh thể thức văn bản. Những văn bản không đáp ứng được sẽ bị trả lại bộ phận soạn thảo để sửa chữa. Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản: Trước khi ghi số và ngày tháng VB, Cán bộ Văn thư Phòng TC - HC Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là Chuyên viên Trần Hoa Sim có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày VB theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV. Những VB không đảm bảo về thể thức, kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, không đúng quy định, Văn thư sẽ không ghi số mà nhất thiết đơn vị soạn thảo phải sửa lại
• 45. thể ban hành VB, nhất là đối với những VB gửi đến các cơ quan ngoài Viện Hàn lâm. VB được tập trung tại Bộ phận Văn thư phòng TC - HC để lấy số VB theo hệ thống số chung tại phần mềm quản lý VB đi của toàn Viện Hàn lâm. Hệ thống số VB của Viện được chia làm 03 hệ thống: số quyết định [gồm Quyết định và Hợp đồng lao động], số công văn [gồm Công văn và các loại hình VB hành chính khác] và số Hợp đồng đề tài Khoa học. 2.4.2.2. Đăng ký văn bản Viện Hàn lâm KHXH VN thực hiện đăng ký và quản lý VB đi trên Hệ thống quản lý VB và điều hành tác nghiệp tại địa chỉ nội bộ //vbdh.vass.gov.vn/ với giao diện: Ảnh 2.1: Quản lý VB đi Nhìn vào Mục Quản lý VB đi, tại Sổ công văn đi năm 2016, ta có thể thấy các thông tin của VB đi đăng ký tại Văn thư Phòng Tổ chức-Hành chính, VD: Công văn số 1176 mang số ký hiệu 1176/KHXH-VP ban hành ngày
• 46. nghị chuyển kinh phí từ tài khoản 3711 sang tài khoản 3713 được ký bởi Chánh Văn phòng Nguyễn Bùi Nam. Việc đăng ký VB đi cũng được thực hiện tại Hệ thống trong mục thêm mới VB đi với giao diện và gồm có các nội dung: Ảnh 2.2: Thêm mới VB đi 2.4.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn Việc nhân bản được xác định rõ số lượng sau khi lãnh đạo đã ký VB, tránh trường hợp lãng phí. Thông thường với VB nội bộ sẽ được nhân bản đủ để gửi đến 35 cơ quan nghiên cứu khoa học, 5 cơ quan sự nghiệp khoa học, và 6 cơ quan chức năng. Con dấu Viện Hàn lâm chỉ được đóng khi đã có chữ ký của lãnh đạo, không được đóng dấu khống. Việc đóng dấu cơ quan, dấu giáp lai được thực hiện theo quy định chung của Nhà nước, mực in rõ ràng, sắc nét, dấu cơ quan được đóng trùm lên 1/3 chữ ký lãnh đạo về phía trái. Dấu mật, khẩn [tuyệt mật, tối mật hoặc mật] đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ
• 47. nước. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11 dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. 2.4.2.4.Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Đ/c Nguyễn Long Giang, nhân viên Phòng TC - HC là người trực tiếp đảm nhiệm việc làm thủ tục chuyển phát, liên hệ đơn vị vận chuyển và theo dõi việc chuyển phát đi, đảm bảo nguyên tắc: “Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời”. VB cần gửi đi được tập trung tại Văn thư cơ quan, tùy theo số lượng VB mà lựa chọn bì phù hợp. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có 03 loại bì theo mẫu kích cỡ vừa A4, ½ A4 và 1/3 A4. Tên cơ quan nhận VB thường không được viết bằng tay mà được đánh máy sẵn rồi cắt dán tại ô “Kính gửi”. VB được đóng dấu “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Khẩn” ngoài bì, dưới ô số, ký hiệu VB trước khi chuyển phát đi, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước. VB đi thường được giao cho đơn vị vận chuyển chuyên trách vào 16h hàng ngày, trước khi giao, VB được vào Sổ Chuyển giao VB đi gồm các nội dung: Ngày tháng; Số, ký hiệu VB; Đơn vị soạn thảo VB; Nơi nhận. 2.4.2.5. Lưu văn bản đi. Phòng Tổ chức-Hành chính sắp xếp bản lưu theo thời gian ban hành VB, theo từng tháng và chia ra làm 03 loại VB: Quyết định đi, Công văn đi và Hợp đồng đề tài. VB có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau. VD: Tập lưu Quyết định của Viện Hàn lâm KHXH VN tháng 5 năm 2016 Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại 2 bản giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản. Một bản lưu tại văn thư theo tập lưu văn bản đi, một bản lưu tại hồ sơ của đơn vị soạn thảo. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi phụ lục 04
• 48. quản lý văn bản đi của Viện Hàn lâm cơ bản được thực hiện theo quy định chung. Do áp dụng phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống Quản lý VB và điều hành tác nghiệp, công việc quản lý VB của Văn thư được giảm tải khá nhiều nhưng cũng không vì thế mà không đòi hỏi ở Văn thư độ nhanh nhạy, chính xác, kịp thời xử lý sai sót. Ưu điểm của việc quản lý bằng phần mềm là có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin VB khi cần thiết. 2.4.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 2.4.3.1. Tiếp nhận văn bản đến. Tất cả các loại VB đến đều được tập trung tại Văn thư Phòng TC - HC, sau khi ký nhận, Cán bộ văn thư kiểm tra, ký nhận, văn thư phân loại ra làm 3 loại: loại gửi riêng cho các đơn vị; loại gửi chung cho Viện Hàn lâm và loại VB mật. Loại VB mật được chuyển trực tiếp lên Chánh Văn phòng; VB gửi riêng các đơn vị được chuyển đến các đơn vị có tên. Văn thư bóc bì loại VB gửi chung cho Viện Hàn lâm, đóng dấu đến và tiến hành đăng ký VB đến. Ảnh 2.3: Dấu đến Viện Hàn lâm KHXH VN 2.4.3.2.Đăng ký văn bản đến. Tương tự như VB đi, VB đến cũng được Viện Hàn lâm KHXH VN sử dụng phần mềm trên hệ thống Quản lý VB và diều hành tác nghiệp. Giao diện Quản lý VB đến:
• 49. lý VB đến Nhìn vào giao diện, tại Sổ công văn đến thường năm 2016, ta có thể dễ dàng tìm kiếm và đọc được các thông tin, VD: Công văn có số đến 1197 mang số, ký hiệu VB 2985/VP-VHXH được UND Tỉnh Kiên Giang ban hành ngày 21/06/2016 V/v hướng dẫn Đoàn công tác của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đến khảo sát tại tỉnh Kiên Giang. Như vậy, việc đăng ký VB đến cũng được thực hiện trên hệ thống với giao diện và gồm các nội dung:
• 50. khi đăng ký qua đây đều phải được scan và đính kèm file. Cuối mỗi tháng, Phòng TC-HC in Sổ văn bản đến và trình báo cáo với Chánh Văn phòng. 2.4.3.3. Trình, chuyển giao VB đến. Hầu hết toàn bộ VB đến sau khi được đóng dấu và đăng ký VB đến đều được trình lên Chánh Văn phòng. Sau khi Chánh Văn phòng xem xét, xử lý sẽ đưa ra ý kiến giải quyết, VD: Kính chuyển Chủ tịch Nguyễn Quang Thuấn được Chánh Văn phòng ký kèm theo VB cần trình. VD hình 2.5 Trong quá trình giải quyết VB đến, Văn phòng thường tiến hành sao y bản chính để phục vụ giúp công việc một cách chính xác và nhanh chóng. VD hình 2.6
• 51. Chánh Văn phòng Hình 2.6: Sao y bản chính Sau khi trình VB lên lãnh đạo Viện và nhận được chỉ đạo, tại ô “Kết quả xử lý” ảnh 2.3, Chuyên viên quản lý theo dõi VB đến sẽ nhập dữ liệu về tình hình xử lý VB đang ở bộ phận, đơn vị nào, VD: mặt sau của tờ Bút phê Hình 2.7: Bút phê Chủ tịch Viện chỉ đạo chuyển giao VB đến Ban Kế hoạch tài chính và Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng để phối hợp giải quyết.. Những VB cần chuyển giao sau khi được sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện sẽ được Phòng TC - HC tổng hợp và đặt vào ô đựng tài liệu của đơn vị được chỉ đạo giải quyết. Văn thư của từng đơn vị sẽ đến tủ ô của đơn vị mình lấy vào mỗi 8h30 hàng ngày.